Nu hvor du er her, spekulerer du sikkert på, hvad du kan gøre bedre for at planlægge dit team. Du har bemærket, at for meget tid glider dig af hænde, at projekter nogle gange bliver forsinket, og at medarbejderne føler sig som et kaos. Bare rolig, problemer som disse er en del af enhver organisation. Heldigvis er der flere måder at løse dem på. En af dem er projektplanlægningssoftware eller projektstyringsplanlægningssoftware - et virkelig interessant projektplanlægningsværktøj.
Det vil du lære af denne artikel:
Projektlederens anbefalinger fra softwareudviklingsfirmaer
Indtrængende Styring af projektplaner værktøjer og deres vigtigste funktioner
Hvad skal man kigge efter, når man vælger projektplan og software til ressourcestyring
Hvad er projektplanlægning, projektledelse, projektplanlægning og projektopfølgning, og hvordan adskiller de sig fra hinanden?
Hvorfor projektplanlægningssoftware, dvs. projektplanlægningsværktøj, er så vigtigt for ledere
En lille introduktion, før vi taler om vigtige ting ved brug af projektplanlægningsværktøj. Software til projektplanlægning, software til ressourceplanlægning, software til medarbejderadministration, projektstyringsværktøj eller software til tidsplanlægning - disse udtryk betyder det samme. Og hovedformålet med dem alle er det samme. Generelt set, uden at tale om mange andre funktioner og funktionelle forskelle, hjælper de med planlægning, Tildeling af ressourcer (medarbejdere) og omfattende projektplanlægning.
50% af organisationerne baserer for det meste eller altid deres projektplaner. Uanset om du er nybegynder som projektleder, eller om du har styr på dine tidsplaner, har du brug for et system, der kan hjælpe dig med at samle alle dine processer. Det er ikke, fordi du ikke ville kunne gøre det anderledes - mange virksomheder forsøger at styre deres arbejde ved at planlægge det på et whiteboard eller i Excel.
Problemet er, at sådan en strategi kun fungerer til et vist punkt. Og det øjeblik kommer meget hurtigt for enhver virksomhed, der er sulten efter udvikling og har ambitioner om at vokse. For moderne software UdviklingsvirksomhederSpørgsmålet "er det værd at bruge software til tidsplanlægning" eksisterer ikke længere. I stedet spørger de sig selv, "hvilken tidsplanlægning de skal vælge". Og her er det værd at bemærke et par kriterier.
1. Intuitiv grænseflade til projektplanlægningsværktøjer - Den mest sandsynlige årsag til, at projektplanlægningsværktøjet bliver afvist, er UX og brugervenlighed. Så det er helt klart, før du køber - prøv det, lad os prøve folk, der vil bruge det. Værktøjet skal gøre dit arbejde lettere, ikke mere kompliceret, så sørg for, at du er tryg ved at navigere i panelet.
2. Tidsregistrering / Tidsstyring - Effektiv projektledelse er umulig, når du ikke ved, hvad dit team arbejder på, og hvor lang tid det tager. Værktøjer til projektplanlægning kan virkelig hjælpe.
[Kilde: Skærm fra software til ressourcestyring og projektplanlægning].
3. Håndtering af orlov / fravær / teamtilgængelighed - Medarbejderne har ret til ferie og fridage, men deres fravær påvirker hele arbejdsgangen og arbejdsplanlægningen. Et godt projektplanlægningsværktøj giver dig fuld indsigt i dit teams tilgængelighed.
4. Brugerdefineret rapportering - Hver virksomhed har forskellige prioriteter, og forskellige målinger vil være vigtige for dem. Planlægning af projekter software skal generere de rapporter, du har brug for, til dig.
5. Planlægning i realtid - En af de mest afgørende ting i arbejdsplanlægningen er en øjeblikkelig opdatering. Planlægningsændringer, der først foretages efter et stykke tid, vil skabe unødvendigt kaos, så dit værktøj skal opdatere dem med det samme, så det er værd at interessere sig for projektplanlægningsværktøjer.
6. Håndtering af arbejdsbyrde - Hvis skemaet skal fungere, skal du vide, hvem der har tid til at tage sig af en bestemt opgave. Det ideelle værktøj viser dig dine medarbejderes kapacitet.
Vi har allerede fortalt dig, hvorfor du har brug for projektstyringssoftware, også kendt som projektplanlægningsværktøjer, og hvad du skal kigge efter, når du vælger den eneste ene.
Nu er det tid til et par eksempler.
"Ressourceplanlægningssoftware, der er udviklet af softwarehuse til deres egne behov, passer derfor bedst til branchens behov." - Et af de virkelig interessante værktøjer til projektplanlægning.
Teamdeck er software til ressource- og projektplanlægning med funktioner til tidsregistrering og styring af tilgængelighed.
Pris (standardpakke): $3.60 / teammedlem / månedligt
Fordele:
Tilpasset organisation arbejdstid og tilgængelighed.
Mulighed for at tildele brugerdefinerede felter til personer og projekter, dvs. jobtitler, færdigheder, teknologier osv.
Gennemsigtig visning af arbejdsplan og tilgængelighed for forskellige afdelinger og stillinger ved hjælp af kalendervisningen
Brugerdefinerede tags
Excel-lignende brugerdefineret rapportering
Automatiske helligdage for flere lokaliseringer
Tilgængelig i mobilversion
Datasikkerhedssystem
Integration med andre systemer som Google Calendar, Slack, Podio, SageHR, Zapier og REST API
Ulemper
Mobilappen til at spore timer giver ikke mulighed for kun at se de aktive projekter
Ingen afhængighed af booking
Ingen desktop start-stop-tidsregistrering (kun i mobilappen)
"nOpgave er et af de projektplanlægningsværktøjer, der er designet som et samarbejdsværktøj til virksomheder, og som er en komplet projektstyringsløsning." - G2
Pris (standardpakke): $3 / teammedlem / månedligt
Fordele:
Nem og intuitiv grænseflade
Håndtering af opgaver
Projektledelse
Risikostyring
Tidsregistrering
Håndtering af timesedler
Ledelse af møder
Kanban-tavler
Gantt-diagrammer
Ulemper:
Mangel på tilpasning
Manglende rapportering
"Resource Guru er specielt designet til at reducere overdreven arbejdsbyrde, forbedre teammoralen, mindske medarbejderflugt og hjælpe dig med at gøre dit bedste arbejde."
Projektkalendere hjælper med at identificere og visualisere opgaver i løbet af projektet.
Pris (standardpakke): $4.16 / teammedlem / månedligt
Fordele:
Tilgængelighed af ressourcer
Samarbejde i teamet
Brugervenlig grænseflade
Tilgængelighedspanel og planlægning af ressourcekapacitet mulighed
Ledelse af Konflikter i planlægningen
Rapportering og prognoser
System til håndtering af orlov Funktioner
Planlægning af projekter og ressourcer
System til booking af konferencelokaler
Sporing af udstyr
Integration med Slack, Gmail, Outlook, Google Kalender
Datasikkerhedssystem
Ulemper:
Ingen mulighed for at sortere ressourcer efter erfaringsniveau
Ingen "fortryd"-funktion i bookingsektionen
Ingen mulighed for at kopiere ressourceopgaver
Ingen mulighed for at søge efter bookinger med nøgleord
"Tilføj dine projekter og dit team, så er du klar til at gå i gang! Klik og træk hvor som helst på skemaet for at begynde at tildele opgaver."
Float hjælper også med projektopgaver og indstiller opgaveafhængigheder.
Pris (standardpakke): $ 10 / teammedlem / månedligt
Fordele:
Fleksibelt og brugervenligt ressourcehåndteringspanel
Nem navigation og filtrering
Den visuelle træk-og-slip-grænseflade i planlægning af ressourcer
Tidsregistrering forudfyldt med igangværende opgaver
Planlægning af flere projekter
Rapportering og prognoser
Integration med Jira, Teamwork, Asana, Trello
Ulemper:
Ubekvem navigation på projektets tidslinje.
Nogle integrationer fungerer ikke som forventet.
Tidskrævende opdatering af medarbejderliste.
Enhver bruger kan tilføje og ændre data, der skaber rod.
"Specialudviklet teknologi til klarhed, kontrol og tillid."
Mavenlink er også med i vores sammenligning af projektplanlægningsværktøjer, der hjælper med at afslutte projektet med succes
Pris (standardpakke): Individuel prissætning
Fordele:
Avanceret panel til styring af ressourcer
Funktioner til business intelligence
Projektmålinger i realtid
Mulighed for at tildele roller og forskellige tilladelser
Beskyttelse af data
Resourcing integreret med projekt- og ressourceplanlægning
Yderligere kundetjenester som rådgivning, vejledning, coaching og kundesuccesprogram.
Produkttræning og 24/7 support
Integration med Slack, Jira, GSuite, Oracle
Ulemper:
Ingen gratis prøveperiode
Kompliceret oprettelse af brugerdefinerede rapporter
Avancerede funktioner kun for Premier- og Enterprise-pakker
For mange e-mail-meddelelser
Mange måder at få præcis den samme effekt på, hvilket komplicerer systemet unødigt
"Tilpas Wrike, så det passer bedst til din organisation. Fra brugerdefinerede dashboards og workflows til teamspecifik automatisering for at strømline processer."
Opgavestyring med Wrike er en software til projektplanlægning.
Pris (standardpakke): $ 9,80 / teammedlem / månedligt
Fordele:
Gratis version med grundlæggende funktioner
Interaktive Gantt-diagrammer
Høj grad af tilpasning af systemet.
Dedikerede grupper af funktionaliteter.
Kanban-tavler
Avancerede analyser
Planlægning, projektstyring, tidsregistrering og upload af dokumenter i ét værktøj
Datasikkerhedssystem
Ulemper:
Kompliceret at bruge
Ingen mulighed for offline projektstyring
Høje hardwarekrav gør det besværligt at bruge på ældre computere
De mest avancerede funktioner er i premiumpakken, som er dyr
"Tilpas globale teams, byg og skaler forretningsdrevne løsninger, og gør det muligt for IT at styre risici og opretholde compliance på platformen for dynamisk arbejde."
Gantt-diagrammer er nyttige til at udvikle projektplanen og visualisere opgaveafhængighed
Pris (standardpakke): $24.80 / teammedlem / månedligt
Fordele:
Dedikeret til kreative og marketingteams' indholdsstyring
En brugervenlig grænseflade tildeler ressourcer, sporer fremskridt eller tid
Projektets arbejdsgang Automatisering
Avanceret management-dashboard
Samarbejde i teamet
Praktisk kommunikation og dataudveksling med andre teammedlemmer
Intelligent styring af projektarbejdsgange
Datasikkerhedssystem
Synkronisering af data
Styring af tidsplan
Planlægning af flere projekter
Ulemper:
Høj pris
Grundpakke til op til 25 medarbejdere
Nogle funktioner mangler eller er ikke tilgængelige
Værktøjet er tungt, og nogle gange halter det.
Ulæseligt opgavepanel for nogle brugere
"Saml dine projekter, ressourcer og økonomi i én AI-nativ platform."
For effektivt at styre en projektplanlægningsproces er prognosen uerstattelig for mange ledere
Pris (standardpakke): $30 / teammedlem / månedligt
Fordele:
Automatisering og AI-baseret funktionalitet
Let at bruge
Software til projektplanlægning, -sporing og -skemalægning
Avanceret orlovsadministrationssystem
Overvåg omkostninger og overskud for hvert projekt
Omfattende tilpasningsmuligheder
Automatisk planlægning baseret på medarbejdernes tilgængelighed
Integration med Asana, BambooHR, Azure
Rapportering og prognoser
Ulemper:
Høj pris
Mangler nogle nyttige funktioner
For mange projektvisualiseringer gør data ulæselige
Planlægningen er meget streng og ikke ideel for agile virksomheder
Værktøjet er æstetisk tiltalende, men ikke særlig intuitivt
I den digitale verden, Datasikkerhed er altafgørendeIsær når man arbejder med så mange fortrolige oplysninger. Den ideelle software til planlægning af projektledelse bør garantere sikkerheden i dine databaser. Derudover skal det overholde GDPR - den europæiske databeskyttelseslov, der har været gældende siden 2018. Den indeholder meget strenge regler for indsamling, behandling og brug af sådanne oplysninger, så det rigtige system tager højde for det.
Hvorfor skulle man have brug for software, som man ikke ved, hvordan man bruger? Selv den mest revolutionerende funktionalitet vil være et problem, ikke en hjælp, hvis du ikke kan bruge dens potentiale. En god projektplanlægger tager sig af sine kunder, ikke kun når det drejer sig om at overtale dem til at købe den, men også gennem hele samarbejdsprocessen - god Værktøjer til projektplanlægning er vigtige. Sørg for, at den forretningspartner, du vælger, giver dig en ordentlig onboardingproces, så du kan drage fordel af alle de muligheder, du betaler for.
Det er kun naturligt, at din virksomhed vokser ... og software til projektplanlægning bør ikke bremse denne proces. Eller det er i hvert fald et af dine forretningsmål. Spørgsmålet er, om den projektplanlægger, du vælger, kan følge med dig. Når du vælger det ideelle værktøj, skal du tænke fremad, ikke kun på dine nuværende behov, men også på, hvad du får brug for i fremtiden.
Sørg for, at softwaren opfylder dine nuværende og kommende krav. Det er også meget vigtigt at kontrollere, hvordan prissætningen af tjenesten vil ændre sig - det kan vise sig, at et værktøj vil være den bedste løsning for en lille virksomhed, mens det er helt urentabelt for et mellemstort eller stort softwarehus. Tag hensyn til din organisations udviklingsretning for at gøre dit valg til det mest optimale.
Forestil dig en lille virksomhed, hvor alle arbejder fra kontoret på fuld tid, og som maksimalt håndterer 3 projekter samtidig. Forestil dig nu en anden virksomhed, et multinationalt selskab, som har ansatte over hele verden. De fleste af dem arbejde på afstand i forskellige tidszoner. Nogle har fuldtidsjob, andre arbejder på deltid, og nogle er freelancere. Op til flere dusin projekter håndteres samtidigt.
Som du sikkert kan forestille dig, vil arbejdsgangen i disse to virksomheder være helt forskellig, men det betyder slet ikke, at de skal bruge forskellige projektplanlægningsværktøjer. Den ideelle software til projektplanlægning er fleksibel nok til at tilpasse sig den enkelte virksomheds forventninger..
Vær opmærksom på, om softwaren giver dig mulighed for nemt at tilføje, slette og redigere data, foretage brugerdefinerede indstillinger, aktivere og deaktivere time-trackeren efter behov, tilføje data om hver medarbejder og tilpasse tilgængeligheden, f.eks. hvis nogen arbejder på deltid eller har ferie. Systemet bør også give dig mulighed for at give individuelle roller og tilladelser til de enkelte medarbejdere, f.eks. hvem der kan acceptere anmodninger om orlov, tildele opgaver til enkeltpersoner, sætte milepæle, acceptere tidsplaner osv.
Du kan ikke forbedre dit arbejde uden data om, hvad der fungerer, og hvad der ikke gør, og derfor er rapportering en af de vigtigste funktioner i projektplanlægningssoftware. Sørg for, at systemet genererer grundlæggende rapporter, der giver dig de vigtigste data, og at rapporterne kan tilpasses efter dine individuelle behov.
Ja, vi ved godt, at den lange liste over integrationer på systemsiden altid er imponerende. Men når du vælger software, skal du ikke kun se på antallet af Tilpassede logoermen også hvor hurtigt værktøjet kan introducere nye integrationer.
Okay, lad os sige, at softwaren på nuværende tidspunkt har integrationer med alle de store applikationer, du bruger, men hvad nu, hvis der kommer en ny på markedet? Vil værktøjet være i stand til at implementere den nye integration på et par dage, uger eller måneder? Integrationens hastighed og smidighed er meget vigtige kriterier, når man vælger et system.
Alle virksomheder vil forsøge at overbevise dig om, at deres løsning er den bedste og vil vende op og ned på din måde at tænke arbejdsplanlægning på. Sandheden er dog, at du ikke ved det med sikkerhed, før du selv har testet det. Virksomheder, der er sikre på kvaliteten af deres service, vil ikke være bange for at tilbyde dig en gratis prøveperiode.
De vil ikke have, at du køber deres produkt i blinde, de siger bare: "Se, det her er vores system, tjek om det virker for dig, og hvis det gør - så inviterer vi dig til at samarbejde." En gratis prøveperiode er den mest effektive måde at finde ud af, om en løsning passer til dig, så tøv ikke med at bruge den, og led efter virksomheder, der tilbyder den.
Når du graver dig gennem internettet på jagt efter information om tidsplanlægning og projektplanlægningsværktøjer, er du sikkert stødt på begreber som projektplanlægning, projektsporing og projektstyring. De virker alle ens, optræder i samme sammenhæng - optimering af softwarehuse - og giver samme fordele for din virksomhed. Vi ved, at det er let at fare vild i det, så før vi går videre, vil vi kaste lidt lys over denne forvirrende terminologi.
Måske ved du det ikke endnu, men projektplanlægning og ressourcestyring er dele af projektledelsens livscyklus eller - for at sige det meget lettere - projektledelsesprocessen. Men før vi siger mere om det, så lad os begynde med det grundlæggende. Hvordan forstår projektledere projektledelse, og hvorfor bruger de projektplanlægningsværktøjer?
Med en omskrivning af Project Management Institutes (PMI) definition handler projektledelse om at bruge (specifik) viden, kompetencer, færdigheder, udstyr, værktøjer, metoder, teknikker og hvad der ellers skal til for at levere "værdi til mennesker". Hvis man ser bort fra tvetydigheden i udtrykket "værdi for mennesker", kan man sige, at projektledelse handler om at bruge sine ressourcer (både materielle og immaterielle) til at skabe og implementere noget - lad os sige - nyttigt (ikke nødvendigvis for alle).
Som vi kan se, er den ovennævnte forståelse ret stor. Fra PMI's perspektiv kan et resultat af projektledelse - ser det ud til - være hvad som helst. Alt, hvad der er nyttigt for mennesker. For at gøre det mere kompliceret kan vi selvfølgelig spørge, om mindst to personer, der har skabt noget (materielt eller immaterielt) og har brug for det, er projektledere, og om deres arbejde er et projekt? Eller hvor mange af dem skal have haft gavn af en given skabelse, for at det kan kaldes et projekt?
Hvis vi springer den slags spørgsmål over, skal det siges, at definitionen ovenfor ikke siger noget om absolut grundlæggende. Man kan sige, at de grundlæggende elementer i ethvert projekt omfatter planlægning og skemalægning. Og de grundlæggende elementer, der adskiller sig mellem projektledelse og ledelse. Vi må heller ikke glemme opgavestyring.
Projektledelse er anvendelsen af processer, metoder, færdigheder, viden og erfaring til at nå specifikke projektmål i henhold til projektets acceptkriterier inden for aftalte parametre. Projektledelse har endelige leverancer, der er begrænset til en begrænset tidsskala og et begrænset budget. Software til projektplanlægning kan være en hjælp.
Her er 3 projektledelsesaspekter, som ikke optræder i PMI's definition. Den første er "projektacceptkriterier", den anden er tid, og den tredje er budget.
Lad os bruge samarbejdet med en kunde som eksempel. Som vi ved, bliver projekter bestilt internt eller eksternt - af en person fra din virksomhed eller udefra, af en kunde. Hun/han laver en forretningsordre. Hun/han har forventninger til produkterne og til, hvordan de kan hjælpe hende/ham i hendes/ hans nuværende forretning eller i den nye. Og - hvad der er det vigtigste - hun/han har ikke fået ubegrænset tid i livet og Warren Buffets tegnebog.
Eller på den anden side vil han gerne have resultatet af sin ordre hurtigt og billigt. For at sige det lige ud - produkternes kvalitet, den tid, han/hun endelig fik det, og - vigtigst af alt - omkostningerne bestemmer potentielle og nuværende kunders forretningsbeslutninger. Hvis kundens acceptkriterier ikke stemmer overens med arbejdsresultaterne, opstår der et andet og meget værre problem...
Som APM antyder, handler forskellen mellem bare 'ledelse' og projektledelse om det tidspunkt, hvor projektet er klar til at blive implementeret eller allerede er implementeret. Mens ledelse er en løbende proces, har projektledelse sit endelige resultat inden for et begrænset tidsrum. På dette sted har vi et par kommentarer, fordi vi ikke er sikre på, at "det begrænsede tidsrum" er den bedste måde at opdele projektledelse og bare ledelse på.
Lad os for eksempel bruge marketingafdelingen eller bare en PPC-specialist. Begge er ansvarlige for Leadgenerering aktiviteter - det er projektets mål, at indsamle leads. Målet omfatter kampagneoptimering, optimering af landingssider, oprettelse af indhold osv - det er opgaverne. Det har sit eget budget dedikeret til det. Hvis antallet af leads, der indsamles hver måned, ikke er nok, begynder virksomheden at få et stort problem. Hvis projektlederen i form af en PPC-specialist ikke når målet inden for den forventede tid og det forventede budget, mislykkes projektet. Som vi kan se, handler det nogle gange ikke om tidsrummet, men om budgettet - fordi det sidste er det stærkeste aspekt af et projekt, der afgør dets rentabilitet. Et projektplanlægningsværktøj kan være en stor hjælp.
Med denne kommentar i baghovedet, lad os tage et par andre lektioner.
Så projektledelse er - som APM antyder - en anvendelse af metoder og processer. På internettet kan man finde projektledelsesprocessen opdelt i faser. Nogle gange er det 3 faser, andre gange 4, 5, 6 eller endda 7. Vi bruger den mest populære, som indeholder 5 faser.
Indledning og undfangelse
Projektplanlægning
Lancering og udførelse
Overvågning og kontrol
Afslutning af projektet
Fra et mere snævert perspektiv, projektledelse er ansvarlig for HVORDAN man opnår det den enkelte Projektets målsætninger med alle detaljerne. Det er den udførende del af arbejdsledelsen og har til formål at få teamet til at nå målene. Handler om at lede et projekt fra start til slut under hensyntagen til alle de enkelte faser, alle opgaverne inden for rammerne af et defineret budget og kvalitetsmål. Den er ansvarlig for, hvordan omfanget bliver leveret. Elementer i projektledelse omfatter blandt andet:
skabelse og udvikling af projektkonceptet,
lede hele teamets arbejde,
beslutte processen og metoderne til projektrealisering,
udarbejdelse af opgavelister og prioritering af dem,
opgavefordeling og deadlines for opgaver,
kvalitetskontrol og problemløsning,
budgetstyring,
kontrol af kundetilfredshed,
evaluering af effektiviteten af det udførte arbejde.
Nu handler det om terminologiske spørgsmål, fordi projektplanlægning, projektskemalægning og nogle gange endda projektsporing er udskiftelige begreber.
Som grafikken nedenfor antyder, er projektplanlægning en af delene i projektledelsens livscyklus. Det er en af de grupper af opgaver, der hører til projektplanlægningsfasen og også til udførelsen.
Banebrydende projektplanlægningssoftware deltager i næsten alle faser af projektledelsens livscyklus
Projektplanlægning er den del af projektledelsesprocessen, der besvarer spørgsmålet HVAD SKAL DER GØRES i et projekt?. Den beskriver visionen og de vigtigste trin, der er nødvendige for at gennemføre projektet. Formålet er at definere de aktiviteter og metoder, der vil gøre det muligt for dit team at nå sine mål. Det er et horisontalt billede af et projekt, som endnu ikke er særlig detaljeret. Planlægningsfasen består af elementer som f.eks:
beskrivelse af projektsponsorer, interessenter og kunder,
beskrivelse af projektets omfang, budget og deadline,
identifikation af de projektelementer, der er nødvendige for at nå målene,
identifikation af potentielle udfordringer og trusler,
præsentere projektplanen for investorer, kunder eller andre interessenter.
Målet med projektplanlægning er at udarbejde et formelt, godkendt dokument, som bruges til at styre både projektets udførelse og kontrol. Målet med projektplanen er således - ifølge PMIs PMBOK Guide - at vise "de planlagte datoer for udførelse af aktiviteter og de planlagte datoer for opfyldelse af milepæle". Som vi læser på Project Cubicles hjemmeside:
Projektplaner viser aktiviteter, varigheder, afhængigheder, milepæle, start- og slutdatoer, kalendere og den kritiske vej i et diagram.
Projektplanlægning (eller ressourceplanlægning eller tidsplanlægning) er en procedure for tildeling af opgaver og Tildeling af ressourcer så projektet kan gennemføres inden for en bestemt tid og et bestemt budget.
Denne proces består i at estimere tilgængelig kapacitet og yderligere ressourcer der er behov for i hver fase af projektet, og planlægning af, hvornår bestemte opgaver og projektfaser skal være afsluttet for at overholde den erklærede deadline. Elementer i planlægningsstyring er:
at inddele projektet i faser og definere milepæle,
definere opgaver inden for projektet baseret på omfanget,
bestemmelse af tilgængelige ressourcer og efterspørgsel,
ressourceallokering,
at estimere den tid, der er nødvendig for at udføre bestemte opgaver (projekttidslinjer) for at overholde deadlinen.
Til sidst er vi nødt til at fremhæve projektsporing, fordi dette begreb også betragtes som noget, der ligner projektplanlægning.
Sporing af projekter er processen med at overvåge fremdriften i et projekt (det er en overvågningsfase i projektledelsens livscyklus). Projektsporing er forbundet med eller endda det samme som opgavesporing - det er fokuseret på opgavens fremskridt, som selvfølgelig er en del af hele projektet.
Det er ikke det samme som Registrering af medarbejdernes tidhvilket er at overvåge, hvilke opgaver medarbejderne bruger deres arbejdstid på. Når alt arbejdet er planlagt, målene er sat og ressourcerne er allokeret, er det tid til at tjekke, om projektgennemførelsen går, som den skal, om tidsplanen gennemføres korrekt, om der ikke er uløste problemer, og om der ikke er flaskehalse, der blokerer for arbejdets fremdrift.
Projektsporing er en meget vigtig proces for projektledere og kunder, fordi den giver dem mulighed for at kontrollere, om alt går glat, og om de oprindelige planer fungerer eller skal ændres, f.eks. ved at udvide teamet eller tilføje nye opgaver.
Det er meget svært at lave en fast opdeling af de ovennævnte begreber, da de alle interagerer med hinanden og er en del af projektledelsen. Nogle gange er der en anden person til hvert trin, andre gange hviler hele processen på en projektleders skuldre. Jo mere kompliceret projektet er, jo større organisationen er, jo flere elementer vil bidrage til arbejdsoptimering.
Det er derfor, moderne softwarevirksomheder ikke engang begynder at arbejde på et projekt uden de rette værktøjer. Der findes selvfølgelig systemer til de enkelte faser, men det vil være meget nemmere for dig at arbejde med én software, der opfylder alle dine behov og hjælper dig med at lave en projektplan, lægge en tidsplan, styre ressourcer, overvåge arbejdstid og fremskridt og tildele opgaver. Nedenfor har vi nogle forslag til effektive værktøjer til at styre arbejdet i din organisation.
Hvis man ikke forbereder sig, forbereder man sig på at fejle.
- Benjamin Franklin
Okay, du ved allerede, at du har brug for et projektplanlægningsværktøj, og hvordan du skal vælge det... Men er du klar over, hvorfor du egentlig har brug for det? Vi ved, at alle taler om, hvor nødvendigt det er, men hvad vil det give dig, og hvordan vil det ændre din virksomhed til det bedre?
Kaos koster penge. Det er ingen hemmelighed. I kaos spilder du tid på at finde ud af, hvad der foregår, og hvad der skal gøres. Og i et softwarehus er tid penge.... meget af den. Der er trods alt en grund til, at dine tjenester har en pris. Hvis du vil bruge din virksomheds penge til noget, så er det til udvikling, innovation og markedsføring, ikke til at spilde ressourcer. Værktøjer til projektplanlægning kan hjælpe.
Det kan virke trivielt - når alt kommer til alt, ved alle, der arbejder på et projekt, hvad målet er, og hvad der er brug for, ikke sandt? Men det er det egentlig ikke. Ofte har en tilsyneladende enkel opgave mange flere dele, end den ser ud til. Og hver af disse komponenter tager mere tid, end det ser ud til.
En velforberedt tidsplan giver dig altid et klart billede af, hvad du skal gøre, og hvornår du skal gøre det for at nå dine mål. Det sikrer, at du ikke går glip af noget og undgår forsinkelser. Det er derfor, du skal vælge en god software til projektplanlægning.
Skemastyring er meget vigtig i forhold til teamwork, fordi hvert teammedlem ved, hvad deres ansvar er, og at de andres arbejde afhænger af deres arbejde. Det er med til at opbygge fælles ansvar og solidaritet blandt dine medarbejdere, hvilket har en positiv indvirkning på produktiviteten.
Nogle projekter starter gnidningsløst og kræver minimale ressourcer, og så viser det sig pludselig, at det kun var toppen af isbjerget, og hver efterfølgende fase bliver mere og mere vanskelig. Hvis du har udarbejdet en projektplan, har du helt sikkert forudset denne situation og sikret dig, at der er medarbejdere, som kan bruges til at støtte projektet. Hvis du ikke har, så held og lykke.
Kender du den situation, hvor du begynder at arbejde på et projekt, og alt er perfekt, du giver 110%, og kvaliteten af håndværket er den højest mulige? Desværre er det sådan, at jo længere du arbejder, jo mindre tid har du, og til sidst viser det sig, at du ikke kan afslutte projektet og samtidig opretholde det oprindelige niveau.
Og endnu værre er det, at du bliver nødt til at sænke din standardkvalitet betydeligt for overhovedet at overholde deadlinen. Planlægningsstyring understøttet af i det mindste god projektplanlægningssoftware giver dig mulighed for at undgå denne situation, planlægge din tid omhyggeligt og opretholde en jævn, høj arbejdskvalitet gennem hele projektet.
Projektplanen viser dig tydeligt, hvad der skal ske og hvornår. Hvis specifikke opgaver pludselig begynder at skride, er det et signal til dig om, at der er noget i gære, og at du er nødt til at reagere. Det giver dig mulighed for at løse problemer på et tidligt tidspunkt og forhindre flaskehalse, før de påvirker hele arbejdsgangen. Uden en tidsplan ville du sandsynligvis opdage en krise, når den allerede var rigtig alvorlig,
Har du brug for hjælp til at finde den bedste software til projektplanlægning?
"Et mål uden en plan er bare et ønske"
Forbedring tidsstyring er et af de mest populære nytårsforsætter. Planer er en integreret del af vores liv. Når vi tager på ferie, laver middag, vil have en forfremmelse eller et drømmejob, deltage i en konkurrence, opnå hvad som helst. Eftersom en plan er så vigtig en del af vores individuelle udvikling, kan man forestille sig en organisation fuld af individer, hver med potentiale, kompetence og en begrænset mængde arbejdstid.
Kan man lede en virksomhed til succes uden tidsplanlægning og en god plan? Sandsynligvis ja. Men det er lidt ligesom at sige sit job op og vente på at vinde i lotto. Er det værd at tro på den blinde skæbne?
Ressourcekalenderen (eller projektstyringskalenderen, projektplanlægningskalenderen, ressourceplanlægningssoftwaren) giver dig mulighed for at planlægge, styre og fordele ressourcer mere effektivt - især hvis Microsoft Excel har spillet en hovedrolle i din...
Hvad er det ultimative mål for projektledere? At levere deres projekter med succes. PM'erne indrømmer selv, at det ikke sker særlig ofte: Ifølge den seneste Pulse of the Profession-undersøgelse bliver mindre end 60% af projekterne afsluttet enten...
Kapacitetsstyring er en strategi, som virksomheder bruger til at udnytte produktionseffektiviteten bedst muligt i forhold til efterspørgslen på en service eller et produkt. Det endelige mål med kapacitetsstyring er at: Identificere og...