Virksomheder, der kører et eller flere projekter ad gangen, som f.eks. bureauer eller softwarehuse, skal sikre sig, at deres planlægning er effektiv. En måde at gøre det på er at måle den fakturerbare udnyttelsesgrad. I dette blogindlæg viser vi dig, hvordan du beregner udnyttelsesgraden ved hjælp af en robust software til ressourcestyring - Teamdeck. Men lad os først forklare, hvorfor det i det hele taget kan være en fordel for din virksomhed at spore denne metrik.
Hvad får du med denne artikel:
Når du fakturerer dine kunder på timebasis efter "tid og materialer"-modellen, ved du, at ikke alle dit teams arbejdstimer tæller med i den samlede regning. Fakturerbare timer omfatter normalt den tid, dine medarbejdere har brugt på fakturerbare aktiviteter: f.eks. udvikling af software til kunderne eller skrivning af tekster til deres kampagne. Men du skal også tage højde for det ikke-fakturerbare arbejde, som normalt involverer træningssessioner, udarbejdelse af kundeforslag, arbejde på interne projekter osv.
Selvfølgelig kan ikke-fakturerbart arbejde være nødvendigt for at holde din virksomhed kørende. Alligevel bør du Hold øje med antallet af og beregn fakturerbare timer og også de ikke-fakturerbare for at sikre, at din virksomhed forbliver rentabel. Hvis forholdet er skævt, kan du begynde at tabe penge - du skal trods alt stadig betale dine medarbejdere og dække driftsomkostninger.
Du spekulerer måske på, om du skal begynde at spore fakturerbar udnyttelse, hvis du allerede overvåger den samlede medarbejderudnyttelse.
Se, når du beregn ressourceudnyttelseNormalt sammenligner man antallet af arbejdstimer i forhold til den samlede kapacitet. Det fortæller dig meget: Du kan spotte overbebyrdede teammedlemmer eller identificere underudnyttede personer. Men som du allerede ved, er det ikke alle timer, der er ens. Bare fordi nogen har travlt, betyder det ikke nødvendigvis, at deres arbejde bidrager direkte til din virksomheds overskud. På den anden side, når du sporer fakturerbar udnyttelse, kan du se, hvor stor en del af alles tilgængelighed, der bruges på fakturerbare aktiviteter.
Det betyder ikke, at alles faktureringsgrad skal være så høj som muligt. Når alt kommer til alt, er der sandsynligvis folk i din virksomhed, som slet ikke arbejder på kundeprojekter. For dem kan du stole på den samlede udnyttelse for at sikre, at deres arbejdsbyrde er afbalanceret. Men når det drejer sig om teammedlemmer, der bidrager til kundearbejde, kan deres fakturerbare udnyttelsesgrad give dig værdifuld indsigt.
Først og fremmest giver sporing af udnyttelsesgraden dig mulighed for at evaluere planlægning i projektledelse. Hvis en person, der primært burde arbejde med fakturerbare opgaver, har en udnyttelsesgrad på 20%, kan det tyde på, at deres tidsplan ikke var planlagt optimalt. Måske er projektoverslag ikke var korrekte, og denne medarbejder har simpelthen ikke brug for al den tildelte tid til at udføre sit job. Måske deltager de i for mange potentielt unødvendige møder. Uanset hvad - der er plads til optimering.
Forestil dig en anden situation: Lad os sige, at en medarbejders fakturerbare udnyttelsesgrad er på 110%. Det betyder, at de bruger mere tid på at arbejde, end deres kapacitet tillader. Det er ikke ualmindeligt, at et projekt kræver nogle ekstra timer lige før deadline. Men hvis du ikke opdager en overbebyrdet medarbejder i tide, kan du risikere, at vedkommende bliver frustreret eller endda beslutter sig for at forlade din virksomhed.
Endelig er beregning af fakturerbar udnyttelse en fremragende måde at vurdere, hvilke roller der er mest efterspurgte og hvornår. En sådan indsigt gør det muligt præcist at prognose for menneskelige ressourcer og time ansættelsesprocesser korrekt.
Du har måske allerede gættet det, men for at indsamle pålidelige data om ressourceudnyttelse bør dit team bruge et tidsregistreringsværktøj. Uden det har du at gøre med gætværk i stedet for nøjagtige oplysninger. Der er selvfølgelig endnu flere fordele ved software til tidsregistrering for bureauerSå hvis du ikke allerede har gjort det, skal du helt sikkert prøve det!
Dit teams timesedler giver dig oplysninger om, hvor meget tid der er brugt på forskellige projekter. Men hvis du kun vil tage hensyn til fakturerbart arbejde, har du brug for et værktøj, der giver dine medarbejdere mulighed for at markere deres registrerede tid som enten fakturerbar eller ikke-fakturerbar.
Teamdeck giver dine teammedlemmer mulighed for at foretage en sådan skelnen. De kan bruge de såkaldte timesheet-tags til at markere deres tidsregistreringer som "fakturerbare", "overarbejde", "arbejde hjemmefra" osv. Taggene er op til dig - du kan vælge brugerdefinerede etiketter og ikoner, der passer til dine behov.
Når dit team registrerer deres tid med Teamdeck og bruger timeseddel-tags, kan du nemt oprette en fakturerbar udnyttelsesrapport.
Gå til afsnittet Rapporter i topmenuen, og klik derefter på plus-ikonet i nederste højre hjørne for at tilføje en ny rapport. Vælg "Opret brugerdefineret" - vi opretter en rapport fra bunden, ikke baseret på en skabelon.
Giv din titel et navn, og vælg et passende datointerval. Det er nu tid til at begynde at tilføje diagrammer og tabeller til din rapport. Lad os starte med et simpelt søjlediagram, der viser os fakturerbar tid brugt pr. teammedlem. Klik på "tilføj graf" og "tilføj søjlediagram". Som standard vil du se en sammenligning af alles bookinger, timesedler, ferietimer og tilgængelighed. Klik på "metrics" (det er ikonet med tre kolonner), og fjern markeringen af de unødvendige metrics. Rul i stedet ned til kategorien "Timesheet tags", og vælg "Billable".
Dette enkle diagram giver dig mulighed for at se, hvor mange fakturerbare timer hver person har registreret. Men det giver dig ikke meget kontekst for, hvad den fakturerbare udnyttelsesgrad var. Lad os tilføje en anden metrik til denne graf - "Timesheets: time". Nu kan du hurtigt se, hvad andelen af fakturerbare timer i forhold til alle de timer, som en given person har registreret, var.
Lad os nu tilføje en tabel til din rapport, som gør det muligt for os at beregne fakturerbare udnyttelsesgrader for alle medarbejdere.
Som standard er en ny tabel, der føjes til rapporten, organiseret efter projekter. Du kan ændre den indstilling ved at klikke på "gruppering" og bytte personer ud med projekter i træk-og-slip-editoren. Hvis du ikke har brug for at se dataene opdelt efter dage, kan du roligt fjerne dem fra grupperingen. Klik på "Anvend" for at gemme denne gruppering.
Mens du er i gang, skal du gå til metrics og fjerne markeringen af de unødvendige kolonner (bookinger, tilgængelighed, ferier). Vores forslag er at tilføje en kolonne til timeseddel-tags: fakturerbar. I øjeblikket bør din tabel se sådan ud:
Det er dybest set de samme oplysninger, som du havde i det søjlediagram, vi tidligere har lavet. Det ville være godt at tilføje udnyttelsesgraden udtrykt som en procentværdi til tabellen. Det kan du gøre ved at klikke på "metrics", derefter "add custom" og så "add custom calculation field". Fakturerbar udnyttelse er ikke en metrik, der beregnes som standard i Teamdeck, da ikke alle organisationer bruger timeseddel-tags, men vi kan indtaste en udnyttelsesformel og oprette en brugerdefineret metrik.
Udnyttelsesformlen er som følger:
(Fakturerbare timer/Alle timesedler)*100
Klik på "Gem og anvend" - du vil se en ny kolonne i din rapport. Her kan du se dine medarbejderes udnyttelsesgrad.
I vores tilfælde er der et par teammedlemmer, som har en meget høj fakturerbar udnyttelse. Det er tydeligt, at de fleste af deres timer går til klientarbejde. På den anden side har vi også nogle ressourcer, hvis udnyttelsesgrad er 0%. Det kan være, at deres job ikke vedrører fakturerbare tjenester, så vi bør ikke forvente, at de logger fakturerbare timer.
En sidste ting, vi kan gøre for at gøre hele rapporten endnu mere indsigtsfuld, er at ændre formlen i "total"-rækken i tabellen. I øjeblikket er det summen af værdierne i alle rækker. Det er nyttigt for de to første kolonner, men det fortæller os ikke ret meget om kolonnen "Fakturerbar udnyttelse". En gennemsnitsværdi ville være meget bedre. Heldigvis kan vi nemt beregne den. Klik på denne celle, og skriv:
= average(nested(Group: People, Custom formulas: Billable utilization))
Bemærk, at Teamdeck vil give dig forslag, når du begynder at skrive variablernes navne. Klik på enter for at se resultatet. Nu ved vi, at den gennemsnitlige fakturerbare udnyttelsesgrad for vores team er 53,05%
Overvågning af dit teams præstationer er en god mulighed for at få øje på områder, der kan optimeres til gavn for din organisation. Dine medarbejdere vil også sætte pris på, at du holder øje med deres udnyttelse - de ønsker trods alt ikke at være overbebyrdede.
Hvis du føler, at Teamdeck kunne være et nyttigt værktøj for dit team, skal du helt sikkert prøve det. Du kan Tilmeld dig selv til en prøvekørsel eller Planlæg et opkald med Anielavores kundesuccesekspert. Vi er glade for at kunne hjælpe dig med at få mest muligt ud af denne app og forbedre din virksomheds projekt- og ressourcestyringsprocesser betydeligt.
Ressourcekalenderen (eller projektstyringskalenderen, projektplanlægningskalenderen, ressourceplanlægningssoftwaren) giver dig mulighed for at planlægge, styre og fordele ressourcer mere effektivt - især hvis Microsoft Excel har spillet en hovedrolle i din...
Hvad er det ultimative mål for projektledere? At levere deres projekter med succes. PM'erne indrømmer selv, at det ikke sker særlig ofte: Ifølge den seneste Pulse of the Profession-undersøgelse bliver mindre end 60% af projekterne afsluttet enten...
Kapacitetsstyring er en strategi, som virksomheder bruger til at udnytte produktionseffektiviteten bedst muligt i forhold til efterspørgslen på en service eller et produkt. Det endelige mål med kapacitetsstyring er at: Identificere og...