Ser du dig selv som en travl leder?
Hvis ja, hvilken beskrivelse passer så bedst på dig?
Forhåbentlig kan du se, at disse to måder at forklare begrebet "travlhed" på har meget forskellige konnotationer. Det er sandsynligt, at du som leder ofte vil have travlt i den forstand, at du har ting at gøre. Du vil have mål og prioriteter, og dit team vil søge råd hos dig. Men at være optaget hele tiden er noget, du helt sikkert kan undgå med succesfuld strategier for tidsstyring.
I dette blogindlæg vil vi dele vores tips til tidsstyring. Nogle af dem er relativt nemme at anvende, mens andre kræver, at du seriøst revurderer dine arbejdsvaner. Men vi er overbeviste om, at det er indsatsen værd at være i stand til at styre sin tid effektivt.
Vi anbefaler på det kraftigste, at du begynder at arbejde med dine tidsstyringsevner ved at analysere dine arbejdsvaner. Hvorfor har du travlt? Måske bruger du timer hver dag på at sidde i møder? Eller du skifter ofte kontekst og forsøger at løse nye opgaver og udfordringer, så snart de kommer? Prøv at evaluere den måde, du arbejder på, og find potentielle forbedringsområder.
Hvordan griber man sådan en analyse an? Hvis din virksomhed bruger software til tidsregistrering af medarbejderekan du måske stole på historiske data. Ellers kan du afsætte et par dage til at notere, hvad du laver, og hvor lang tid det tager dig at gøre det. Du kan også prøve at opfange røde flag: stress, negativ feedback fra dit team, at du ikke er i stand til at levere vigtige opgaver til tiden. Vi vil stadig forsøge at overbevise dig om, at du skal indføre ordentlig tidsregistrering (se tip #7), men hurtige noter kan være en god start til at forstå, hvorfor du har så travlt.
Kan du på stående fod nævne de vigtigste mål, du vil nå i denne uge/måned/kvartal? Kan du fortælle, hvilket overordnet mål din nuværende opgave bidrager til? For at være en produktiv leder skal du have klare mål, der er afstemt med virksomhedens og teamets mål. Hvis du bruger et par dage på at udforme mål for dit team og dig selv, kan du spare meget tid i det lange løb. Det bliver lettere at holde fokus og være motiveret, når du ved, at du arbejder hen imod et specifikt, målbart mål. Desuden vil du med held kunne undgå tidsrøvere - aktiviteter, der kan virke presserende, men som i virkeligheden ikke har meget at gøre med dit teams succes.
Nu hvor du har defineret målene, skal du skitsere og prioritere de opgaver, der skal føre dig derhen. Som leder vil du sandsynligvis kun arbejde på nogle af opgaverne, så prøv at sikre dig, at du vælger dem, der virkelig kræver din ekspertise. Hvis du vil læse mere om prioriteringsteknikker, kan du se vores guide til Prioritering af projektopgaver.
Mens vi er ved emnet prioriteringer og tidsstyring, er det helt afgørende at huske, at du skal holde dig til dine prioriteringer. Med fare for at lyde som en lyseslukker: Lad være med at arbejde på ting, bare fordi de er spændende!
Lad os lave et scenarie: Forestil dig, at du er senior manager på et kreativt bureau. Du er begyndt at din karriere som UX-designerog du værdsætter stadig følelsen af flow, når du arbejder med wireframes. Dit nuværende job kræver, at du har overblik over alle kreative forslag fra dit bureau og arbejder sammen med et team af UX-specialister og illustratorer. Du synes, at de er dygtige til deres arbejde, men du kan stadig godt lide at springe til og overtage nogle designs en gang imellem. Denne type adfærd er et tegn på mikromanagementmen det kan også være forfærdeligt for din produktivitet.
Vi prøver ikke at sige, at du skal bruge dine dage på trivielle opgaver - ideelt set vil du også være begejstret for dine primære ledelsesopgaver. Det handler om at holde sig på sporet og komme et skridt nærmere på at nå sine mål. Men hvis du føler dig frustreret over dine nuværende ansvarsområder og hellere vil udforske en anden Karrierevej i andre teknologierkan det være et tegn på, at du skal se nærmere på dette behov.
Nye e-mails i din indbakke, Slack-meddelelser, medarbejdere, der kommer ind på dit kontor med et "må jeg lige tale med dig?" - Vi er sikre på, at de fleste ledere kan nævne masser af potentielle afbrydelser i løbet af deres arbejdsdag. Som leder kan du nok ikke undgå alle distraktioner, men du kan håndtere dem mere effektivt. Sæt nogle regler, både for dig og dit team. Du kan f.eks. beslutte kun at tjekke din e-mail to gange om dagen og behandle alle hastende e-mails med det samme i stedet for at "stjernemarkere" dem og lade dem ligge til senere. En anden idé kunne være at planlægge en "ikke afbryde"-periode i din kalender. Det kan gøre underværker for din produktivitet, så længe du bruger den på fokuseret arbejde.
Nogle mennesker arbejder bedst, når de lytter til musik i lydisolerede hovedtelefoner. Andre sætter pris på små ritualer i begyndelsen af en fokuseret arbejdssession - f.eks. at brygge en grøn te. Kan du identificere ting og omstændigheder, der understøtter dit fokus? Hvis du ved, hvad der bringer dig i flow-tilstand, vil det hjælpe dig gevaldigt med tidsstyringen, så længe du også følger det næste tip.
Når du har fundet ud af, hvad der fremmer din produktivitet, så udnyt det. Hvis du er mest produktiv før middag, så sæt en tidsblok af til dybdegående arbejde. Hvis du kæmper med kreative opgaver i anden halvdel af din arbejdsdag, skal du planlægge dem til de tidlige timer. At kende dine produktivitetsmønstre og få mest muligt ud af dem er grundlaget for fremragende tidsstyring.
Vi har talt meget om at analysere dine arbejdsvaner og produktivitetsmønstre. Ved du, hvad der kan hjælpe dig med at lægge mærke til dem? Tidsregistrering. Vi taler ikke om de timesedler, du underskriver i slutningen af ugen eller måneden bare for at overholde din organisations retningslinjer. De er ofte ubrugelige til at måle noget som helst. Men hvis du udfylder din timeseddel i realtid ved hjælp af en robust Applikation til tidsregistreringkan du lære meget af disse data. Du kan se, hvordan du bruger din tid på arbejdet: hvor meget tid der går til aktuelle opgaver, teamledelse eller potentielle distraktioner. Med denne viden ved hånden kan du foretage optimeringer: omfavne effektiv mødeledelseprøv forskellige Teknikker til tidsstyringog flytte rundt på tingene i din kalender.
Bonusfordel: Hvis du bruger tidsregistrering i hele teamet, kan du også få mere indsigt i dine medarbejderes produktivitet og holde styr på deres projekters fremskridt. Læs mere om hvordan Styring af timesedler.
Når du leder efter optimeringer i din tidsplan, må du ikke glemme dit team. Du skal naturligvis stadig have tid til at tale med dem, give dem feedback og hjælpe dem med at vokse professionelt. Det er en god idé at sætte tid af til dine en-til-en-møder på forhånd, så du ikke glemmer dem eller planlægger dem i et suboptimalt tidsrum. At knytte bånd og kommunikere med dit team er vigtigt af mange grunde, men en af dem har direkte at gøre med tidsstyring. Når du ved mere om dine teammedlemmers styrker og svagheder, ved du bedre, hvem du skal uddelegere en given opgave til.
Hvad sker der med din kalender, når du har en "tom" dag? Folk begynder sandsynligvis at planlægge møder, brainstorms, jobsamtaler med potentielle medarbejdere osv. Nogle gange er du simpelthen nødt til at deltage i et møde, men du kan gøre det på dine præmisser. Brug din online-kalender til at blokere den tid, du allerede ved, du vil bruge på en bestemt aktivitet, f.eks. dine fokuserede arbejdssessioner. Det betyder ikke, at du skal blokere hele din dag, bare fordi du ikke vil forstyrres af møder eller andre anmodninger. Som vi sagde, kan du ikke undgå dem en gang for alle. Det, du helt sikkert kan gøre, er at sætte dine vigtigste aktiviteter i kalenderen og lade andre få lidt tid til at booke.
Skitserede mål? Prioriterede opgaver? Det er godt! Nu er det tid til at sørge for, at du og dine holdkammerater har lige præcis nok arbejde i løbet af dagen. Opretholdelse af optimal ressourceudnyttelse er afgørende: Du vil ikke overanstrenge dine medarbejdere (eller dig selv), men du skal også undgå underudnyttelse.
Hvordan spiller det ind i din tidsstyring? Som leder bør du være villig til at uddelegere nogle opgaver til dine holdkammerater. Når du ikke er sikker på deres arbejdsbyrde, kan du utilsigtet lægge ekstra pres på nogen, der allerede har meget at se til.
Nu undrer du dig måske: Hvordan skal jeg holde styr på min arbejdsstyrkes arbejdsbyrde og udnyttelse? Det handler ikke om at kigge dine medarbejdere dybt i øjnene for at finde tegn på træthed. A Ressourceplanlægger ligesom Teamdeck giver dig en robust måde at spore folks tidsplaner på og optimere dem for at opnå bedre produktivitet. Du vil også kunne overvåge din egen tidsplan, og når du ser, at den er ved at blive stram, kan du uddelegere opgaver til dit team på forhånd.
Ressourceplanlægningsværktøjer som Teamdeck giver dig et godt overblik over dit teams arbejdsbyrde, timesedler og ferier. Lyder det som en god løsning for dit team? Skriv til os og Planlæg en produktdemo med Joanna.
At være overbebyrdet er forfærdeligt for dit velbefindende, og det kan gå ud over dit privatliv. Travle ledere er også dårligere til deres job: at lede teams. Forskning ("Forskning: When Managers Are Overworked, They Treat Employees Less Fairly", 2018) viser, at "chefer med tungere (vs. lettere) arbejdsbyrder prioriterede tekniske kerneopgaver frem for at behandle medarbejderne retfærdigt, og som følge heraf var der mindre sandsynlighed for, at deres medarbejdere rapporterede, at de handlede retfærdigt."
Du ønsker helt sikkert ikke at være den slags leder. Brug vores liste med tips til tidsstyring, og vælg et par punkter, der taler mest til dig. Og arbejd så på at implementere dem i løbet af de næste par uger. Du vil sandsynligvis snart se en reel forskel. Held og lykke med det!
En af de sværeste opgaver for virksomhedsejere og ressourceansvarlige er vagtplanlægning. Det kan være ret udfordrende og tidskrævende at planlægge, hvem der skal arbejde hvornår og med hvad, baseret på deres personlige præferencer og...
Som softwarehus har vi testet mange, måske de bedste apps til tidsstyring. I IT- og softwarebranchen - som primært har erhvervskunder fra USA og Storbritannien - er vi vant til at arbejde med en absolut...