Knowledge management har, siden begrebet blev opfundet i slutningen af 80'erne, været forbundet med store organisationer og komplekse virksomhedsstrukturer. Store virksomheder har store budgetter og en lang liste af krav, så værktøjer til understøttelse af knowledge management-processer er ofte ret dyre og omfattende.
Men sagen er, at mindre virksomheder også kunne have gavn af knowledge management. De taber mange penge på dårlig videndeling, informationssiloer eller på at begå den samme fejl mange gange. I denne artikel gennemgår vi, hvordan man implementerer nogle gode praksisser for knowledge management i et miljø uden for virksomheden.
Business-ordbogen definerer knowledge management som:
Strategier og processer, der er designet til at identificere, indfange, strukturere, værdsætte, udnytte og dele en organisations intellektuelle aktiver for at forbedre dens præstationer og konkurrenceevne. Det er baseret på to kritiske aktiviteter: (1) indfangning og dokumentation af individuel eksplicit og tavs viden og (2) formidling af den i organisationen.
Ifølge denne definition er en optimal knowledge management-proces baseret på:
Vi holder disse to trin i tankerne i næste del af artiklen. Før vi dykker ned i nogle brugbare tips om knowledge management, så lad os gentage grundene til at indføre det i første omgang.
I bund og grund handler knowledge management om at sikre, at medarbejderne træffer gode beslutninger. Det er et ret universelt behov, uanset en given virksomheds størrelse. Standardisering af processer giver virksomheder mulighed for at øge deres produktivitet: tingene bliver gjort hurtigere, og de er af bedre kvalitet.
At fokusere på vidensindsamling og -deling er også en god mulighed for at identificere og hylde ægte eksperter inden for et givet område. En sådan tilgang vil sandsynligvis gøre de nævnte eksperter mere engagerede og tilfredse med deres arbejdsplads. Samtidig vil resten af dit team tilegne sig værdifuld viden. Det er en win-win-situation for din virksomhed.
Ved at indføre videnstyring tidligt bliver det lettere at skalere virksomheden. Når dit team vokser, har du allerede processer på plads til at gøre bedst mulig brug af deres kollektive viden. Disse fordele vil påvirke både projektbaserede organisationer (kreative bureauer, softwarekonsulentfirmaer) og virksomheder, der arbejder med at udvikle deres eget produkt.
Du behøver ikke nødvendigvis at starte med en fuldt udbygget proces eller dedikeret software. Effektiv knowledge management kan blive en del af din virksomheds kultur, når du opfordrer til at dokumentere og dele alles ekspertise. Her er nogle ideer, du kan prøve uden at skulle bekymre dig om dit softwarebudget:
Projektets gennemsigtighed kræver synlighed af information i et projektteam. Der er en række ideer, du kan implementere her: fra klare, veldokumenterede projektkrav til regelmæssige feedbacksessioner. At fremme åben kommunikation og videndeling blandt folk, der arbejder på det samme projekt, vil sandsynligvis påvirke dine teams effektivitet, men også lægge grunden til politikker for hele virksomheden. Oven i købet, undersøgelser viser at gennemsigtighed er meget værdsat af medarbejderne.
At opbygge en vidensbase eller et intranet kan virke som noget, store organisationer har brug for. Sandheden er dog, at din virksomhed nemt kan vokse ud af det oprindelige system til lagring af dokumenter og information (f.eks. Google Docs eller Dropbox). En omfattende Vidensbase vil være særligt værdifuld, hvis du:
Hos Teamdeck bruger vi Atlassians Sammenhæng for at gemme viden, der er vigtig for vores teammedlemmer. Det er også her, vi lægger skriftlige politikker ud og deler virksomhedsopdateringer. Det er nyttigt, når vi onboarder nye medarbejdere eller forsøger at finde frem til en optimal måde at gøre tingene på ud fra teamets tidligere erfaringer.
Apropos tidligere erfaringer: For at kunne lære noget kollektivt, skal man have en lektie at lære af. Det er en god idé at dokumentere postmortem-sessioner, after-action-rapporter eller retrospektive møder. Selv om det føles lidt pinligt, fordi det projekt, du dokumenterer, endte med at mislykkes, er det stadig en god mulighed for at lære. Takket være disse "lessons learned" kan andre medarbejdere måske forstå årsagerne til et problem og undgå nogle fejl i fremtiden. Understreg over for dit team, at denne proces ikke handler om at pege fingre eller prale. Det handler om at lære af tidligere fejltrin eller succeser.
Tag et kig på denne postmortem-tekst af Gitlab, skrevet efter deres berygtede databaseafbrydelse. Jeg er sikker på, at hundredvis af udviklere, der har læst dette indlæg, ikke vil gentage lignende fejl. Det betyder ikke, at alle erfaringer skal være offentligt tilgængelige: Nogle gange er det udelukket på grund af fortrolighedsaftaler. Det er dog noget, du kan tænke over, især hvis eksterne brugere er blevet påvirket af en given hændelse.
Som nævnt i første del af denne tekst skal du finde frem til eksperter: folk, der har stor viden om et givet aspekt af din virksomhed. Når de er identificeret, skal du opfordre dem til at dele deres viden. Det kan gøres på mange forskellige måder - fra teammøder om et bestemt emne over blogging til mentorprogrammer.
Sørg for, at du ikke kun er opmærksom på eksplicit viden (allerede kodificeret/let at formulere), men også til den tavse viden. Sidstnævnte er baseret på dine medarbejderes knowhow: deres unikke indsigt, intuition eller en færdighed, som ikke er let at sætte ord på. Tænk på ens æstetiske sans, evnen til at komme med innovative ideer eller ... at cykle.
Stiltiende viden er som regel meget værdifuld, men den er svær at dele. Tænk over, hvordan du kan sætte dine eksperter sammen med andre teammedlemmer i en "virkelig" sammenhæng, som ikke nødvendigvis behøver at være i det samme team. At arrangere et hackathon kan f.eks. være en god mulighed for dine medarbejdere til at samarbejde med hinanden. Mens de arbejder sammen, kan de se en stiltiende indsigt i aktion og lære af den.
Der er endnu en ting, du skal gøre for at få succes med at indføre knowledge management i din virksomhed: Vis, at dette er en sand prioritet. Det kan være, at dine teammedlemmer ikke dokumenterer viden, simpelthen fordi de synes, det er bedre at fokusere på "det egentlige arbejde". Initiativer til videndeling kan også let blive opgivet, når der bliver travlt. En virksomhedsleders opgave er at sikre, at folk ser værdien af at bevare vigtig indsigt. At dokumentere og dele sin ekspertise bør være en del af jobbet, ikke en eftertanke. Først da kan man virkelig indføre en vidensdrevet tilgang og få fuldt udbytte af knowledge management.
Ressourcekalenderen (eller projektstyringskalenderen, projektplanlægningskalenderen, ressourceplanlægningssoftwaren) giver dig mulighed for at planlægge, styre og fordele ressourcer mere effektivt - især hvis Microsoft Excel har spillet en hovedrolle i din...
Hvad er det ultimative mål for projektledere? At levere deres projekter med succes. PM'erne indrømmer selv, at det ikke sker særlig ofte: Ifølge den seneste Pulse of the Profession-undersøgelse bliver mindre end 60% af projekterne afsluttet enten...
Kapacitetsstyring er en strategi, som virksomheder bruger til at udnytte produktionseffektiviteten bedst muligt i forhold til efterspørgslen på en service eller et produkt. Det endelige mål med kapacitetsstyring er at: Identificere og...