Det er svært at forestille sig et bureau, et softwarehus eller endda en produktfokuseret startup uden en projektleder. De sørger for, at projekter, uanset hvordan de er defineret i en given virksomhed, bliver leveret med succes: til tiden og inden for budgettet. Projektledere er centrale i styringen af projektet fra start til slut og sikrer, at alle teammedlemmer er på linje med målene, og at ressourcerne udnyttes effektivt. I denne artikel vil vi kaste mere lys over rollen og ressourcechefens ansvarsområder og måske endda overbevise dig om, at det er en værdifuld investering for din organisation at have en person, der er eneansvarlig for at styre og planlægge projektressourcer.
Resource Manager under projektledelsesprocessen - tildeling af ressourcer [skærm fra Teamdeck - software til ressourcestyring].
En ressourcemanager er derimod en rolle, som man ikke ser så ofte i projektledelsesteams. Det er ikke, fordi deres job ikke er lige så vigtigt, tværtimod. Men oftest er projektressourcestyringen delt op i flere roller. I denne artikel vil vi kaste mere lys over ressourcepersonens rolle og måske endda overbevise dig om, at det er en værdifuld investering for din organisation at have en ressourceperson, der udelukkende er ansvarlig for at styre og planlægge projektressourcer.
Før du forstår betydningen, færdighederne, viden og opgaverne i forbindelse med en ressourcemanager, skal du vide, hvor de er placeret i forbindelse med et projekt og projektledelse.
Som mange ved, forstår vi ved et projekt - især i projektledelsessammenhæng - mange ting, der involverer mange forskellige ressourcer. Fra materialer og udstyr til det vigtigste - mennesker og deres færdigheder. I forbindelse med projektet skal du forestille dig: udvikling af en hjemmeside, omformning af flaskedesign - f.eks. i ølbranchen; salgsudvidelse på et nyt marked, bygning af en dæmning på en flod osv. Som du kan forestille dig, er der mange enkeltpersoner, håndværkere, underleverandører, enheder, værktøjer, konfigurationer, afhængigheder, små skridt og opgaver, der indgår i et projekt. Men intet projekt eksisterer uden det vigtigste element - menneskene. Menneskene - dem, der bestiller det, og dem, der udfører det. Som Project Management Institute foreslår: Projektledelse er brugen af specifik viden, færdigheder, værktøjer og teknikker til at levere noget af værdi til mennesker. Fra ledere til arbejdsstyrke og underleverandører. Fra folk, der planlægger, til folk, der er udvalgt til at deltage på et eller andet tidspunkt i projektet. Naturligvis er projekter ikke ens og har brug for mange forskellige kompetencer. Men selv om der er mange forskelle mellem dem, har de noget til fælles.
Uanset om du er specialist eller leder inden for marketingprojektledelse, eller om du repræsenterer projektledelse for kreative bureauer, så er hvert projekt en arrangeret og organiseret proces. For at illustrere dette på en nem måde, lad os bruge en simpel definition fra projectmanager.com: Projektledelse er disciplinen at planlægge, udføre og afslutte projekter. Hver term i denne definition kunne udgøre et separat emne, men det er ikke det, vi gerne vil fremhæve. Det, du skal se, er processen.
Definitionen ovenfor ser projektledelse som en proces, der består af tre trin. Men denne proces kan opdeles i fire, fem og seks trin. Ikke desto mindre indeholder hver af dem et par andre grupper af elementer, mindre processer, opgaver og - selvfølgelig - udfordringer. Processen har sit eget udtryk. Det er projektledelsens livscyklus. Og den mest udbredte er versionen med fem faser. Den er udviklet af Project Management Institute og omfatter undfangelse og igangsætning, planlægning, udførelse, præstation/overvågning og projektafslutning.
Fordi hovedemnet for denne artikel handler om sammenstød mellem to roller - en projektleder og en ressourcemanager - er det værd at blive hængende lidt og kigge nærmere på billedet ovenfor. Hvorfor det? Fordi en ressourceleder tager del i mange af de ovennævnte faser og processer, der er involveret i hver fase.
[Kilde: Den årlige rapport "The State of Project Management", Wellington 2020].
For at visualisere vigtigheden af ressourcestyring (eller ressourcemanager - for at sige det lige ud), lad os bruge et resumé af den årlige undersøgelse The State of Project Management introduceret af Wellington company. Takket være APM Body of Knowledge defineres styring af ressourceudnyttelse som:
"(...) anskaffelse, allokering og styring af de ressourcer, som f.eks. personer og deres færdigheder, økonomi, teknologi, materialer, maskiner og naturressourcer, der er nødvendige for et projekt. Ressourcestyring sikrer, at interne og eksterne ressourcer bruges effektivt, til tiden og inden for budgettet."
Det er ikke ligefrem den nemmeste definition, der nogensinde er lavet, på grund af dens tvetydige udtryk, så den kunne være ganske fin til en akademisk afhandling. Men uden at grave for dybt er den generelle rolle i ressourcechefens jobbeskrivelse at planlægge, skemalægge og allokere de mest nyttige, de mest passende ressourcer (for det meste passende dygtige medarbejdere eller underleverandører) til at gennemføre et projekt med de nødvendige forventninger og foruddefineret tid og budget.
Når vi sammenligner definitioner af projektledelse og ressourcestyring, vil vores øjne - ved første øjekast - se mange ligheder mellem jobbeskrivelserne for de to. Så hvordan forholder en projektleder sig til en ressourcemanager?
Den nemmeste måde at forstå forskellen mellem personaleledere og projektledere på er nok at analysere det niveau, de opererer på:
Endnu et aspekt, der adskiller PM'er fra RM'er, er det faktum, at en projektleder normalt beskæftiger sig med en række tidsbegrænsede processer. Deres projekter har faste tidslinjer eller f.eks. sprintkalendere, som de overholder. En ressourcemanager arbejder derimod kontinuerligt, da de typisk er involveret i alle de projekter, der foregår i en given virksomhed.
En ressourcemanager er normalt ansvarlig for at administrere ressourcer!
Ressourceledere spiller en afgørende rolle i at føre tilsyn med ressourceallokering, opfylde ressourceanmodninger og sikre projektsucces og bidrager dermed væsentligt til organisationens produktivitet og strategiske mål.
Resource Managers samarbejder med flere HR-teams i organisationer:
Resource Managers kan også forvente at arbejde sammen med andre afdelinger, afhængigt af virksomhedens ressourcer, størrelse og struktur. Som Neil Whitten udtrykte det: RESSOURCE MANAGEREN har et næsten umuligt job - med krav, der kommer fra alle tænkelige retninger - men alligevel et job, der kan have en dybtgående indvirkning på organisationens succes.
Effektiv ressourcestyring er en afgørende faktor i vellykket projektledelse. Det er meget nemmere at koordinere et projekt, når man har et team, der er i stand til at opfylde sine egne ressourcekrav (både med hensyn til færdigheder og tilgængelighed). Virksomheder begynder normalt at lægge mærke til de negative konsekvenser af dårlig ressourcestyring, når de vokser. I en lille organisation kan det sagtens lade sig gøre for projektledere at tildele deres egne teams eller få råd fra ledelsen, når der er en ressourcekonflikt. Når der er flere projekter, flere medarbejdere og flere PM'er, er det et godt tidspunkt at introducere en ressourcemanager til dit team.
Husk, at en dedikeret ressourcemanager er en stor hjælp, men det er ikke den eneste måde at træffe bedre beslutninger om ressourceplanlægning på. Selv før du ansætter din første ressourcemanager, kan du støtte dine projektledere ved at give dem adgang til dedikeret SaaS-software til ressourcestyring.
Eksperter i ressourceplanlægning og succesfulde projektledere kalder Teamdeck for deres foretrukne værktøj til ressourcestyring. Vores app hjælper med at planlægge ressourcer, overvåge deres arbejdsbyrde og måle deres præstationer. Teamdecks ressourcekalender viser, hvem der er tilgængelig, hvem der har travlt, og hvem der er på ferie: Det er meget nemmere at tildele folk til projekter på denne måde. Vil du se vores værktøj i aktion? Planlæg et opkald med Aniela.
Ressourcestyringssoftware som Teamdeck hjælper med at strømline processen med ressourceallokering, hvilket gør det lettere at styre ressourcerne effektivt. Det reducerer risikoen for overudnyttelse og sikrer, at ressourcerne fordeles optimalt.
Brugen af ressourcestyringsværktøjer kan forbedre effektiviteten af projektstyringen betydeligt. Disse værktøjer giver et klart overblik over ressourcetilgængelighed, færdigheder og allokering, hvilket hjælper med bedre planlægning og udførelse af projekter.
Teknologi spiller en afgørende rolle i ressourcestyring. Avancerede softwareløsninger tilbyder funktioner som sporing i realtid, automatiseret planlægning og detaljeret rapportering, som hjælper med at træffe informerede beslutninger om ressourceallokering.
Ressourcestyring er ikke uden udfordringer. Problemer som ressourceknaphed, overudnyttelse og underudnyttelse kan udgøre betydelige forhindringer. Effektiv ressourcestyring kræver omhyggelig planlægning, løbende overvågning og rettidig indgriben.
For at overvinde udfordringerne med ressourcestyring kan virksomheder anvende flere strategier. De omfatter regelmæssig kapacitetsplanlægning, løbende uddannelse og udvikling af ressourcerne og brug af avancerede værktøjer til ressourcestyring.
Ressourcestyring er et område i konstant udvikling. Nye tendenser som brugen af kunstig intelligens, maskinlæring og dataanalyse forventes at revolutionere den måde, ressourcerne forvaltes på i fremtiden.
Konklusionen er, at rollerne som projektledere og ressourceledere begge er afgørende for en vellykket gennemførelse af projekter i enhver organisation. Selv om deres ansvarsområder kan overlappe hinanden på nogle områder, bringer hver rolle et unikt sæt færdigheder og perspektiver med sig, som er afgørende for at nå projektmålene. At forstå disse roller, og hvordan de supplerer hinanden, er afgørende for enhver virksomhed, der ønsker at forbedre sine projektledelseskapaciteter.
Projektledere: Disse fagfolk er ansvarlige for den overordnede udførelse og afslutning af et projekt. De koordinerer projektteamets indsats, styrer projektets tidslinje, fører tilsyn med budgettet og sikrer, at projektleverancerne lever op til de krævede standarder. Projektledere er de vigtigste kommunikatører i et projekt og har kontakt med interessenter, teammedlemmer og eksterne partnere for at sikre, at alle er på linje og arbejder hen imod de samme mål. De identificerer også risici og muligheder og træffer strategiske beslutninger for at holde projektet på sporet.
Ressourceforvaltere: På den anden side opererer ressourceledere på et bredere niveau. De fører tilsyn med allokering og styring af ressourcer på tværs af flere projekter i organisationen. Deres primære fokus er at sikre, at de rigtige ressourcer er til rådighed på det rigtige tidspunkt med de nødvendige færdigheder til at opfylde projektets krav. Ressourcechefer arbejder tæt sammen med projektledere for at løse konflikter, omfordele ressourcer efter behov og støtte den overordnede ressourceplanlægningsproces. De spiller også en afgørende rolle i kapacitetsplanlægning, udvikling af arbejdsstyrken og nogle gange endda HR-relaterede opgaver som ansættelse og uddannelse.
Synergien mellem projekt- og ressourceledere: Samarbejdet mellem projektledere og ressourceansvarlige er afgørende for optimale projektresultater. Mens projektlederne fokuserer på detaljerne i de enkelte projekter, sikrer ressourcelederne, at organisationens ressourcer udnyttes effektivt på tværs af alle projekter. Denne synergi hjælper med at afbalancere arbejdsbyrden, undgå ressourcemangel og maksimere projektteamets produktivitet. Det giver også mulighed for mere strategisk planlægning og bedre fremsyn, da ressourceledere kan give et bredere overblik over ressourcetilgængelighed og -begrænsninger.
Betydningen af software til ressourcestyring: Brugen af dedikeret ressourcestyringssoftware som Teamdeck kan forbedre effektiviteten hos både projektledere og ressourcestyrere betydeligt. Disse værktøjer giver en centraliseret platform til sporing af ressourcetilgængelighed, færdigheder og opgaver. De giver indsigt i realtid, automatiseret planlægning og detaljeret rapportering, som er uvurderlig, når der skal træffes informerede beslutninger. Ved at udnytte sådan software kan organisationer forbedre deres ressourceplanlægningsprocesser, reducere risikoen for over- eller underudnyttelse og sikre, at projekterne er bemandet korrekt.
Håndtering af udfordringer og fremtidige tendenser: Effektiv ressourcestyring er ikke uden udfordringer. Organisationer skal navigere i spørgsmål som ressourceknaphed, skiftende projektkrav og opretholdelse af en balance mellem flere projekter. Men med de rigtige strategier og værktøjer kan disse udfordringer håndteres effektivt. Regelmæssig kapacitetsplanlægning, løbende uddannelse og udvikling samt brug af avancerede teknologier som kunstig intelligens og maskinlæring er nogle af de strategier, der kan hjælpe organisationer med at være på forkant.
Fremadrettet vil ressourcestyringsområdet udvikle sig yderligere med integrationen af nye teknologier. AI og maskinlæring kan f.eks. give forudsigelige analyser, der hjælper ledere med at forudsige ressourcebehov og identificere potentielle problemer, før de opstår. Denne proaktive tilgang til ressourcestyring kan føre til en mere effektiv projektgennemførelse og bedre resultater.
De sidste tanker: I sidste ende er både projektledere og ressourceledere uundværlige for en organisations projektledelsesramme. Ved at forstå deres forskellige roller og udnytte deres unikke styrker kan virksomheder opnå en mere sammenhængende og effektiv tilgang til styring af projekter. Investering i værktøjer og strategier til ressourcestyring understøtter ikke kun disse roller, men forbedrer også organisationens samlede effektivitet og succes. Gennem effektivt samarbejde og strategisk planlægning kan projektledere og ressourceledere drive projekter frem til en vellykket afslutning og sikre, at ressourcerne udnyttes optimalt, og at målene nås inden for de ønskede tidsrammer og budgetter. Denne holistiske tilgang til projekt- og ressourcestyring er nøglen til at fremme et produktivt og bæredygtigt projektmiljø i enhver organisation.
En komplet ledelse af menneskelige ressourcer løsning til teams på kontoret og på afstand
Ressourcekalenderen (eller projektstyringskalenderen, projektplanlægningskalenderen, ressourceplanlægningssoftwaren) giver dig mulighed for at planlægge, styre og fordele ressourcer mere effektivt - især hvis Microsoft Excel har spillet en hovedrolle i din...
Hvad er det ultimative mål for projektledere? At levere deres projekter med succes. PM'erne indrømmer selv, at det ikke sker særlig ofte: Ifølge den seneste Pulse of the Profession-undersøgelse bliver mindre end 60% af projekterne afsluttet enten...
Kapacitetsstyring er en strategi, som virksomheder bruger til at udnytte produktionseffektiviteten bedst muligt i forhold til efterspørgslen på en service eller et produkt. Det endelige mål med kapacitetsstyring er at: Identificere og...