Når man spørger om ulemperne ved at være projektleder, vil nogle mennesker nævne lange arbejdsdage og stort pres. Der er ingen tvivl om, at jobbet som projektleder kan kræve, at du foretager vanskelige opkald eller arbejder over. Det betyder dog ikke, at det er et erhverv, der er stressende og udmattende af natur.
På den anden side føler projektledere sig ofte overvældede af den mængde arbejde, de har. Hvis du er en af dem, bør du måske se nærmere på din arbejdsbyrde og spørge dig selv:
Er jeg ramt af job creep?
Læs videre for at finde ud af, hvad job creep er, og hvad der forårsager det. Vi viser også, hvad du kan gøre for at få dit arbejdsliv tilbage på sporet.
Job creep, også kaldet Rolleflugtsker, når man udfører opgaver, der ligger uden for ens rolle eller det aftalte omfang af ens job.
Bemærk, at job creep kan påvirke folk, der arbejder i forskellige roller. I bund og grund betyder det, at man udfører de opgaver, som burde udføres af andre teammedlemmer. For projektledere vil disse opgaver normalt være relateret til projektlevering, ledelse af teamet eller håndtering af kunderelationer.
Michael Wellin skriver i sin bog Managing the Psychological Contract: Using the Personal Deal to Increase Business Performance, bringer en meget interessant pointe op om rolleskred:
Job creep indebærer et vedvarende pres på medarbejderne for at levere mere end de normale krav i deres job. Det er en situation, hvor normen om gensidighed, som har udviklet sig over tid, ikke længere gælder. I stedet øger arbejdsgiveren gradvist sine krav til medarbejderne. Adfærd og præstationer, som tidligere var diskretionære, bliver nu i stigende grad forventet eller taget for givet af arbejdsgiveren. (Wellin, 2007, s. 90)
Som du kan se, får job creep dig til at arbejde hårdere i en given periode (f.eks. indtil projektets lancering), men det kan også udvikle sig til en konstant situation, når din arbejdsgiver forventer, at du altid skal jonglere med alle disse opgaver. Det er en fordel for projektledere at identificere og stoppe rolleskred eller at forhindre det i første omgang.
For bedre at kunne forstå selve fænomenet skal vi se på nogle almindelige årsager til job creep.
Nøglefaktoren bag projektlederes jobflugt er karakteren af deres profession. Kort sagt har andre mennesker en tendens til ikke at forstå den rolle. Elizabeth Harrin, forfatter til Rebellens guide til PMindrømmer, at folk på arbejdspladsen "forstår ofte ikke, hvad det er, hun gør". Når det er tilfældet, kan forventningerne til projektledere være urimelige.
Forestillingen om at være den person, der "har ansvaret for projektet", gør projektledere sårbare over for rolleskift. Når alt kommer til alt, kan næsten alle opgaver undskyldes med, at de er projektrelaterede. Derfor kan projektledere føle, at det i sidste ende er op til dem at levere noget, selv om der er andre i teamet, som burde tage sig af en given opgave.
Hvad nu, hvis der ikke er nogen, der er bedre rustet til at udføre bestemte opgaver? Job creep kan også forekomme som en konsekvens af underbemanding og dårlig HR-prognoser. Hvis der ikke er nogen til at udføre en opgave, ender det ofte med, at PM'en gør det.
Projektledere kan føle trang til at springe til og hjælpe med produktionsopgaver. De er under pres, fordi de skal kommunikere projektets resultater til interessenterne. Aleksandar Olic udtrykte det pænt, da han Han skrev:
Det kan føre til identitetskrise. De kan ikke direkte kontrollere, hvordan et website eller en app kommer til at fungere eller se ud, men de holdes ansvarlige for det endelige resultat. Og når arbejdet skal præsenteres, forventes det, at de ved og taler om alt, som om det var dem, der skabte det.
Endnu en faktor, der gør projektledere udsat for rolleskift, er, at hvert projekt er forskelligt og derfor kræver en vis alsidighed fra projektlederens side. Selv om denne alsidighed ofte kan være begrænset til at bruge passende værktøjer og teknikker, kan det også få projektledere til at påtage sig et større antal opgaver, fordi de føler, at deres projekt kræver det. Hvis det omfang bliver større og større, efterhånden som projektet skrider frem, taler vi om job creep.
Endelig viser det sig, at erfaring på jobbet er meget vigtig for projektledere. Det gælder også, når det drejer sig om rolleskift. Selv om uerfarne projektledere kan have en meget stærk teoretisk baggrund, kan de have svært ved at jonglere med flere opgaver og genkende rolleskridtet.
Job creep i projektledelse kan forebygges. Selv hvis du allerede mærker konsekvenserne, kan du stadig træffe nogle afhjælpende foranstaltninger.
Den grundlæggende handling er at sørge for, at alle er enige om din rolle i projektet. Med alle mener vi:
Hvis du beskriver dit ansvar og endda giver eksempler på ting, der ligger uden for din rolle, hjælper det dig med at sætte forventninger til din præstation. Ideelt set bør du gøre det i begyndelsen af projektet (eller når du forhandler om et jobtilbud), men du kan også gøre det, når du har bemærket de negative konsekvenser af rolleskred.
Hvad der falder uden for rammerne af en PM-rolle kan variere lidt fra projekt til projekt, men hvis du har brug for inspiration til at liste dine kerneopgaver, kan du tjekke dette artikel fra den digitale projektleder.
Når dit ansvar og dine potentielle opgaver er beskrevet - du ved hvad til at arbejde på - det er tid til at etablere nogle regler om Hvordan? Tænk på din tid, og prøv at beskytte den: Fastlæg arbejdstider, hvor du er til rådighed for dit team, informer om dine fridage, og planlæg, hvad du skal gøre, når din arbejdsbyrde bliver vanskelig at håndtere.
Du har måske allerede bemærket, at de fleste af disse tips til at undgå rolleskræk har at gøre med korrekt kommunikation. Projektets gennemsigtighed vil hjælpe dig med at holde styr på din arbejdsbyrde, men også forhindre, at dine teammedlemmer får for mange opgaver. Øg synligheden af dine og dit teams opgaver ved at udnytte ressourcekalendere og timesedler. Projektstyring og værktøj til ressourcestyring vil hjælpe dig med at planlægge arbejdet effektivt, men også med at matche opgaver med folk, der har de mest passende færdigheder.
Apropos evner og kompetencer: Som projektleder kan du føle dig perfekt egnet til at gøre noget (f.eks. designe en webformular) på grund af dine tidligere erhvervserfaringer eller personlige interesser. Og i sjældne tilfælde kan PM'er samtidig være ansvarlige for nogle aspekter af produktionen. Hvis din rolle ikke er hybrid, skal du dog holde dig til dine PM-pligter af hensyn til projektets succes.
Det betyder ikke, at dit design eller din kode er af dårlig kvalitet. Det er ikke nødvendigvis tilfældet. Men når du bruger kræfter på "ekstracurriculære" opgaver, har du mindre tid til at udføre dine kerneopgaver.
Det sidste råd vil især være nyttigt for projektledere, som lige er begyndt at arbejde i branchen. Selvom du helt sikkert er kvalificeret til rollen, skal du huske på, at der er en læringskurve her. Det gælder især de ting, der er mindre håndgribelige: Job creep er en af dem.
Der er stor sandsynlighed for, at der er mere erfarne projektledere i din virksomhed. Måske er der endda en mentorordning på plads? Hvis ikke, så kom med en idé til videndelingsmøder. Du kan også deltage i PM-arrangementer og -konferencer, som arrangeres af lokalsamfundet.
Selv om du ikke er i stand til at deltage i personlige møder, har du stadig adgang til nyttige ressourcer. Følg kanaler og blogs, der handler om projektledelse og er oprettet af andre PM-praktikere. . Her er et par indlæg fra vores egen platform, som du måske vil finde særligt værdifulde:
Ressourcekalenderen (eller projektstyringskalenderen, projektplanlægningskalenderen, ressourceplanlægningssoftwaren) giver dig mulighed for at planlægge, styre og fordele ressourcer mere effektivt - især hvis Microsoft Excel har spillet en hovedrolle i din...
Hvad er det ultimative mål for projektledere? At levere deres projekter med succes. PM'erne indrømmer selv, at det ikke sker særlig ofte: Ifølge den seneste Pulse of the Profession-undersøgelse bliver mindre end 60% af projekterne afsluttet enten...
Kapacitetsstyring er en strategi, som virksomheder bruger til at udnytte produktionseffektiviteten bedst muligt i forhold til efterspørgslen på en service eller et produkt. Det endelige mål med kapacitetsstyring er at: Identificere og...