Udbredelsen af fjernarbejde har rejst mange spørgsmål om ledelse af et fjernteam, især når det er internationalt. Et sådant arbejdssystem kræver en helt ny tilgang og nye værktøjer samt prioritering. I dagens artikel vil vi præsentere 10 tips til at lede et fjernteam, der arbejder i forskellige lande.
Covid-19 har ændret den måde, mange virksomheder arbejder på. Mennesker i lukkede kontorbygninger øgede risikoen for, at virussen spredte sig, så ledelsen var nødt til at finde en løsning. Det viste sig at være fjernarbejde. Selvfølgelig blev fjernarbejde ikke opfundet sammen med pandemien, men det er først nu, at virksomheder er begyndt at implementere denne model i så stor skala. Nogle virksomheder havde allerede erfaring med hjemmekontor. For andre organisationer var det derimod en helt ny udfordring, som krævede en fuldstændig omlægning af de eksisterende ledelsesmønstre.
Fjernarbejde giver både nye muligheder og nye problemermen et veludført system for fjerntransformation kan give din virksomhed store fordele. Især fordi evnen til at arbejde på afstand i dag er et meget vigtigt kriterium for, at en organisation kan være konkurrencedygtig på markedet. Ifølge Growmotely-rapporten er så mange som 97% af de adspurgte medarbejdere ønsker ikke at vende tilbage til kontoret på fuld tid. Det viser, hvor vigtigt det er at kunne bruge hjemmekontoret i det mindste delvist.
For arbejdsgiveren betyder fjernarbejde desuden en masse fordele, som er værd at tage med i betragtning. For det første... lavere omkostninger ved at drive virksomheden. Bare det, at når dit team arbejder hjemmefra, behøver du ikke at leje så stort et kontor. Nogle virksomheder har endda helt opgivet at have et kontor. Når alt kommer til alt, er omkostningerne ved at leje sådan en plads meget høje.
For det andet, medarbejdere er mindre tilbøjelige til at være fraværende. Når de ikke har det godt, men endnu ikke er meget syge, foretrækker de ofte ikke at tage en fridag, men at arbejde fra sengen. Det er også ofte lettere for dem at stoppe arbejdet i en time eller to, når de har et ærinde, hvorimod de nok ville tage en fridag, hvis de arbejdede hjemmefra. Et Stanford-studie fandt også ud af, at medarbejdere, der kan arbejde hjemmefra, er 22% mere produktive. 32,2% af de adspurgte ansættelseschefer bekræftede, at fjernarbejdernes produktivitet er steget.
Leder du efter flere eksperttips om projektledelse? Tjek vores GRATIS tjekliste til sprintplanlægning Nu!
Naturligvis er modeller for fjernarbejde ikke ensartede og afhænger af din virksomheds behov og særlige forhold. Det er helt sikkert nemmere for tech- og internationale virksomheder at sende medarbejdere til et hjemmekontor, end det er for virksomheder, der er baseret på manuelt arbejde. Tag et kig på din organisation og beslut dig for, hvilken form der er bedst for dig: fuld fjernarbejde eller måske hybrid? Eller overlad valget til dine medarbejdere - de ved trods alt, hvor de arbejder bedst. Uanset hvilken model du beslutter dig for, vil denne guide hjælpe dig med at styre et fjernteam.
En af de største forandringer for medarbejderne, når de arbejder hjemmefra, er kommunikationen. På kontoret er det altid nemt at spørge kollegaen ved siden af, hvem man skal henvende sig til med et specifikt spørgsmål, eller om nogen har orlov eller ferie i øjeblikket. Når man arbejder eksternt, kan det være meget tidskrævende at søge efter sådanne oplysninger, især i en stor eller mellemstor virksomhed. Derfor er det vigtigt at bruge et system, der gør det nemmere.
For eksempel kan funktionen Brugerdefinerede felter fra Teamdeck (software til ressourcestyring), kan hjælpe dig med at gruppere medarbejdere efter de afdelinger, de tilhører, og de færdigheder, de har. Det er meget nyttigt, når man skal tildele folk projekter og lave rapporter. Det gør det også lettere at se, hvem der er ansvarlig for hvad i virksomheden.
Klart definerede opgaver og forventninger er grundlaget for arbejde i almindelighed. Men i fjerntilstanden bliver det noget afgørende. Det er svært at beskrive, hvor meget frustration, misforståelser og forsinkelser, der kan opstå, hvis man ikke har et klart defineret arbejdsområde. Derfor er det så vigtigt, at dine medarbejdere ved præcis, hvad du kræver af dem, hvad de skal gøre, og hvad deres deadline er. Brug et shuffle-panel, der opdateres i realtid. På den måde får hver medarbejder specifikke opgaver i et sprint. De ved præcis, hvad deres ansvar er, og hvornår du forventer, at de er færdige med en bestemt milepæl. Det er dit ansvar som leder at sikre klarhed og åbenhed.
Når man arbejder eksternt, må man forvente at miste noget af kontrollen. Du kan ikke hele tiden kontrollere, hvad dine medarbejdere laver. Det er meget vigtigt at ansætte folk, der kan styre deres egen tid og deres egne mål. Uafhængighed og tillid er afgørende, når man leder et internationalt team, der ikke arbejder fra et kontor. Det er selvfølgelig ikke sådan, at medarbejderne skal overlades til sig selv, og du mister indsigten i projektets fremskridt.
Du skal give dit team maksimal støtte og detaljeret information om de opgaver, de skal udføre. Det er også meget vigtigt at holde styr på de vigtigste faser i vigtige projekter, så du ved, hvad der sker i virksomheden, og om alt går efter planen. Men hvis du konstant forsøger at overvåge alle elementer i dit teams arbejde, opnår du slet ikke de ønskede resultater. Du vil spilde en masse tid på at kontrollere, at alle gør, hvad de skal. Dine medarbejdere vil føle sig frustrerede og kontrollerede, og deres indre motivation vil falde, fordi de ikke føler, at de er ansvarlige for deres eget arbejde.
På kontoret kan du altid spørge nogen: "Har du tid til et kort møde?". Eller bare komme ind og præsentere sin sag på 5 minutter. Når teamet arbejder eksternt, bliver sagen meget mere kompliceret. Især når du har mange ansatte over hele verden, og du ikke kan kontrollere deres tid i en hel dag, uge eller måned. Det er også meget vigtigt, hvis du har folk ansat, som arbejder i forskellige tidszoner eller på deltid.
I denne situation bliver det endnu mere kompliceret at styre tilgængeligheden. For at holde din virksomhed kørende er du nødt til at kende dit teams tilgængelighed. Det vil hjælpe dig med at planlægge din kalender så optimalt som muligt. Det er også her, vores værktøj kommer ind i billedet. I Teamdeck-kalenderen finder du følgende Tilgængelighed funktion.
Alle medarbejdere kan til enhver tid angive deres tilgængelighed, hvilket gør det nemmere at planlægge vagter og møder. Du kan også tilføje en gentagen tilgængelighed i stedet for at definere den dag for dag.
Når man leder et fjernteam, der arbejder fra forskellige lande, er det også meget vigtigt at tage hensyn til lokale helligdage. Det er her, at Organisatoriske enheder funktion er praktisk. Den giver dig mulighed for at gruppere dit team efter placering og tildele dem de relevante helligdage. På den måde vil kalenderen, når du vil planlægge et møde eller en opgave for din medarbejder, tage højde for det land, de befinder sig i, og de lokale helligdage, der gælder der.
Styring af projekttid - Har du nogensinde hørt det? Du kan ikke blive ved med at spørge hvert eneste teammedlem: "Har du gjort det endnu?", "Hvornår gør du det?", "Vil vi nå deadline?". Selv i et stationært job ville det være fuldstændig ineffektivt, for slet ikke at tale om, når du har mange ansatte rundt om i verden! Du er nødt til at have et system på plads til at styre projekter og arbejdsplaner.
Når du samler alle opgaver og tidsplaner for langsigtede projekter i et overskueligt panel, bliver det meget lettere for dig at kontrollere, at alt går efter planen, og du kan kun blive involveret, når det er nødvendigt. Sådan en projektressourcestyringssoftware sparer en masse tid. Det garanterer også, at du ikke går glip af noget, fordi det automatiserede værktøj vil huske vigtige ting for dig!
Dette råd er også vigtigt, når du arbejder stationært, men når du arbejder eksternt, bliver det afgørende, fordi du ikke rigtig har andre muligheder. Du kan ikke føre tilsyn med alt, hvad der foregår i din virksomhed, uden moderne ledelse og kommunikationsværktøjer. At introducere dem i din virksomhed er ikke engang et spørgsmål om valg længere - uden dem kan du simpelthen ikke arbejde på daglig basis.
Når man arbejder hjemmefra, er det vigtigt at forbedre kommunikationen mellem teammedlemmerne. På kontoret er e-mail ofte nok, for med alle små ting kan man bare komme til et andet skrivebord. Når medarbejderne sidder på hjemmekontoret, er e-mail ikke den bedste løsning, fordi det ikke er praktisk til løbende, hurtig og responsiv kommunikation. Overvej en instant messaging-tjeneste som Slack eller Skype for at lette hurtig informationsudveksling mellem mennesker. Når du arbejder i en international virksomhed, er møder ansigt til ansigt en sjældenhed, så du har brug for et praktisk online-mødeværktøj. Zoom, Google Meets eller Microsoft Teams klarer opgaven fint. Som vi allerede har nævnt, er det også ekstremt vigtigt at styre dit teams arbejde. Tildeling af opgaver, kontrol af fremskridt på projekter, fastsættelse af milepæle og tidslinjer, oprettelse af rapporter og styring af kalenderen og ferier. Tjek, hvad værktøjer som Teamdeck, Asana eller Jira kan tilbyde dig.
Det er svært at bevare følelsen af at være en del af et team, når man ikke engang ser sine kolleger. Følelsen af fremmedgørelse og ensomhed er en af de største ulemper ved fjernarbejde og en stor udfordring for arbejdsgivere. Det siger sig selv, hvor vigtigt det er for medarbejderne og deres motivation at føle sig som en del af deres team. Vi skrev lidt mere om dette i denne artikel. Så hvordan tager man sig ordentligt af teambuilding, når man leder et fjernteam, der arbejder i forskellige lande?
Til at begynde med skal du fokusere på det, du har til rådighed på daglig basis, nemlig onlinekommunikation. Det hjælper meget, hvis hele teamet hver dag i det mindste i en kort periode har en Statusopkald. Her kan du diskutere det aktuelle arbejde og fremskridt, men også spørge, hvordan alle har det, og hvordan de har det. Det er med til at opbygge en følelse af, at I jævnligt er i kontakt. Det er også en god idé at have 1:1 møderIkke kun med din leder, men også med andre mennesker i virksomheden. Du kan implementere et system, der matcher medarbejdere i tilfældige par og arrangerer et møde på en halv time, hvor de kan lære hinanden bedre at kende.
Regelmæssige møder med hele virksomheden er også meget vigtige, hvor du kan diskutere større ændringer og resultater. Chats og kanaler, f.eks. på Slack, giver dig også mulighed for at holde dig opdateret om, hvad der sker med andre mennesker i virksomheden. Det er også en god idé at have en række forskellige aktiviteter for medarbejderne, f.eks. online sport eller en bogklub. Når du har mulighed for det, er det også værd at arrangere et teambuilding-arrangement, så medarbejderne kan mødes personligt. Hvis man lærer sine kolleger at kende på den måde, bliver det lettere at opbygge relationer senere, selv om det kun er online.
Der er én ting, som kan være enhver leders forbandelse og velsignelse. Sladder. På kontoret er det nogle gange nok at sige noget til et par stykker, og i løbet af et øjeblik ved alle det. Og det behøver ikke at handle om dårlige eller vanskelige emner, men også om ideer til udvikling, organisering af events, nye folk i teamet og andre aktuelle emner. At lede et fjernteam kræver dog, at du er meget mere opmærksom på, om medarbejderne ved alt, hvad de bør vide.
På kontoret taler man bare om tingene over frokosten eller ved kaffemaskinen. Når dine medarbejdere er på hjemmekontoret, er det dit ansvar at være transparent og holde dem informeret om alle vigtige ting. Nogle gange kræver det, at man vænner sig til det og ændrer sine tidligere vaner. Du bliver helt sikkert nødt til at skrive e-mails til hele teamet oftere og bruge et fælles chatrum. Men du kan være sikker på, at det vil hjælpe dig meget i din ledelse at holde teamet informeret om, hvad der foregår i virksomheden. Det er meget mere behageligt at arbejde sammen med folk, der ved alt, hvad der foregår. Desuden vil medarbejderne også føle sig som en del af virksomheden og være mere interesserede i dens anliggender.
Når alle medarbejdere befinder sig på afstand, i forskellige lande og kulturelle sammenhænge, er det svært at opretholde en følelse af fællesskab i virksomheden. Så sørg for, at din virksomhed har sin egen personlighed og identitet. Skab en sammenhængende kommunikation for din virksomhed. Definer, hvad der er vigtigt for den, hvad dens værdier er, hvad dens mission er. Lad dine medarbejdere føle, at de hører til et sted, der har sin egen karakter. Det er vigtigt, at alle føler sig godt tilpas i virksomheden, så spørg dine medarbejdere, hvad de synes om virksomhedens politik. Måske har de nogle forslag eller indsigter? Det er meget værdifuldt. Især når man arbejder eksternt, er man nødt til at involvere medarbejderne i at forme virksomheden og give dem en følelse af, at deres stemme er vigtig. At være en del af en gruppe og en organisation øger følelsen af at høre til og motivationen.
Når dit team arbejder fra kontoret, har onboarding en tendens til at følge et lignende mønster. Under mødet med en ny medarbejder fortæller du lidt om virksomheden, og hvad du arbejder med. Sandheden er dog, at de fleste nøgleoplysninger om deres opgaver, processer, arbejdsgange og alt, hvad der virkelig betyder noget, får medarbejderen fra sine kolleger ved at spørge om ting, der generer dem. Med fjernarbejde er der ingen sådan mulighed. Medarbejderne kastes straks ud i nye ansvarsområder. Det er sværere at spørge om råd, fordi de ikke altid umiddelbart ved, hvem de skal henvende sig til. Nogle ting er også sværere at forklare online. Selv om næsten alt selvfølgelig kan gøres online, og teamets støtte er meget vigtig. For at gøre det så nemt som muligt for en ny medarbejder at falde til, er en god onboardingproces meget vigtig.
Arranger møder med andre teammedlemmer, som kan introducere den nye person til forskellige aspekter af virksomheden. Du kan også lave en Q&A-session med de eksterne teammedlemmer, som ikke kun vil besvare spørgsmålene, men også give et indblik. Prøv at tilbyde et onlinekursus, f.eks. på en e-læringsplatform. På den måde vil en ny medarbejder altid kunne vende tilbage til en lektion, indtil han eller hun føler sig sikker på sin nye arbejdsplads.
Det er en stor udfordring at lede et fjernteam, der arbejder fra forskellige lande. Optimering af en sådan arbejdsmodel vil kræve, at du tager en ny tilgang og foretager nogle ændringer. Men du kan være sikker på, at hvis du anvender ovenstående tips, vil du hurtigt mærke en forbedring i ledelsen af dit fjernteam.
Ressourcekalenderen (eller projektstyringskalenderen, projektplanlægningskalenderen, ressourceplanlægningssoftwaren) giver dig mulighed for at planlægge, styre og fordele ressourcer mere effektivt - især hvis Microsoft Excel har spillet en hovedrolle i din...
Hvad er det ultimative mål for projektledere? At levere deres projekter med succes. PM'erne indrømmer selv, at det ikke sker særlig ofte: Ifølge den seneste Pulse of the Profession-undersøgelse bliver mindre end 60% af projekterne afsluttet enten...
Kapacitetsstyring er en strategi, som virksomheder bruger til at udnytte produktionseffektiviteten bedst muligt i forhold til efterspørgslen på en service eller et produkt. Det endelige mål med kapacitetsstyring er at: Identificere og...