For et par måneder siden offentliggjorde en anerkendt onlineplatform for projektledere - Project-Management. com - en historie om de 10 største årsager til projektfejl. Hvis du bare scanner denne tekst, vil du ikke finde noget om styring af projektets omfang. Men når du læser den grundigt, vil du se, at de faktorer, som forfatteren beskriver, i høj grad er forbundet med at definere og kontrollere projektets omfang.
Hvad får du takket være denne artikel:
Dårlig forberedelse blev anset for at være den vigtigste årsag til fiasko, efterfulgt af utilstrækkelig dokumentation og sporing. Listen lukkes af ignorerer projektets advarselsskilte. Vi nævner dem, fordi dette blogindlæg skal hjælpe dig med at reducere eller eliminere disse farer ved hjælp af effektiv styring af projektets omfang.
Læs videre for at se, at scope management starter med forberedelse og er uløseligt forbundet med korrekt dokumentation og overvågning af projektets fremskridt. Hvad med projektets advarselstegn? Du vil se, at et af de mere ildevarslende tegn er scope creep. Heldigvis kan vellykket scope management hjælpe dig med at undgå det.
Lad os starte med at definere de vigtigste begreber, vi bruger i denne guide:
Hvad er omfanget?
Som filosoffer plejede at sige, er der slet ingen forståelse uden en forståelse af de termer, vi bruger. Så hvad betyder "omfang"?
Lad os begynde med den definition, der er givet af institutioner uden for projektledelseskredsen - af Oxford Dictionary. Takket være dem kan vi læse om to betydninger af begrebet omfang sigt. For det første er omfanget bare et potentiale, en mulighed, en ressourcekapacitet, en mulighed for at ændre, opnå, gøre noget. Men den anden betydning er tæt nok på projektledelsessamfundet, hvilket gør den værd at citere. Omfang er:
(...) den række af ting, som et emne, en organisation, en aktivitet osv. beskæftiger sig med
(Oxford Dictionary)
Når vi sammenligner definitionen ovenfor med den, der repræsenteres af som er velkendt blandt projektledere, vil du kunne se sammenhængen.
Takket være Association for Project Management får vi at vide, at "scope" henviser til alle resultater, udfald og fordele og det arbejde, der er nødvendigt for at levere projekter. Man kan sige, at det er det arbejde og/eller de tilstrækkeligt kvalificerede medarbejdere, der kræves for at opfylde alle projektets krav (dvs. for at levere et produkt med succes).
Værd at nævne for at undgå misforståelser. Denne betydning er lidt bredere end at lyde ens - den Produktets omfang. Produktomfang - generelt set - beskriver et produkts eller en tjenestes egenskaber og funktioner. Mens:
Projektets omfang er det arbejde, der skal udføres for at levere et produkt i henhold til produktets omfang (nødvendige funktioner og egenskaber).
(Wrike.com)
Med dette i tankerne, hvad er så projektomfangsstyring? For Foreningen for Projektledelse:
Omfangsstyring er den proces, hvor output, resultater og fordele identificeres, defineres og kontrolleres. "Omfang" er det udtryk, der bruges i projektledelse til at henvise til alle outputs, resultater og fordele og det arbejde, der kræves for at producere dem.
(APM Body of Knowledge, 7. udgave)
Men i den ældre version, fra PMBOK® Guide, 6. udgave er projektomfangsstyring den proces, der gør det muligt at sikre, at projektet omfatter alt det arbejde, der kræves, og kun det arbejde, der kræves.
For at sige det enkelt kan projektomfangsstyring takket være den 7. udgave fortolkes som tid og trin (en proces) til at erhverve og dokumentere viden om alle aspekter af projektet. Og resultatet af project scope management-processen er en liste over alt, hvad projektplanen skal indeholde (opgaver og delopgaver, budgetter, ansvarsområder osv.).
Men den 6. udgave lægger vægt på nødvendigt arbejde (og/eller den rette erfarne medarbejder), arbejde, der kræves af projektet. Fra det sidste perspektiv bør en projektleder fokusere på mennesker eller - som man burde sige - ressourcer, der er i stand til (takket være deres færdigheder og erfaring) at levere projektet med de forventede krav på den forventede tid.
Lad os afslutte dette kapitel med at opsummere med et citat fra En guide til Project Management Body of Knowledge
Styring af projektets omfang handler primært om at definere og kontrollere, hvad der er og ikke er inkluderet i projektet.
(PMBOK® Guide, 7. udgave)
Vores konkurrent og også velkendte projekt software til ressourcestyring udbyder informerer på deres hjemmeside om, hvad der er resultatet og målet med projektomfangsstyringsprocessen.
Styring af projektomfanget er en proces, der hjælper med at fastlægge og dokumentere listen over alle projektets mål, opgaver, leverancer, deadlines og budgetter(...).
(Kissflow.com)
Som vi kan se, er det en oversigt over alt, hvad projektplanen skal indeholde. Og Den største fordel ved projektomfangsstyring er, at det hjælper dig med at levere et vellykket projekt. Takket være denne proces ved du, hvad der skal gøres (og hvad der ikke skal gøres), så du kan lede dit team med større selvtillid.
Andre fordele ved denne proces er:
Nedenstående trin er baseret på Project Management Body of Knowledge (PMBOK®). Sørg for at tjekke deres instruktioner ud, hvis du er på udkig efter en omfattende scope management-plan. Nedenfor finder du en scope management-proces, som bør gøre det muligt for dig at implementere den i dit kommende projekt.
Planlægning af scope management bør starte med, at du forbereder dig på forhånd. Allerede før du indsamler krav og udarbejder scope for dit projekt, skal du planlægge, hvordan du vil gribe det an. Identificer de vigtigste, men helst alle de interessenter og personer, der har noget at sige om projektets omfang.
Mød dit team, og find ud af, hvordan processen med at skabe omfanget skal se ud. Det ville hjælpe, hvis du også tænkte på mulige ændringer af projektets omfang. På dette tidspunkt ved du selvfølgelig ikke, hvad der kan ændre sig, men du kan bestemme, hvad der skal ske, hvis der sker ændringer.
Saml alle de beslutninger, du træffer her, i scope management-planen. Det bliver dit styrende dokument for resten af processen.
Det er tid til at indsamle projektkrav: ting, der skal gøres for at nå dine projektmål. Det er ikke så enkelt som bare at gå til din kunde og spørge Hvordan ønsker du, at slutproduktet skal se ud og opføre sig? Indsamling af krav er en opdagelsesproces, da interessenterne på dette tidspunkt måske ikke engang ved, hvilke særlige funktioner der skal indgå i deres produkt (især hvis du har til opgave at styre et softwareudviklingsrelateret projekt). )
Det er muligt, at dine kunder ikke har den nøjagtige vision for slutproduktet, men de er sandsynligvis klar over de forretningsmæssige mål, som dette projekt skal opnå. Du kan lave en række workshops og interviews for at afdække brugernes behov og på den måde fastlægge kravene.
Endnu en måde at indsamle datadrevne krav på er at gennemføre en række tests med prototyper for at se, hvilke egenskaber og funktioner der får den mest positive reaktion fra målgruppen.
Du kan også lave noget benchmarking for at sammenligne dine potentielle krav med branchens bedste praksis.
Når du har en liste over forskellige krav (egenskaber og funktioner, forretningsmål, processer, der er nødvendige for at levere et produkt, acceptkriterier), kan du prøve at definere omfanget. Husk, at det normalt ikke er alle de elementer, du indsamler i første omgang, der ender i det endelige projektomfang.
At definere projektets omfang betyder at skabe det såkaldte scope statement-dokument. Et scope statement er der, hvor du dokumenterer projektets omfang, som består af:
Dette trin hjælper dig med at visualisere omfanget bedre og nedbryde det i mindre elementer. Arbejdsfordelingsstrukturen er en hierarkisk ramme af leverancer, der svarer til projektets output.
Traditionelt set beskriver WBS'en hvad og ikke hvordan, så du bør fokusere på leverancer i stedet for aktiviteter (f.eks, betaling snarere end design/udvikling/test af betalingsvejen). En anden måde at tænke på er, at WBS beskriver, "hvad kunden vil modtage", ikke "hvilke handlinger projektteamet vil udføre". Nogle projektledere behandler det dog mere som en opdeling af opgaver og delopgaver, hvilket også er et nyttigt dokument.
Hvorfor skal man overhovedet beskæftige sig med at lave en WBS? Først og fremmest er det nemmere at lave en tidsplan, når du ser leverancerne opdelt i mindre dele. Du kan også nemmere oprette og fordele opgaver, når du har WBS'en at støtte dig til.
Endelig gør en sådan hierarkisk struktur det hurtigere at forstå projektets omfang, især hvis man er en visuel tænker. Er du ikke sikker på, om du identificerer dig som sådan? Tjek vores guide Sketchnoting for projektledere for at se, hvordan du kan drage fordel af visuel tænkning i projektledelse.
Du har projektets scope statement og WBS, så du ved, hvad der skal indgå i projektet. Nu skal du have interessenterne til at validere og underskrive omfanget. Gennemgå det for at se, om der er nogen uklarheder, og prøv at færdiggøre det, før projektarbejdet begynder. På den måde kan du reducere risikoen for, at omfanget skrider.
Når projektet er i gang, skal du kontrollere omfanget. Overvåge, hvad der er blevet gjort i forhold til, hvad der skulle gøres. I løbet af den proces vil du sandsynligvis finde følgende værktøjer nyttige:
Sammenlign Projektrapporter med omfanget og projektstyringsplanen for at se, om tidslinjen, arbejdsbyrden, de udførte opgaver osv. stemmer overens med dine estimater.
Processen med at styre omfanget af dit projekt kan virke kompliceret, især når man tænker på, hvor meget forberedelse der skal til. Men når du først har prøvet det, vil du se, at de dokumenter, du udarbejder meget tidligt i processen (scope management plan og project scope statement), vil være til stor hjælp i det videre forløb og gøre dig i stand til at levere det produkt eller den service, dit team arbejder på.
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
Ressourcekalenderen (eller projektstyringskalenderen, projektplanlægningskalenderen, ressourceplanlægningssoftwaren) giver dig mulighed for at planlægge, styre og fordele ressourcer mere effektivt - især hvis Microsoft Excel har spillet en hovedrolle i din...
Hvad er det ultimative mål for projektledere? At levere deres projekter med succes. PM'erne indrømmer selv, at det ikke sker særlig ofte: Ifølge den seneste Pulse of the Profession-undersøgelse bliver mindre end 60% af projekterne afsluttet enten...
Kapacitetsstyring er en strategi, som virksomheder bruger til at udnytte produktionseffektiviteten bedst muligt i forhold til efterspørgslen på en service eller et produkt. Det endelige mål med kapacitetsstyring er at: Identificere og...