Har du nogensinde følt, at du har styr på det hele, når du starter et nyt projekt? Jeg mener mål, målsætninger, leverancer, et team og en tidsplan. Men så kommer der en uventet ændring, som ødelægger din omhyggeligt forberedte plan.
Hvis det er tilfældet for dig, skal du ikke gå i panik. Med disse tips til fleksibel planlægningkan du justere dine planer og være klar til ændringer.
Før jeg dykker ned i det, vil jeg gerne fortælle dig, hvorfor det at introducere en fleksibel tilgang til projektledelse er så vigtig.
Fleksibel planlægning giver ledere mulighed for at planlægge teamets arbejdsbyrde og ressourcer mere præcist, mens man kører flere projekter. Ofte er der mange variabler, som ikke kan forudsiges - især i softwareudvikling eller Agentur miljø. Det kan påvirke din Projektets budget, tidslinje og sidst, men ikke mindst - deadline. Fleksibel projekt- og ressourceplanlægning forhindrer ledere i at holde fast i de gamle planer og lader dem handle i overensstemmelse med alle de uforudsete ændringer.
Leder du efter flere eksperttips om projektledelse? Tjek vores GRATIS tjekliste til sprintplanlægning Nu!
Ved at vurdere eksterne afhængigheder kan du afdække ting, du ikke kan kontrollere.
To eksempler på ydre påvirkninger er selvfølgelig tid og penge - som man normalt tager højde for, når man... estimering af et projekt-men også begivenheder som nationale helligdage eller sygefravær hos dine medarbejdere.
Hvis du står over for afhængigheder, som er uden for din kontrol, skal du prøve at kontrollere dem for at få det bedste resultat. Begivenheder som f.eks. nationale helligdage er noget, du nemt kan tjekke på forhånd, som foreslået af PMI. som anført af PMI:
For nylig har vi listet fælles udfordringer med ressourcestyring. Her er nogle af dem:
Du burde kunne lave en liste over alle dine tilgængelige medarbejdere og derefter vælge dem, der passer bedst til dit projekt. Men hvad nu, hvis nogle af dem bliver syge eller beslutter sig for at sige op? Er der folk, der kan erstatte dem? Hvis ikke, er der så mulighed for at hyre en anden, f.eks. en freelancer?
Når du kender dine begrænsninger, kan du komme med forskellige scenarier og finde løsninger på dem på forhånd: :
Du kan også oprette en arbejdsopdelingsstruktur (WBS) for at liste alle aktiviteter i projektet og tildele mulige risici til hver enkelt af dem.
En anden måde at afdække potentielle risici på er at se på historiske data. Du skal blot gennemgå dine tidligere projekter og undersøge de udfordringer, du har stået over for. Vurder derefter, om der er en chance for, at de også kan opstå i dette projekt, og forbered svar.
Som forberedelse til projektet har du sikkert lavet en overordnet plan med projektmål og afhængigheder.
Du bør også planlægge hyppige opdateringer af din klients prioriteter, så du kan kontrollere, at der ikke er potentielle ændringer i din tidsplan.
På den måde sikrer du, at du er på bølgelængde med din kunde, og at planen er i overensstemmelse med deres forventninger.
Ved at gennemgå alternative scenarier kan du styre dit projekt med større selvtillid.
Først skal du undersøge projektets kritiske vej, som er en oversigt over alle opgaver og afhængighederne mellem dem. Find årsagssammenhænge og opgaver, der er afgørende for projektets gennemførelse. Find derefter de opgaver, der kan flyde, hvilket betyder, at ændringer i deres levering ikke vil påvirke projektets overordnede succes eller forringe dets tidslinje. Mange projektstyringsværktøjer giver dig mulighed for at mærke opgaver, hvilket gør det lettere at holde styr på den kritiske vej.
Ved at skitsere de målbare handlinger og milepæle og derefter tilføje flydende opgaver kan du se, hvordan det er muligt at ændre rækkefølgen på opgaverne eller jonglere med ressourcerne, hvis det er nødvendigt.
Hyppige møder med dit team og din kunde hjælper dig med at holde dig opdateret og afdække risici og udfordringer, efterhånden som de opstår. Inkluder disse møder i din plan, før projektet starter, og giv dit team og kunden besked om, hvornår og hvordan de vil blive afholdt.
Hvilke møder skal du inkludere?
Scrum-møder sprint planning, sprint retrospective og sprint review er beregnet til at holde dig informeret om projektets fremskridt. Disse møder hjælper dig også med at lære om eventuelle forhindringer, dit team er stødt på, så du kan handle på dem og finde løsninger på problemerne.
Møder med din kunde giver dig mulighed for at holde dem informeret om fremskridtene, men også for at få deres feedback, som du kan inddrage med det samme, i stedet for at skulle gøre arbejdet om senere.
At lave en projektplan på forhånd betyder ikke, at du ikke skal revidere den senere.
Fleksibel planlægning betyder, at du kan have en Projektplan på højt niveau på plads, men ved også, hvordan man justerer den, overvåger den for risici og udfordringer og forbedrer den, når det er nødvendigt.
Ressourcekalenderen (eller projektstyringskalenderen, projektplanlægningskalenderen, ressourceplanlægningssoftwaren) giver dig mulighed for at planlægge, styre og fordele ressourcer mere effektivt - især hvis Microsoft Excel har spillet en hovedrolle i din...
Hvad er det ultimative mål for projektledere? At levere deres projekter med succes. PM'erne indrømmer selv, at det ikke sker særlig ofte: Ifølge den seneste Pulse of the Profession-undersøgelse bliver mindre end 60% af projekterne afsluttet enten...
Kapacitetsstyring er en strategi, som virksomheder bruger til at udnytte produktionseffektiviteten bedst muligt i forhold til efterspørgslen på en service eller et produkt. Det endelige mål med kapacitetsstyring er at: Identificere og...