Som projektleder ved du godt, at det er en udfordring at skabe en optimal projektplan, men du har masser af... software til projekt- og ressourcestyring og teknikker til din rådighed. Alligevel er det muligt, at du løber ind i nogle planlægningsproblemer. Tingene bliver endnu mere komplekse, når du arbejder i en virksomhed, der er ansvarlig for at levere flere projekter på én gang. Her er risikoen for overlapninger og dobbeltbookede medarbejdere endnu større.
Heldigvis kan du undgå de fleste skema-relaterede konflikter ved at følge de bedste fremgangsmåder i ressource- og projektstyring. Vi har listet nogle tips nedenfor - følg dem for at få mere succes med dine projekter.
Begge begreber er velkendte. Både i forretningslivet og i privatlivet er situationer som overlapningen af to vigtige datoer og to vigtige begivenheder ikke noget nyt i et menneskes liv. Men for det meste får en sådan situation aldrig tingene til at gå bedre eller lettere.
I et projektledelsesmiljø opstår der generelt planlægningskonflikter, når et teammedlem eller en medarbejder får tildelt mere end to opgaver eller dobbelte vagter på samme tid. En sådan situation er kilden til to ting, og hver af dem har sine egne udfordringer.
Mange undersøgelser af problemer med at sige sit job op viser, at blandt top 5 er alle årsagerne altid et spørgsmål om planlægning eller - med andre ord - fleksibilitet. Hvis du læser opsummeringen fra PEW Forskningscenter eller den der fra Gallups forskninger konklusionerne de samme. Medarbejdernes tidsplan bestemmer deres beslutning med hensyn til engagement og loyalitet.
Kan begge dele påvirke forretningen og afslutningen af projekter? Ja, absolut. God håndtering af planlægningskonflikter er en anden færdighed blandt projektledere, der sigter højere.
Lad os bruge et øjeblik på at skitsere nogle af de mest almindelige årsager til problemer med projektplanlægningen. Når du forstår dem, bliver det lettere at finde frem til forbedringsområder i din projektstyringsproces.
Indrømmet, nogle omstændigheder er uden for din kontrol. Tag f.eks. den nuværende situation. Mens vi udgiver dette blogindlæg (juni 2020), er tusindvis eller flere projektplaner blevet sat på hold eller helt skrottet på grund af coronaviruspandemien. Du kan ikke kontrollere alt, hvad der kan ske med dit projekt. Det betyder ikke, at du ikke bør indføre nogle forebyggende projektledelsesforanstaltninger for at holde planlægningskonflikter væk.
Den nemmeste måde at øge synligheden af projektaktiviteter og teammedlemmer, der arbejder på dem, er at introducere en ressource, en Online kalenderplanlægger. Det er et sted, hvor alle eller udpegede medarbejdere kan se, hvilke projekter folk er booket til, hvem der har lidt tid til overs (og måske kan slutte sig til et andet team, der kæmper for at følge med), hvem der slet ikke er til rådighed osv. Teamdeck er det værktøj, vi har bygget til at hjælpe virksomheder med bedre at styre deres teams og deres projekter:
En central ressourcekalender vil især blive værdsat af virksomheder, der arbejder på flere projekter på én gang. Når du har flere tidsplaner, deadlines og projektteams, er det meget sværere at undgå sammenstød eller overlapninger. Lad os sige, at du vil tilføje en ny person til dit projektteam. Når du ikke kan se tidsplanen for andre projekter, kan du kun gå ud fra, at de kan klare den ekstra arbejdsbyrde. Med en enkelt kilde til "planlægningssandheden" kan alle projektledere aktivt undgå planlægningskonflikter, når de planlægger et nyt projekt eller justerer det eksisterende.
For at få succes med ressourceallokeringskal du finde ud af, hvilken slags mennesker du har brug for til dit team. Hvad er deres ønskede færdigheder? Vil erhvervserfaring spille en væsentlig rolle? Måske vil bestemte geografiske placeringer være bedre, fordi medarbejderne skal mødes personligt med kunden? Du har måske flere krav til dit "dream team", og det er vigtigt at få dem præciseret. Risikoen ved at booke den første ledige gruppe mennesker uden at være opmærksom på de faktorer, der er nævnt ovenfor, er, at du bliver nødt til at omfordele ressourcer senere og potentielt skabe problemer med planlægningen.
Du vil selvfølgelig også gerne tjekke, om dit teams personlige skemaer passer til projektets tidslinje. Det kan du nemt gøre, hvis dit projekt Planlægningsværktøj gemmer også fridagsdata (det gør Teamdeck). Selvfølgelig kan du ikke altid planlægge din tidsplan omkring folks ferier: Det vigtigste er at være opmærksom på disse fravær, ellers kan du få problemer med tidsplanen.
Åben kommunikation og en følelse af Projektets gennemsigtighed vil hjælpe dine teammedlemmer allerede i projektestimeringsfasen. Selv om du ikke skal forvente, at dine teammedlemmer kommer med 100% præcise estimaterDe antagelser, de kommer med, skal i det mindste ligge inden for det mulige. Hvordan kan du hjælpe? En ting, projektledere kan gøre for at støtte projektestimering, er at sikre, at teamet forstår projektet fuldt ud: forretningsmæssige mål, slutbrugernes behov og alle funktionelle og ikke-funktionelle krav. Det burde hjælpe dine medarbejdere med at lave mere realistiske estimater.
Det er én ting at huske på afhængighederne mellem forskellige opgaver, men du skal også huske på afhængighederne mellem forskellige roller i projektet. Din frontend-udvikler kan kun arbejde fuldt ud på projektet, når designeren leverer sin del. Hvis en person er forsinket med sine opgaver, kan andre personer følge efter, simpelthen på grund af afhængigheden mellem deres roller.
Sørg for, at dit team er klar over disse afhængigheder. En sådan bevidsthed vil hjælpe dem med at træffe bedre beslutninger i estimeringsfasen og prioritere deres opgaver senere.
Vi har allerede nævnt, at du har brug for en vis indsigt i tidsplanerne for andre projekter i din virksomhed, især hvis du bruger den samme ressourcepulje. Men hvordan kan du få indblik i andres intentioner? Lad os forestille os, at du er ved at forberede et nyt projekt og skal til at samle teamet. Du gennemgår listen over medarbejdere og får øje på en, der vil passe godt ind. Du beslutter dig for at sætte vedkommende på projektet, så snart du får en officiel bekræftelse fra kunden. Da den dag kommer, får du en ubehagelig overraskelse: En anden PM har allerede booket den pågældende medarbejder til sit projekt. Hvis bare du var i stand til at "kalde dibs" på en bestemt sammensætning af teamet ...
Med Teamdeck kan du kommunikere dine intentioner og booke medarbejdere foreløbigt - du skal bare tilføje et dedikeret tag til din booking. Du kan også oprette brugerdefinerede tags til f.eks. at udtrykke forskellige niveauer af hastende karakter eller tillid til en given booking. Alt sammen for at undgå konflikter med et andet projekts tidsplan.
Overvågning af projektets fremskridt og rapportering er en vigtig del af projektledelsen: Det giver dig mulighed for at holde interessenterne opdateret, men også for selv at få en bedre forståelse af projektets tilstand. Ressourcer og software til projektplanlægningTeamdeck giver dig ofte mulighed for at oprette rapporter over projektaktiviteter, registreret tid, ressourceudnyttelse osv. Brug dem til at undgå at skulle justere din tidsplan.
For eksempel skal du regelmæssigt kontrollere den faktiske tid, som dine medarbejdere har registreret, og sammenligne den med de oprindelige estimater. Går alt mere eller mindre efter planen? Så er det godt! På den anden side kan en uoverensstemmelse mellem estimater og faktiske tal være en indikator for fremtidige problemer med planlægningen.
Ressourcekalenderen (eller projektstyringskalenderen, projektplanlægningskalenderen, ressourceplanlægningssoftwaren) giver dig mulighed for at planlægge, styre og fordele ressourcer mere effektivt - især hvis Microsoft Excel har spillet en hovedrolle i din...
Hvad er det ultimative mål for projektledere? At levere deres projekter med succes. PM'erne indrømmer selv, at det ikke sker særlig ofte: Ifølge den seneste Pulse of the Profession-undersøgelse bliver mindre end 60% af projekterne afsluttet enten...
Kapacitetsstyring er en strategi, som virksomheder bruger til at udnytte produktionseffektiviteten bedst muligt i forhold til efterspørgslen på en service eller et produkt. Det endelige mål med kapacitetsstyring er at: Identificere og...