Ledelse af projekter har sin del af udfordringerne. Fra vanskelige interessenter til ressourcemangel - en projektleder skal vide, hvordan man navigerer i vanskelige situationer. Det, der gør det endnu mere udfordrende, er, at projektledere ofte kæmper med et stort antal opgaver og strenge deadlines.
Faktisk er der mange projektledere undersøgt for nylig af Digital Project Manager indrømmede, at Det var deres største udfordring ikke at have tid nok.
Hvis du er en projektleder, der ville ønske, at Hermione Grangers tidsvender kunne købes, har vi gode nyheder til dig. Nej, ikke om magiske forsyninger. Om din tid. Du kan sandsynligvis optimere dit arbejde ved at bruge robuste apps og forbedre projektstyringsprocesserne i din organisation.. Desuden vil det hjælpe dig med at nå dine professionelle mål.
Hvad er de vigtigste mål for effektive projektledere? Til at begynde med ønsker de at levere deres projekter til tiden og inden for budgettet. Derudover håber de at kunne forbedre processer som risikostyring, projektestimering og teamkommunikation. Hvordan kan du komme tættere på at nå disse mål?
Indrømmet, du bør fortsætte med at arbejde på dine færdigheder inden for problemløsning, ledelse og projektstyring. Men alligevel, Nogle gange har man bare brug for et værktøj, der gør det muligt at spare tid og arbejde smartere. I dette blogindlæg viser vi dig, hvordan Teamdecken komplet software til ressourcestyringhjælper projektledere gennem hele projektets livscyklus.
En effektiv projektleder ved, at hver fase af projektet bidrager til dets samlede succes og effekt. Selvfølgelig har hvert projekt sine unikke karakteristika og udfordringer, men de vigtigste projektfaser forbliver de samme. Lad os se, hvordan en app som Teamdeck kan hjælpe projektledere med at optimere deres arbejde hele vejen igennem.
Projektledere indser, at ressourceallokering er afgørende for projektets succes. Sæt de rigtige mennesker på de rigtige projekter, så er der større sandsynlighed for, at du får et problemfrit projekt.
Hvis et af dine ansvarsområder som projektleder er at allokere teammedlemmer til projekter, ved du, at det kan være en meget skræmmende opgave. Når din virksomhed er lille, kender du sikkert alle medarbejderne, men når ressourcepuljen vokser, kan du nemt fare vild og begynde at spekulere: "Hvem ville være den rette person til dette projekt?"
Teamdeck giver dig en Ressourcekalender for hele virksomheden hvor du kan se en liste over medarbejdere. Men du har brug for at vide mere om dem end bare deres navne for at kunne træffe en kvalificeret beslutning om at få dem med i dit team. Afhængigt af din organisations behov kan du tilføje brugerdefinerede kategorier og indtaste flere oplysninger om dine teammedlemmer: deres tekniske færdigheder, anciennitetsniveau, placering osv. Som projektleder kan du også se, hvilke tidligere projekter en given person har været involveret i i din virksomhed, hvilket kan være en fordel, når Tildeling af ressourcer til et lignende projekt.
Endnu en udfordring, som projektledere står over for, når de planlægger projektet, er at omsætte estimaterne til en tidslinje. Selvfølgelig ved man, at designfasen vil tage f.eks. 120 timer, men man kan ikke bare gå ud fra, at det er tre uger. Du er nødt til at tage højde for helligdage, medarbejdernes ferier og folks aktuelle kapacitet. En ressourcekalender med data om folks aktuelle bookinger og planlagte fridage vil være uvurderlig her. Du kan nemt kortlægge en projektplan og tjekke, om den er i overensstemmelse med vigtige projektdatoer.
Effektive projektledere ved, at det er vigtigt at spørge kunden om eventuelle eksterne deadlines, som dit team skal tage hensyn til, f.eks. en marketingkampagne, der koordineres af et andet bureau. Det kan vise sig, at du bliver nødt til at forhandle nogle af disse datoer med din kunde eller ændre projektets omfang, men det er bedre at vide det i begyndelsen af projektet.
Når projektet går i gang, skal en god projektleder have styr på de forskellige aspekter af processen. Teamdeck hjælper dig med at arbejde produktivt, lige fra at styre teamets skiftende tilgængelighed til at holde øje med budgettet.
Effektive projektledere ved, at én ting er at planlægge en projekttidslinje, men man skal stadig have fingeren på pulsen og foretage justeringer, hvis det er nødvendigt. En af de ting, der vil hjælpe dig med at holde styr på dit projekts tidsplan og folks / ressourcekapacitet er synlighed i dine teammedlemmers ferieplaner. Teamdeck giver dig den mulighed - du kan se godkendte ferier og anmodninger om afspadsering i ressourcekalenderen.
Da ikke alt fravær kan planlægges lang tid i forvejen, er det bedst, hvis du får besked om nye anmodninger om fri (via Slackfor eksempel). Du vil kunne undgå at dobbeltbooke nogen, og du vil få mulighed for at redigere hele tidsplanen, når det er nødvendigt.
Afbalanceret ressourceudnyttelse er afgørende for dit teams velbefindende. Medarbejderne kan ikke yde deres bedste, når de arbejder for meget. Men sådan er det, at være underudnyttet gør også dit team utilfreds. Desuden er ingen af disse tilfælde gode for virksomheden. Som projektleder bør du overvåge ressourceudnyttelsen. Det er nemmere, når overarbejde er tydeligt markeret, som det er tilfældet i Teamdeck. Underudnyttelse er også let at få øje på, fordi man kan se præcis, hvor meget kapacitet folk har tilbage.
Hvorfor er det vigtigt at spore folks brug via en central ressourcekalender? Ville en Projektets timeseddel-rapport gøre arbejdet? Projektrapporter er helt sikkert nyttige. Vi taler mere om dem i næste afsnit af dette blogindlæg. Men du er nødt til at overvåge dit teams samlede arbejdsbyrde, ikke kun det projekt, du administrerer (læs om Styring af arbejdsbyrden).
Forestil dig en situation, hvor en medarbejder logger det "rigtige" antal timer på sin timeseddel for dit projekt og bruger ekstra tid på andre projekter, f.eks. oplæring af nye medarbejdere. Det kan du nemt overse, hvis du kun analyserer dit projekts timesedler. Når man ser på Teamdecks RessourcekalenderMen du kan se alle de projekter, som en person er involveret i.
Styring af budgettet er en vigtig del af vellykket projektledelse. Projektledere skal vide, hvor mange omkostninger der er genereret indtil videre på et hvilket som helst tidspunkt i løbet af projektet. For at disse beregninger skal være præcise, skal teammedlemmerne spore deres arbejde, ideelt set i realtid.
Hvordan kan Teamdeck hjælpe her? Til at begynde med tilbyder vi en bekvem måde for medarbejderne at udfylde deres timesedler på ved hjælp af en mobil tidsregistrering eller en webapp. Derudover kan du oprette en Rapport om projektomkostninger som opdateres automatisk, hver gang der er en ny tidsregistrering i timesedlen. Det er en enorm tidsbesparelse: Du opretter en sådan rapport én gang i begyndelsen af projektet og tjekker den så bare regelmæssigt i stedet for at regne det hele igennem igen.
Det er vigtigt at finde den rette balance mellem fakturerbare og ikke-fakturerbare aktiviteter. Hvis dine medarbejdere bruger for meget tid på ikke-fakturerbare opgaver, kan projektet vise sig at være urentabelt. Som projektleder har du en fordel, når du kender fordelingen af fakturerbare og ikke-fakturerbare timer. Med Teamdeck er det muligt.
Når dit team logger deres tid, kan de mærke tidsregistreringer med tags som godkendt overarbejde, ikke-fakturerbart, r&dosv. Du kan definere dine egne tags, så de passer til din virksomheds behov. En projektleder kan se fordelingen af forskellige tags i deres teams timeseddel-rapport.
I løbet af projektet vil du sandsynligvis udvikle ideer til at forbedre styring af projektarbejdsgange eller justering af projektstyringsprocesser. Nogle gange vil dine teammedlemmer selv foreslå forskellige optimeringsideer. For eksempel kan de rapportere, at kundekommunikation tager meget af deres dyrebare tid. Når din virksomhed bruger Teamdeck, kan du altid dykke ned i dataene for at sikre, at en given observation er korrekt. Timesheet-tags kan vise dig præcis, hvor meget af deres tid dit team bruger på kundemøder, så du ved, om der er plads til forbedringer.
Afslutning af projektet er, når en projektleder kan se tilbage og analysere hele projektet. En af de rapporter, vi anbefaler at lave, er en sammenligning af estimerede og faktiske timer.
Det giver dig mulighed for at se, om dit teams estimater var nøjagtige, og udpege faser med de største afvigelser mellem planlagte timer og registrerede timer. For eksempel kan det vise sig, at designfasen er notorisk undervurderet i forskellige projekter. Måske skulle de ansvarlige for at estimere den tilføje en ekstra buffer til deres oprindelige estimater?
En sådan analyse vil ikke kun være nyttig for dig, men også for andre projektledere og din virksomheds ledelse. Den kan hjælpe alle med at undgå tidligere fejl og sikre, at succesfulde projektledelsespraksisser er til stede i din virksomheds fremtidige projekter.
En god app kan ikke erstatte lederegenskaber eller evnen til at komme i kontakt med dine teammedlemmer. Men den kan hjælpe dig med at øge produktiviteten, spotte alarmerende mønstre i tide eller automatisere nogle af dine projektledelsesopgaver. Og resultatet? En effektiv projektledelsesproces, der har en positiv indvirkning på din virksomheds bundlinje og dit teams trivsel.
Vil du være en succesfuld projektleder? Giv Teamdeck en chance! Få en 30-dages GRATIS prøveperiode.
Ressourcekalenderen (eller projektstyringskalenderen, projektplanlægningskalenderen, ressourceplanlægningssoftwaren) giver dig mulighed for at planlægge, styre og fordele ressourcer mere effektivt - især hvis Microsoft Excel har spillet en hovedrolle i din...
Hvad er det ultimative mål for projektledere? At levere deres projekter med succes. PM'erne indrømmer selv, at det ikke sker særlig ofte: Ifølge den seneste Pulse of the Profession-undersøgelse bliver mindre end 60% af projekterne afsluttet enten...
Kapacitetsstyring er en strategi, som virksomheder bruger til at udnytte produktionseffektiviteten bedst muligt i forhold til efterspørgslen på en service eller et produkt. Det endelige mål med kapacitetsstyring er at: Identificere og...