Vi har alle hørt om og måske endda oplevet den lammende effekt, som flaskehalse har på en organisation. Udtrykket "flaskehals" henviser til enhver situation, der skyldes både personalemæssige eller tekniske problemer, som forsinker gennemførelsen af et projekt. Disse situationer kan udløses af, at en afdeling er overfyldt med arbejde, en teknisk fejl eller endda stress, der reducerer hele teamets produktivitet.
Generelt måles systemets kapacitet ud fra flaskehalsens kapacitet. Denne tilstand kan være skadelig både for teamets indre arbejde, når frustrationen stiger, og temperamentet blusser op, og for virksomhedens image udadtil. Ingen har lyst til at fremstå som inkompetent, når alt kommer til alt! Dertil kommer de økonomiske byrder, som sådanne flaskehalse medfører, da rentabiliteten kan falde betydeligt. I denne artikel vil vi gennemgå, hvordan man identificerer flaskehalse, hvordan man løser dem, og hvordan Teamdeck passer ind i løsningen på denne gåde.
Den hurtigste måde at identificere en flaskehals på er at se på din virksomheds arbejdsgang og identificere, om arbejdet udføres jævnt eller i ryk (Mere om System til styring af arbejdsgange). Sidstnævnte situation er symptomatisk for problemet. Noget at bemærke er, at flaskehalse ikke bør skræmme dig, fordi de er almindelige i enhver virksomhed. Selv om de er en årsag til frustration, vil det at blive irriteret kun forhindre dig i at løse problemet effektivt og i bedre tid. Interessant nok opstår de fleste flaskehalse under softwaretest og kvalitetsvurderingsprocesser.
Det første skridt til at vinde kontrollen tilbage under en flaskehals er at overvåge situationen nøje og identificere de mest presserende problemer. Den forkerte måde at nærme sig disse problemer på er at angribe dem kvantitativt. Hvis vi blindt kaster penge og menneskelige ressourcer efter problemet, er det usandsynligt, at vi løser problemerne. Det vil bare være spild af tid og kræfter. Først skal du have en passende diagnose. Først derefter bør du tage skridt til at løse problemet. Løsninger bør være af kvalitativ karakter. Når vi har identificeret de elementer, der bidrager mest til flaskehalsen, kan vi iværksætte passende løsninger. Lad os identificere nogle almindelige løsninger til bekæmpelse af flaskehalse:
Medarbejdere, der befinder sig midt i den metaforiske storm, bør udpeges til at håndtere de mest kritiske problemer. At beskæftige sig med småting på dette tidspunkt vil medføre betydelige forsinkelser og større omkostninger.
Det er en meget upopulær holdning og kan resultere i utilfredse medarbejdere, men det kan afhjælpe problemet som en kortsigtet løsning. Du kan bruge det sparsomt som en hurtig løsning, men at overbebyrde medarbejderne kan resultere i frustration og udbrændthed. Fokus bør være på ideer, der sikrer systemets effektivitet som helhed uden at misbruge arbejdsstyrken.
Det gælder både menneskelige og materielle ressourcer. Ved at registrere, hvad der sker, kan du finde frem til aktiviteter, hvor ressourcerne spildes på ikke-værdiskabende aktiviteter.
Udarbejdelse af protokoller for bedste praksis, som alle medarbejdere vil gøre sig bekendt med, vil give mulighed for bedre tidsstyring (med kreativ software til tidsregistrering for bureauer), mindre nedetid, og i tilfælde af stor udskiftning vil det give nye medarbejdere mulighed for hurtigt at komme op i omdrejninger med mere erfarne medarbejdere.
Hold dig ajour med de nyeste teknologiske landvindinger og værktøjer. Mere effektiv teknologi vil give dine medarbejdere mulighed for at fokusere på andre aspekter af produktionsprocessen og rette indsatsen mod de mere problematiske elementer i flaskehalsen.
Hvis man tildeler ekstra personale til det problematiske led i produktionskæden, kan det hjælpe med at afhjælpe flaskehalsen. Det skal selvfølgelig ske med en vis grad af planlægning for at sikre, at personen med den rette knowhow er på stedet for at tilbyde løsninger. Hvis marketingafdelingen f.eks. kun har adgang til én travl grafisk designer, kan ansættelse af en anden grafisk designer hjælpe med at løse problemet og få marketingafdelingen på rette spor.
Feriesæsoner er ensbetydende med, at medarbejdernes fravær hober sig op. Det er skadeligt for den organisatoriske arbejdsgang. Koordiner ferietidspunkter med medarbejderne på forhånd for at undgå at lamme afdelingerne på grund af stort fravær.
Almindelige årsager til flaskehalse er dårlige ledelsesbeslutninger og mangelfuld organisering på ledelsesniveau. I en organisation, hvor én person er ansvarlig for at jonglere med flere afdelinger, kan vedkommende f.eks. være det sted, hvor flaskehalsen opstår. Hvis man uddelegerer beslutningsprocesserne til en anden medarbejder, reducerer man flaskehalsene, fordi man træffer beslutninger hurtigere. Det kræver selvfølgelig, at den person, der er årsag til forsinkelserne, giver afkald på sine mikroledelsestendenser!
Teamdeck er ideelt til at koordinere flaskehalshåndtering på grund af den måde, det tilskynder til effektive arbejdsgange. Det er et perfekt værktøj til styring af ressourceallokering, medarbejdernes skift og fravær. Du kan løse de ovennævnte problemer, som f.eks. at vælge de rigtige mennesker til problemet, ved at bruge Teamdecks funktion, som gør det muligt at allokere menneskelige ressourcer baseret på deres erfaring, ekspertise og tilgængelighed. Dette muliggør langsigtet planlægning, da du kan analysere din organisations struktur over lange perioder. Du kan også på forhånd være helt klar over, hvor der kan opstå potentielle problemer på grund af personalemangel.
En anden fordel ved at maksimere medarbejdernes effektivitet er programmets funktion, der gør det muligt at overvåge medarbejdernes arbejdsbyrde regelmæssigt. Teamledere kan altid være opmærksomme på deres teams aktuelle arbejdsbyrde. Det giver mulighed for at uddelegere medarbejdere, der har mere fritid, til at hjælpe dem, der er belastet med for mange opgaver. En anden værdifuld funktion er Teamdecks evne til at overvåge dine udgifter regelmæssigt. Det er afgørende, når man skal bekæmpe flaskehalse, der har en negativ effekt på et projekts budget.
Flaskehalse er uundgåelige selv i de mest effektive virksomheder. Tekniske fejl, medarbejderfravær og de utallige andre potentielle problemer, der opstår, sker overalt. Selvfølgelig er det vigtigt at søge efter teknologiske eller organisatoriske løsninger... Men det er også vigtigt at huske på de psykiske problemer, som medarbejdere og teamledere kan komme ud for under en flaskehals. En af de vigtigste "do not's" i forbindelse med flaskehalse er at lade aggressioner dominere problemløsningsprocessen.
Det er alt for nemt at lade vreden diktere diskussionen. En usund dialog internt i virksomheden kan påvirke virksomhedens præstationer alvorligt og forårsage alvorlige problemer, som vil vare meget længere end flaskehalsen. En umoden følelsesmæssig reaktion på forsinkelser i produktionen kan resultere i, at medarbejderne oplever højere stressniveauer, hvilket fører til udbrændthed og depression. En ulykkelig arbejdsstyrke vil være ude af stand til at løse problemer. Den udviser mindre entusiasme, og teamet kan i værste fald søge arbejde et andet sted - hvilket skaber endnu flere problemer, der skal håndteres. Når man tager højde for, at flaskehalse er udbredte og allestedsnærværende, bør ledelsen møde problemet med empati og forståelse. At opnå dette vil være det vigtigste skridt i løsningen af enhver organisations problemer.
På trods af at det er en ond cirkel, der vil vise sit grimme ansigt nu og da, er flaskehalse en vigtig del af enhver virksomheds vækst. Da de er uundgåelige, kan vi lige så godt omfavne dem og behandle dem som muligheder for at reflektere over de forskellige aspekter af vores organisation. De er fremskridtets brændstof og giver os mulighed for at udforske nye teknologiske løsninger eller ledelsesstile.
Det vil hjælpe os med at genvinde produktiviteten og midlertidigt udglatte de mest irriterende folder. Vi lever i en guldalder, når det gælder om at håndtere disse problemer, da den teknologiske revolution i de sidste 30 år har ændret den måde, vi arbejder og løser problemer på.
Det har bl.a. givet os innovative programmer som Teamdeck, der er software til ressourceplanlægning til håndtering af organisatoriske spørgsmål på arbejdspladsen. Samtidig er en voksende følelse af virksomhedsansvar og -etik blevet mere fremherskende. I dag forstår flere og flere ledere den underliggende kraft i at behandle medarbejderne med værdighed. Disse to fremskridt i erhvervslivet har resulteret i de ovennævnte værktøjer og tips til at håndtere Kapacitetsstyring flaskehalse. Det ligger i menneskets natur at finde løsninger på problemer, og vi vil aldrig løbe tør for kriser at løse, så vi kan lige så godt løse dem så menneskeligt som muligt.
For dem, der er på udkig efter eller ønsker at være tættere på software til projektplanlægning eller Værktøjer til kapacitetsplanlægning marked - lad os komme videre med vores artikler.
Ressourcekalenderen (eller projektstyringskalenderen, projektplanlægningskalenderen, ressourceplanlægningssoftwaren) giver dig mulighed for at planlægge, styre og fordele ressourcer mere effektivt - især hvis Microsoft Excel har spillet en hovedrolle i din...
Hvad er det ultimative mål for projektledere? At levere deres projekter med succes. PM'erne indrømmer selv, at det ikke sker særlig ofte: Ifølge den seneste Pulse of the Profession-undersøgelse bliver mindre end 60% af projekterne afsluttet enten...
Kapacitetsstyring er en strategi, som virksomheder bruger til at udnytte produktionseffektiviteten bedst muligt i forhold til efterspørgslen på en service eller et produkt. Det endelige mål med kapacitetsstyring er at: Identificere og...