Softwarehuse og it-konsulentfirmaer skal som regel kunne styre flere projekter på én gang. For at gøre det med succes har man brug for gennemprøvede projektledelsesprocesser og selvfølgelig pålidelige projektledere, der ved, hvordan man driver IT-projekter.
Men selv med dygtige projektledere om bord og best practices inden for projektledelse til rådighed, kan det være, at du opdager nogle optimeringsmuligheder. Måske kan projektlederne ikke nå deres fulde potentiale, fordi de sidder og arbejder på tidskrævende rapporter hver uge? Eller måske bliver dine teammedlemmer frustrerede over at skulle jonglere med data mellem flere apps? Heldigvis kan du bruge automatisering til at løse disse og andre udfordringer.
Du kan forstå automatisering af projektledelse som processen med automatisk at udføre opgaver i forbindelse med projektledelse. Vi taler ikke om at levere projekter automatisk, f.eks. ved at bygge software uden menneskelig indgriben. Nej, dit team skal stadig bruge deres ekspertise på dette område. I stedet kan automatisering af projektledelse hjælpe dem med at opnå bedre produktivitet ved f.eks. at undgå dobbelt dataindtastning eller bruge mere effektive kommunikationsworkflows.
En af de mere indlysende fordele ved automatisering af arbejdspladsen er bedre produktivitet: Dine teams behøver ikke at spilde deres tid på tidskrævende, trivielle opgaver. Derudover kan automatisering hjælpe dine medarbejdere med at træffe bedre og mere informerede beslutninger. Hvordan er det muligt?
Automatisering kan understøtte styring af projektressourcer processer gennem realtidsrapporter, tidlige advarselssystemer eller notifikationer. Sådanne mekanismer hjælper dine projektledere og andre teammedlemmer med at reagere hurtigt, når noget går galt. De er også praktiske, når man skal analysere projektets tilstand og beslutte, om der er behov for optimeringer.
Derudover hjælper PM-automatisering med at sikre, at dine medarbejdere får mest muligt ud af de tilgængelige værktøjer. Ved at integrere dem og udnytte de automatiserede workflows får dit team fuldt overblik over de forskellige faser og aspekter af projektets softwareudviklingslivscyklus. Du kan sikkert også forestille dig, at automatisering understøtter dine bestræbelser på at forbedre teamets moral. Når folk føler sig mere produktive og bemyndigede på arbejdet, er deres engagement trods alt også højere.
Du vil sandsynligvis ikke være i stand til at automatisere nogle meget udfordrende aspekter af projekt- og ressourcestyring. Forestil dig for eksempel, at projektkravene i et af dit teams projekter ændrer sig markant. At skulle lave en nytildele ressourcerat ændre projektets tidslinje og måske endda genoverveje, om projektet er værd at fortsætte rent forretningsmæssigt, er ikke noget, man kan automatisere effektivt.
Så hvordan kan du identificere processer, hvor automatisering giver god mening? Tænk på områder, som er veletablerede i dit softwarehus, og som gentages regelmæssigt. Et godt eksempel er processen med at starte et projekt, hvor du normalt har flere opgaver, der skal planlægges, hver gang et nyt projekt startes. Ved at oprette en projektopstartsskabelon eller -arbejdsgang i din IT- eller software til styring af marketingprojekterkan du spare tid og lade dine projektledere fokusere på andre ting end at sætte de samme opgaver op igen og igen.
I det foregående punkt rådede vi dig til at analysere områder, hvor dit team kunne have gavn af at automatisere deres opgaver. Det er et godt første skridt, men det er ikke sikkert, at du kan få øje på alle automatiseringsmuligheder. Det er værdifuldt at opfordre dit projektteam til at komme med deres egne ideer. Men for at kunne gøre det, skal de vide - i det mindste generelt - hvilke automatiseringsmuligheder der er.
Forklar dem, at der er indbyggede automatiseringsfunktioner i forskellige værktøjer, som de bruger dagligt, men der findes også dedikerede apps (f.eks, Zapier) til at skabe automatiserede arbejdsgange. Lad os sige, at du har en projektleder, der tager noter i Evernote under kundemøder, herunder nedskrivning af potentielle teamopgaver. Når denne projektleder indser, at de kan bruge Zapier til automatisk at omdanne deres noter til opgaver, vil de sandsynligvis implementere en sådan automatisering. Før var de måske ikke engang klar over, at det var muligt at opbygge en sådan arbejdsgang.
Automatiske alarmer er en fordel - bare spørg dit udviklingsteam. De har sikkert sat alarmer op, når serveren er nede, eller et af systemerne fejler. Når det gælder projektledelse, kan du advare projektteamet, når de nærmer sig grænsen for det planlagte budget.
E-mail- eller Slack-meddelelser kan fungere som advarsler, men også som nyttige påmindelser. Overvej følgende scenarie:
De fleste softwarehuse bruger tidsregistrering til at overvåge omkostningerne ved deres projekter. Desværre er det ikke sjældent, at medarbejderne glemmer at udfylde deres timesedler til tiden eller slå en automatisk tidsregistrering til. I stedet tilføjer de deres gæt på tidsregistrering i slutningen af ugen eller, endnu værre, i slutningen af måneden.
Det er klart, at en analyse baseret på så upræcise data ikke er pålidelig eller endda kan være misvisende. En automatisk Slack-påmindelse om at udfylde en timeseddel hver dag kan hjælpe dig med at håndtere dette problem.
Læs mere om automatiserede Slack-meddelelser til dine projektteams.
En projektleder har naturligvis en afgørende rolle i dine projektteams. Tilfældigvis er det også ofte en person, der udfører aktiviteter, som kunne optimeres med automatisering af projektledelse. For eksempel bruger mange projektledere timer på at skrive ned Projektets statusrapporter til kunderne hver uge. Du tænker måske: Det er vigtigt, at vores kunder ved, hvad der foregår i deres projekter.
Ja, men processen med at nedskrive projektrapporter har en tendens til at være meget ineffektiv. Hvordan kan du automatisere den? At bruge automatisk opdaterende projektrapporter, som du konfigurerer én gang og derefter kun tjekker den aktuelle status, ville være et smart valg her. Sådanne rapporter findes i mange PM-apps og i værktøjer til ressourcestyring.
Når vi taler om apps, skal du sørge for, at de værktøjer, dine teams bruger, tilbyder automatiseringsmuligheder. Ellers bliver du nødt til at skabe tilpassede løsninger. Det er måske ikke en stor teknisk udfordring for et softwarehus at bygge en personlig integration med et givet værktøjs åbne API, men det er en ekstra omkostning for din virksomhed, som du bør være opmærksom på.
Se efter værktøjer, der tilbyder tilpassede arbejdsgange og triggere, automatiske statusopdateringer, effektive rapporteringsmuligheder osv. Det er også en god idé at spørge specifikt til mulighederne for PM-automatisering under en produktdemo. Teamet bag den app, du overvejer, vil sandsynligvis give dig interessante ideer til, hvordan du kan automatisere dit teams opgaver.
Effektiv ressourceforvaltning er en vigtig strategi for et softwarehus, der ønsker at planlægge og styre projekter med lethed. Du skal være opmærksom på planlægning af ressourcerVær opmærksom på folks tilgængelighed, og prøv at opretholde en afbalanceret arbejdsbyrde (læs om Styring af arbejdsbyrden). Af den grund bruger mange it-virksomheder dedikerede software til ressourcestyring oven på deres projektstyringssoftware.[/vc_column_text]
En interaktiv ressourcekalender gør det meget nemmere at planlægge og overvåge projekter.
Husk på, at værktøjer til ressourcestyring kommer også med nyttige automatiseringsfunktioner. TeamdeckTeamdeck tilbyder f.eks. Slack/email-advarsler og notifikationer, automatisk opdatering af rapporter, indbyggede integrationer og en stærk API. Du kan bruge disse funktioner til at oprette advarsler eller påmindelser, sørge for, at projektledere hurtigt kan udarbejde projektrapporter, og forbinde Teamdeck med din foretrukne PM-software.
Lyder det som en løsning, du kunne bruge i dit softwarehus? Tøv ikke med at kontakte os og Planlæg et opkald med Anielavores kundesucces-specialist. Vi vil med glæde vise dig rundt i Teamdeck og give dig indsigt i, hvordan du kan bruge denne app til at gøre projektstyringsprocesserne i din organisation mere effektive.
En af de sværeste opgaver for virksomhedsejere og ressourceansvarlige er vagtplanlægning. Det kan være ret udfordrende og tidskrævende at planlægge, hvem der skal arbejde hvornår og med hvad, baseret på deres personlige præferencer og...
Som softwarehus har vi testet mange, måske de bedste apps til tidsstyring. I IT- og softwarebranchen - som primært har erhvervskunder fra USA og Storbritannien - er vi vant til at arbejde med en absolut...