Teknologibranchen er utrolig dynamisk: Projekter ændrer sig, der dukker hele tiden nye løsninger op, som skal implementeres, og teams står over for udskiftning af medarbejdere. For at mestre denne tornado af forandringer skal din ressourcestyring være bundsolid. Denne artikel viser dig, hvordan du gør det.
Vores læsere lærer det at kende:
At vide, hvordan man forbedrer sig styring af projektressourcer er afgørende for ethvert softwarehus. Det er et faktum. De sælger deres medarbejderes tid for deres kunders penge. Vi taler trods alt ikke om et repetitivt job, hvor de samme medarbejdere hver dag i mange år kommer på kontoret for at udføre de samme opgaver i 8 timer.
Før du beslutter dig for at tage skridt til at forbedre ressourcestyringen i din softwarevirksomhed, skal du vide, hvorfor det overhovedet er værd at gøre en indsats. Det kommer du til:
Der kommer et tidspunkt, hvor du efter at have brainstormet med dit ledelsesteam beslutter, at noget absolut skal ændres, og at din virksomhed kræver nye løsninger. Du har brug for en moderne tilgang og reformer, så du kan tage markedet med storm og efterlade dine konkurrenter langt bag dig. Du vil have det hele. Og du vil have det nu.
Desværre er det netop grunden til, at ambitiøse planer ofte ikke bliver til noget. Selv med den bedste ressourcestyring er det ikke muligt at gennemføre alle ændringer på én gang. Især når du har at gøre med en Mellemstort eller stort softwarehushvor processer skal arbejde sammen. Dit første skridt til at optimere dit arbejde er derfor at identificere problemet (eller problemer). Måske er det svage punkt personalemangel, manglende sporing af fyringer og ferier, manglende dokumentation til onboarding af nye medarbejdere og overdragelse af projekter, undervurderede eller overvurderede projekter, kompliceret beslutningstagning. Den bedste måde at identificere problemer på og starte en forandring i din organisation er at analysere data. Rapporter baseret på de forskellige processer og resultater i din virksomhed vil vise sig at være uvurderlig.
At vide, hvad der skal ændres, er grundlaget for at foretage ændringen. Det næste skridt er at prioritere disse problemer. Overvej, hvilke der forårsager de største tab eller blokerer for andre processer - tag fat på dem først, og gennemfør derefter yderligere forbedringer en efter en. Det er værd at opdele store projekter i individuelle faser og opgaver for systematisk at nå målene.
Ofte er gennemførelsen af en opgave, selv en simpel en af slagsen, som at hoppe med en bold.
Den situation, der er beskrevet ovenfor, er selvfølgelig ret karikeret ... men ikke så meget? Problemet med den komplicerede proces med at acceptere individuelle faser og tvivl om, hvem der har myndighed til at træffe beslutninger om forskellige spørgsmål, påvirker mange virksomheder. Og ikke kun de store - selv en organisation på 20 personer kan stå over for en acceptflaskehals. Det første krisemoment er, når ledelsen ikke længere er i stand til at beslutte alt personligt. Det er det øjeblik, hvor den er nødt til at uddelegere mere selvstændighed til medarbejdere på mellemniveau. Jo flere mennesker der er i virksomheden, jo mere vil problemet blive uddybet, så en effektiv struktur skal på plads så hurtigt som muligt. Især fordi tempoet i startup-udvikling ikke tilgiver langsommelighed. Blokering af arbejdscyklussen er den bedste måde at miste tid og penge på.
Se, hvem der har myndighed til at træffe beslutninger. Det næste skridt er at forenkle hele processen, og det gøres bedst ved at give de enkelte afdelinger og specialister en vis autonomi. Hvis man opstiller generelle regler for de aktuelle opgaver, vil det gøre det daglige arbejde betydeligt hurtigere. I en moderne virksomhed er det værd at satse på et godt workflow, selv om man giver afkald på total kontrol.
For at forvalte dine ressourcer godt skal du vide, hvad du har til rådighed. Det er ligesom i et spil - du kan ikke spille godt, hvis du kun kender halvdelen af dine kort. De grundlæggende oplysninger, der er vigtige for dig, er:
Din ressourcebase er nøglen til effektiv projektledelse og til at uddelegere folk, hvor der er brug for dem. Det giver dig mulighed for at styrke teams, der har for meget arbejde på deres skuldre. Det giver dig også mulighed for at tildele nye opgaver til de medarbejdere, der simpelthen ikke har noget at lave og keder sig. Det ville selvfølgelig være ineffektivt at opbevare og bruge sådanne data i dit eget hoved eller i Excel-tabeller. Det er derfor en god idé at bruge værktøjer til ressourcestyring der på en klar måde viser dig, hvilke teammedlemmer der nu er i stand til at engagere sig i hvilke opgaver og i hvilke projekter, de vil gøre det bedst.
En meget almindelig blokade for godt arbejde er mangel på den nødvendige viden og de nødvendige materialer. Hvor mange gange har du været nødt til at spørge flere eller flere personer i virksomheden, hvor bestemte filer eller dokumentation er? Denne proces er trættende og tidskrævende, selv når det drejer sig om nuværende medarbejdere i virksomheden. Forestil dig, hvad der sker i det øjeblik, nogen rejser ... og med dem den hemmelige viden om, hvor man kan finde materialer vedrørende det projekt, du arbejder på i øjeblikket.
Viden er også din ressource, og den er utrolig vigtig. Opret en god, organiseret database med alle de materialer, du kan finde nyttige i onboarding-processen, ved overtagelse af ansvarsområder eller bare i din daglige virksomhedsrutine. Det er selvfølgelig ikke en engangsproces - sådanne baser giver kun mening, hvis de holdes opdaterede. Softwarehuset genererer så meget information, at det skal blive en vane. Men du kan være sikker på, at alle vil få gavn af det.
De forskellige afdelinger i en virksomhed opfører sig nogle gange som separate organismer. Det er trods alt deres funktion. Hver afdeling skal tage sig af forskellige aspekter for at få virksomheden til at fungere som et urværk. På den anden side kan man som organisation opnå meget mere, hvis de forskellige afdelinger støtter hinanden.
Nye virksomheder kan give marketingafdelingen god indsigt i, hvordan man skaber indhold, mens marketingafdelingens promovering er god for salget. Marketing kan også gøre meget for at forberede et overbevisende tilbud. Udviklere kan hjælpe HR-afdelingen med at lave de bedste jobannoncer ved at fortælle dem, hvad de skal kigge efter, og hvordan de skal overbevise kandidaterne. Så kan HR-afdelingen ansætte nye medarbejdere med de mest ønskværdige kompetencer, som vil være perfekte til det projekt, I arbejder på.
Ved at forbedre kommunikationen mellem afdelingerne og sørge for, at de ved, hvad hinanden arbejder med, og hvad de har brug for, kan du give den rette støtte og opnå endnu mere gennem synergi. Et integreret team er meget vigtigt for kvaliteten af dit arbejde og dine medarbejderes velbefindende.
Det eneste konstante på markedet er dets volatilitet. At opdatere sin viden om branchens aktuelle behov er en historie, der aldrig slutter. En del af at forbedre ressourcestyringen er konstant at overvåge, hvad der er værd at investere i og udvikle. Som en effektiv Ressourcechef eller projektleder bør du regelmæssigt gennemgå:
I denne proces betyder tid og regelmæssighed noget. Ved at kende markedets behov kan du kanalisere ressourcer ind i de mest lovende løsninger så hurtigt som muligt, så du altid kan tilbyde dine kunder innovationer, før dine konkurrenter gør det.
Emnet kan virke trivielt og indlysende - når alt kommer til alt, er arbejdsplanlægning den grundlaget for ethvert projekts ressourcestyring. Men jo mere vi dykker ned i det, jo flere muligheder, men også risici, opdager vi.
Hvad er arbejdsplanlægning? At lave to-do-lister i en notesbog er arbejdsplanlægning, ja. Men arbejdsplanlægning er også at skrive et projekt 3 år frem i tiden ved hjælp af big data, sandsynlighed og specialiseret software. Og interessant nok vil begge disse måder være effektive. Bare ikke for alle. Nøglen her er at matche systemet til din virksomheds karakteristika og dit teams arbejdsstil.
De seneste tendenser fokuserer ofte på agilitet og fleksibilitet, så arbejdet tilrettelægges i sprints, f.eks. ugentligt, som indeholder et bestemt antal opgaver, der er mulige at gennemføre på den tid. Det er også en god idé at dele de enkelte opgaver op i mindre komponenter. På den måde undgår man det store antal opgaver, som hænger over os i flere måneder frem. På den anden side kræver nogle langsigtede projekter en tidsplan, der er planlagt lang tid i forvejen. En gennemtænkt plan hjælper dig med at undgå forsinkelser og har et bredere perspektiv, når du skal forbedre ressourcestyringen.
Hvis dine medarbejdere er begyndt at føle, at du er underbemandet, så er det sandsynligvis tilfældet. Sådanne situationer er meget ugunstige. Frustration og træthed opbygges i teamet, og projekter begynder at blive forsinkede. Du er selvfølgelig eksperten og kender bedst din virksomheds rytme. Nogle gange kan der være mere hektiske perioder, og du kan blive nødt til at bruge underleverandører. Så vender alt tilbage til det normale, men vær opmærksom på tegn på, at dit team er overanstrengt og føler sig overvældet. Det er ikke værd at vente for længe med at rekruttere en ny person, især fordi den perfekte kandidat ikke lurer rundt om hvert hjørne. Rekrutteringsprocessen kan nogle gange tage rigtig lang tid.
På dette tidspunkt i læsningen af artiklen tænker du sikkert: "Okay, men hvor skal jeg holde styr på alle disse oplysninger for at være effektiv? Jeg kan trods alt ikke holde styr på alt i Slack-samtaler, en e-mailindbakke og tusindvis af tabeller." Det er her, moderne arbejdsstyringsværktøjer kommer til undsætning og gør alt det beskidte arbejde for dig. Lad os illustrere det med Teamdeck - software til ressourcestyring. Vores system giver dig mulighed for at styre dit arbejde og ProjektplanTjek, hvilke medarbejdere der er optaget, og hvor længe de har projekter planlagt, find automatisk de rigtige personer til et projekt, opret hele teams med de nødvendige kompetencer og løs opgaverne. Konflikter i planlægningen.
Desuden vil du være i stand til at spore og administrere timesedler i realtid for at se, hvilket team der har brug for mere støtte, og hvilke projekter der er mest tidskrævende. På hvert trin kan du også generere en rapport for at analysere dataene og rette op på aspekter, der ikke fungerer, som de skal. Teamdeck er et værktøj, der er skabt af et softwarehus ud af nødvendighed. Vi har været der, vi har set det, så vores system er ligetil og indeholder kun de funktioner, du virkelig har brug for.
At arbejde i en softwarevirksomhed er dynamisk, så du har brug for fleksibilitet til at styre det på den bedst mulige måde. Hvis du vil forbedre ressourcestyringen, skal du være forberedt på, at det er en kontinuerlig, løbende proces, der kræver opmærksomhed og engagement. Det er ikke nok at løse problemerne én gang og så glemme alt om workflow-optimering. Heldigvis vil god praksis og effektive løsninger bære frugt, og når der først er sket store ændringer, vil det være lettere for dig at foretage yderligere små forbedringer.
Forbedr ressourcestyringen og skab en fantastisk mulighed for bedre at udnytte din virksomheds potentiale. Hver efterfølgende ændring vil resultere i mærkbare effekter, så det er værd at satse på en god strategi og være systematisk. På TeamdeckVi opfylder altid vores kunders forventninger og leder efter den løsning, der bedst opfylder deres behov. Du kan nemt importere alle data til vores værktøj. Vi ønsker, at din Teamdeck at være skræddersyet til kravene i hver enkelt virksomhed, vi arbejder med, og derfor giver vi masser af muligheder for tilpasning for at skabe en brugerdefineret version af softwaren. Kontakt os, og spring ud i et nyt niveau af arbejdsledelse!
Ressourcekalenderen (eller projektstyringskalenderen, projektplanlægningskalenderen, ressourceplanlægningssoftwaren) giver dig mulighed for at planlægge, styre og fordele ressourcer mere effektivt - især hvis Microsoft Excel har spillet en hovedrolle i din...
Hvad er det ultimative mål for projektledere? At levere deres projekter med succes. PM'erne indrømmer selv, at det ikke sker særlig ofte: Ifølge den seneste Pulse of the Profession-undersøgelse bliver mindre end 60% af projekterne afsluttet enten...
Kapacitetsstyring er en strategi, som virksomheder bruger til at udnytte produktionseffektiviteten bedst muligt i forhold til efterspørgslen på en service eller et produkt. Det endelige mål med kapacitetsstyring er at: Identificere og...