At lave en omfattende plan for dit projekt indebærer mere end bare at liste opgaver. Det kræver en effektiv ressourceplanlægning for at identificere de nødvendige ressourcer og deres tilgængelighed. Ressourceplanlægningsprocessen er afgørende for, at projektlederne kan foretage et præcist skøn over projektets tidslinje og budget. Ved at fastlægge projektets omfang, leverancer og afhængigheder i kick-off-fasen kan lederne bedre styre ressourcekapaciteten. Denne tilgang sikrer ikke kun, at ressourcerne allokeres effektivt, men giver også mulighed for at optimere ressourcekapaciteten til nuværende og fremtidige projekter.
3 ingredienser i en effektiv ressourcestyringsproces
Den rolle, som Online kalenderplanlægger og software til ressourceplanlægning
Sådan undgår du udfordringer med ressourceallokering
Betydningen af ressourceplanlægning i projektledelse
Ressourceplanlægning er ikke anderledes og hjælper projektledere med at tilpasse projektets leverancer til de tilgængelige ressourcer. Uden den kan du ikke rigtig kontrollere projektets leverancer, dets tidslinje og budget. I dette indlæg vil jeg gennemgå processen med ressourceplanlægning, så du kun kan finde og tildele de rigtige og tilgængelige ressourcer til dit projekt.
Med en omskrivning af Project Management Institutes (PMI) karakteristik af projektledelse skal det siges, at det handler om at bruge kompetencer, færdigheder, viden, udstyr, instrumenter, software, metoder, processer, og hvad der ellers skal til for at skabe "værdi for mennesker". (Den PMP-certificeringskursussom udbydes af PMI, vil også give dig en god idé om, hvad ressourceplanlægning er inden for projektledelse).
Tvetydigheden i udtrykket "værdi for mennesker" får os til at tro, at resultatet af projektledelse kan være hvad som helst. Alt, hvad der er nyttigt for nogle mennesker. Og hvis vi fortsætter denne tanke, er det berettiget at sige, at projektledelse for PMI handler om at bruge ressourcer (både intellektuelle og materielle) til at skabe og implementere noget nyttigt (for nogen). Kort sagt, at bruge det, vi har, til at skabe det, vi har brug for.
Ressourceplanlægning i projektledelse er at vælge relevant kvalificerede ressourcer/medarbejdere og matche dem med opgaver for at sikre, at projektet lykkes. [Kilde: Ovenstående er en visning fra Teamdeck - ressourceplanlægningsværktøjet].
Som du vil få at vide i de følgende afsnit, siger definitionen ovenfor ikke noget om, hvad der er helt grundlæggende for projektledelse (og også for ressourceplanlægning). Og intet om de grundlæggende elementer, der adskiller projektledelse fra management.
Association for Project Management (APM) introducerede en forståelse af projektledelse, der belyser, hvad der er afgørende aspekter af projektledelse.
Projektledelse er anvendelsen af processer, metoder, færdigheder, viden og erfaring til at nå specifikke projektmål i henhold til projektets acceptkriterier inden for aftalte parametre. Projektledelse har endelige leverancer, der er begrænset til en begrænset tidsskala og et begrænset budget.
Det, der er fælles for PMI's og AMP's forslag, er den del, der handler om at anvende processer og bruge færdigheder og metoder til at udvikle eller gennemføre et projekt. Men hvad der er absolut bemærkelsesværdigt, er tre aspekter, som ikke optræder i PMI's forslag. Et "projektacceptkriterium", tid og det tredje - budget.
Som vi ved, bliver projekter bestilt internt eller eksternt - af en person fra din virksomhed eller af en kunde. Et forretningsbehov forudsætter (kundens) forventninger til projektet. Et forretningsmæssigt krav indeholder også det tidspunkt, hvor projektet skal leveres (forretningen vil ikke vente), og det budget, som du skal overholde. I løbet af projektet udvikling eller i slutningen af denne proces, når et projekt overdrages til kunden, skal acceptkriterierne opfylde kundens forventninger.
Og her starter den største forskel mellem projektledelse og bare ledelse. Ifølge APM handler forskellen mellem de to begreber om tid. Det tidspunkt, hvor projektet er klar til at blive udført eller allerede er udført. Mens ledelse er en kontinuerlig operation, har projektledelse sit endelige resultat inden for et afgrænset tidsrum.
Hvordan hænger det sammen med ressourceplanlægning?
Som sagt er projektledelse en proces, der består af dele som opgaver, procedurer, metoder og så videre. Denne proces kaldes projektledelsens livscyklus og omfatter nogle gange 3, 4, 5 eller endda 6 eller 7 faser. Faserne illustrerer en trinvis ramme for den mest fornuftige praksis, der bruges til at lede et projekt fra start til slut. Det giver lederne en struktureret måde at skabe, udføre og afslutte et projekt på.
Billedet ovenfor illustrerer, at ressourceplanlægning er et element i projektledelsesprocessen. Dens rolle er - lidt før APM's definition af ressourceplanlægning - at organisere, planlægge, skemalægge og måle folks arbejde.
Takket være APM Body of Knowledge er vi klar over, at ressourcer forstås bredt. Som mennesker (og deres færdigheder), men også som penge, maskiner, materialer, teknologi og alt andet, der er nødvendigt for at levere det forventede resultat. Man kan også sige, at en ressource er alt, hvad der kræves for at gennemføre en opgave eller et projekt. Set fra mange virksomheders perspektiv, især servicevirksomheder, handler styring og planlægning af ressourcer naturligvis om mennesker. Mennesker og deres færdigheder.
For APM er det en projektressourceplanlægning eller - som de siger - ressourcestyring:
(...) sikrer, at interne og eksterne ressourcer anvendes effektivt, til tiden og inden for budgettet.
Fordi ressourceplanlægning er en del af projektledelse, er aspekter som tid og budget også uundgåelige. God ressourceplanlægning (Ressourcestyring) resulterer i, at de rigtige ressourcer er til rådighed på det rigtige tidspunkt til det rigtige arbejde.
Og den rolle, som Ressourcechef er at identificere de nødvendige ressourcer (medarbejdere med relevante færdigheder og erfaring) til at levere arbejdet som en del af projektplanlægningen og bestemme, hvornår der er brug for ressourcerne, gennem planlægning.
I lighed med Planview - vores konkurrent på markedet for projektressourceplanlægningssystemer - mener vi, at ressourceplanlægning (eller ressourcestyring, om du vil) er en tilgang, der har til formål at sikre, at ressourcerne bruges på den mest effektive måde. Uanset om vi taler om et enkelt projekt eller portefølje af projekterNår det udføres korrekt, opnår virksomheder maksimal effektivitet i deres brug af ressourcer uden at under- eller overudnytte nogen af dem (en medarbejder).
Under denne proces med at tildele opgaver til teammedlemmer er planlægning og matchning med bestemte opgaver baseret på deres kapacitet og tilgængelighed og - naturligvis - på deres færdigheder, der passer bedst muligt til projektets eller opgavens krav.
For de fleste kreative og servicebaserede virksomheder er ressourcerne mennesker, så ressourceplanlægning er en proces, du kan bruge til at identificere de teammedlemmer, du skal bruge til dit projekt, og hvornår du skal bruge dem.
Hvad der er vigtigt er, at ressourceplaner kan ændre sig og bør justeres regelmæssigt for at afspejle ændringer i omfanget, medarbejdernes tilgængelighed osv. så dit tidsplanprojekt altid er opdateret.
For bedre at kunne forklare, hvordan du styrer ressourcer i din organisation, skal vi tale om Forudsætninger Du er nødt til at forberede dig på forhånd, Teknikker at planlægge ressourcer til et projekt, og værktøjer til projektplanlægning Det vil gøre det meget lettere.
Før du kan lave en sikker ressourceplan, har du brug for nogle input. Den første af disse forudsætninger er en arbejdsopdelingsstruktur (WBS), som er en leveranceorienteret struktur af dit projektomfang. Det hjælper med at illustrere projektet med håndterbare sektioner, så det allerede er lettere for dig at finde ud af, hvilke slags teams du får brug for.
Tildeling og planlægning af de nødvendige ressourcer/teammedlemmer, der kræves for at gennemføre et projekt, under hensyntagen til ressourcernes tilgængelighed.
Inden for softwareudvikling vil du f.eks. sandsynligvis først have brug for UI/UX-designere til at skabe wireframes og derefter designe dit produkt. Afhængigt af projektspecifikationen kan du derefter få brug for udviklere og QA-specialister.
Nu skal du bruge en anslået varighed af projektet og opgaverne, så du kan planlægge ressourcer til projektet. En af ressourcerne Planlægningsteknikker at bruge er metoden med den kritiske vej (CPM), som illustrerer projektstrukturen, men også inkluderer projektopgavernes afhængighed, milepæle og varighed. Ved hjælp af CPM kan du beregne den samlede estimerede tid for projektet.
Til sidst, når du kender omfanget, er det tid til at Find medarbejdere med kompetencer svarende til de opgaver, de bliver tildelt. En vigtig ting at gøre er at sikre, at disse medarbejdere er tilgængelige i den estimerede periode for hver opgave.
For at gøre dine planer mere pålidelige, Brug historiske data fra tidligere projekter. Det kan komme fra tidsplaner, estimater eller præstationerne hos de teammedlemmer, du overvejer (f.eks. baseret på deres timesedler). Data fra projekter, du har leveret, giver dig en baseline for opsætning af et nyt projekt og reducerer "gætterier".
Den interne timeprisrapport indeholder projektressourcer - teammedlemmer og projekter, de er tilknyttet. Den hjælper med at sammenligne bookinger med timesedler og selvfølgelig projektomkostninger.
Da du nu har alle de nødvendige input til ressourceplanlægning, kan du se, hvordan du kommer i gang. Ekspertvurdering kommer fra din professionelle erfaring og værdifulde indsigter, der kan komme fra dine ældre kolleger eller konsulenter, som din organisation har hyret. Det lyder måske indlysende, men det er virkelig vigtigt for dit projekts succes.
Dernæst kommer identifikationen af alternativet. Da projekter kan ændre sig i løbet af deres levetid, er du nødt til at tage forskellige scenarier i betragtning. På den måde kan du finde løsninger, som du kan bruge, når der sker ændringer. To metoder, du kan bruge, er:
Mønstertænkning - denne metode involverer mønstergenkendelse, som er nyttig, når man forfiner eller forbedrer på baggrund af tidligere erfaringer.
Lateral tænkning - denne tilgang kræver kreativ tænkning og løsning af problemer med ideer som måske ikke er indlysende i første omgang.
Bottom-up-estimeringDen næste metode, du kan bruge, når du planlægger ressourcer, er et simpelt koncept, der går ud på at inddrage de mennesker, der skal arbejde på projektet, i estimeringen af det. I denne tilgang estimerer dit team opgaver baseret på deres viden og erfaring, hvilket resulterer i en mere detaljeret projektplan, men det er også mere tidskrævende.
Dedikerede projektstyringsværktøjer, ressourceplanlægning eller software til tidsstyring Det er måske ikke nødvendigt til ressourceplanlægning, da du stadig kan bruge et regneark til det og gøre et godt stykke arbejde. (Selv til IT-ressourceplanlægning).
Men det er langt mere praktisk at bruge software til ressourceplanlægning, især fordi det giver dig øjeblikkelig adgang til alle de data, du har indsamlet indtil nu, herunder en liste over dine medarbejdere, deres tilgængelighed, eksisterende bookinger og tidligere udfyldte timesedler.
Bemærk: Denne del af artiklen er skamløst baseret på ressourceplanlæggerens funktioner, da vi mener, at den hjælper enhver projektleder med at planlægge sit arbejde mere effektivt.
Lad os tage tjek af medarbejdernes tilgængelighed som et eksempel. Med en ressourcestyringskalender kan du bare filtrere alle dine medarbejdere og teammedlemmer efter deres jobtitler og se, hvornår de er tilgængelige, og hvilke projekter de er tilknyttet i øjeblikket.
Takket være rapporterne om ressourceudnyttelse kan projektledere visualisere fremtidige skridt som f.eks. planlægning af teamets arbejdsbyrde.
At have software til ressourcestyring hjælper også med at bruge data fra tidligere projekter. Udnyttelsesrapporter giver dig f.eks. adgang til oplysninger om, hvordan et givet teammedlem har klaret sig tidligere, eller hans indflydelse på et helt projektteam kan være en basislinje for de antagelser, du gør dig for et nyt projekt.
Der kan opstå planlægningskonflikter, når en medarbejder er i betragtning til flere projekter på samme tid. Denne situation kan undgås, men det kræver, at du har et bedre overblik over dine medarbejderes tilgængelighed og virksomhedens projektpipeline.
Ressourceplanlægning forudsætter, at man kontrollerer medarbejdernes tilgængelighed for at undgå konflikter i planlægningen. Tilgængelighedsstyring som funktion findes ikke i nogen projektstyringsværktøjer
Når der opstår konflikter, skal du konsultere dine planer med en PM, som også har lavet planer for de samme ressourcer, og forsøge at forhandle. For eksempel kan I begge finde en måde at planlægge for den samme medarbejder på ved at sammenligne de kritiske stier i jeres projekter. På den måde kan I finde ud af, om nogle opgaver kan flyde, så det bliver muligt at flytte noget arbejde. Juster derefter din projektplan til disse ændringer.
Husk at undgå planlægningskonflikter i første omgang:
Dobbelttjek, om de ressourcer, du planlægger, er tilgængelige.
Rådfør dig med andre projektledere i din organisation, hvis de ikke har brug for de samme ressourcer i løbet af dit projekt.
Styring af teamets arbejdsbyrde og virksomhedens pipeline i løbet af projektet for at sikre, at din plan passer til aktuelle bookinger og projektudvikling.
Når du ved, hvordan du planlægger dine ressourcer korrekt, bliver det ikke kun lettere for dig at finde og tildele de bedste ressourcer til projektet. Det vil også hjælpe dig med at styre omkostningerne.
Som det fremgår af PMBOK®, er ressourceplanlægning - ved siden af omkostningsestimering, budgettering og kontrol - en del af projektets omkostningsstyring. Men hvordan? Husk, at projektets rentabilitet er baseret på en simpel ligning:
projektets rentabilitet = projektets budget - (timer brugt på projektet * timepriser)
af dine medarbejdere)
Hvis du holder styr på dine ressourcer og bruger dem i henhold til projektplanen, vil det ikke kun forbedre dit projekts levering, men også sikre din virksomhed et overskud.
Når man opsummerer udforskningen af strategisk ressourceplanlægning inden for projektledelse, dukker der flere nøglepunkter op, som er afgørende for en vellykket gennemførelse af et projekt. Ressourceplanlægning er kernen i denne proces og kræver en strategisk tilgang til identifikation, allokering og styring af ressourcer, så de passer til projektets leverancer og tidslinjer. Dette indebærer:
Strategisk ressourceplanlægning for identifikation og allokering: Hjørnestenen i effektiv projektledelse er strategisk ressourceplanlægning, som omfatter identifikation af de nødvendige ressourcer og sikring af deres optimale fordeling og tilgængelighed i hele projektets livscyklus.
Udnyttelse af software til ressourceplanlægning: Brug af software til ressourceplanlægning to gange i projektets livscyklus strømliner processen og gør det muligt for projektledere at undgå almindelige allokeringsudfordringer og forbedre deres ressourceplanlægningsindsats.
Forståelse af ressourceplanlægningens rolle: Anerkendelse af, at ressourceplanlægning, som er nævnt fire gange i denne diskussion, er afgørende for at kontrollere projektleverancer, tidslinjer og budgetter. Den gør det lettere at tilpasse projektleverancerne til de tilgængelige ressourcer, hvilket understreger dens kritiske rolle.
Anvendelse af principper for ressourceplanlægning: Anvendelse af kompetencer, færdigheder, viden og værktøjer - herunder software til ressourceplanlægning - til at skabe værdi gennem effektiv ressourcestyring, som beskrevet af førende projektledelsesinstitutioner.
Distinguishing Strategic Resource Planning Dynamics: Ved at skelne mellem projektledelse og generel ledelse med fokus på tid, omfang og budgetbegrænsninger fremhæves det, hvordan strategisk ressourceplanlægning passer ind i denne bredere sammenhæng.
Implementering af teknikker inden for ressourceplanlægning: Ved at anvende teknikker som work breakdown structures (WBS) og critical path method (CPM) sikrer man, at ressourcerne planlægges, planlægges og udnyttes effektivt, hvilket afspejler vigtigheden af ressourceplanlægning.
Kontinuerlig justering i ressourceplanlægning: Regelmæssig justering af ressourceplanerne for at afspejle ændringer i projektets omfang, medarbejdernes tilgængelighed og andre faktorer sikrer, at projektet forbliver på sporet, hvilket viser ressourceplanlægningens adaptive karakter.
Gennem implementering af ressourceplanlægning og strategisk ressourceplanlægningspraksis, herunder effektiv brug af ressourceplanlægningssoftware, kan projekter nå deres mål inden for de fastsatte tids- og budgetbegrænsninger. Det sikrer ikke kun en effektiv udnyttelse af ressourcerne, men understøtter også organisationens overordnede strategiske mål gennem en omhyggelig ressourceplanlægning.
Projektets omfang En detaljeret oversigt over projektets mål, leverancer, funktioner, opgaver, deadlines og omkostninger for projektledere.
Leverancer Ethvert unikt og verificerbart produkt, resultat eller evne til at udføre en tjeneste, der skal produceres for at afslutte en proces, fase eller et projekt.
Afhængigheder: Relationerne mellem opgaverne, som bestemmer rækkefølgen af de aktiviteter, der skal udføres.
Ressourceplanlægning: Processen med at bestemme de nødvendige ressourcer (mennesker, udstyr, materialer), der er nødvendige for at gennemføre et projekt.
Institut for Projektledelse (PMI): En professionel organisation for projektledelse, der specialiserer sig i at udvikle standarder, forskning, uddannelse, publikationer og professionelle certificeringsprogrammer.
PMP-certificering: En globalt anerkendt professionel certificering, der udbydes af PMI, og som validerer en projektleders erfaring og uddannelse i projektledelse.
Foreningen for projektledelse (APM): Et professionelt organ inden for projektledelse, der tilbyder medlemskab, kvalifikationer, arrangementer og publikationer til projektfolk.
Kriterier for projektaccept: Det sæt betingelser, der skal opfyldes, før projektets leverancer accepteres.
Arbejdsopdelingsstruktur (WBS): En hierarkisk nedbrydning af det samlede arbejdsområde, der skal udføres af projektteamet for at nå projektmålene og skabe de nødvendige leverancer.
Den kritiske vejs metode (CPM): En projektmodelleringsteknik, der bruges til at estimere varigheden af et projekt ved at identificere den længste sekvens af afhængige opgaver og måle den tid, det tager at gennemføre dem.
Software til ressourcestyring: Værktøjer, der bruges af projektledere til at hjælpe med at planlægge, tildele og styre ressourcer effektivt, herunder planlægning, budgettering og styring af arbejdsbyrden.
Rapporter om ressourceudnyttelse: Dokumenter, der giver indsigt i, hvor effektivt ressourcerne bruges på et projekt, hvilket hjælper med planlægning og omkostningsstyring af fremtidige projekter.
Omkostningsstyring: Processen med at planlægge og kontrollere budgettet for et projekt eller en virksomhed. Det omfatter aktiviteter som omkostningsestimering, -fordeling og -kontrol.
Projektets livscyklus: Den række af faser, som et projekt gennemgår, fra det påbegyndes til det afsluttes.
Tildeling af ressourcer: Processen med at tildele og styre aktiver på en måde, der understøtter organisationens strategiske mål.
Planlægning: Planlægning af, hvornår og hvordan ressourcerne skal bruges i løbet af projektets varighed, så det sikres, at ressourcerne udnyttes optimalt.
Budgetlægning: Processen med at forudsige de økonomiske ressourcer, der er nødvendige for et projekt, herunder estimering og tildeling af midler.
Afhængighed af opgaver: Forholdet mellem opgaver, der dikterer den rækkefølge, de skal udføres i.
Milepæl: Et vigtigt punkt eller en vigtig begivenhed i et projekt, der bruges til at overvåge fremskridt mod målet.
Risikostyring: Processen med at identificere, vurdere og kontrollere trusler mod en organisations kapital og indtjening.
Inddragelse af interessenter: Processen med at involvere enkeltpersoner, grupper eller organisationer, der kan blive påvirket af et projekt eller har en interesse i dets resultat.
Præstationsmålinger: Målestandarder, hvormed effektivitet, ydeevne, fremskridt eller kvalitet af et projekt, en proces eller et produkt kan vurderes.
Forandringsledelse: Tilgangen til at flytte enkeltpersoner, teams og organisationer til en ønsket fremtidig tilstand for at opnå og realisere projektresultater og -fordele.
Ressourcekalenderen (eller projektstyringskalenderen, projektplanlægningskalenderen, ressourceplanlægningssoftwaren) giver dig mulighed for at planlægge, styre og fordele ressourcer mere effektivt - især hvis Microsoft Excel har spillet en hovedrolle i din...
Hvad er det ultimative mål for projektledere? At levere deres projekter med succes. PM'erne indrømmer selv, at det ikke sker særlig ofte: Ifølge den seneste Pulse of the Profession-undersøgelse bliver mindre end 60% af projekterne afsluttet enten...
Kapacitetsstyring er en strategi, som virksomheder bruger til at udnytte produktionseffektiviteten bedst muligt i forhold til efterspørgslen på en service eller et produkt. Det endelige mål med kapacitetsstyring er at: Identificere og...