Hjem " Blog " Effektiv ressourcestyring - et projektlederperspektiv

Når man planlægger et projekt, skal man altid tænke på de ressourcer, der er nødvendige for at gennemføre det. At lave en liste over roller og færdigheder, der er nødvendige for projektets gennemførelse, at finde de rette personer i din virksomhed, at styre deres tidsplan og arbejdsbyrde - alt dette er involveret i ressourcestyring. Hvordan gør man det med succes? I dette blogindlæg får du nogle gode råd om ressourcestyring i et projektbaseret miljø.

Hvad får du som tak for denne artikel?

Bemærk: En ressource kan være en person med bestemte kvalifikationer, et stykke udstyr eller endda en vis mængde tid eller penge. I denne artikel vil vi dog udelukkende fokusere på ressourcestyring forstået som projektteamledelse.

Hvad er ressourcestyring i projektledelse?

Den seneste PMBOK®-guide siger det på en pæn måde:

Projektressourcestyring omfatter processerne til at identificere, erhverve og styre de ressourcer, der er nødvendige for en vellykket gennemførelse af projektet. Disse processer er med til at sikre, at de rigtige ressourcer vil være tilgængelige til projektlederen og projektteamet på det rigtige tidspunkt og sted.

Som sådan, styring af projektressourcer kræver, at du navigerer i forskellige processer: fra at definere projektbehov og skaffe passende ressourcer til at lede dit team gennem hele projektet og måle deres præstationer.

Effektiv ressourceforvaltning
Er effektiv ressourcestyring mulig uden den hjælpende hånd fra projektstyringssoftware? [Skærm fra software til ressourcestyring]

Effektiv ressourcestyring indebærer, at projektet leveres med succes: til tiden, inden for budgettet og i overensstemmelse med kravene. Det er ikke let at opnå. Heldigvis er der flere skridt, du kan tage i forskellige faser af projektets livscyklus for at øge chancerne for at fuldføre jobbet. I denne artikel ser vi nærmere på nogle af de bedste metoder til vellykket ressourcestyring.

1. En effektiv ressourcestyring uden at kende projektet ud og ind?

Som projektleder eller Ressourcechefskal du være ret nysgerrig på selve projektet. Hvad er det forretningsmæssige mål bag det? Hvilke brugerbehov forsøger du at opfylde? Hvad er det ultimative mål for kunden? Når du har besvaret disse spørgsmål, vil du have en bedre forståelse af projektet ud over blot at kende dets omfang (hvilket selvfølgelig også er nødvendigt). Den ekstra indsats, du gør for at forberede dig i denne fase, kan betale sig senere: For det første har du flere argumenter, når du diskuterer forskellige scenarier med kunden, men husk på, at en velinformeret projektleder også er en stor hjælp for teamet.

Prøv også at få en masse information om kunderne/interessenterne. Måske har nogle af dine kolleger allerede samarbejdet med dem? Jo mere du ved om, hvad du kan forvente med hensyn til foretrukne processer, værktøjer og arbejdsetik, jo bedre er du rustet til at håndtere udfordringer i fremtiden.

Effektiv ressourceforvaltning
Kompetencebaseret planlægning indgår i enhver effektiv ressourcestyringsproces

Spørg endelig også om potentielle begrænsninger. At være opmærksom på tids- og budgetovervejelser hjælper dig med at træffe bedre beslutninger undervejs.

2. Forstå, hvem og hvad der er nødvendigt for at gennemføre dit projekt

Når du har en god idé om, hvad projektet handler om, er du klar til at begynde at lave projektestimater. Du skal komme med en liste over de ressourcer (f.eks. roller), der er nødvendige for at udføre projektets opgaver. Derefter skal du estimere den kapacitet, der er brug for.

Indrømmet, du kan drage fordel af din PM-erfaring her og bidrage til at skabe estimaterne. Men vær ikke bange for at bede andre om at deltage i processen og bidrage med deres ekspertviden.

3. Få god indsigt i de nødvendige ressourcer som den største udfordring for effektiv ressourcestyring?

Det er her, det kan blive lidt overvældende. Hvorfor det? Afhængigt af din virksomheds størrelse og struktur skal du måske udforske en pulje på hundreder eller tusinder af medarbejdere.

Heldigvis er denne del af processen også relativt let at håndtere ved hjælp af software til ressourcestyring. Forestil dig, at du har en liste over ressourcer sammen med deres kapacitet, tilgængelighed og kompetencer. Det eneste, du skal gøre, er at booke de ressourcer, der passer til dit projekts krav. Software til ressourceplanlægningog vores eget Teamdeck er en af dem, gør netop det.

Du kan filtrere din organisations ressourcer efter færdigheder/kontorsteder/senioritet eller andre tilpassede dimensioner, du har brug for. Fra puljen af passende personer vælger du bare dem, der er tilgængelige i den periode, du har i tankerne for projektet. Færdig aftale!

Effektiv ressourcestyring kræver gode ressourcestyringsløsninger

Teamdeck giver dig mulighed for at filtrere tilgængelige ressourcer efter jobtitler eller projektpriser. Det forenkler dramatisk ressourceallokering. 

Når du skal beslutte, hvem du vil sætte på projektet, kan du tage følgende overvejelser med i betragtning:

  • Budgettet - lav nogle beregninger og se, hvilke ressourcer der giver mest mening rent budgetmæssigt. Det kan f.eks. være, at det er bedre at arbejde med en mere erfaren person med højere priser, fordi deres ekspertise sandsynligvis alligevel vil reducere nogle omkostninger. Det modsatte scenarie er også muligt, og det er derfor, du skal vurdere de forskellige ruter nøje.
  • Potentielle teammedlemmers tidligere erfaringer (igen, ressourcestyringssoftware eller bare Ressourceplanlægger kan være nyttig her med alle de historiske data, der er indsamlet der) - har de arbejdet på et lignende projekt før? Hvis det er tilfældet, kan det være en fordel - de vil sandsynligvis klare sig godt under lignende forhold. På den anden side kan det være mere engagerende for medarbejderen selv at få chancen for at arbejde med noget anderledes og potentielt mere spændende.
  • Potentielle ændringer - prøv at tage højde for nogle ændringer i forhold til f.eks. projektets længde. Med det i tankerne er det nok ikke en god idé at sætte sin lid til en holdkammerat, der er til rådighed i den planlagte projektperiode, men som tager på en lang ferie blot få dage efter den forventede afslutning. Hvis din tidslinje ændrer sig, står du med en stor udfordring.

4. Start på den rigtige fod

Det er måske en kliché at sige, at man kun har én chance for at gøre et godt førstehåndsindtryk, men i effektiv ressourcestyring er projekt kickoff fasen er helt afgørende. Det er her, du lærer dit team at kende og etablerer din tilstedeværelse. Sørg for at dække følgende punkter:

  • kommunikere projektets omfang og det ønskede resultat til dit team,
  • Sæt forventninger til deres roller: Du ønsker, at alle skal være helt klar over, hvad de skal gøre i projektet,
  • Kom med en plan for kommunikation med dit team og kunden (f.eks. daglige stand-ups og ugentlige sprint-reviews),
  • Sørg for, at alle i dit team har adgang til alle de nødvendige værktøjer (både online og offline).

Tag et kig på denne liste over ressourcer, som du kan finde nyttige i hele projektets livscyklus, men især i begyndelsen af et nyt projekt:

  • Lær at være mere ærlig over for dit team: Projektets gennemsigtighed
  • Skab et godt online arbejdsmiljø med disse Slack-apps, der øger produktiviteten.
  • Omfatter din ressourceplan freelancere eller deltidsansatte? Lær, hvordan du administrere deltidsansatte effektivt.
  • Hvad hvis du har brug for at tilknytte flere personer til dit team? Sådan onboarder du nye teammedlemmer til dit projektteam.

5. Omfavn forandring 

Hvis du arbejder med en agil projektledelsesmetode, er du sandsynligvis ikke bange for projektændringer. En sund dosis fleksibilitet er en integreret del af jobbet, og det at reagere på f.eks. indkommende brugerfeedback er det, der i sidste ende påvirker projektets succes.

Men andre ændringer er bestemt ikke lige så velkomne: planlægning af ressourcekapacitet ville være et godt eksempel her. Folk bliver syge, skifter job, brækker deres ben osv. Du skal være forberedt på at allokere nye ressourcer til dit team eller ændre den kapacitet, som de nuværende teammedlemmer er involveret i.

Fleksibel projektplanlægning vil også være til nytte her: Hvis du laver generøse estimater baseret på de værste/bedste scenarier, har du sandsynligvis det nødvendige spillerum, når der sker ændringer.

6. Mål dit teams præstationer

Datadrevet projektledelse vil sandsynligvis få stor indflydelse på projekter i den nærmeste fremtid af den simple grund, at det gør projektledere mere effektive i deres arbejde. Data er kilden til information og mønstre om dit team. Det kan også bekræfte eller afkræfte dine fornemmelser. Endelig findes der ikke noget bedre argument, når man vil fremføre en pointe. Hvis du er i stand til at understøtte dine beslutninger med data, vil du føle dig meget mere tryg ved at udføre dem.

På den anden side risikerer du at forsvinde i støjen, hvis du indsamler data uden at vide, hvad du skal måle og hvordan. Til at begynde med vil du måske gerne indsamle data, der giver dig mulighed for at måle dine projektressourcers præstationer (alle disse rapporter kan i øvrigt nemt laves med Teamdeck):

  • Mål projektet ressourceudnyttelse. Du kan spore to forskellige aspekter af teamets udnyttelse. Først skal du sammenligne dine ressourcers samlede tilgængelighed med projektplanen. Det vil vise dig, hvad den planlagte udnyttelse af dit team er. Denne beregning bør foretages så tidligt som muligt, fordi den kan hjælpe dig med at afdække områder, der bør forbedres (f.eks. opgaver, der er flyttet fra en medarbejder til en anden på grund af potentiel overudnyttelse).
    Når dit team arbejder på projektet og logger deres tid, kan du bruge deres timesedler til at beregne den faktiske teamudnyttelse. Sammenlign den registrerede tid med teamets tilgængelighed for at se, om arbejdsbyrden er ligeligt fordelt.  
Ressourceudnyttelse under projektplanlægning løser udfordringer med ressourcestyring

Da søjlernes højde angiver udnyttelsesgraden, kan du hurtigt få øje på folk, der kunne udnyttes bedre. 

  • Sammenlign estimater med faktiske tal. Hvis du sætter den anslåede arbejdstid ved siden af den faktiske arbejdstid, som dit team har registreret, kan du se, hvor nøjagtig din projektplan er. Du skal ikke forvente, at estimater og faktiske tal passer perfekt sammen; pointen med denne øvelse er ikke at bevise, at dine oprindelige planer var forkerte. Vi er mere interesserede i at finde ud af, hvor og hvornår disse uoverensstemmelser opstår. Måske er der en bestemt del af projektet, som er blevet groft undervurderet. Ved at måle dette kan du finde de svage punkter og optimere dem tidligt.

  • Følg projektets budget. Hver arbejdstime, dit team lægger i projektet, tæller med i budgettet, så det kan også være en god idé at tjekke de faktiske udgifter i forhold til det anslåede budget. Dette er en meget lignende beregning som den forrige (estimater vs. faktiske udgifter). Forskellen her er, at du skal tildele en pengeværdi til de timer, dit team har brugt på projektet.
Visualiser projektets budgetforbrænding med Teamdeck

Effektiv ressourceplanlægning og ledelse indebærer, at man forstår projektet rigtig godt og aktivt overvåger fremskridtene, ikke kun med hensyn til opgaver, der bliver udført, men også med hensyn til at opretholde en optimal arbejdsbyrde og teamudnyttelse. Det er en proces med mange facetter, men man kan navigere i den kompleksitet med den rette teknologi.

Teamdecks mission er at gøre effektiv ressourcestyring mulig - at gøre det meget lettere for teams af forskellig størrelse. Vi er ekstremt stolte af, at vores app bruges til at sammensætte teams, der arbejder på ambitiøse byggeprojekter, skubber grænserne for kreativitet eller bogstaveligt talt ændrer verden til det bedre med virkningsfulde non-profit-kampagner.

Hvis du vil strømline din ressourceallokering og undgå Konflikter i planlægningener Teamdeck måske det rigtige værktøj for dig - tilmeld dig i dag. Vi vil være mere end glade for at byde dig velkommen i vores kundekreds.

Er du sikker på, at du ikke har brug for en mere effektiv ressourcestyringsstrategi?

Spar tid og penge med projekt software til ressourceplanlægning og øge effektiviteten af ressourcestyringsprocesser

Relaterede indlæg

Tildel ressourcer og styr projektplanlægningen med værktøjer til kapacitetsplanlægning>.
Projektledelse

Planlægning af ressourcekapacitet i projektledelse

Hvad er det ultimative mål for projektledere? At levere deres projekter med succes. PM'erne indrømmer selv, at det ikke sker særlig ofte: Ifølge den seneste Pulse of the Profession-undersøgelse bliver mindre end 60% af projekterne afsluttet enten...

Ania Kitowska