At styre projekter i et kreativt bureau er en balancegang. Som leder af content management eller bare en del af projektstyringsprocessen skal du planlægge arbejdet, styre de kreative og sørge for, at dit projekt overholder deadlinen, ikke overskrider budgettet og - lige så vigtigt, hvis ikke vigtigere - lever op til kundens forventninger. På dette tidspunkt opstår værktøjerne til styring af marketingressourcer.
Hvilket kreativt bureau har valgt vores markedsføring software til ressourcestyring
Hvordan man effektivt styrer ressourcer under marketinginvesteringer
Årsager til, at marketingafdelinger bruger ressourcestyringsværktøjer
Hvordan man øger styring af projektarbejdsgange med MRM-software
Sørg for, at du har alle de ressourcer, du har brug for,
estimere, hvor længe du har brug for disse ressourcer og
Lav en tidsplan, der overholder deadlinen og matcher dit teams tilgængelighed.
Brug den bedste software til ressourcestyring
Heldigvis kan du afbalancere arbejdsbyrden ved at følge bedste praksis for ressourcestyring (læs om Styring af arbejdsbyrden) og kontrollere budgettet for dine projekter. Men hvorfor er det så vigtigt at styre ressourcerne i kreative bureauer og marketingafdelinger?
Når vi taler om projektledelse, er tidsregistrering en uerstattelig del af den. Punktum. [Skærm fra software til ressourcestyring]
Du bruger sikkert allerede flere værktøjer til at køre dine projekter og styre dit team - marketingværktøjer, Analyseværktøjerosv. Sandsynligvis arbejder du sammen med dine interne medarbejdere, eksterne teams og freelancere. På en så kompleks arbejdsplads er det let at miste overblikket over dit teams samlede præstationer på tværs af flere projekter.
I denne artikel vil jeg overbevise dig om, at du som producer, der arbejder for et kreativt bureau af enhver størrelse, kan drage fordel af software til styring af marketingressourcer i forskellige faser af projektet, hvad enten det drejer sig om en pitchingfase (eller udarbejdelse af et forslag), styring af arbejdet eller rapportering.
Lad os begynde dette kapitel med at besvare spørgsmålet: Hvad er sammenhængen mellem ressourcestyring og marketing? Hvorfor er software til ressourcestyring vigtigt? For at forsøge at svare skal vi starte med at forstå, hvad ressourcestyring er, og hvorfor projektstyringssoftware eller ressource-løsninger til arbejdsbureauer kan være nyttige.
Blandt projektledere af digitale marketingkampagner findes der ikke en entydig forståelse af ressourcestyring. Det er ret populært (og den rigtige tilgang), hvilket betyder, at ressourcestyring indeholder elementer som ressourceplanlægning og -allokering og brug af software til styring af marketingressourcer. Det kan dog konstateres, at styring af projektressourcer er det samme som ressourceplanlægning. Det kan findes i mange kilder, hvor ressourceplanlægning veksler med ressourceallokering. Planlægning af ressourcer - ofte opfattet som et alternativt ord til ressourcestyring - kan findes som et af mange elementer i det sidste ord, ressourcestyring. Så vær opmærksom på, hvordan tingene foregår, eller bed om hjælp fra agenturets ressourceløsninger.
Det er tid til at se nærmere på det mest interessante begreb. Association for Project Management har udarbejdet en bred definition.
Ressourcestyring er at anskaffe, fordele og styre de ressourcer, som er nødvendige for et projekt, f.eks. personer og deres færdigheder, økonomi, teknologi, materialer, maskiner og naturressourcer. (APM)
En leder har selvfølgelig ikke ubegrænset tid til at udføre disse opgaver. Budgettet kan ikke ganges op med et fingerknips. Tid er penge - projekter skal være færdige til tiden. Det ultimative mål med ressourcestyringsprocessen er derfor at sikre, at ressourcerne bruges effektivt, til tiden og inden for budgettet ved hjælp af software til styring af marketingressourcer og hjælp fra bureauets ressourceløsninger.
Rollen for (marketing)ressourcestyring som praksis er at sikre, at ressourcerne bruges effektivt til at afslutte et projekt med de forventede resultater, på den forventede tid og inden for budgettet.
Som vi nu ved, er rollen for marketingressourcestyring ved hjælp af ressourcestyringssoftware at sikre, at interne og/eller eksterne ressourcer bruges effektivt til at gennemføre et projekt med de forventede resultater, på den forventede tid og inden for budgettet. Hvordan hænger det sammen med marketing- eller kreative bureauer?
Den vigtigste, forståelsen af marketing resource management (MRM), er opdelt i to segmenter. Det ene er defineret som en tilgang, og det andet er som en software til styring af marketingressourcer.
Marketingressourcestyring ved hjælp af bureauressourceløsninger er en tilgang til marketingledelse. Den fokuserer på hele marketingteamets pulje af ressourcer, fra marketingteamet og marketingmaterialer (online og offline) til marketingbudgettet. Det omfatter også samarbejde med eksterne leverandører, produktionsprocesser, marketingoperationer og digital asset management.
Selvfølgelig, som nævnt ovenfor, inden for en bestemt tid og et bestemt budget.
Mens MRM's anden betydning er relateret til teknologi. Om teknologi og software til styring af marketingressourcer, der fokuserer på at hjælpe marketingafdelinger eller kreative bureauer med at koordinere og konsolidere ressourcer. Fra processer, operationer, bredt forstået indholdsproduktion og workflows til deling af information og filer. Alt sammen i et enkelt softwaresystem for at fremskynde og løbende optimere marketing projektledelse aktiviteter.
Programmer til styring af marketingressourcer, som software til styring af marketingressourcer, muliggør strategisk planlægning (marketingstrategier) og budgettering, programstyring, kreativ udvikling og distribution, indholdsstyring, medieplanlægning og -udførelse, eventkoordinering og ressourcemåling. (Gartner.com)
Fra Gartners perspektiv (specialist i fjernservice) er marketing resource management et sæt af marketing- eller softwareværktøjer til projektstyring for bureauer der understøtter optimering af strategi og arbejdsgange hos medarbejdere, projektteams og organisationer. Disse værktøjer hjælper teams med at arbejde og centralisere marketingprojekter. Fra marketingkampagner med flere kanaler til enkeltstående aktiver. Samtidig giver de et integreret miljø til planlægning, produktion, styring og udførelse af indhold.
Når du laver en pitch som remote service specialist, er det naturligt at fokusere på din kreative idé. Men samtidig forhandler du om projektets tidslinje og budget. Her kan du se, hvordan du med større sikkerhed kan estimere projekter, så det er mindre sandsynligt, at du overskrider budgettet senere.
Ud fra projektets omfang kan du se, hvem du skal bruge til at levere et projekt rent kompetencemæssigt.
En måde at komme videre på er at oprette en kompetencematrix, så du kan kortlægge de kompetencer, der kræves til et projekt. Find nu medarbejdere med sådanne kompetencer, så du er sikker på, at din virksomhed har ressourcer nok til at levere det, du lover i din pitch eller RFP. Værktøjer til ressourceplanlægning med filtre, der gør det muligt at finde medarbejdere ud fra deres færdigheder, gør det meget hurtigere. Det kan specialister i fjernservice bekræfte.
Teamdeck gør det nemt at sortere medarbejdere efter jobtitler, så du hurtigt kan finde det teammedlem, du har brug for til kreative projekter.
Når du ved, hvilke medarbejdere du har brug for at booke til dit projekt, kan du bruge ressourceprognoser og kapacitetsplanlægning:
Tjek, om de ressourcer, du har brug for, er tilgængelige inden for projektets tidsramme.
Planlæg ressourcer til dit projekt.
Find ud af, om dine bookinger ikke forstyrrer dit bureaus produktionspipeline.
Foreløbige bookinger fra eksterne servicespecialister gør det nemmere for dig at planlægge de ressourcer, du får brug for, uden at lægge beslag på dem. Samtidig giver du andre producenter besked om, at du måske får brug for bestemte ressourcer, så de kan tage højde for det i deres planlægning.
Det fungerer også den anden vej rundt. Hvis du ser, at en anden person allerede har de marketingressourcer, du har brug for, kan du forhandle med vedkommende og potentielt finde frem til en løsning, der tilfredsstiller jer begge.
Teamdecks kalender giver dig et hurtigt overblik over organisationens booking- eller marketingteam.
Når du ved, hvem du har brug for og hvor længe, kan du estimere et budget med større nøjagtighed. På den måde er det mindre sandsynligt, at eksterne servicespecialister overplanlægger dit team for at overholde tidslinjen og overskride budgettet.
Samtidig vil en nøjagtig estimering og budgettering gøre det lettere at forudsige bureauets indtægter og beslutte, om dette projekt er rentabelt for dit bureau eller ej, og hvorfor marketinganalyse er vigtig.
Lad os diskutere, hvordan du kan gøre brug af marketing resource management, når du har startede et nyt projekt eller når du kører en igangværende.
Uanset om du bruger tid og materiale eller fast pris, skal du spore den fakturerbare tid, dine medarbejdere har brugt på projektet (markedsføringsindsats), så du ved, om projektet overholder budgettet.
For at gøre timesedler pålidelige og få mest muligt ud af Registrering af teamtidskal du sikre dig, at dine medarbejdere udfylder dem regelmæssigt. Hvis dine timesedler er nøjagtige, kan du trygt konkludere på dem og bruge tidsregistreringer til dine rapporter.
Kreative bureauer med speciale i markedsføring er ikke altid afhængige af fuldtidsansatte. Det kan være svært at styre deltidsansatte eller freelancere, især i et fjernteam, men det kan du klare med marketing resource management.
Med et overblik over dine medarbejderes tidsplan (ressourceplan) er det lettere at afbalancere deres arbejdsbyrde. Mens du ændrer tidslinjen, skifter prioriteter osv., skal du sikre, at ingen af dine teammedlemmer er under- eller overudnyttede, da det kan føre til udbrændthed eller udskiftning af medarbejdere.
Når du kører et projekt, kan du meget ofte have brug for ikke kun at inkludere medarbejderne, men også udstyr eller arbejdsområder. Hvis det er tilfældet for dit projekt, skal reglerne i ressourceallokering Anvend i overensstemmelse hermed. Tænk over agenturets ressourceløsninger.
Først skal du beslutte, hvilken markedsføring og værktøjer til styring af agenturprojekter, udstyr eller arbejdsområder, du har brug for. Find derefter ud af, om de er tilgængelige inden for projektets tidsramme, og planlæg dem, når du har brug for dem. Ideelt set - ligesom med dine medarbejdere - bør du have et overblik over brugen af ressourcer på tværs af dit bureau, så du kan se, hvornår de er tilgængelige, eller hvornår de er booket til andre projekter.
Da projektets omfang, tidslinje eller leverancer kan ændre sig, skal du hele tiden holde styr på projektet og omfordele dine ressourcer i overensstemmelse hermed. For at gøre det har du brug for en nem måde at spore og måle dit teams præstationer og ressourceudnyttelse. Så du har brug for gode agenturressourceløsninger.
Ved at holde øje med forskellige målinger kan du holde dig på toppen, selv om der sker ændringer. En måde at spotte medarbejderes under- eller overudnyttelse på et tidligt tidspunkt er at overvåge, om deres bookinger eller timesedler overstiger ens tilgængelighed. I Teamdeck er det super nemt - du kan se det med det samme ved at kigge på søjlerne Timesheets/Availability og Bookings/Availability. Hvis de er røde, er det et klart signal om, at en given medarbejder har for meget at se til. Der findes interessante løsninger for bureauressourcer.
Du kan også oprette rapporter for at kontrollere medarbejdernes udnyttelse eller budgettet. I dette tilfælde er tidsregistreringer og medarbejderbookinger nyttige, da du baseret på disse data hurtigt kan beregne dit teams præstation eller projektets budget.
Teamdeck-rapporter gør det muligt for producenter og marketingfolk at holde styr på forskellige målinger og KPI'er efter eget valg og nemt dele dem med deres teams eller en kunde.
Teamdeck-rapporter gør det muligt for marketingfolk at holde styr på forskellige målinger og KPI'er efter eget valg og nemt dele dem med deres teams eller en kunde - interessante bureauressourceløsninger.
Sidst, men ikke mindst, giver styring af marketingressourcer dig mulighed for bedre at planlægge og estimere fremtidige projekter og finde løsninger for bureauets ressourcer. Et helikopterbillede af din pipeline, tilgængelige ressourcer, deres aktuelle udnyttelse og den tid, dine medarbejdere har brugt, er praktisk her. Du kan simpelthen se, om der er plads til et nyt projekt i din produktionspipeline.
Analysér historiske data for at få øje på mønstre, der har vist sig at være skadelige for dine tidligere projekter. Måske har du en tendens til at undervurdere designfasen, eller der er ofte en overbelastning af opgaver i feriesæsonen. At forstå disse mangler hjælper dig med at undgå dem i fremtidige projekter.
Som du har lært i denne artikel, kan marketingressourcestyring og bureauressourceløsninger være til gavn for producenter og kreative bureauer på mange måder. Lad os opsummere det med en liste over fordelene ved marketing resource management:
Som producer får du fuldt overblik over de projekter, du arbejder på, tilgængelige ressourcer og dit teams arbejdsbyrde.
Du kan afbalancere arbejdsbyrden effektivt for alle dine teammedlemmer, inklusive eksterne og freelancere.
Du kan reducere risikoen for at overskride deadlines og budgetter.
Synliggørelsen af tilgængelige ressourcer forbedrer samarbejdet mellem dig og andre producenter i dit agentur.
Du har et bedre overblik over din produktionspipeline.
Det er nemmere for dig at lave din projektrapport.
Hvis du vil have mest muligt ud af marketing resource management, skal du sørge for, at det er en konsekvent proces, der følges regelmæssigt i dit bureau.
Ressourcekalenderen (eller projektstyringskalenderen, projektplanlægningskalenderen, ressourceplanlægningssoftwaren) giver dig mulighed for at planlægge, styre og fordele ressourcer mere effektivt - især hvis Microsoft Excel har spillet en hovedrolle i din...
Hvad er det ultimative mål for projektledere? At levere deres projekter med succes. PM'erne indrømmer selv, at det ikke sker særlig ofte: Ifølge den seneste Pulse of the Profession-undersøgelse bliver mindre end 60% af projekterne afsluttet enten...
Kapacitetsstyring er en strategi, som virksomheder bruger til at udnytte produktionseffektiviteten bedst muligt i forhold til efterspørgslen på en service eller et produkt. Det endelige mål med kapacitetsstyring er at: Identificere og...