Hvordan får din virksomhed gavn af at bruge en app til sporing af medarbejdere?

Hvor bliver tiden af? Bruger dine teammedlemmer deres arbejdstid effektivt? Med en medarbejdersporingsapp kan du spore alle dine medarbejderes aktiviteter, få detaljerede rapporter og måle dit teams samlede præstationer. Derudover giver sporingsappen effektiv kommunikation.

Rollen som medarbejdersporing

Selv om sporing og overvågning af medarbejdere ikke er nye begreber, bliver de mere og mere populære. Statistikker viser, at mere end 78% af virksomhederne implementerer forskellige værktøjer og metoder til at overvåge personalet. Der er en stærk sammenhæng mellem overvågning af arbejdspladsen og forretningssucces. Stanford University har udført forskning blandt 16.000 medarbejdere og fundet ud af, at præstationen steg med 16%. Disse tal fortæller meget om vigtigheden af overvågningsværktøjer til at spore medarbejdernes aktivitet og effektive arbejdsgange.

Nogle undersøgelser og fakta om medarbejderovervågning 

• Ifølge en undersøgelse fra Massachusetts Institute of Technology og data rapporteret af Gartner er der en hurtig stigning i antallet af medarbejdere, der føler sig trygge ved overvågning. Statistikkerne viser, at det var 10% i 2015, 30% i 2019 og 4 ud af 5 (79%) i 2022.

• En undersøgelse foretaget af digital.com blandt over 1250 arbejdsgivere viste, at 60% af virksomheder med fjernansatte bruger overvågningssoftware og -værktøjer, mens 17% overvejer det.

• Virksomhedsrapporter viser, at overvågningsværktøjer er direkte forbundet med virksomhedens vækst og overskud og kan spille en stor rolle i marketingplaner og budgetlægning.

Hvorfor bruger iværksættere software til at spore medarbejdere? 

Ved hjælp af denne type software kan du holde styr på arbejdstiden investeret i hver opgave og hele projektet som helhed. Det gør overvågningen af arbejdstiden så gennemsigtig, præcis og objektiv som muligt.

En ting, der er nødvendig for overvågning af medarbejdere er at gøre det uden at krænke medarbejdernes privatliv. Nogle medarbejdere har etiske betænkeligheder ved overvågning. Lad os se, at nye løsninger gør IKKE krænk dine medarbejderes privatliv. Undersøgelser viser, at medarbejdersporing er en nøgle til produktivitet. Udover at give en effektiv udnyttelse af ens tid, løser de en masse komplekse problemer på arbejdspladsen, herunder:

• Ankomst sent om morgenen
• Dårligt styrede vagtplaner for personalet
• Dårlig prioritering
• Hyppige afbrydelser
• Spild af tid på arbejdet

Det er bevist, at selv 20 minutters afbrydelse kan reducere produktiviteten, give stress og forårsage flere fejl. En anden undersøgelse viser, at 89% af medarbejderne spilder tid på arbejdet hver dag. Hvis vi tager disse samlede tal, vil det koste meget for din virksomhed.

Årsagerne til, at virksomheder bruger overvågning, er dens stærke indflydelse på forretningen, i form af tid, penge, kvalitetsarbejde, effektiv projektledelseosv. Du kan også få indsigt i dine aktiviteter, f.eks. hvilke opgaver der optager mest af dine medarbejderes tid, så du kan planlægge projektbudgetter i overensstemmelse hermed.

Det er ikke nemt at lede medarbejdere. Hvorfor gøre det mere kompliceret, når du bare kan bruge et overvågningsværktøj? Prøv en app til medarbejdersporing, der hjælper dig med at afdække årsagerne til dårlig performance. Ved at indsamle værdifuld indsigt med et af disse værktøjer kan du nå ud til hvert teammedlem med data, ikke gætværk.

Ved at få bedre data om medarbejdernes arbejdsvaner kan du forbedre dine forretningsprocesser og give dem realistiske mål. Ved at spore og styre medarbejderne når virksomhederne deres mål dobbelt så hurtigt som dem, der ikke regelmæssigt sporer deres medarbejdere.

Diskuter vaner med dine medarbejdere, og forbedr deres generelle præstationsniveau. Når du holder styr på alle dine medarbejderes aktiviteter i arbejdstiden, kan du gøre dem mere produktive. Med mere præcise data kan du skære ned på omkostningerne og reducere overbemanding. Du kan forbedre dit teams samlede præstationer og holde dig inden for dit budget.

Funktioner i sporingsappen

Nogle af de vigtigste funktioner til medarbejderovervågning er:

• Du kan automatisk synkronisere timesedler med webinterfacet i realtid.
• Arbejdsgivere kan udføre mange aktiviteter, der har til formål at øge virksomhedens gennemsigtighed, engagement og sikkerhed.
• Spor og øg medarbejdernes samlede præstation og produktivitet. Få indsigt i, hvordan medarbejderne bruger deres tid, og hold dig opdateret om deres daglige aktiviteter.
•  Sporing af aktivitetsniveau, registrering af nedetid og meget mere.

Hvordan får din virksomhed gavn af at bruge sporingsapps?

Sporing kan være et problem, hvis du prøver at gøre det manuelt. Heldigvis kan dit fjernteam med en overvågningsapp logge deres timer og samtidig fremlægge bevis for deres arbejde.

De fleste virksomheder har brug for at holde styr på deres teams arbejdstid. Overvågningssoftware gør det nemt. Lad os dykke ned i nogle andre vigtige fordele for din virksomhed:

• Automatisk timestyring: Det er ikke længere nødvendigt at spore manuelt.
• Forenkle rapporteringen: Borte er dagene med manuel rapportering, sporingssoftware gør det nemt at køre
• Afdæk medarbejdernes positive evner: Overvågning og sporing af medarbejdere hjælper med at finde ud af mere om dem. Du har måske fuld information om deres baggrund, men erfaring alene er ikke nok. Kontinuerlig overvågning holder dig informeret om deres personlighed og færdigheder. Er de pålidelige? Hvor godt udfører de deres opgaver? Værdsætter de kommunikation?

Der er afgørende trin at afdække. Hver medarbejder er unik. Ved at afdække deres adfærd i forskellige projekter og situationer får du en overordnet idé om, hvem du kan regne med. Nogle af de positive evner, du kan afdække, er pålidelighed, problemløsningsevner, teamwork, deadline-orientering, detaljeorienterede evner, engagement og meget mere. Alle disse er afgørende aktiver for virksomhedens succes.

• Udvælg problematiske områder: Et meningsfuldt værktøj til overvågning vil give dig afgørende indsigt og skabe større forretningssikkerhed. I dag lever vi i et forretningsmiljø i konstant forandring, hvor relevans er en topprioritet. Teknologiske innovationer og opgraderinger medfører forskellige problemer for hvert område, mens medarbejderovervågning holder dig informeret om opdateringer og ændringer og hjælper dig med at træffe mere informerede beslutninger for jævn ydeevne. 

Gennemgå din forretningsførelse, og du vil se, at tingene er anderledes end tidligere. Hvad kan du gøre for at opnå de ønskede forbedringer? Holde sig informeret og være fleksibel i forhold til hurtige ændringer og vækst. Overvågning hjælper med at løse problemer i tide og give de bedst mulige løsninger.

• Opdagelse af hacking: Den cybersikkerhed risici vokser. Det er meget vigtigt at integrere forskellige løsninger til at opdage hacking, da en høj procentdel af virksomheder er ekstremt bekymrede om cybersikkerhedsrisici. Mens medarbejderovervågning hjælper med forskellige forretningsaspekter, er de også effektive løsninger til at opdage hackeraktivitet.

Medarbejderovervågning giver dig mulighed for at observere brugernes adfærd og tjekke aktiviteterne og sikre, at medarbejderne ikke bruger mistænkelige links eller aktiviteter, som kan bringe private eller følsomme data i fare. Der er selvfølgelig ingen 100% idiotsikker måde at opdage et hackerangreb på, selvom det øger chancerne.

• Få hjælp til at blive bedre Projektledelse: Overvågning kan blive din stærke ledelsesløsning, der er tilpasset værktøjer til projektledelse og hjælpe med at nå dine projektledelsesmål. Mange projekter mislykkes på grund af manglende forståelse af behov, overvågning og evaluering. 

Effektiv overvågning vil hjælpe dig med at holde øje med opdateringer, give løbende feedback på implementeringen af opgaverne, evaluere succesen og medarbejdernes adfærd og hjælpe med at træffe yderligere beslutninger. Her bør dine mål for overvågning omfatte sporing, gennemgang, kommunikation og rapportering af præstationerne. Hvis det gøres strategisk, vil du kunne opnå bedre resultater og styre enhver opgave til tiden og inden for budgettet.

• Spar tid og penge: Produktivitetsmålinger er sammenflettet med enhver virksomheds omsætning og overskud. Den måde, en medarbejder præsterer på, har direkte indflydelse på projektets succes. Overvågning hjælper med at øge produktiviteten på flere måder. Statistikker viser, at virksomheder, der er begyndt at bruge forbedrede monitoreringsstrategier, har øget deres præstationer med 13 procent. De koncentrerer sig mere om projektet end om andre aktiviteter.

Overvejelser om at spore produktivitetsmålinger kan påvirke medarbejdernes videre succes i virksomheden. Når du tager kontrol over din arbejdsstyrke, føler de sig derfor mere produktive til at overholde projektets deadlines og har en bedre koncentration om arbejdets kvalitet.

• Mere kontrol til eksterne projekter:

Covid-19-pandemien har bragt en ny trend til virksomhederne. Fjernarbejde er ikke noget nyt, men for de fleste brancher var det en ny oplevelse. 57% af de medarbejdere, der arbejder 100% eksternt, hævder nu, at de sjældent eller aldrig har arbejdet eksternt før. 

Pandemien har medført nye værktøjer og teknikker til effektiv overvågning. Takket være disse værktøjer kan virksomhederne give medarbejderne bedre muligheder for at skabe balance mellem arbejdsliv og privatliv. Derfor hjælper overvågning med at øge fjernmedarbejderes produktivitet med ca. 27%, have bedre koncentration, overholde deadlines til tiden og meget mere. Dette er en helt ny mulighed for at forbedre det personlige og professionelle liv.

• Stærkere relationsopbygning: Overvågningsværktøjer og -teknikker er ikke primært designet til at spore medarbejdere. De er nøgleløsninger til at opbygge gode relationer med dine medarbejdere. Hvis du f.eks. bruger avancerede softwareløsninger, får du bedre plads til kommunikation og diskussioner, hvilket er med til at udvikle bedre færdigheder.

At dele ideer om projekter og meninger er med til at styrke relationer og engagement. Det er bevist, at engagerede medarbejdere er mere produktive og lover bedre fordele for enhver virksomhed.

• At holde virksomhedens politikker på sporet: Det er vigtigt at have en veldefineret virksomhedspolitik. Ved at bruge effektive værktøjer og strategier bliver det lettere at styre politikker og procedurer, hvilket er afgørende for at have en sund virksomhedskultur. Hvis du sporer medarbejdernes adfærd, kan du foretage relevante ændringer i adfærdspolitikkerne og skabe forbedringer.

Fra chikanepolitikker til Beskyt vigtige dataog undgå cyberangreb: Korrekt overvågning vil sikre overholdelse af love, regler og meget mere. Det er dog ikke kun for at reducere medarbejdernes fejl, men også for at udvikle en stærk strategi for problemer på arbejdspladsen.

•  Match medarbejderne med de rigtige opgaver: Der kan være stor forskel på dine medarbejderes fysiske og intellektuelle egenskaber. Men en god medarbejder bør værdsættes. Tracking giver dig mulighed for bedre at forstå dine medarbejdere og finde ud af forskellen mellem succes og fiasko.

En del af en succesfuld virksomhed er at forstå sine medarbejderes styrker og svagheder. Det er afgørende, når du tildeler opgaver. Hvis du finder ud af mere om deres færdigheder, kan du tilpasse jobbet til medarbejdernes evner og opnå bedre resultater.

De bedste måder at holde styr på arbejdet i din virksomhed

Glem ikke at overvåge dit arbejde for at få mest muligt ud af det:

• Diskuter arbejdsvaner. Dit team har måske arbejdsvaner, som ikke stemmer overens med din virksomheds mission. Diskuter disse vaner med dem, så de kan forbedre sig, men gør det med respekt. De er måske ikke klar over, hvor meget tid de spilder.
• Fastsættelse af nye standarder. Du kan bruge de nye data til at finde ud af, hvad dit teams standarder skal være.
• Genanalyse af timing. Find ud af, om dine deadlines er rimelige, nu hvor du ved, hvor meget tid dine medarbejdere bruger på at arbejde på projekter.
• Forbliv produktiv. Hold kun øje med tiden, når det er nødvendigt. At bruge tid på at se på live-dashboardet kan forringe ydeevnen.

Hvorfor kontrollerer arbejdsgivere medarbejdere?

Manuel kontrol er næsten umulig og spilder tid. Med et performance management-system kan det være lettere at styre et team, end du måske forestiller dig. De kan bruges effektivt til at lette de daglige opgaver inden for alle arbejdsområder: fra Marketingbureauer til IT-supporttjenester. Så du kan prøve overvågningsapps og høste fordelene:

• Produktivitetsstigninger - Teams, der bruger overvågningssoftware, har oplevet en stigning i produktiviteten på op til 80%.
• Den bedste kommunikation - Fjern blokeringen af kommunikationslinjerne med en bedre forståelse af dit teams arbejdsdag.
• Teameffektivitet - At afslutte projekter hurtigere betyder, at din virksomhed sparer penge. 

Når du bruger et personaleovervågningssystem på alle computere i din virksomhed, betyder det, at du stræber efter at skabe en enkelt organisation, hvor alle bliver vurderet objektivt og lige. Effektive medarbejdere vil modtage bonusser og forfremmelser, mens sløserne vil blive irettesat. Det skaber en atmosfære af retfærdighed og gennemsigtighed. Det bliver meget lettere for chefer og ledere at fokusere på hovedopgaverne og slippe af med rutinen.