Hvad er det ultimative mål for projektledere? At levere deres projekter med succes. PM'erne indrømmer selv, at det ikke sker særlig ofte: Ifølge den seneste Pulse of the Profession-undersøgelse bliver mindre end 60% af projekterne afsluttet enten til tiden eller inden for deres oprindelige budget.
Hvad får du ud af denne artikel?
Den rolle, som software til ressourcestyring i processer for planlægning af ressourcekapacitet
Målet med planlægning af ressourcekapacitet
Viden om forskellen mellem ressourceplanlægning og kapacitetsplanlægning
Hvad skal man gøre for at komme tættere på en effektiv kapacitetsplanlægning?
Effektiv styring af ressourcekapacitet kan hjælpe virksomheder med at øge disse tal. I denne artikel vil du lære mere om planlægning af ressourcekapacitet i projektledelse, men vi vil også komme ind på fordelene ved kapacitetsstyring på virksomhedsniveau. Lad os starte med nogle nødvendige definitioner.
Færdighedsbaseret søgning og tildeling af folk til opgaver [skærm fra ressourceplanlægningssoftware].
Uden at komme med en unødvendig introduktion henviser kapacitet til evnen til at opnå, præstere eller producere. Hvis vi bruger virksomhedens perspektiv, betyder det evnen til at opnå eller producere inden for en bestemt tidsdosis. Men hvis vi graver dybere og bruger et operationelt synspunkt, finder vi ud af, at kapacitet forstås som en mængde inputressourcer, der er til rådighed for at producere et relativt output over en periode - det kan vi læse på managementstudyguide.com. Dette omtales ofte som produktionskapacitet, som omfatter det niveau af ressourcekapacitet, der kræves for at imødekomme kundernes efterspørgsel, herunder råvarer, udstyr og arbejdsstyrke.
Men det er ikke den eneste betydning, der er relateret til emnet i dette kapitel. Lad os sammenligne et par andre forståelser af kapacitetsplanlægning.
På Projectmanager.com kan vi læse, at kapacitetsplanlægning er en proces, der stabiliserer de tilgængelige ressourcer for at imødekomme anmodninger eller opgavens kapacitetsbehov. Det kan forstås som en form for mellemværende mellem en person, der har adgang til tilstrækkelige ressourcer, og krav fra projekter og deres forventninger til ressourcer.
Det ser ud til, at Saviom - vores konkurrenter på markedet for software til ressourcekapacitetsplanlægning - deler samme opfattelse: Ressourcekapacitetsplanlægning er at forudsige forskellen mellem kapaciteten og efterspørgslen efter ressourcer. Fra Mavenlinks perspektiv forudsætter ressourcekapacitetsplanlægning 3 aspekter af denne proces. For det første at definere, hvor meget arbejde ressourcerne er i stand til at udføre. For det andet identifikation og en indikation af, hvilken slags arbejde disse ressourcer kan udføre. Det tredje - at matche disse ressourcer fra denne gruppe med de aktuelt anvendte ressourcer for at opfylde projektets forventninger og krav.
Som vi kan læse på Wrikes blog: Kapacitetsplanlægning er processen med at forudse de fremtidige forretningskrav i en organisation eller hos en kunde. Kapacitetsplanlægning har også til formål at sikre, at ressourcer med de nødvendige færdigheder stilles til rådighed for at imødekomme skiftende kunde- og forretningskrav Ud fra dette perspektiv - som også repræsenterer vores tilgang - betyder ressourcer ikke udstyr, software, bærbare computere, byggematerialer, lokaler, budget og så videre. Når man ser på kapacitetsplanlægning i projektledelse, ser man individet, teammedlemmet og medarbejderen. Man ser individer med et bestemt sæt færdigheder. En person med de relevante færdigheder, der er nødvendige for at opfylde kravene i et projekt.
Effektiv kapacitetsplanlægning handler om at sikre ressourcer med et passende, særligt sæt af færdigheder
På projektniveau handler kapacitetsplanlægning om at afgøre, om man har ressourcer nok til at gennemføre et givet projekt. Dens rolle er at sikre, at virksomheden (eller foreningen) har de forventede ressourcer, der kræves til et projekt eller en opgave på et forventet tidspunkt, og at de er i stand til at afslutte projektet med de forventede krav på det forventede tidspunkt.
For at sige mere skal ressourcekapacitetsplanlæggeren kunne give et klart overblik over, hvor mange ressourcer der er nødvendige for at nå et angivet mål (en delopgave, en opgave, et projekt).
Med andre ord handler planlægning af ressourcekapacitet om at forudsige intervallet mellem kapaciteten og efterspørgslen efter ressourcer. Så dem, der har kontrol over kapacitetsplanlægningen, vil tage højde for faktorer som arbejdstid, beherskelse, færdigheder og den gennemsnitlige arbejdstid. For at kunne beregne dit teams kapacitet skal du kende deres tilgængelighed og deres aktuelle arbejdsbyrde.
Et af trinnene i planlægningsprocessen for ressourcekapacitet [skærm fra Teamdeck].
For at sige det ligeud: Hvis man sammenligner Kapacitets- og ressourceplanlægning til ressourcestyring, kan den første reduceres til "at forudse fremtidige forretningskrav og sørge for, at vi har de nødvendige ressourcer til at starte et projekt". Mens Ressourceplanlægning er "at vælge og tildele specifikke ressourcer til og under et projekt eller en opgave".
Man kan også sige, at kapacitetsplanlægning er at undersøge, om de teammedlemmer, roller og kompetencer, der er brug for, uden tvivl er til rådighed til at udføre det indkommende arbejde, før arbejdet rent faktisk planlægges. Mens ressourceplanlægning er at vælge, tildele og planlægge fra denne udvælgelsesboks. Lead-strategi indebærer at skabe overskydende kapacitet til at imødekomme den forventede efterspørgsel og sikre, at der er ressourcer til rådighed til at imødekomme stigende efterspørgsel og fremtidige projekter.
Sammenligning af kapacitetsplanlægning, ressourceplanlægning og ressourceplanlægning. [Kilde: www.kelloo.com]
Ressourceplanlægning handler mere om at koordinere arbejdsstyrken i realtid: Du tildeler folk til projekter, mens du overvåger ressourceudnyttelsen. Som vi ser, betyder ressourceplanlægning styring, ledelse og koordinering af de ressourcer, der er nødvendige for at gennemføre en opgave eller et projekt.
Hvad gør du normalt, når du får til opgave at lede et nyt projekt? Hvordan sammensætter du et team og sikrer dig, at dine teammedlemmer er tilgængelige nok til at udføre alle opgaverne? Projektledere, der forsøger at sikre, at de har tilstrækkelige ressourcer til rådighed, bør gennemføre følgende trin:
Indsaml projektkrav og estimater. Du er nødt til at forstå, hvad der skal gøres for at levere et vellykket projekt. Hvad er det tekniske omfang? Hvilke roller er nødvendige for projektteamet? Hvad er tidsestimaterne for dette projekt?
Identificer tilgængelige ressourcer. Analyser ressourcetilgængeligheden, og find ud af, hvilke personer, der passer til projektets kriterier, der kan deltage i projektteamet.
Tilpas kapaciteten til projektets behov. Beslut, hvem der skal arbejde på projektet, og hvor mange timer de skal bookes til. Ideelt set bør du reservere disse ressourcer, selv om dit projekt ikke er startet endnu. Overvej at bruge en lag-strategi, som indebærer at imødekomme den faktiske efterspørgsel i stedet for den forventede.
Et eksempel på kapacitetsplanlægning er en fødevareproducent, som har brug for at øge produktionen i højsæsonen. De planlægger deres arbejdsstyrke og ressourcer for at imødekomme den øgede efterspørgsel. På samme måde kan et it-agentur tildele flere udviklere til et projekt for at sikre rettidig levering.
Bemærk: I nogle virksomheder vil ressourcechefen være ansvarlig for størstedelen af kapacitetsplanlægningsprocessen. Projektlederen bliver bedt om at anmode om specifikke roller eller færdigheder, og ressourcechefen analyserer ressourcekapaciteten.
Projektledere bør være i stand til at vurdere kravene til deres projekter, men det kan være mere udfordrende at analysere ressourcetilgængeligheden uden at have overblik over medarbejderstaben. Heldigvis har organisationer ofte en ressourcekapacitetsplanlægger til rådighed, som kan strømline hele processen. styring af projektressourcer processen, arbejde effektivt på flere projekter og udarbejde langsigtede strategier for kapacitetsplanlægning.
Planlægning af værktøjskapacitet er afgørende for at sikre og fordele værktøjer og udstyr til fremtidigt arbejde. Det indebærer at forudsige ressourcebehov, forstå, hvilke nye værktøjer der kan være behov for, og sikre, at værktøjerne bruges korrekt og er investeringen værd.
Ressourcekapacitetsplanlæggere som Teamdeck giver dig en enkelt ressourcepool med oplysninger om alles tilgængelighed og arbejdsbyrde (læs om Styring af arbejdsbyrden). Som projektleder kan du filtrere de roller, der er nødvendige for at opfylde dit projekts krav, og tjekke, hvornår disse personer er tilgængelige.
[/vc_column_text]
En ressourcekalender for hele virksomheden er et vigtigt værktøj til vellykket kapacitetsplanlægning.
For at undgå ressourcekonflikter kan du booke udvalgte teammedlemmer på forhånd. Hvis dit projekt endnu ikke er 100% bekræftet, kan du tilføje foreløbige bookinger. Andre projektledere vil se, at disse personer sandsynligvis vil blive tildelt dit projekt, hvis det ender med at blive til noget. Når du får grønt lys, har du en gruppe mennesker, der er klar til at begynde at arbejde på projektet, og en tidsplan, der er synlig for andre ledere i din virksomheds ressourcestyringsapp.
Tilføj foreløbige bookinger for at planlægge dit projekts tidsplan i god tid.
Software til ressourcestyring** gør det lettere at vurdere ressourcekapaciteten. Du kan ikke kun se, om folk allerede er blevet tildelt andre projekter, men du kan også tage deres ferie eller helligdage på din konto. Du vil være i stand til at beregne dit teams faktiske kapacitet og beslutte, om du er klar til at levere projektet inden for den foreslåede tidsramme.
Du får også mulighed for at tage hensyn til økonomien. Nogle ressourcestyringsapps (herunder Teamdeck) giver dig mulighed for at gemme oplysninger om dit teams priser. Brug Teamdecks rapporter til at beregne, hvor mange penge du skal afsætte i budgettet for at sikre dig de medarbejdere, du vil booke til dit projekt. Før du binder dig til dette team, skal du sikre dig, at du har råd til dem med dit nuværende projektbudget. At krydstjekke ressourcekapaciteten med de anslåede omkostninger er endnu en måde at sikre, at dit projekt bliver en succes.
Begge teams har tilstrækkelig kapacitet til at levere et givet projekt. De anslåede omkostninger er dog meget forskellige. Heldigvis kan du vurdere flere scenarier med Teamdeck.
Kapacitetsplanlægning skal hjælpe dig med at undgå over- og underudnyttelse af dit team. Det er dog stadig nyttigt regelmæssigt at overvåge ressourceudnyttelsen, når projektet går i gang. Se vores guide til måling af teamets udnyttelse. Eller - hvis du er nysgerrig på aspekter af projektledelse - læs Værktøjer til kapacitetsplanlægning og en artikel om teknikker.
[/vc_column][/vc_row]
At tilpasse projektefterspørgslen til dit teams kapacitet er en vigtig del af projektledelsesindsatsen, men en kapacitetsplanlægningsstrategi gavner hele organisationen, ikke kun produktionsteams. Når du administrerer en bred portefølje af projekter, bør du ikke glemme kapacitetsstyring. Det vil give dig mulighed for at træffe bedre beslutninger om ressourceallokering, men også støtte andre dele af din virksomhed:
Planlægning af arbejdsstyrkens kapacitet er afgørende for at sikre, at der er et tilstrækkeligt antal medarbejdere med de rigtige færdigheder og i de rigtige jobroller til at imødekomme efterspørgslen. Det hjælper også med at identificere personalebehov, overveje nedskæringer eller omplacere medarbejdere for at nå organisationens mål og forhindre udbrændthed på arbejdspladsen.
HR-teams har et klart overblik over rekrutteringsbehov og får tid nok til at ansætte eller oplære nye medarbejdere. Kapacitetsplanlægning hjælper med at undgå ressourceflaskehalse i fremtiden.
Salgsteams får mere overblik over produktionspipelinen, så de ved, om der er plads til flere projekter i en given periode.
Finansspecialister kan beregne profitprognoser baseret på den planlagte kapacitet og de faktiske projekter, som medarbejderne har fået tildelt.
Tænk over det: Har din virksomhed faste procedurer for for meget eller for lidt teamkapacitet? Hvis ikke, så tag spørgsmålet op på det næste møde i projektledelsesteamet. Måske kan I finde løsninger som F&U-initiativer, når I har ledige medarbejdere og ingen projekter at arbejde på? Når alt kommer til alt, underudnyttelse er ikke godt for medarbejdernes moral.
Kapacitetsplanlægning er også værdsat af medarbejderne. En sådan strategisk tilgang til ressourcestyring betyder, at teammedlemmerne ikke forventes at arbejde over deres kapacitet. Derudover ved medarbejderne, at deres tilgængelighed er synlig og respekteret af lederne. Det er ikke sandsynligt, at de bliver sat på et hasteprojekt midt i deres sommerferie.
Derudover kan indarbejdelse af overskydende kapacitet i din planlægning hjælpe med at dække øget efterspørgsel og forhindre scope creep, hvilket sikrer, at de ressourcekrav, der forudsiges af efterspørgselsprognoser, opfyldes.
Hvis din virksomhed bruger en app til ressourcestyring, ved dine medarbejdere, hvad der er på vej i deres tidsplan: Hvad er det næste projekt, de skal arbejde på, hvor lang tid det vil tage osv.
Vi håber, at denne artikel har overbevist dig om, at kapacitetsplanlægning både er overkommelig og nødvendig. Hvis du glemmer at tjekke, hvor meget kapacitet dit team har, er dit projekt i fare: Du kan sandsynligvis ikke levere det til tiden uden at have nok kvalificerede folk. Samtidig kan du overskride dit budget, hvis du ender med at outsource en ekstra arbejdsstyrke. Heldigvis kan begge scenarier undgås, når du sammenligner kapacitet med efterspørgsel. Husk at bruge software til projektressourcestyring for at gøre hele processen mere robust.
Vil du se, hvor enkel kapacitetsplanlægning er med Teamdeck? Planlæg et opkald med Anielaen af vores kundesucces-eksperter. Hun vil vise dig, hvordan du kan træffe bedre strategiske beslutninger takket være effektiv projektressourcestyring.
Effektiv kapacitetsplanlægning er ikke en isoleret aktivitet; den skal integreres i organisationens bredere strategiske ramme. Ved at tilpasse kapacitetsplanlægningen til de overordnede forretningsmål kan organisationer sikre, at deres projektledelsesindsats bidrager til langsigtet succes. Her kan du se, hvordan du strategisk integrerer kapacitetsplanlægning i din organisation:
Tilpas til strategiske mål: Kapacitetsplanlægning bør understøtte organisationens strategiske mål. Det indebærer at forstå, hvordan ressourceallokering stemmer overens med de bredere forretningsmål, såsom markedsudvidelse, produktudvikling eller driftseffektivitet. Sørg for, at de planlagte projekter er i overensstemmelse med disse strategiske mål, og juster ressourceallokeringen i overensstemmelse hermed.
Fremme samarbejde på tværs af afdelinger: Effektiv kapacitetsplanlægning kræver samarbejde på tværs af forskellige afdelinger. For eksempel skal økonomiteamet afstemme budgetprognoser med ressourceallokering, mens HR skal koordinere rekrutterings- og uddannelsesindsatsen. Tilskynd til regelmæssig kommunikation og samarbejde mellem afdelingerne for at sikre, at ressourceplanlægningen er omfattende og afstemt med de overordnede forretningsbehov.
Implementer agile praksisser: Integration af agile metoder i kapacitetsplanlægningen kan øge fleksibiliteten og reaktionsevnen. Agile metoder lægger vægt på iterativ planlægning og tilpasningsevne, så holdene kan justere ressourcerne i takt med, at projektkravene udvikler sig. Denne tilgang hjælper med at håndtere usikkerhed og forbedrer evnen til at reagere på skiftende projektkrav.
Udnyt dataanalyse: Brug dataanalyse til at informere om beslutninger om kapacitetsplanlægning. Historiske projektdata, målinger af ressourceudnyttelse og præstationsanalyser kan give værdifuld indsigt i ressourcebehov og tendenser. Avancerede analyseværktøjer kan hjælpe med at forudsige fremtidige kapacitetskrav og optimere ressourceallokering baseret på datadrevet indsigt.
Udvikl en ramme for kapacitetsplanlægning: Etabler en formel ramme for kapacitetsplanlægning, der beskriver processer, ansvarsområder og værktøjer. Disse rammer bør omfatte retningslinjer for prognoser, ressourceallokering og overvågning. En struktureret tilgang sikrer konsistens og effektivitet i kapacitetsplanlægningsindsatsen på tværs af organisationen.
På trods af sin vigtighed byder kapacitetsplanlægning ofte på flere udfordringer. Hvis man håndterer disse udfordringer effektivt, kan man forbedre planlægningsresultaterne betydeligt:
Uforudsigelig efterspørgsel: En af de største udfordringer ved kapacitetsplanlægning er at håndtere uforudsigelig efterspørgsel. For at afbøde dette skal du indbygge fleksibilitet i dine kapacitetsplanlægningsprocesser. Brug scenarieplanlægning til at forberede dig på forskellige efterspørgselsscenarier og udvikle beredskabsplaner til at håndtere potentielle udsving i projektkravene.
Ressourcebegrænsninger: Begrænsede ressourcer kan begrænse din evne til at opfylde projektkrav. Prioritér projekter ud fra deres strategiske betydning, og tildel ressourcer i overensstemmelse hermed. Overvej at krydstræne medarbejdere for at øge ressourcernes alsidighed og reducere afhængigheden af specifikke færdigheder.
Nøjagtighed i data: Nøjagtige data er afgørende for effektiv kapacitetsplanlægning. Sørg for, at de data, der bruges til planlægning, er aktuelle og pålidelige. Implementer processer for regelmæssige dataopdateringer og validering for at opretholde nøjagtigheden af oplysninger om ressourcetilgængelighed og arbejdsbyrde.
Huller i kommunikationen: Kommunikationskløfter mellem projektledere og andre interessenter kan føre til forkert ressourceallokering. Etabler klare kommunikationskanaler og regelmæssige check-ins for at sikre, at alle interessenter er informeret om ressourcebehov og projektkrav.
Integration med eksisterende systemer: Det kan være en udfordring at integrere kapacitetsplanlægning med eksisterende projektstyrings- og ressourcestyringssystemer. Sørg for, at dine kapacitetsplanlægningsværktøjer er kompatible med andre systemer, og at data flyder problemfrit mellem dem for at undgå dobbeltarbejde og fejl.
I takt med at teknologi og projektledelsespraksis udvikler sig, er der flere tendenser, der former fremtiden for planlægning af ressourcekapacitet:
Kunstig intelligens og maskinlæring: AI og maskinlæring bruges i stigende grad til at forbedre kapacitetsplanlægningen. Disse teknologier kan analysere store mængder data for at forudsige ressourcebehov, optimere tildelingen og identificere potentielle problemer, før de opstår. AI-drevne værktøjer kan tilbyde mere præcise prognoser og anbefalinger baseret på historiske data og mønstre.
Platforme til integreret ressourcestyring: Tendensen til integrerede ressourcestyringsplatforme er voksende. Disse platforme kombinerer projektstyring, ressourceplanlægning og økonomistyring i en enkelt løsning. Denne integration forbedrer synligheden, strømliner processerne og forbedrer beslutningstagningen ved at give et omfattende overblik over ressourcekapacitet og projektkrav.
Fjernarbejde og hybride arbejdsmodeller: Fremkomsten af eksterne og hybride arbejdsmodeller medfører nye overvejelser om planlægning af ressourcekapacitet. Organisationer er nødt til at tilpasse deres planlægningsprocesser for at tage højde for eksterne teammedlemmer, varierende tidszoner og fleksible arbejdsordninger. Værktøjer og strategier, der understøtter virtuelt samarbejde og ressourcestyring, bliver stadig vigtigere.
Øget fokus på medarbejdernes trivsel: Der lægges i stigende grad vægt på medarbejdernes trivsel i kapacitetsplanlægningen. Organisationer anerkender vigtigheden af balance mellem arbejdsliv og privatliv og indarbejder disse overvejelser i deres ressourceplanlægningsprocesser. Denne tendens omfatter overvågning af arbejdsbyrden for at forhindre udbrændthed og sikre, at ressourceallokeringen understøtter et sundt arbejdsmiljø.
Sporing af ressourcer i realtid: Sporing af ressourcer i realtid bliver mere og mere udbredt, så organisationer løbende kan overvåge ressourceudnyttelse og -tilgængelighed. Denne funktion muliggør en mere dynamisk og responsiv kapacitetsplanlægning, da ledere kan foretage justeringer baseret på data i realtid og nye behov.
Planlægning af ressourcekapacitet er en vigtig del af vellykket projektledelse, og dens betydning rækker ud over de enkelte projekter og påvirker hele organisationen. Ved strategisk at integrere kapacitetsplanlægning i en bredere forretningspraksis, tage fat på fælles udfordringer og holde sig ajour med fremtidige tendenser kan organisationer forbedre deres evne til at levere projekter til tiden og inden for budgettet. Udnyttelse af avancerede værktøjer og teknologier, fremme af samarbejde på tværs af afdelinger og fokus på medarbejdernes trivsel er nøglen til at opnå effektiv planlægning af ressourcekapacitet. Hvis man tager disse metoder til sig, vil det føre til mere vellykkede projekter, optimeret ressourceudnyttelse og en stærkere samlet organisatorisk præstation.
Ressourcekalenderen (eller projektstyringskalenderen, projektplanlægningskalenderen, ressourceplanlægningssoftwaren) giver dig mulighed for at planlægge, styre og fordele ressourcer mere effektivt - især hvis Microsoft Excel har spillet en hovedrolle i din...
Kapacitetsstyring er en strategi, som virksomheder bruger til at udnytte produktionseffektiviteten bedst muligt i forhold til efterspørgslen på en service eller et produkt. Det endelige mål med kapacitetsstyring er at: Identificere og...
Hvis du ikke bruger fremragende software til ressourceplanlægning, er det bedre at kigge på planlægningsteknikker. Planlægningsteknikker hjælper med at tilpasse projektets tidslinje, omfang og ressourcer. En tidsplan skal passe til en bestemt tidsramme og...