Når du driver en virksomhed eller en startup, vil du måske gerne holde øje med alle detaljer. Hvis du ansætter softwareudviklere, designere og projektledere, er sporing af arbejdstid sandsynligvis det, du gør hver dag. Det er måske ikke din yndlingsopgave på jobbet, det kan være skræmmende og frustrerende, men i de fleste professionelle services er det blevet et must.
Tidsregistrering gør det muligt at styre medarbejdernes produktivitet, overvåge den tid, der bruges på en given opgave, og i sidste ende hjælper det med bedre at optimere den fremtidige fordeling af arbejdsstyrken i virksomheden.
Hvad der er endnu vigtigere er, at det hjælper med at vise kunderne, hvad de rent faktisk betaler for.
"Tidsregistrering er en nødvendighed for fagfolk, der fakturerer på timebasis" - Fast Company
Det er i hvert fald den vigtigste grund til at gøre det.
Undersøgelser har vist, at virksomheder, der ikke gør brug af tidsstyring, mister over $18.000 i gennemsnit hvert år.
Hvis det implementeres korrekt, kan tidsregistrering hjælpe din virksomhed med at blive mere effektiv og gennemsigtig over for både teams og kunder, ifølge Small Business Trends:
"Korrekt tids- og projektregistreringssoftware kan hjælpe virksomheder med at forstå og redegøre for deres medarbejderes bidrag på trods af de mere udfordrende parametre, som disse bidrag nu skal måles efter."
Ideelt set kan tidsregistrering reducere gætværk, når man tildeler arbejdskraft eller estimerer fremtidige projekter, hvilket hjælper virksomheden med at planlægge budgettet bedre.
Virkeligheden er dog en helt anden, som det fremgår af McKinsey & Company-rapporten:
"I gennemsnit går store it-projekter 45 procent over budget og 7 procent over tid, mens de leverer 56 procent mindre værdi end forventet. Softwareprojekter løber den største risiko for overskridelse af omkostninger og tidsplan."
Så du tænker måske nu:
Hvis det er så nødvendigt at registrere arbejdstid, hvorfor siger du så, at det måske ikke er godt for mig?
Jeg vil forklare det med det samme.
Mange virksomheder implementerer software til tidsregistrering af medarbejdere for at gøre det.
I sin "Project manager's guide to time tracking" gør Michał Bielak opmærksom på en meget vigtig sag:
"... tidsregistrering kan, hvis den ikke implementeres korrekt, efterlade dine medarbejdere overvældede og faktisk ikke engang en smule mere produktive."
Det er et reelt problem i udviklermiljøet, som Anne Dev giver et godt udtryk for i "I'm A Bad Developer, That's The Only Reasonable Explanation" (Jeg er en dårlig udvikler, det er den eneste rimelige forklaring). Han beskriver, hvor intimideret, bange og endda skamfuld han var af apps til tidsstyring han stod overfor:
"Jeg havde det ad helvede til, og jeg var vred. Jeg følte mig som en byrde for mit team. Og jeg følte, at det var noget fis at sammenligne fire timers frokost med en kunde med fire timers kodning. Men havde de ret i, at jeg underpræsterede? Eller fornægtede jeg mit selvværd og min produktivitet?"
Du kan se omfanget af dette problem i de svar og kommentarer, han fik på Medium og fra Hacker News-fællesskabet. Andre udviklere føler med ham, fordi de også har følt sig fejlbedømt i deres arbejde og af folk, der ikke forstår, at softwareudvikling er vanskeligt og ikke altid kan måles i timer eller sammenlignes med andre projekter.
Så hvordan får man mest muligt ud af tidsregistrering uden samtidig at gøre sine medarbejdere sure?
Den bedste måde er at undgå disse fem almindelige fejl:
For mange medarbejdere er tidsregistrering en forstyrrelse. De skal bruge ekstra tid bare på at udfylde timesedler.
Der findes mange softwareværktøjer til projektledere som Harvest eller Basecamp, men de kræver, at brugerne husker at udfylde de specifikke formularer for at holde styr på deres arbejdstid. Sådanne rapporter kan være unøjagtige, hvilket jeg vil uddybe om lidt, men de er også tidskrævende for medarbejderne.
Der findes dog sporingsværktøjer i realtid som Toggl, som slet ikke kræver udfyldelse af timesedler. I stedet starter og stopper medarbejderne trackeren, når de har brug for det. Det giver dem mulighed for rent faktisk at udføre arbejdet og sparer dem for frustrationer.
Vi er ikke perfekte - lad os indrømme det. Vi begår fejl, lyver eller glemmer. Så hvordan kan tidsregistrering baseret på udfyldning af regneark med tilbagevirkende kraft være nøjagtig?
En anden undersøgelse viser, hvor mange ting vi ikke tæller med, når vi registrerer vores arbejdstid, simpelthen fordi de ikke kan faktureres: Det drejer sig primært om e-mails, møder eller kommunikation i et team. Hvis man f.eks. ikke tæller e-mails med, fører det til store tab af penge.
Ifølge Harvard Business Review mister den amerikanske økonomi 50 millioner timer eller $7,4 milliarder om dagen i produktivitet. Det sker, fordi folk glemmer at registrere den tid, de bruger på at læse og besvare e-mails, som arbejdstid.
At registrere tid er ikke noget, vi kan lide at gøre. For mange af os er det unaturligt eller giver slet ikke mening.
Det er lederens pligt at uddanne medarbejderne i betydningen af Tidsregistrering af projekter og vise dem, hvordan man gør det ordentligt.
Som Michał Bielak sagde i sin PM-guide:
"[Du kan] ikke bare samle dine teammedlemmer i et lokale en dag og sige: "Fra nu af bruger vi denne IT-tidsregistreringssoftware til at se, hvordan dit arbejde går. Klik her, klik nu der, perfekt, tak, mødet er slut".
Mangel på kontekst kan føre til situationer som den, Anne Dev beskrev tidligere i denne artikel: Folk kan begynde at få dårlig samvittighed over den tid, de har brugt på timesedlerne, og de bliver frustrerede og vrede over hele processen.
Jeg har talt lidt om det før - medarbejderne har en tendens til at udfylde timesedlerne, når de er færdige med opgaven, hvilket fører til gætterier og antagelser.
Rapporter baseret på upræcis tidsregistrering er misvisende og giver virksomheden både ledelsesmæssige og økonomiske problemer.
Hvad der er endnu værre er, at 9,1% af medarbejderne udfylder deres timesedler en gang om ugen, og 3,6% gør det en gang om måneden, hvilket giver endnu flere unøjagtigheder i de data, de indtaster. Mind dine medarbejdere om at udfylde timesedlerne regelmæssigt, eller skift til sporingsværktøjer i realtid.
Hvordan kan du fordele dine ressourcer, hvis de data, du får fra timesedlerne, er unøjagtige?
Når du ikke ved præcis, hvor meget tid dine medarbejdere bruger på bestemte opgaver, kan du under- eller overvurdere fremtidige projekter, hvilket endda kan påvirke din virksomheds budget.
Korrekte projektprognoser er afgørende for projektledelse, så du ønsker ikke at træffe disse beslutninger baseret på forkerte data.
Mens tidsregistrering giver dig mulighed for at holde øje med, hvor mange timer dine medarbejdere har brugt på opgaverne, hjælper ressourcestyring med at fordele dine ressourcer effektivt, baseret på arbejdskapacitet og tilgængelige teammedlemmer.
På den måde sikrer du, at du ikke overvælder medarbejderne med for meget arbejde, og du undgår samtidig nedetid i andre teams.
Baseret på denne enkle idé har vi skabt Teamdeck.io - et simpelt ressourceplanlægningsværktøj, der hjælper med timeseddel-rapporter eller med implementeringen af strategier for tidsstyring. Med en solid baggrund inden for softwareudvikling forstår vi, hvor vigtigt det er at fordele arbejdsstyrken korrekt i aktuelle og kommende projekter for at sikre virksomhedens flow samt medarbejdernes og kundernes tilfredshed.
Grunden til at implementere et ressourceplanlægningsværktøj er at begynde at fokusere på hele processen og få et overblik over dit team på højt niveau. Med et sådant værktøj kan du kontrollere alle medarbejdere på én gang, overvåge de projekter, de er tilknyttet, ferier og fridage.
Opgavedrevet tidsregistrering kan føre til, at man ignorerer det store billede, mens ressourcestyring hjælper dig med at fordele arbejdsstyrken bedre, ikke kun på grund af den tid, de bruger på en given opgave, men på grund af deres tilgængelighed og arbejdskapacitet.
Jeg prøver ikke at overbevise dig om, at du skal vælge enten tidsregistrering eller ressourceplanlægning (det giver god mening at bruge begge dele), men jeg håber, at du er blevet mere opmærksom på farerne ved tidsregistrering, især hvis den ikke er implementeret korrekt i organisationen.
Hvis du vil have mest muligt ud af tidsregistrering i din virksomhed, skal du huske at følge disse få trin:
Se her:
Ressourcekalenderen (eller projektstyringskalenderen, projektplanlægningskalenderen, ressourceplanlægningssoftwaren) giver dig mulighed for at planlægge, styre og fordele ressourcer mere effektivt - især hvis Microsoft Excel har spillet en hovedrolle i din...
Hvad er det ultimative mål for projektledere? At levere deres projekter med succes. PM'erne indrømmer selv, at det ikke sker særlig ofte: Ifølge den seneste Pulse of the Profession-undersøgelse bliver mindre end 60% af projekterne afsluttet enten...
Kapacitetsstyring er en strategi, som virksomheder bruger til at udnytte produktionseffektiviteten bedst muligt i forhold til efterspørgslen på en service eller et produkt. Det endelige mål med kapacitetsstyring er at: Identificere og...