Det er ikke let at drive en virksomhed, og det kan enhver virksomhedsejer og -leder skrive under på. Men vi er heldige, at der nu findes værktøjer, som kan forenkle alle projekter og processer; et af dem er workflow management. At bruge systemer og værktøjer til workflow management er ikke til forhandling i dagens økonomiske klima. Denne artikel er til alle ledere, der ønsker at forbedre deres arbejdsgange og produktivitet.
Det får du ud af denne artikel:
Workflow management er et ligetil koncept, som er afgørende for en succesfuld virksomhed. I denne artikel undersøger vi, hvad der er op og ned i workflow management og relaterede systemer og software, der gør det nemmere at implementere.
I dag har vi et væld af værktøjer at vælge imellem til at styre en virksomhed. Uanset hvilken branche eller sektor, der er tale om, er der noget for enhver smag.
Leder du efter flere eksperttips om projektledelse? Tjek vores GRATIS tjekliste til sprintplanlægning Nu!
Historien om workflow (og fremtidig workflow-software og workflow-styringsværktøjer - om du vil) går tilbage til 20'erne i det 20. århundrede. Og dens rødder er relateret til - som altid - at finde en løsning. Løsningen på, hvordan man løser eksisterende problemer i fremstillingsindustrien.
Under undersøgelsen af, hvordan man styrer arbejdet effektivt, har pionerer som Frederick Taylor og Henry Gantt brugt et grafisk skema til at visualisere arbejdsgange eller skabe en tidslinje til at udlægge milepæle, tidsplaner og afhængigheder.
Henry Gantt adopterede senere den polske version af det vandrette søjlediagram kaldet harmonogrammet. Opfundet af den polske ingeniør Karol Adamiecki - blev af Henry Gantt omdannet til det, vi i dag kalder Gantt-diagrammet.
For at forkorte den historiske baggrund er et workflow et visuelt diagram over et struktureret, foruddefineret sæt af opgaver, der leverer det ønskede resultat. Et workflow består af trinene, ressourcerne, ansvarsområderne, afhængighederne og reglerne, personerne og de færdigheder, der er nødvendige for at udføre trinene, og hvordan de er afhængige af hinanden. Arbejdsgange skitserer start- og slutpunkter, bevægelsesrækkefølgen, hvor der kan være beslutningspunkter, hvad du forventer af resultater og potentielle erstatningstrin.
I dette kapitel vil vi gerne fokusere på at give dig en god forståelse af emnet. Hvorfor det? Hvis du leder efter inspiration, løsninger eller endda et workflow management-system, er det bedre at have et fuldt overblik over problemet (selv om det kun er i grove træk) for at undgå at spilde tiden på noget, der ikke hænger sammen.
Hvad workflow og management betyder hver for sig, kan enhver forestille sig. For at gøre det mindre kompliceret undgår vi at definere management og vender i stedet blikket mod det andet begreb. Et workflow refererer til trin, der skal udføres for at nå et eller andet, selv meget lille, mål. Eller, for at bruge projektledelsestermer, trin for at fuldføre en opgave. Det kan også siges på en anden måde. En arbejdsgang:
Det er et rum mellem en begyndelse og en slutning, der består af trin, processer og mennesker, der er involveret i dem.
Før vi går i gang med hovedbegrebet, er vi nødt til at komme med en anden kommentar. Vi er nødt til at lave en lille opdeling. Gartner, en analyse- og forskningsvirksomhed, der har specialiseret sig i spørgsmål om strategisk brug af teknologi og teknologiledelse, er opmærksom på den dobbelte betydning af workflow management.
Den første er en ekstern og intern procesintegration; "en workflow-tilgang, der giver mulighed for at definere forretningsprocesser, der spænder over applikationer, herunder dem, der kommer fra forskellige leverandører. Dette kræver normalt et standardbaseret kommercielt workflow-udviklingsmiljø".
Den anden er automatiserede begivenheder eller processer; en workflow-tilgang, der gør det muligt at udføre automatiserede opgaver (implementering af et projekt, f.eks. processen med tildeling af medarbejdere eller udvikling af en hjemmeside).
Den anden er inden for rammerne af vores artikel. Ved workflow management forstår vi på samme måde som foreslået af den amerikanske SAP-integrator Signavio company:
Workflow management er koordineringen af de opgaver, der udgør det arbejde, en organisation udfører. Med 'workflow' mener vi en sekvens af opgaver, der er en del af en større opgave, og det er nogle gange synonymt med 'forretningsproces'.
Den vigtigste faktor at forstå ved workflow management er, at det skal gøre dit arbejde lettere og så smertefrit som muligt. Den tid, du bruger på workflow management, bør komme ti gange igen i form af øget produktivitet og den fortjeneste, der følger med. Ifølge SAP Signavio for anden gang:
Formålet med et workflow er at opnå et resultat, og formålet med workflow management er at opnå bedre resultater i henhold til et sæt mål.
Hvis vi fokuserer på "opnå bedre resultater", er det første, vi tænker på, "optimering", eller for at være helt ærlig "løbende optimering". Generelt set er workflow management en hjælp til at optimere, eller - som vi foretrækker - workflow management bør sidestilles med optimering. Optimering af hvad? Optimering af opgaveløsning og automatisering af dem i systemer for at øge produktiviteten og reducere udfordringerne.
For os og måske ikke helt tilfældigt for vores konkurrent - The Monday.com - er projektworkflow management:
Et projektledelsesworkflow er en nøje planlagt rækkefølge af de opgaver og aktiviteter, du skal udføre for at færdiggøre et bestemt projekt.
Workflow management refererer til forretningsprocessen med at organisere, dokumentere og gennemføre en række opgaver. Denne styring kan involvere brugen af strategier og teknikker, herunder planlægningsteknikker og selvfølgelig workflow management-systemer (software). Eller simpelthen ved at udarbejde planer og definere de trin, der er nødvendige for at opnå det ønskede resultat, optimeret arbejdsproces.
Når et resultat f.eks. kræver en række forskellige trin eller mindre opgaver, kan hvert trin eller hver opgave blive tildelt en anden medarbejder eller en medarbejder med utilstrækkelige færdigheder. Det kan let føre til kaos, når kommunikationen ikke er så klar, som den skal være. Så det er indlysende, ggod styring af arbejdsgange gør din virksomhed mere effektiv, da det strømliner alle processer og gør det muligt for forskellige afdelinger og personer at kommunikere klart - en af systemets vigtigste funktioner.
For at undgå en alt for dyb indføring, lad os bruge den mest almindelige definition af projektledelse direkte. Med en omskrivning af Association for Project Management's Body of Knowledge, 7. udgave, handler projektledelse om at anvende færdigheder og viden til at få projektet gennemført i henhold til krav og forudsætninger, inden for tid og budget. Mens workflow management handler om at optimere opgaver mellem punkt A og B.
Det foreslår Nintex - en leverandør af software til automatisering af arbejdsgange:
Hvor projektledelse handler om at planlægge, føre tilsyn med og lede opgaver, handler workflow om at forbinde disse opgaver. Og hvor projektledelse ser på det store billede, får workflow det store billede til at bevæge sig gnidningsløst fra fase til fase.
Mens projektledelsens tilgang er at planlægge, så er workforce management at forbinde. Men når det kommer til at besvare spørgsmålet om, hvad forholdet mellem dem er, synes svaret at være enkelt. Lad os se på faserne i projektledelsesprocessen (eller, som PM'erne foretrækker, projektledelsens livscyklus).
Lad os se på hver enkelt kolonne. Kan du se nogle opgaver og processer, der udgøres af dem? Har du brug for flere ord for at begrunde, hvad forholdet mellem dem er?
Som vi ved, indeholder hver kolonne opgaver, der skal udføres for at komme videre. Projektworkflow management refererer til det specifikke, ordnede sæt af opgaver, der skal udføres for at gennemføre et procestrin. For at kvalificere sig som et workflow skal hvert trin i processen være betinget af, at det foregående trin er gennemført.
De tidligste værktøjer til workflow management var pen og papir, men i dag er vi så heldige at have en lang række softwareprogrammer, der gør processen nemmere og mere effektiv. Automatiseringen af forskellige opgaver er en stor tidsbesparelse, som muliggøres af workflow management-systemer (WfMS eller WMS).
Nogle af de grundlæggende elementer, der ofte indgår i workflow management-systemer, er følgende:
Dette er ikke en udtømmende liste, men den giver dig en bedre idé om, hvad workflow management-systemer eller -software indebærer.
Workflow management-systemer og -værktøjer henviser til brugen af teknologi til at automatisere og koordinere trin i en proces. Disse systemer eller værktøjer er ideelt set velegnet til en bred vifte af arbejdsgangeda deres tilsigtede funktion er at skabe en grundlæggende ramme, der fungerer ud fra de data, der leveres.
Hvilken type workflow management-system du vælger, afhænger - som altid - af din virksomheds behov og de projekter, der foregår i din virksomhed. Markedet tilbyder 3 typer af workflows, der kan opbygges af workflow management-systemer.
Pointen med WFMS er at forenkle dit liv, ikke at komplicere det. Som virksomhedsejer eller leder ønsker du at arbejde med klart præsenterede oplysninger, som er lette at forstå. Det betyder ikke, at du ikke længere har brug for meget detaljerede data, men snarere at den software, du vælger, kan håndtere komplekse oplysninger i baggrunden.
Virksomheder er komplicerede enheder, der består af mange lag. Den software, du vælger, skal være fleksibel og let at justere. Det kan f.eks. give dig mulighed for at specificere dataadgang for forskellige personer.
Workflow management-software bør have en række muligheder for at illustrere en sekvens af opgaver eller et sæt data, f.eks. flowdiagrammer, cirkeldiagrammer, grafer, formularer og så videre.
Et workflow er en særskilt del af din virksomhed, men det betyder ikke, at det fungerer i et vakuum. De oplysninger, du har brug for i dit workflow, kommer fra forskellige dele af din virksomhed, hvilket betyder, at det er vigtigt at forbinde det med dit content management-system.
At skabe et billede af en bestemt arbejdsgang er en hjælp til at få det gjort, men en afgørende del af det at drive en virksomhed er at evaluere, hvor godt forskellige processer har fungeret. Et workflow management-system skal kunne give dig klar feedback om effektiviteten af dine workflows.
Nu hvor du har en bedre idé om, hvad et godt WfMS skal kunne, er det tid til at se på nogle af de bedste softwarevalg, der findes.
"En medarbejderfokuseret komplet ressource management-løsning til bureauer og softwarehuse."
Teamdeck.io er et værktøj til projektplanlægning og workflow-styring
Priser: $0,9 (Light Member) pr. måned og $3,6 (Team Member) pr. måned
Fordele:
Ulemper:
________________________________________________________________________
"Den første projektstyringsplatform bygget til brugere af brugere."
Hive hjælper med at holde styr på flere projekter
Priser: Hive Solo - Gratis for enkeltpersoner og små teams.
Hive Team - $12 pr. bruger pr. måned (ved årlig fakturering) eller $ 16 pr. måned (ved månedlig fakturering for Hive Teams, der kører flere projekter og programmer, og som ønsker at strømline arbejdet.
Fordele:
Ulemper:
________________________________________________________________________
"Få mest muligt ud af alle de værktøjer, dit team har brug for, samlet under ét tag."
Proofhubs funktioner gør det nemt at planlægge, samarbejde, organisere og levere projekter
Priser: (standard) $45 pr. måned / faktureres årligt ubegrænsede projekter / 5 brugere / 10 GB lagerplads
Fordele:
Ulemper:
Et workflow eller en forretningsproces, som det også kaldes, er en sekvens af opgaver, der skal udføres for at opnå et bestemt resultat. Der er to hovedtyper af workflows - sekventielle og parallelle. Førstnævnte indebærer en streng rækkefølge, hvor opgaverne er arrangeret i en lineær proces. Sidstnævnte betyder, at opgaverne kan udføres af forskellige personer samtidig.
Uanset typen er et workflow normalt en del af et større sæt af workflows, som tilsammen udgør større og mere komplekse forretningsprocesser. En kombination af typerne af workflows er også mulig.
I årenes løb, hvor virksomheder er fortsat med at udvikle, styre og standardisere arbejdsgange, er nogle af dem blevet for stive og modstandsdygtige over for forandringer. De giver ikke altid plads til innovation og risikotagning. Der er blevet gjort en indsats for at indgyde mere kreativitet, fleksibilitet og modstandsdygtighed i processen.
På trods af visse fremskridt ser det ikke ud til, at alle virksomheder og medarbejdere er med på disse ændringer. Den 10. globale projektledelsesundersøgelse fra Project Management Institute (PMI), en amerikansk non-profit professionel organisation for projektledelse, viste, at kun 58% af organisationerne fuldt ud forstår betydningen af strategisk kreativ projektworkflowstyring.
Vi mener, at kreative tilgange til workflow management har klare fordele. Vi deler de 10 største fordele ved kreativ projektworkflowstyring, som ingen succesorienteret virksomhed eller enhed kan vende det blinde øje til.
Mens workflows blev udtænkt for at lette organisations- og projektstyring (hvilket de gør), er traditionelle metoder kommet til at stå over for visse begrænsninger, som kræver mere kreative ledelsestilgange. Hvis man ikke justerer processerne for udvikling og styring af workflows, risikerer virksomhederne at blive fastlåst i forretningsprocesser, der er for stive til at indbyde til innovation og kreativ tænkning. Lad os tage et hurtigt kig på disse begrænsninger.
Den traditionelle metode er ret langsom, da den ikke giver mulighed for afvigelser. Det er svært at foretage ændringer i det sekventielle workflow, fordi det vil ødelægge flowet og årsagssammenhængen mellem de forskellige opgaver.
Produktudviklingen er ikke informeret eller er dårligt informeret af kundernes synspunkter. Det kan udvande hele processen, fordi slutproduktet eller -tjenesten ikke lever op til efterspørgslen. Det er besværligt, tidskrævende og dyrt at tilpasse eller opgradere produktet eller servicen, når udviklingsprocessen er overstået.
Når alle trin og opgaver synes at være forudbestemt, er der ikke meget incitament for medarbejderne til at komme med innovative løsninger eller nye måder at gøre tingene på. Det gør også en enhed fuldstændig risikovillig, hvilket ikke lover godt for dens evne til at konkurrere med rivaler ved at være på forkant med udviklingen.
Processen er for stiv til at give mulighed for justeringer, forbedringer, utraditionelle løsninger eller endda hurtige løsninger i forbindelse med workflow management. Folk er tilbageholdende med at tænke ud af boksen, fordi alt, hvad der er utraditionelt eller går imod virksomhedens drejebog, kan blive opfattet som dårlig ledelse eller dårlig praksis.
Traditionel workflow management lider notorisk under dårlig koordinering. Selv parallel workflow-styring, der forudsætter en vis grad af koordinering for at sikre komplementaritet, resulterer i, at hver forretningsproces lever sit eget liv med dårlige forbindelser til andre opgaver eller workflows. Det indebærer også en risiko for, at data bliver hængende, hvilket påvirker den samlede produktivitet.
Så hvordan kan workflow management hjælpe med at løse ovenstående udfordringer? Hvad er de specifikke fordele, som enhver virksomhed eller enhed kan forvente af at skabe workflow management? Lad os nu gå videre til at gennemgå de 10 største fordele, som virksomheder kan forvente af udvikling og styring af kreative projektworkflows.
Kreative projektarbejdsgange fremmer teamwork i en virksomhed eller en organisation. Det skaber plads til, at folk kan komme med ukonventionelle ideer, som de kan diskutere og forfine sammen med kollegerne. Det skaber således en følelse af fælles ejerskab og ansvar for en arbejdsgang, som de vil udvikle og overholde for at opnå større resultater og effektivitet.
Ud fra ovenstående stimulerer kreativ projektworkflowstyring en tættere koordinering mellem forskellige afdelinger og enkeltpersoner. Processen minimerer fejlmarginen og bidrager samtidig til opfyldelsen af virksomhedens overordnede mål.
Bedre koordinering giver også større opbakning fra virksomhedens ledelse til at støtte initiativer, der er gennemtænkt af forskellige enheder eller afdelinger.
Kreativ styring af projektarbejdsgange er både resultatet af og årsagen til forbedret ledelsespraksis. Verdens førende virksomheder har succes, fordi de er i stand til at fremme kreative og ukonventionelle tilgange til Projektplanlægning og ledelse. Et eksempel er Google, en af verdens mest kendte tech-giganter, som har indført en kreativ målstyringsmetode kaldet mål og nøgleresultater (OKR).
For mange år siden opfordrede Google sine medarbejdere til at opstille ambitiøse mål, der var knyttet til virksomhedens overordnede mål. Under de langsigtede, ambitiøse mål opstillede de specifikke og målbare nøgleresultater, der blev gennemgået på årsbasis. Alle OKR'er blev delt internt, så medarbejderne kunne se, hvordan deres individuelle arbejdsplaner bidrog til hinanden for at nå virksomhedens overordnede mål. De resultater, Google har været i stand til at opnå, taler for sig selv. Masser af andre virksomheder lærer nu af denne erfaring og indfører lignende tilgange.
Kreativ projektarbejdsgangsstyring gør enhederne mere smidige. De førende virksomheder i branchen bevæger sig væk fra klassiske projektstyringsværktøjer som f.eks. vandfaldsmetoden og over til innovative, agile styringstilgange. Det giver dem mulighed for at opdele deres forretningsprocesser i mindre enheder og søge trinvise fremskridt og forbedringer ud fra de resultater, der opnås i hver fase.
Ledelse af kreative projektworkflows gør enheder mere smidige ved at forbedre deres evne til at reagere på og tilpasse sig de ændringer og den udvikling, der sker i løbet af workflowets udviklings- og ledelsescyklus.
I sidste ende giver agile virksomheder bedre værdi til deres kunder, forbliver konkurrencedygtige og skaber bedre resultater.
Ledelse af kreative projektworkflows er også en forløber for øget bæredygtighed og produktivitet. Det skaber en række incitamenter for medarbejderne til at blive den slags tankeledere, der hjælper virksomhederne med at være på forkant med udviklingen. Og ikke nok med det: Det gør virksomhederne og deres medarbejdere mere produktive, da alle er interesserede i løbende forbedringer, trinvise ændringer og agile ledelsesmetoder.
Forbedret produktivitet og effektivitet er noget, alle er optaget af, uanset om det er virksomheder, iværksættere, freelance-skribenter eller universitetsstuderende. Når det drejer sig om universitetsopgaver, er de studerende nødt til at gennemgå tjenester til essayskrivning omhyggeligt for at vælge den, der bedst opfylder deres universitets krav. Derfor bruger de ofte TrustMyPaper for at få indhold af høj kvalitet og professionelle skrivetjenester til rimelige priser. De er således i stand til at få deres akademiske opgaver færdiggjort i overensstemmelse med deres universitets krav.
Denne form for styring af projektarbejdsgange fremmer et læringsmiljø i en virksomhed. Det skaber plads til, at folk kan prøve og fejle uden frygt for repressalier. Som den berømte irske dramatiker Samuel Beckett udtrykte det, har vi alle brug for at "prøve igen, fejle igen, fejle bedre!" Ved at fremme et arbejdsmiljø, der bidrager til rimelig risikotagning og initiativ, sikrer virksomheder og organisationer løbende forbedringer og læring som en iterativ proces.
Når arbejdsforholdene og miljøet er i orden, holder folk op med at arbejde i siloer. Siloarbejde er en virksomhedssygdom, som enhver succesfuld virksomhed ønsker at undgå for enhver pris. Videndeling baner vejen for at maksimere fordelene ved empiriske data og evalueringer til fremtidig brug. Planlægning på højt niveau og ledelsespraksis.
Når medarbejderne får plads til at komme med kreative løsninger, begynder workflow management at fremme bedre, mere rettidig og regelmæssig kommunikation mellem forskellige enheder og afdelinger. Ofte fører manglende kommunikation til store problemer i produkt- eller serviceudviklingen, som det er svært at rette op på igen.
Det forbedrer også den eksterne eller strategiske kommunikation med eksterne interessenter og kunder, som er afgørende for at sikre, at virksomhedens produkter og tjenester er relevante i forhold til deres behov.
Innovation er drivkraften bag succes i dagens hurtigt skiftende, teknologidrevne verden. Det er svært, hvis det overhovedet er muligt, at forblive konkurrencedygtig uden regelmæssige opdateringer, innovationer og justeringer, der giver virksomheder den nødvendige fordel. Kreativ projektworkflowstyring skaber den form for innovationsorienteret ånd, der er afgørende for den overordnede succes.
Ved at tænke ud af boksen kan folk få sig selv og deres arbejdsgivere til at bevæge sig ud af deres komfortzoner. Nogle gange betyder det, at man bevæger sig ud i ukendt farvand, hvilket er vigtigt, hvis virksomheder ønsker, at deres produkter og tjenester skal skille sig ud.
Kreativitet er den vigtigste drivkraft for fremskridt og teknologisk udvikling. Virksomheder, der er i stand til at udnytte folks forestillingsevne, kan drage fordel af ukonventionelle og utraditionelle måder at tænke på. En "business-as-usual"-tilgang til workflow management er ikke nok til at give kunderne den slags produkter og tjenester, som de kan nyde som ekstraordinære, og som kan få dem til at føle sig specielle.
Sidst, men ikke mindst, har kreativitet en direkte indflydelse på forbedrede præstationer. Når folk arbejder for virksomheder, hvor alt er standardiseret, og hvor det forventes, at de blot følger marchordren, kan ledere ikke forvente, at de søger individuel excellence. Virksomheder får en masse sandbagging fra deres medarbejdere, dvs. en praksis, hvor man sænker forventningerne til individuelle styrker og kernekompetencer for at få bedre resultater end forventet.
I modsætning hertil får kreativ projektarbejdsgangsstyring folk til at slå sig løs, overgå de fastsatte krav og tilføre værdi til virksomhedens overskud og resultater gennem forbedrede præstationer.
Ledelse af kreative projektworkflows har en række fordele, som enhver succesfuld virksomhed gerne vil have. Den afhjælper de iboende begrænsninger i traditionel workflow-styring, som er blevet for stiv og isoleret til at imødekomme de hurtigt skiftende krav på verdensmarkedet. Disse begrænsninger står også i vejen, når det gælder virksomheders og organisationers evne til at mestre forandringer under kontinuerlige, flygtige og uforudsigelige omstændigheder for at nå deres mål.
I modsætning hertil sikrer styring af kreative projektworkflows plads til at opbygge koordinerede, fælles tilgange til udvikling og udførelse af workflows, hvilket resulterer i bedre produkter og større overskud. Det gør det også mere sandsynligt, at virksomheder skiller sig ud som pionerer, innovatører og industriledere på baggrund af hurtigt udviklende krav, ændret kundeadfærd og skiftende prioriteter.
Virksomheder, der stræber efter topkvalitet og ultimativ succes, har ikke råd til at være fastlåst i gamle måder at gøre tingene på. De ved, at intet slår kraften i deres medarbejderes fantasi og kreativitet, når det gælder om at finde guld med deres produkter og tjenester.
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
Ressourcekalenderen (eller projektstyringskalenderen, projektplanlægningskalenderen, ressourceplanlægningssoftwaren) giver dig mulighed for at planlægge, styre og fordele ressourcer mere effektivt - især hvis Microsoft Excel har spillet en hovedrolle i din...
Hvad er det ultimative mål for projektledere? At levere deres projekter med succes. PM'erne indrømmer selv, at det ikke sker særlig ofte: Ifølge den seneste Pulse of the Profession-undersøgelse bliver mindre end 60% af projekterne afsluttet enten...
Kapacitetsstyring er en strategi, som virksomheder bruger til at udnytte produktionseffektiviteten bedst muligt i forhold til efterspørgslen på en service eller et produkt. Det endelige mål med kapacitetsstyring er at: Identificere og...