Virksomheder lægger normalt en stor indsats i ressourceallokering. Du vil gerne holde alle beskæftiget og samtidig sørge for, at deres opgaver er værdifulde (hvilket ofte betyder fakturerbare) for virksomheden. Det bliver virkelig vanskeligt, når dit team vokser, især når du skal tildele folk flere projekter på samme tid.
Artiklen indeholder:
Et par formler til at måle ressourceudnyttelsesgraden
Hvad betyder tilgængelighed i ressourceudnyttelsen?
Den indflydelsesrige rolle, som software til ressourcestyring i udnyttelsen af ressourcer
Forskelle mellem produktiv udnyttelse og fakturerbar udnyttelse
Sådan implementerer du ressourceudnyttelse
En af de nemmeste måder at kontrollere, om din allokeringsindsats er vellykket, er ved at spore dit teams udnyttelse og ressourcekapacitet. Før vi introducerer dig til forskellige målinger og formler for ressourceudnyttelse, vil vi gerne definere ressourceudnyttelse på en forståelig måde. Derfor præsenterer vi i denne artikel - ligesom i mange andre - en sammenligning af definitioner, betydninger og udtryk, der bruges af projektledere.
Indsigt i medarbejder- eller ressourceudnyttelse er forbundet med begreberne "overudnyttelse" og "underudnyttelse". Begge dele bør du være opmærksom på. Hvorfor er det sådan? For meget arbejde eller for mange opgaver i løbet af et projekt (multitasking) betyder ikke, at det bliver afsluttet helt eller med de funktioner, som man troede. Så før vi går i gang, så tag et kig på Gartners konklusion fra undersøgelsen Sådan undgår du at overbelaste dit IT-projektteam.At overbelaste folk giver som regel bagslag, reducerer ydeevnen og øger antallet af fejl. Gartner-undersøgelser viser, at teams med lavere udnyttelsesgrad kan reducere den tid, det tager at levere forretningsværdi, med 30% eller mere. Når man ved det, giver det god mening at holde øje med ressourceudnyttelsen.
Med en omskrivning af Project Management Institutes (PMI) definition forstås projektledelse som brug af specifik viden, kompetencer, færdigheder, udstyr, værktøjer, software, processer og teknikker til at producere noget af "værdi for mennesker". Det kan let tolkes som, at projektledelse handler om at gøre ting ved hjælp af det, vi har. Mentalt og fysisk.
Og hvis vi ville være sarkastiske, kunne vi bruge tvetydigheden i udtrykket "værdi for mennesker" og sige, at det foreslåede PMI-koncept for et projekt også kan betyde skabelsen af en social bevægelse, herunder en politisk eller religiøs.
Men sammenlignet med ovennævnte PMI-definition kan Association for Project Managements forslag betragtes som mere stringent. Den sidste lægger vægt på objektive og målbare kriterier, som f.eks. tid og budget.
I erhvervslivet pålægger begge - selv om de er til forhandling - en vis projektramme. Uanset om vi taler om en kundeopgave eller en opgave, som en virksomhedsdirektør har sendt til marketingafdelingen, skal opgaven afsluttes inden for den forventede eller, for at være rigtig, kommercielt levedygtige tidsramme og give et afkast på investeringen. Så ifølge APM: Projektledelse er anvendelsen af processer, metoder, færdigheder, viden og erfaring til at opnå specifikke projektmål i henhold til projektets acceptkriterier inden for aftalte parametre. Projektledelse har endelige leverancer, der er begrænset til en begrænset tidsskala og et begrænset budget. Så i modsætning til bare ledelse, hvis vi taler om projekter i projektledelse, indeholder hvert projekt krav som tid og budget for hvert projekt, der skal afsluttes. Nogle eksempler på projektressourcer (med nogle få krav) er vist nedenfor:
Skab en atombombe med en sprængkraft, der ikke er mindre end zar-bombens, inden for 24 måneder og med et budget på $50 millioner.
at bygge en dæmning på Vistula-floden indtil 31. marts 2025, uden at overskride budgettet på 120 millioner USD
udvikling af en desktop-app (herunder analyse af konverteringsveje og valg af den bedste) på 8 uger for en skoproducent, med 12.000 USD
Opfriskning af brandpositionering (herunder distribution af nyt BTL-materiale) på 12 måneder inden for et budget på $100 000
Ud fra eksemplerne ovenfor kan vi forestille os, hvor mange trin, administrative opgaver og procedurer der er involveret i hvert projekt. Hvor mange mennesker - med relevante færdigheder - bliver en del af hvert af dem?
Så som sagt er projektledelse anvendelsen af processen. Eller vi kan sige det ligeud: Projektet er en proces. Og processen kaldes projektledelsens livscyklus. På internettet kan man finde en opdeling i 3, 4, 5, endda 6 og 7 faser af denne proces. Men den mest populære tilhører det nævnte PMI og antager 5.
Som du kan se, er hver fase en gruppe af opgaver, og der er mange forskellige spørgsmål og udfordringer bag hver fase. Det er også værd at tilføje - især for dem, der er helt i begyndelsen af deres rolle som projektleder - at disse faser ikke altid skal behandles kronologisk. Nogle elementer kan påbegyndes tidligere, mens andre er en løbende proces i løbet af projektet (f.eks. performance management eller - for at være mere præcis i forhold til emnet for denne artikel - brugen af ressourceplanlægningsværktøjet). Og hver af dem bliver - på en eller anden måde - optimeret gennem hele processen. Ressourceudjævning er en vigtig teknik, der bruges til at afbalancere ressourceallokeringen og undgå over- eller underudnyttelse i løbet af projektets livscyklus.
For at vende tilbage til hovedemnet, hvor i PM's livscyklusproces er ressourceudnyttelse vigtig?
Af de 5 faser i processen findes ressourceudnyttelse i fase tre. Som en del af overvågnings- og kontrolfasen eller, for at være præcis, som en del af performance management.
Indledning og undfangelse
Planlægning
Lancering og udførelse
Overvågning og kontrol det omfatter kontrol af ydeevne, dvs. ressourceudnyttelse
Afslutning af projektet
For ledere er ressourceudnyttelse den mest værdifulde og nyttige måling og KPI inden for performance management.
Som vi ved, er ressourceplanlægning og ressourceplanlægning afgørende for at sikre, at en projektplan blomstrer. Effektiv ressourceudnyttelse er en anden del af puslespillet, eller - som vi gerne vil sige - ressourcestyring. Mens ressourceallokering refererer til - enkelt sagt - at tildele en dygtig ressource til en opgave, måler ressourceudnyttelse effektiviteten og den tid, som denne ressource bruger på den tildelte opgave (fakturerbart eller strategisk arbejde, ikke-fakturerbare timer/minutter, administrative timer/minutter osv.)
Ressourceudnyttelse er en indikator, der hjælper projektledere og ressourceansvarlige med at finde ud af, hvordan deres medarbejdere bruger deres tid i løbet af et projekt. Takket være denne viden kan de foretage langt mere effektive vurderinger og beslutninger om ressourcetildeling, som øger produktiviteten og rentabiliteten. Ressourceudnyttelse måler den enkelte medarbejders produktivitet og/eller hele teamets udnyttelsesgrad. Den overvåger, om dine medarbejdere er overudnyttede eller underudnyttede, og fastlægger en politik for styring af arbejdsbyrden.
For at sige det mere præcist er beregning af ressourceudnyttelsesgrad fra projektlederes og virksomheders perspektiv et udtryk, der bruges til at beskrive den procentdel af en medarbejders tilgængelige tid, der bruges på fakturerbare opgaver eller projekter. Ressourceudnyttelsesgraden viser, hvor meget af teamets tid der bruges på fakturerbare opgaver, og hvor produktivt hvert teammedlem er. Ressourceprognoser hjælper projektledere med at forudsige fremtidige ressourcebehov baseret på aktuelle udnyttelsesmålinger.
Med andre ord er ressourceudnyttelse en måling, der viser, om hele dit team eller specifikke medarbejdere er fuldt booket. Det refererer til processen med at planlægge projektet og få mest muligt ud af de tilgængelige ressourcer i virksomheden.
Hvis du f.eks. ved, at en person allerede er overudnyttet og simpelthen har for meget at se til, kan du lede efter en anden person med lignende færdigheder, som ville passe ind i dit projekt. Denne metrik hjælper også med at identificere folk, der er underudnyttede, så du kan tildele dem nye projekter.
Den eneste måde at finde ud af det på er at gennemgå mulighederne og vælge den, der passer bedst til dine behov. Ressourceoptimeringsteknikker kan hjælpe med at forbedre effektiviteten og nøjagtigheden af dine beregninger af ressourceudnyttelsen.
Den typiske formel for ressourceudnyttelse er:
Denne værdi, udtrykt i procent, viser dig, hvor meget af dit teams tid der bruges på at arbejde.
Selv om det lyder ligetil, er der flere spørgsmål, der melder sig, når man forsøger at måle ressourceudnyttelsen. Skal du basere din beregning på faktisk arbejdstid (timesedler) eller snarere planlagt arbejdstid? Hvad med ferie og betalt fritid? Hvor ofte bør du overhovedet følge dit teams ressourceudnyttelsesplan? En veldefineret ressourceallokeringsstrategi kan i høj grad påvirke nøjagtigheden af dine beregninger af ressourceudnyttelsesgraden.
Svaret er: Det kommer an på det. Der er så mange variabler, at det stort set er umuligt at anbefale en universelt god løsning. Den eneste måde at finde ud af det på er at gennemgå mulighederne og vælge den, der passer bedst til dine behov.
En måde at måle ressourcekapacitetsudnyttelsen på er at sammenligne deres tilgængelighed med den planlagte arbejdstid.
Effektiv ressourceplanlægning er afgørende for at sikre, at bookinger stemmer overens med teamets tilgængelighed.
Den største fordel ved denne metode er, at hvis scoren er for lav, kan du stadig optimere dine planer. Gå til din tidsplan og se, om dine projekter er planlagt korrekt. En omfattende ressourceallokeringsplan kan hjælpe med at sikre, at alle ressourcer udnyttes effektivt, og at huller minimeres. Måske har nogle personer huller i deres bookinger, eller du har f.eks. to udviklere, der arbejder 4 timer om ugen på et projekt, hvor du kunne have 1 person, der arbejdede fuld tid på det?
Find ud af, hvordan du kan udfylde hullerne i dit teams tidsplan. Måske skal du starte et F&U-projekt eller indføre innovationsfritid? Det vil ikke kun hjælpe dig med at undgå tabt produktivitet, men det er også en god måde at holde folk engagerede på. Underudnyttelse er mere frustrerende for dine medarbejdere, end du måske er klar over.
Pas på, at folk ikke får for meget at se til. Der er risiko for, at deres opgaver ikke bliver leveret til tiden (og du ønsker ikke, at de skal være udmattede). Deres overbookinger kan betyde, at du er nødt til at ansætte nye teammedlemmer.
Endelig er beregning af den anslåede ressourceudnyttelse en nem måde for dit salgsteam at se, hvor meget plads der er tilbage i din produktionspipeline. På den måde er det mindre sandsynligt, at du går glip af forretningsmuligheder (eller forpligter dig til projekter, som du dybest set ikke er i stand til at levere til tiden).
Alt i alt hjælper en analyse af din bookingbaserede ressourceudnyttelsesscore dig med at optimere og forbedre ressourceudnyttelsen og -allokeringen og forudsige salgs- eller rekrutteringsbehov.
En anden måde at måle ressourcer på og opnå optimal udnyttelse er at sammenligne teamets registrerede timer (timesedler) med deres tilgængelige timer. Mange mener, at det er den eneste måde, hvorpå man præcist kan vise, hvordan man beregner ressourceudnyttelsen, fordi man opererer med faktiske arbejdstimer og ikke kun med estimater. Ressourcesporing er afgørende for nøjagtig overvågning og registrering af ressourceforbruget over tid.
Mange mener, at det er den eneste måde, hvorpå man præcist kan vise, hvordan man beregner ressourceudnyttelsen, fordi man opererer med faktiske arbejdstimer og ikke kun med estimater.
Da det er en retrospektiv score, kan du normalt ikke gøre skaden god igen, selv om din score er skuffende. Den hjælper dig dog med at træffe bedre beslutninger i fremtiden.
Historiske data om teamets ressourceudnyttelse er forskellige og kan være en god indikator for, om du har brug for at ansætte ekstra folk (eller finde ekstra opgaver til dine eksisterende teammedlemmer). Du kan også tjekke, hvor produktive dine medarbejdere plejer at være.
Min anbefaling er at bruge begge metoder til at beregne ressourceudnyttelsen. Sammenlign den faktiske (registrerede) udnyttelse med den estimerede (baseret på bookingerne), og analyser forskellene. De kan pege på problemer med at estimere arbejdsbyrden eller problemer med projektledelsen. Tjek, om der er personer eller projekter, som gentagne gange ligger over eller under deres estimerede udnyttelsesgrad. En sådan analyse giver dig mulighed for at få øje på forbedringsområder og tage affære. Analyse af ressourceudnyttelse hjælper projektledere med at forstå mønstre og træffe datadrevne beslutninger for fremtidige projekter.
Nu hvor du kender forskellige formler til beregning af ressourceudnyttelse, er det tid til at gøre tingene lidt mere komplicerede. Indtil nu har vi brugt udtrykket "tilgængelige timer". Men hvad betyder det egentlig? Skal du tænke på tilgængelighed som den tid, hvor din medarbejder var på arbejde? Eller skal du også inkludere ferier og helligdage?
Først tænker du måske, at det er kontraintuitivt at inkludere fritid i den samlede tilgængelighed, når alt kommer til alt var folk tydeligvis ikke tilgængelig så. Men tænk på, at du måske stadig skal kompensere dine medarbejdere for denne periode, hvis du arbejder med faste lønninger.
Som arbejdsgiver vil du måske gerne se, hvor meget tid dine teammedlemmer faktisk bruger på at arbejde i det store hele. Hvis du beslutter dig for at inkludere fritid i din beregning, skal du huske, at dit teams ideelle ressourceudnyttelse kan være betydeligt lavere i de travleste feriemåneder (december og august). Planlægning af ressourcetilgængelighed hjælper med at sikre, at du har de rigtige ressourcer til rådighed, når der er brug for dem, selv i de travleste ferieperioder.
Nogle virksomheder bruger 2080 som et fast antal timer (52 uger * 40 timer). Andre beregner det faktiske antal tilgængelige arbejdstimer i et givet år. Hvis du vil udføre mere avanceret filtrering (f.eks. inkludere ferietimer, udelukke helligdage, tage højde for deltidsansatte), bør du overveje at bruge software til ressourcestyring.
Når din definition af "ledige timer" er klar, bør du overveje, hvad det er, du kalder "arbejdstid". Taler du om alle de timer, dine medarbejdere bruger på arbejdsrelaterede aktiviteter, f.eks. på at skabe et internt projekt? Eller måske de timer, de bruger på at arbejde med ting, som du kan fakturere dine kunder for.
Du kan beregne den såkaldte "produktive udnyttelse", som tager højde for alle de travle timer, og "fakturerbar udnyttelse". Sidstnævnte er især værdifuld for bureauer, konsulentfirmaer eller softwarehuse: virksomheder, der arbejder på projekter for deres kunder. Med fakturerbar udnyttelse kan du måle, hvor meget tid dine medarbejdere bruger på arbejde, der rent faktisk betaler sig. Ressourcefakturering er afgørende for at spore og styre fakturerbare timer til kundeprojekter.
Du har måske fundet den formel, du vil bruge til at måle ressourcetilgængelighed og -udnyttelse, men du er nødt til at tage højde for de konstant skiftende data. Folks fremtidige tilgængelighed ændrer sig, hver gang de beder om en fridag eller bliver syge, hvilket også påvirker dine bookinger.
Der er al mulig grund til at tro, at dine data skal opdateres regelmæssigt, og at dit teams udnyttelsesgrad også skal justeres i realtid. Den nemmeste måde at holde styr på det på er at bruge software til ressourcestyring. Ressourcestyring i realtid giver mulighed for dynamiske justeringer af ressourceallokeringen baseret på aktuelle data. Vi har udviklet Teamdeck som et værktøj til ressourcestyring, der kan automatisere din indsats, så du kan fokusere på dine projektledelsesopgaver.
Teamdeck bruger tre slags datapunkter til dine beregninger:
tilgængelighed (samt fridage og helligdage),
bookinger (planlagt arbejdstid),
timesedler (registrerede arbejdstimer).
På den måde kan du beregne både den estimerede og den faktiske teamudnyttelse og derefter sammenligne dem. Denne software leveres med en rapporteringspakke, der giver dig mulighed for at visualisere dine data og dele dem med dine individuelle teammedlemmer (eller kunden). Ressourcestyringsværktøjer har omfattende funktioner til at spore, analysere og optimere ressourceudnyttelsen.
Ressourcekalenderen (eller projektstyringskalenderen, projektplanlægningskalenderen, ressourceplanlægningssoftwaren) giver dig mulighed for at planlægge, styre og fordele ressourcer mere effektivt - især hvis Microsoft Excel har spillet en hovedrolle i din...
Hvad er det ultimative mål for projektledere? At levere deres projekter med succes. PM'erne indrømmer selv, at det ikke sker særlig ofte: Ifølge den seneste Pulse of the Profession-undersøgelse bliver mindre end 60% af projekterne afsluttet enten...
Kapacitetsstyring er en strategi, som virksomheder bruger til at udnytte produktionseffektiviteten bedst muligt i forhold til efterspørgslen på en service eller et produkt. Det endelige mål med kapacitetsstyring er at: Identificere og...