Ressourceallokering hjælper dig med at vælge de bedste tilgængelige aktiver til flere projekter og styre dem gennem hele arbejdet, så du kan undgå under- eller overudnyttelse af dine medarbejdere. Desværre er det ikke alle projektledere, der bruger det til deres fordel.
Hvad vil du få takket være denne artikel:
Kun 26% af virksomhederne bruger altid ressourcestyring til at estimere og allokere ressourcer, og 36% af dem gør det ofte, ifølge PMI-undersøgelsen ("Pulse of the Profession"). Samtidig overholder mindre end 60% af projekterne det oprindelige budget, og knap 50% af dem bliver afsluttet til tiden, siger den samme undersøgelse.
Mange projektledere, der ønsker at introducere, hvad projektledelse er, bruger Project Management Institute (PMI)'s definition. Ifølge den sidste handler projektledelse om at bruge alt, hvad der skal til for at levere noget nyttigt til mennesker - som de siger, at "levere værdi til mennesker".
For at være mere præcis mener APM, at projektledelse handler om at bruge nogle kompetencer, evner, talenter, ekspertise, værktøjer, maskiner, instrumenter, software, metoder, teknikker og processer til at "levere værdi til mennesker".
Udtrykket "værdi for mennesker" får os til at tro, at resultatet af projektledelse kan være hvad som helst. Et hus, en app, en park eller endda nogle sociale bevægelser, herunder et korstog, LGPT eller en religion. Alt, hvad der er nyttigt for et eller andet antal individer.
Ovennævnte kommentarer er grunden til, at vi - de forretningsforankrede mennesker - bruger den definition, der er foreslået af Association for Project Management (APM). Den foreslåede forståelse af projektledelse indeholder kriterier, der hjælper med at adskille just management fra projektledelse. Lad os tage et kig:
Projektledelse er anvendelsen af processer, metoder, færdigheder, viden og erfaring til at nå specifikke projektmål i henhold til projektets acceptkriterier inden for aftalte parametre. Projektledelse har endelige leverancer, der er begrænset til en begrænset tidsskala og et begrænset budget.
Når vi sammenligner både APM- og PMI-definitionerne, ser vi en vis nærhed. Begge handler om at drive ting og bruge viden, erfaring, metoder osv. til at få tingene gjort. Men kun den sidste karakteristik af projektledelse er - vil vi gerne sige - forretningsmæssig.
Tid, budget og "projektacceptkriterier" er aspekter af - lad os sige - den virkelige projektledelse (og selvfølgelig ressourcestyring eller ressourceallokeringsprocesser). Alt, hvad vi ved, er, at i forretningsverdenen har ethvert projekt sit mål. Og det skal gøres på et bestemt tidspunkt, inden for et givet budget og skal godkendes af opdragsgiveren - uanset om det er en kunde eller en direktør i din virksomhed.
Og her er den vigtigste forskel mellem ledelse og projektledelse. Ledelse er en kontinuerlig, løbende proces. Projektledelse har sit endelige resultat inden for et begrænset tidsrum og budget.
Denne skelnen har den konsekvens, at projektledelse ikke bare er en proces, men en struktureret proces. Den kaldes projektledelsens livscyklus, og den har normalt form af 5 faser.
Ligesom Ganntic-virksomheden - vores konkurrent på markedet for ressourceallokeringssystemer - er ressourceallokering og ressourceplanlægning (det er en alternativ betegnelse for ressourcestyring) er aspekter af projektledelsens livscyklusproces. De er ansvarlige for planlægning, organisering af ressourcer (medarbejdere) og måling af deres produktivitet (ja, det er den 4. fase i projektledelsesprocessen, der er nævnt ovenfor).
Nu ved vi, hvor vi kan finde ressourcestyring i forbindelse med projektledelsens livscyklus. Det er tid til at forstå ressourcestyring. Hvorfor det? Fordi ressourceallokering er en del af ressourcestyring, og ressourcestyring er - som du allerede ved - en del af projektledelsesprocesserne.
Takket være APM Body of Knowledge ved vi, at ressourcer forstås meget bredt. Penge, værktøj, maskiner, teknologi og - det vigtigste - mennesker og deres færdigheder. Ressourcer betyder alt, hvad der kræves for at færdiggøre en opgave og et projekt.
Så hvad er forbindelsen mellem ressourceallokering og ressourcestyring (ressourceplanlægning)? Lad os se på den definition, som APM har givet. For dem er ressourcestyring:
(...) anskaffelse, allokering og styring af de ressourcer(...), der er nødvendige for et projekt. Ressourcestyring sikrer, at interne og eksterne ressourcer bruges effektivt, til tiden og inden for budgettet.
Som vi kan se, er tid og budget de aspekter, der er kritiske i denne proces, hvilket er identisk med definitionen af projektledelse. Og vi bør heller ikke udelukke "acceptkriterier".
Ikke desto mindre forstås ressourcestyring som processen med at planlægge, udvælge, skemalægge og tildele ressourcer for at opfylde acceptkriterierne og afslutte projektet.
I ressourcestyring og ressourceallokering handler det om at identificere tilgængelige og tilstrækkelige ressourcer og matche dem med passende opgaver på det rigtige tidspunkt. Og ressource- eller projektlederens funktion er at identificere de medarbejdere med relevante færdigheder og erfaring (såkaldte ressourcer), der skal levere arbejdet (det er en del af planlægningen), og beslutte, hvornår der er brug for de pågældende ressourcer (via ressourceallokering eller ressourceplanlægning).
Denne artikel kan tvinge nogle mindre erfarne til at tænke, at det ikke burde være svært at gøre. Så i slutningen af dette kapitel vil vi bruge den årsrapport, der kommer fra Wellington-virksomheden.
Før vi taler om betydningen af ressourceallokering i projektledelse, så lad os begynde med at forstå et af de vigtigste begreber i denne artikel - ressourcer. Takket være dette indledende afsnit vil du bedre kunne fornemme forskellene mellem nogle af de definitioner af ressourceallokering, der er nævnt i afsnittet nedenfor.
Som du kan forestille dig, kan ressourcer være helt forskellige - fra materielle til ikke-materielle. Og det er ikke anderledes i forbindelse med ressourceallokering, men forståelsen af, hvad "ressource" betyder, afhænger af den branche, hvor den bruges.
I dette kapitel ser du mange mærker - også vores forretningskonkurrenter. Vi sammenligner et par definitioner og betydninger præsenteret af Brittanica Dictionary, men også vores velkendte konkurrenter - Wrike, Resource Guru eller TeamGantt company. Betydningerne er fra mere generelle til mere præcise og relateret til projektledelsesaktiviteter.
Cambridge Dictionary fortæller, at ressourceallokering er
en proces, hvor man fordeler penge, færdigheder osv. mellem afdelinger i en organisation.
Mere stringent i en anden meget genkendelig Brittanica Dictionary, der antyder den økonomiske baggrund for vores udtryk. Allokering af ressourcer forstås som en:
Fordeling af produktive aktiver mellem forskellige anvendelser. (Brittanica Ordbog)
Men - som en del af, lad os sige, projektledelsesbranchen - vil vi fokusere på den betydning, der er forbundet med denne branche. Så Float - vores konkurrent og velkendte leverandør af software til ressourceallokering i projektledelse - fortæller os i en af sine blogartikler, at rRessourceallokering er processen med at udpege og håndtere aktiver til at hjælpe et teams opgaver, projekter og strategiske mål.
Men når man fortsætter med at læse og være mere præcis, lægger Float vægt på to aspekter af ressourceallokering. Det første er matchning. Allokering betyder at matche medarbejdernes eller teammedlemmernes kompetencer og erfaring med de rigtige projekter eller opgaver. Og (relevant) matchning er et af to nøgleelementer i forståelsen af ressourceallokering.
Og for det andet skal man sikre, at hvert teammedlem og hver medarbejder, der deltager i projektet, er i stand til at udføre hver eneste opgave i pipelinen.
Fra Savioms perspektiv er det endnu en software, der har til formål at hjælpe projektledere med ressourcestyringsprocesser:
Ressourceallokering, også kendt som ressourceplanlægning, genkender og tildeler ressourcer i en bestemt periode til forskellige aktiviteter.
Disse aktiviteter kan - som vi har læst andre steder - være relateret til projektet eller ikke. Administration, support, drift osv. Her gør Saviom opmærksom på anerkendelse som det første vigtige element i en ressourceallokeringsproces. Det andet - som mange andre - er tildeling. Det tredje element er "specifik periode".
På hjemmesiden projectmanager.com får vi at vide, at udtrykket ressourceallokering betyder det samme som ressourcestyring og ressourceplanlægning (mere om det i næste afsnit). Og fra deres perspektiv er ressourceallokering faktisk bare en ressourceplanlægning, der tager højde for de tilgængelige ressourcer, som en opgave eller et projekt kræver for at blive afsluttet med de forventede resultater.
Som afslutning på dette kapitel vil vi blot sige:
Ressourceallokering betyder ganske enkelt, at man tildeler ressourcer (for det meste mennesker, deres færdigheder, herunder deres tilgængelighed, nuværende eller tidligere præstationer og tidsstyringsevner) til forskellige opgaver i et projekt, så man kan arbejde hen imod sine deadlines på den mest effektive og økonomiske måde.
Ressourceallokering involverer de facto tilgængelighed af ressourcer, nuværende og forventede færdigheder (deltagelse i processer, der sikrer brugen af tilgængelige ressourcer, enten alene eller i samarbejde med HR eller en ekstern virksomhed), erfaring (både projektledere og medarbejdere), estimater, afhængigheder, prioriteter og ændringsanmodninger, der dukker op under hele produktudviklings- eller projektledelsesrejsen.
Ud fra dette punkt kan man sige, at den sidste betydning antyder, at ressourceallokering er et resultat af mange valg bagved. Forud for den sidste beslutning om at vælge de rigtige ressourcer ligger mikrobeslutninger, som påvirker teamets præstationer og afgør projektets succes.
Denne del kunne også være den ovenstående del, men på grund af dens vigtighed har vi besluttet at tale om dette emne i et separat afsnit. Hvorfor det?
At behandle "ressourceallokering" som et synonym for "ressourceplanlægning" (f.eks. Saviom) og endda "ressourcestyring" (f.eks. Project Manager) er ikke helt nyt. Men i projektledermiljøet og blandt universitetsrepræsentanterne er der ikke enighed om at sidestille det ene begreb med det andet eller et tredje. For nogle af dem er allokering af ressourcer en ressourcestyringsproces.
I Wikipedia så vi sådanne oplysninger, som ikke er helt tæt på PMI's forslag:
I projektledelse er ressourceallokering eller ressourcestyring planlægningen af aktiviteter og de ressourcer, der kræves til disse aktiviteter, under hensyntagen til både ressourcetilgængelighed og projekttid.
Set fra Project Management Institute's perspektiv er det ikke helt sandt. Et par af de aspekter, der præsenteres i ovenstående definition, er sande: tilgængelighed af ressourcer og projekttid. Men hvad med budgettet? For det meste er det budgettet, der bestemmer, hvornår noget kan gøres. For hvis du har et budget, kan du beslutte, om ressourcerne er tilgængelige - de mennesker, der deltager i projektet, og alle andre ressourcer (værktøjer, udstyr osv.).
Ressourceallokering tager også højde for tilgængelighed, kapacitet og udnyttelse af ressourcer på tværs af en virksomhed, men bør ikke forveksles med ressourceplanlægning.
Fra visual-planning.com's perspektiv:
Ressourceplanlægning refererer til det sæt af handlinger og metoder, som organisationer bruger til effektivt at tildele de ressourcer, de har, til jobs, opgaver eller projekter, som de skal gennemføre, og planlægge start- og slutdatoer for hver opgave eller projekt baseret på ressourcetilgængelighed.
Float foreslår planlægning af ressourcer er en proces, der bruges af teams til at organisere og strukturere deres medarbejdere, så de opgaver, de skal udføre, bliver planlagt ud fra tilgængelighed og kapacitet.
Men Ressourceguruerne lægger vægt på at genkende eller identificere det præcise tidspunkt, hvor ressourcerne skal tildeles. De forstår ressourceplanlægning som en processen med at identificere præcist, hvilke ressourcer der er brug for og derefter planlægge, hvornår der er brug for dem. Ud fra dette perspektiv er korrekt allokerede ressourcer resultatet af en meget god identifikation af medarbejdere med relevante færdigheder (eller bare passende færdigheder blandt tilgængelige medarbejdere), som sikrer, at projektet bliver udført med de forventede krav. Dette forudsætter selvfølgelig et projekt eller Ressourcechef der perfekt, eller i hvert fald meget godt, kan vurdere medarbejdernes potentiale og deres nyttige rolle i et bestemt projekt.
Ikke desto mindre er det svært at modstå følelsen af, at forståelsen af ressourcetildelingens rolle mange gange har optrådt som en del af projektledelse, når man holder sig ovenstående overvejelser og dem om ressourcetildeling i projektledelse for øje. styring af projektressourcer eller endda ressourceplanlægningsprocessen. Men behandling som et synonym er også legitimt.
Ressourcestyring er forbundet med flere udfordringer, som du skal være opmærksom på for at kunne tildele ressourcer korrekt og styre dem gennem hele projektet.
1. Ændringer hos kunden
Som projektleder har du måske allerede oplevet, hvordan ændringer i omfang, tidslinje eller budget kan påvirke projektleverancen. Med ressourceallokering er det faktisk det samme - at have en opdateret ressourcekalender vil hjælpe dig med at justere ressourcerne, når ændringerne dukker op.
2. Tilgængelighed af ressourcer
Start på et nyt projektIdeelt set kunne du bruge alle de ressourcer, du har brug for, og som er tilgængelige i din virksomhed. Men hvad nu, hvis dit bureau er kører flere projekter og du skal forhandle om de samme ressourcer med andre PM'er? Eller hvad nu, hvis et givent teammedlem er sygemeldt? Tilgængeligheden ændrer sig, og du er nødt til at overvåge den hele tiden for at spotte trusler mod dit projekts levering.
3. Projektets afhængigheder
Når du tildeler ressourcer, skal du medtage projektets afhængigheder, som er en form for relation mellem opgaverne eller aktiviteterne i projektet. I IT-projekter er der f.eks. opgaver, som først kan udføres, når nogle andre er færdige, så det nytter ikke noget at lægge beslag på ressourcer tidligt i forløbet.
4. Projektets usikkerheder
Selv hvis du har sat kryds i alle felter, når du starter et projekt, og er blevet enig om TidslinjeDer er altid ting, man ikke kan forudsige. Ressourcestyring kræver, at du er i stand til at reagere på projeimødegå usikkerheder, f.eks. ved at flytte ressourcer fra andre projekter eller omfordele dem.
5. Prioriteringer på tværs af virksomheden
Hvis din virksomhed har flere projekter i gang samtidig, kan du og dine kolleger blive nødt til at dele begrænsede ressourcer, meget ofte inden for samme tidsramme. Men selv hvis det lykkes jer at forhandle om de ressourcer, I begge har brug for, kan der ske en ændring i prioriteringen af et af projekterne.
Lad os se på, hvordan du effektivt kan bruge de ressourcer, du har til rådighed.
1. Kend projektet og teamet
Kun ved at kende omfanget og de ressourcer, der er til rådighed i din virksomhed, kan du udpege de rigtige teammedlemmer til dit projekt.
Start med at oprette en plan på højt niveau for projektetDet består af krav og leverancer. Når du så ved præcis, hvem du skal bruge til at gennemføre projektet, kan du bruge en kompetencematrix til at finde ud af, hvilke medarbejdere i din virksomhed du skal involvere.
Eller hvis du er Teamdeck-bruger, kan du simpelthen filtrere dine medarbejdere efter deres færdigheder og på den måde finde relevante medarbejdere og deres eksisterende bookinger på ingen tid:
Når du filtrerer efter de personer, du gerne vil booke til dit projekt, kan du tjekke deres tilgængelighed for at se, om de faktisk er ledige til at deltage i dit projekt. Den enkle tilgængelighedslinje hjælper meget:
På dette tidspunkt er tommelfingerreglen, at man ikke skal lade sig rive med og tildele for mange ressourcer til projektet. Faktisk betragtes ressourceoverskridelse som en fejl, projektledere begår for at beskytte sig selv mod usikkerhed. Men til gengæld gør det projektestimater og langsigtede planer upræcise, hvilket påvirker virksomhedens bundlinje.
Tænk altid på det store billede, når du tildeler ressourcer. Tjek de bookinger, som andre PM'er allerede har foretaget, for at få øje på ressourcer, som I måske begge har brug for, hvis du skal tilpasse din tidsplan til det.
Det hjælper også at vide, hvornår dine teammedlemmer har fri. Kan du se de gule poster nedenfor? Du skal medtage dem i dit estimat, da det er præcis de tidspunkter, hvor disse medarbejdere ikke vil være tilgængelige. På samme måde kan du få øje på nationale helligdage, der finder sted i løbet af dit projekt.
2. Afdæk risici tidligt i forløbet
Vi har talt lidt om det i udfordringer med ressourcestyring afsnit. Som projektleder er du godt klar over risici som kundeanmeldelser, forsinkelser, personlige nødsituationer, konkurrerende projekter osv. De griber også ind i fordelingen af ressourcer.
Når en af de ovennævnte udfordringer opstår, er du nødt til at justere dine bookinger. Når du har et overblik over ressourcerne i din organisation, kan du hurtigere finde andre ressourcer, omfordele ressourcer, udvide eller reducere eksisterende bookinger eller endda slette nogle, hvis det er nødvendigt.
3. Hold styr på projektet
Kan du huske, at ressourceallokering handler om at forbedre effektiviteten af dit teams nytteværdi? Nu er det tid til at tjekke, hvordan dit team klarer sig. Det kan du gøre ved at måling af ressourceudnyttelse.
Start med at spore tid og arbejdsbyrde. I Teamdeck kan du nemt få øje på medarbejdere, der har for meget eller for lidt (hvilket også kan være et problem) at lave. Kan du huske tilgængelighedslinjen? Overarbejde er markeret med rød farve, mens uudnyttet tid er hvid.
Man kan også bruge en simpel formel til at måle ressourceudnyttelsen:
Ressourceudnyttelse = Optaget tid / Tilgængelig tid
På den måde kan du hurtigt finde ud af, om dit team er booket til sit fulde potentiale eller ej.
I løbet af projektet anbefales det også at sammenligne estimater med faktiske tal en gang imellem og omfordele ressourcer, hvis det er nødvendigt. Der er stor sandsynlighed for, at du på grund af nogle ændringer er nødt til at justere bookingerne for at undgå under- eller overudnyttelse af dine ressourcer og for at opfylde projektets krav.
Hvis du laver regelmæssige check-ins med dit team, kan du også få øje på disse trusler.
Som projektleder kan du også være ansvarlig for sporing af dit projekts budget. Du kan gøre det ud fra dit teams timesedler ved at gange det antal timer, de har brugt på projektet, med den pris, du opkræver af din kunde pr. time. Igen, ved at sammenligne estimater med faktiske tal kan du se, om du overholder budgettet eller ej.
4. Analyser projektet
At bruge de data, du har indsamlet under tidligere projekter, giver dig en stor fordel. På baggrund af disse data kan du bedre planlægge og styre dine fremtidige projekter. At have en software til ressourcestyring med brugerdefinerede rapporter hjælper meget, da du derefter kan organisere disse data til at beregne forskellige målinger, som f.eks. løn til medarbejdere eller KPI'er for salg.
Som du kan se, kan du ved at følge de rigtige processer og bruge et komplet ressourcestyringsværktøj gøre ressourceallokeringen lettere og få gavn af den på mange måder:
Ressourcekalenderen (eller projektstyringskalenderen, projektplanlægningskalenderen, ressourceplanlægningssoftwaren) giver dig mulighed for at planlægge, styre og fordele ressourcer mere effektivt - især hvis Microsoft Excel har spillet en hovedrolle i din...
Hvad er det ultimative mål for projektledere? At levere deres projekter med succes. PM'erne indrømmer selv, at det ikke sker særlig ofte: Ifølge den seneste Pulse of the Profession-undersøgelse bliver mindre end 60% af projekterne afsluttet enten...
Kapacitetsstyring er en strategi, som virksomheder bruger til at udnytte produktionseffektiviteten bedst muligt i forhold til efterspørgslen på en service eller et produkt. Det endelige mål med kapacitetsstyring er at: Identificere og...