Gig-økonomien er på fremmarch. Inden for de sidste 5 år, 3,7 millioner nye freelancere dukkede op alene på det amerikanske marked. Denne tendens vil sandsynligvis fortsætte med at være stærk som et deltidsjob, da deltidsarbejde især er populært blandt de yngre medarbejdere. Ifølge en undersøgelse foretaget af Upwork i 2018 er 42% af de amerikanske arbejdstagere mellem 18 og 34 år freelancere.
Hvad får du som tak for denne artikel?
Håndtering af deltidsansatte og freelancere er en almindelig foreteelse i it-sektoren. Mens gig-økonomien bliver mere og mere almindelig i alle brancher, IT er stadig freelancernes højborgmed 33% af arbejderne, der nævner gig-arbejde som deres primære eller sekundære indtægtskilde.
Det er derfor ikke underligt, at IT-projektledere jævnligt får til opgave at lede teams, der består af medarbejdere med forskellige arbejdstider. Selv om det kan ses som en udfordring, er der flere gennemprøvede taktikker, der gør det lettere og mere effektivt at lede deltidsansatte.
Bemærk, at denne artikel fokuserer på den daglige ledelse af medarbejdere, f.eks. at lede et projektteam. For overhovedet at kunne ansætte deltidsansatte skal hele din virksomhed være forberedt kulturelt og procesmæssigt.
Lad os nu fokusere på, hvad du kan gøre som leder for at skabe et positivt og produktivt arbejdsmiljø for dine deltidsansatte kolleger.
Nogle mennesker ser regelfastsættelse som et tegn på en ufleksibel ledelsesstil. I virkeligheden føler medarbejderne sig dog meget bedre tilpas i en gennemsigtigt arbejdsmiljøhvor der udtrykkes klare forventninger.
Sørg for at diskutere følgende aspekter af medarbejdere, der arbejder på deltid:
Hvis man diskuterer sådanne ting på forhånd, begrænser man potentielle misforståelser længere fremme i forløbet.
For at kunne administrere deltidsansatte skal du vide, hvornår de er til rådighed og hvor længe. Det er vigtigt at Opret en tilgængelighed/Ressourcekalender hvor dine holdkammerater kan indstille deres arbejdstid. Afhængigt af jeres aftale kan de selv udfylde den eller bede om din godkendelse af deres skema først.
Deltidsansattes tilgængelighed er en del af Teamdecks kalender. Personer med faste deltidsskemaer kan indstille regler for gentagelse af deres tilbagevendende tilgængelighed.
Der er endnu et aspekt ved at forstå din medarbejders skema. Der er en grund til, at deltidsansatte arbejder deltid. Nogle vil gerne have mere tid til deres sidegesjæfter eller personlige anliggender. Nogle lever på denne måde i et stykke tid eller længere, fordi de er nødt til det; andre - fordi de gerne vil. Ikke desto mindre - fleksible tidsplaner og hjælpsomhed software til ressourcestyring eller system til styring af medarbejdere bliver et immanent element i en virksomhed.
Det kan være en fordel at forstå dit teammedlems situation (uden at være alt for nysgerrig), og i hvor høj grad deres tidsplan er fleksibel. På den måde ved du bedre, at du ikke skal planlægge et opkald, der forstyrrer deres andre opgaver. 
At vide, hvem der er tilgængelig og hvornår, gør ressourceplanlægning meget lettere. Næste skridt er at planlægge deres opgaver på en måde, der matcher deres kapacitet og dit projekts behov.
Selvfølgelig skal du sørge for, at planlagte bookinger ikke overstiger din medarbejders tilgængelighed, men det er kun halvdelen af jobbet. Den anden del er at gennemgå din projektplan og undersøge eventuelle afhængigheder mellem din deltidsansattes opgaver og resten af teamets opgaver. Du har ikke lyst til at ende i en situation, hvor hele teamet venter på et produkt, som en freelance designer skal lave om et par dage. Du forventer sikkert heller ikke, at designeren arbejder i sin fritid (medmindre du har aftalt, at det er i orden, at han eller hun lægger nogle ekstra timer).
Når projektet er planlagt, skal du Overvåg den faktiske arbejdsbyrde af dine teammedlemmer (læs om Styring af arbejdsbyrden). Det er lettere for folk, der arbejder på kontoret, men med deltidsansatte, der arbejder eksternt, kan det være en udfordring at lægge mærke til tegn på under- eller overudnyttelse (læs om ressourceudnyttelse). Derfor kan du med fordel bruge værktøjer og teknikker, der øger medarbejdernes synlighed. Registrering af medarbejdernes tid, hvis det implementeres korrekter en sådan teknik. Den giver ledere mulighed for at forstå deres teams reelle arbejdsbyrde. På den anden side føler medarbejderne, at der bliver lagt mærke til deres indsats.
Timesheets hjælper projektledere med at forstå den faktiske udnyttelse af deres team. Overarbejde er let at få øje på takket være de røde bjælker.
Hos Teamdeck mener vi, at optimal arbejdsbyrde er en af tre søjler for teamlykke (de andre er gennemsigtighed og balance mellem arbejdsliv og privatliv). Når du kan sætte kryds ved alle tre, kan du forvente, at alle dine medarbejdere, inklusive deltidsansatte og freelancere, er mere tilfredse med deres arbejdsplads.
Selv om dine medarbejderes arbejde er nøje planlagt og tilstrækkeligt analyseret, er du stadig nødt til at få dem til at føle sig som en del af teamet, hvis du vil have projektet til at gå glat.
Der er mange måder at opbygge en følelse af kammeratskab blandt dine teammedlemmer på: fra isbryderlege til teamtræf. Du må dog ikke glemme at inddrage dine deltidsansatte i selve projektets livscyklus. De skal vide besked om alle opdateringer og være en del af de beslutninger, teamet træffer.
Hvis der er møder eller workshops for hele projektet, så sørg for, at alle er klar til at deltage. Det ser ofte ud til, at freelanceres og deltidsansattes tid er for kostbar til at blive brugt på møder: Man kan altid briefe dem bagefter. Hvis det er tilfældet, er mødet måske slet ikke nødvendigt, og det er bedre for flere i teamet bare at få en opdatering om det. At have folk med forskellig tilgængelighed i sit team kan faktisk have en positiv indflydelse på teamets effektivitet.
Når vi taler om effektivitet, så prøv at bruge værktøjer, der understøtter asynkront samarbejde. Når du hyrer freelance grafiske designere eller illustratorer til at producere visuelle aktiver til dit brand, vil du normalt gerne gennemgå deres arbejde. Brug af software til medarbejderadministration Med online korrekturfunktioner som ProofHub kan du nemt påpege eventuelle forslag direkte på det gennemgåede materiale. De freelancere, du arbejder sammen med, vil hurtigt kunne forstå din feedback uden at skulle gå frem og tilbage via e-mail eller telefon. Det er også ekstremt nyttigt til at styre fjernteams.
Vi har spurgt Vartika Kashyap, Proofhubs CMO, om vigtigheden af at lede eksterne medarbejdere:
Uden ProofHub havde fjernteams deres data spredt over flere platforme - de plejede at administrere forfaldsdatoer og opgaver via e-mail, chatte på en anden platform, få opdateringer på telefonen, feedback på design var forvirrende og plejede at gå tabt i lange e-mailtråde, og der var ikke noget enkelt sted til arbejds- og præstationsoverblik. ProofHub samler alle de værktøjer, som teams, ledere og kunder har brug for, under ét tag. Alison Dalziel fra Localise beskrev selv det at styre fjernteams uden ProofHub som "hunde og katte". "ProofHub har løst vores problem med at støtte projekter på afstand," tilføjede hun.
I bund og grund er det at lede deltidsansatte ikke så forskelligt fra at lede et team af fuldtidsansatte, især ikke fjernansatte fuldtidsansatte. I begge tilfælde kommer man langt med god kommunikation, gensidig forståelse og en dosis empati.
Men når det drejer sig om freelancere og deltidsansatte, skal du være ekstra opmærksom, da mange problemer kan gå ubemærket hen. Det er let at overse en overbebyrdet medarbejder, hvis vedkommende ikke arbejder på kontoret, og der ikke er styr på timerne. Sørg for at bruge forskellige måder at øge medarbejdernes synlighed på, så du altid er på forkant med deres aktuelle situation.
Ressourcekalenderen (eller projektstyringskalenderen, projektplanlægningskalenderen, ressourceplanlægningssoftwaren) giver dig mulighed for at planlægge, styre og fordele ressourcer mere effektivt - især hvis Microsoft Excel har spillet en hovedrolle i din...
Hvad er det ultimative mål for projektledere? At levere deres projekter med succes. PM'erne indrømmer selv, at det ikke sker særlig ofte: Ifølge den seneste Pulse of the Profession-undersøgelse bliver mindre end 60% af projekterne afsluttet enten...
Kapacitetsstyring er en strategi, som virksomheder bruger til at udnytte produktionseffektiviteten bedst muligt i forhold til efterspørgslen på en service eller et produkt. Det endelige mål med kapacitetsstyring er at: Identificere og...