Som softwarehus har vi testet mange, måske de bedste apps til tidsstyring. I IT- og softwarebranchen - som primært har erhvervskunder fra USA og Storbritannien - er vi vant til at arbejde med et meget stort antal projekter. Hvert af dem kræver samarbejde mellem mange specialister, udviklere, designere og - selvfølgelig - projektledere. I løbet af disse år har vi ændret mange tidsstyringsapps, indtil vi udviklede vores egen. I denne artikel vil vi dele vores erfaringer med software, som vi - i en periode - har implementeret i vores virksomhed.
Hvad vil du lære takket være denne artikel:
Dette kapitel har ét mål: at øge din bevidsthed om forskellene mellem de mange tidsstyringsapps.
Lad os forenkle tingene lidt for at give dig en idé om, hvordan markedet for denne type software ser ud. Nogle af dem er som kombinationer, der indeholder mange funktioner og egenskaber, og en af dem er tidsregistrering. Man kan sige, at det er projektstyringsværktøjer, som ud over tidsregistrering har funktioner som teamplanlægning, projektplanlægning, projektsporing af fremskridt eller budgettering.
Der er også dem, hvis kerneprodukt er tidsregistrering og forskellige funktioner i forbindelse med det.
|
Styring af arbejdsstyrken |
Håndtering af timesedler |
Projektplanlægning |
Overvågning af aktiviteter |
|
Medarbejder- og arbejdsplanlægning |
Tidsregistrering af opgaver |
Tildeling af opgaver |
Sporing af computeraktiviteter |
|
Styring af arbejdsbyrde og kapacitet |
Registrering af fakturerbar og ikke-fakturerbar tid |
Budgettering af projekter |
GPS-sporing |
|
Sporing af ydeevne og udnyttelse |
Håndtering af tilgængelighed |
Sporing af projektets fremskridt |
Sporing af overarbejde |
|
Teamkommunikation og samarbejde |
PTO, sporing af fravær |
Projekt- og ressourceprognoser |
Optagelse af skærmbilleder |
|
Fildeling |
Estimater vs. faktiske tal |
Fakturerbare priser |
Videooptagelse |
|
Sporing af overarbejde |
Fakturering |
Sporing af udgifter |
URL- og app-sporing |
Det er dog værd at huske, at du kan finde software, som er orienteret mod at måle en medarbejders produktivitet og måle tiden for udførte opgaver - en måling, der normalt foretages af en leder, især de fakturerbare timer.
Men der er også dem, der har til formål at støtte en medarbejder under hans professionelle og private aktiviteter. Dem, der er designet til at hjælpe ham med at fokusere på bestemte opgaver (især i forbindelse med fjernarbejde, hvor der er mange distraherende faktorer).
I forbindelse med ovenstående præsenterer vi en tabel, som viser (selvfølgelig ikke alle) funktioner, der optræder i forskellige tidsstyringsapps.
Prisfastsættelse: $3.99 / pr. måned / pr. teammedlem
Tilgængelig på nettet og som mobilapp (Android, iOS)
Dette værktøj var udviklet af et softwarehus fra Polen til at styre arbejdet for flere personer i en organisation. Det indeholder alle funktioner såsom ressourceplanlægning, tidssporing, en værktøj til styring af timesedler, orlovsstyring og - værd at nævne - tilpasselig rapportering. Ofte integreret med Google Kalender.
Teamdeck giver dig mulighed for at tildele ressourcer så du har det rigtige antal mennesker med de rigtige færdigheder til hvert projekt. Du kan også nemt se, hvad dine medarbejdere arbejder med og om de har tid til at engagere sig i et nyt projekt. Til langsigtede projekter, Du kan også oprette en tidsplan og Sæt milepæle for projektet.
Teamdeck er også fantastisk til at overvåge arbejdstiden. Du kan downloade en mobilapp for at holde styr på din tid, når du er på farten. Timesheets viser dig, hvilke opgaver der tager mest tid, så du lettere kan beregne, om de er rentable for dig, eller om en proces skal optimeres.
Teamdeck har også en smart ressource, en Online kalenderplanlæggerDet gør det nemmere for dig at planlægge møder og tjekke dine medarbejderes tilgængelighed. Dette er især nyttigt, hvis du lede et eksternt team. Brug feriekalenderen til altid at holde øje med, om dine medarbejdere er på orlov. På den måde ved du altid, hvad hver enkelt person kan, og hvem der kan erstatte dem.
Dette er også en meget praktisk mulighed for internationale virksomheder, som du kan køre helligdage for et hvilket som helst land i kalenderen og se alle lokale helligdage. Hvis du har brug for data om dit teams arbejde, Teamdeck genererer tilpassede rapporter til dig.
Prisfastsættelse: den mest populære = $10 bruger/pr. måned,
DeskTime er et andet velkendt tidsregistreringsværktøj, der også anses for at være den bedste tidsstyringsapp, og som også henvender sig til erhvervsbrugere og freelancere. Den er også nyttig til sporing af fremmøde og fravær og til effektiv projektstyring af arbejdsgange.
Denne app beskriver sig selv som en automatisk tidsregistrering. Hvad betyder det? Dette værktøj foreslår, hvad din medarbejder eller du har arbejdet med, i stedet for at du skal fortælle det til appen. En automatisk tidsregistrering fjerner behovet for at indtaste data manuelt, fordi den registrerer al computer- og arbejdsaktivitet.
Denne tidsstyringsapplikation giver fuld kontrol over medarbejdernes arbejde takket være overvågning af computerbrug. Som en hjemmeside-, program- og applikationskontrol informerer den om aktivitet og kategoriserer den mellem produktiv og uproduktiv.
Pris: 3 planer; Business Plan - $5 pr. bruger pr. måned, faktureres årligt
Tilgængelig på iOS, Android og desktop
Denne app optræder på næsten alle lister over de bedste tidsstyringsapps, så det er umuligt ikke at nævne den. På trods af, at den første version blev skabt i 2007, bruges Todoist stadig ikke af nogle få mennesker, men af mere end 25 millioner brugere verden over. Men hvad er det for noget? Todoist er et program, der bruges til at oprette typiske to-do-lister - deraf navnet.
Styrken ved dette værktøj ligger i dets enkelhed - minimalistisk design, funktioner, der kun er begrænset til de virkelig nyttige, gør det hele meget intuitivt. Todoist overvåger også din produktivitet og visualiserer den i form af point eller niveauer, og det er en ekstra motivation.
I programmet kan du meget nemt oprette tematiske lister og gruppere dem i kategorier. I kategorien "personlig" kan du f.eks. have en liste over huslige pligter eller en træningsplan. I kategorien "arbejde" kan du derimod oprette en liste med opgaver og underopgaver for hvert projekt. Du kan også give hver opgave en bestemt prioritet, som angives med en farve.
Todoist forstår naturligt sprog, så opgaver som "hent en pakke i morgen kl. 14" bliver automatisk tilføjet til din kalender. Du kan også uddelegere opgaver til andre brugere, hvilket ikke kun er nyttigt på arbejdet, når du skal fordele ansvarsområder mellem teammedlemmer, men også når du administrerer dit hjem og beslutter, hvem der skal pudse vinduer, købe ind og gå ud med skraldet. Programmet har flere færdige skabeloner, der er tilpasset forskellige behov og virksomheder, hvilket gør det meget nemt for dig at styre dit personlige og professionelle liv på samme tid.
En meget praktisk funktion ved dette værktøj er dets integration med andre systemer som Google eller Slack. Todoist er også tilgængelig på stort set alle enheder og systemer. Så du kan administrere dine opgaver fra din computer, smartphone eller tablet.
Pris: priserne starter ved $9.00 pr. funktion, pr. måned
Tilgængelig på web, Android, iOS
Opmærksomhed er den mest værdifulde valuta i onlineverdenen, så det er ikke overraskende, at hver eneste hjemmeside eller app, vi bruger, vil gøre alt for at få den. Vi tænder for Google for at tjekke "bare én ting" eller Instagram for at svare på "bare én besked", og vi ved ikke, hvornår vi har brugt 20, 40 eller 60 minutter på internettet uden at gøre den ene ting, vi tog telefonen frem for. Ofte er vi ikke engang klar over, hvor meget tid vi bruger på den slags uproduktiv scrolling. Og det er præcis, hvad Rescue Time er til for.
Formålet med programmet er at overvåge din onlineaktivitet og oprette rapporter om, hvor meget tid du har brugt på bestemte hjemmesider og applikationer.Hvor længe du var produktiv, om du arbejder efter arbejdstid eller tværtimod ikke arbejder, når du burde. Med RescueTime kan du blive opmærksom på, hvor mange minutter og timer du bruger på forskellige aktiviteter på internettet hver dag. Om det er meget eller lidt, er op til dig, men Bare det at vide det hjælper dig til at tage skridt mod forandring.
Overvågning og rapporter om den tid, der bruges online, er tilgængelige i den gratis version af programmet. Den betalte variant giver værktøjet mulighed for at sende dig notifikationer. Notifikationerne er tilpasset dine behov. For eksempel vil RescueTime sende dig en besked, hvis du har brugt sociale medier i mere end en time eller har været produktiv i 4 timer. Du kan også indstille en grænse og lade appen blokere sider, der bruger for meget af din tid.
Pris: 4 planer; den fjerde - kaldet for Teams - $14,99/måned/bruger
Tilgængelig som mobilapp (iOS, Android) og desktop
På et møde, på universitetet, i arbejdet med et projekt, på en gåtur, når de mest interessante ideer dukker op i dit hoved -. Du tager noter hele tiden. Nogle gange laver man en fil i google docs, andre gange skriver man noget ned på en gammel seddel, i en notesbog, på sin smartphone, på messenger, i sin kalender eller i en e-mail. Og alt er fint, indtil du pludselig skal finde de noter, du skal bruge ... et eller andet sted. Det er her, Evernote kommer til undsætning. Denne app er det perfekte opbevaringssted for alle de noter, du måtte have brug for. Du kan nemt skrive ned og endda optage dine tanker og ideer i den.
Du kan også nemt katalogisere andre formater som fotos, skitser, tekstdokumenter og stemmefiler. Og for at holde alle dine noter organiserede og nemme at finde, Du kan tildele dem tags. Evernote har også en kalenderfunktion, så du altid kan tjekke dine planer for den nærmeste fremtid. Appen er tilgængelig på alle dine enheder, så du kan oprette og tjekke dine noter, når du har brug for det.
Pris: månedligt medlemskab = £3.95/måned
Tilgængelig på: iOS, Android og desktop
Internettets største plage, når man prøver at fokusere, er alle de interessante ting, man ser. En sjov video, en interessant artikel, et nyt album eller en vens indlæg - alt tager din opmærksomhed. Af frygt for at gå glip af noget eller glemme at vende tilbage til det indhold, du er interesseret i, foretrækker du at se det med det samme. Hvis bare der fandtes et værktøj, så man nemt kunne katalogisere alle de interessante ting og gemme dem til senere...
Vent, det er der. Og den hedder Pocket. Med denne app kan du nemt tagge alle de sider og titler, der interesserer dig. På den måde afbryder du ikke dit arbejde, men du mister heller ikke værdifuldt materiale, som du har fundet online.
Pris:
Tilgængelig på iOS og Android
Vi kan alle lide at få øjeblikkelig tilfredsstillelse, når vi gør noget godt. Vi elsker at samle point og få belønninger for det, vi er vant til det fra barndommen, hvor vi samlede stjerner for god opførsel i skolen. Når vi vokser op, får andre ting værdi for os ... og alligevel kan denne enkle tilfredsstillelse stadig motivere os. Og det er denne enkle betingelse, som Forest udnytter. For at holde fokus skal du tænke på Forest.
Forest er nok en af de sjoveste tidsstyringsapps på denne rangliste. Formålet er at hjælpe brugeren med at fokusere i længere tid. Sådan fungerer det. Hver gang du har brug for at koncentrere dig, starter du appen og planter et virtuelt træ. Du indstiller en timer for, hvor længe du vil koncentrere dig. Hvis du forlader appen før den tid og begynder at bruge din telefon, vil dit træ dø.
På den anden side, hvis det lykkes dig at holde dit mål, vil træet vokse. Hver gang det lykkes dig at koncentrere dig uden at bruge din telefon, vokser der et nyt træ, indtil du har skabt din virtuelle skov. Dette enkle spil opmuntrer dig til at koncentrere dig lidt længere næste gang. Kampagnens partner er Træer for fremtidensom planter rigtige træer for hvert virtuelt træ i appen. Er det ikke fantastisk?
Pris: 4 abonnementer; det sidste = 1.000 kr. $17,50 USD pr. bruger / pr. måned / faktureres årligt
Tilgængelig på: web, iOS, Android
Hvis du er en visuel elev og kan lide at se alle dine opgaver overskueligt, vil Trello være perfekt for dig.. Det er et virtuelt whiteboard hvor du kan sætte kort med dine opgaver, prioritere dem og tildele dem en status: at gøre, i gang, færdig. For hver opgave kan du tilføje en note. Trello er perfekt til at styre flere personers arbejde, uddelegere opgaver og tjekke, hvordan det går med projekterne. Dens store fordel er dens meget æstetiske og klare layout. Den visuelle repræsentation af opgaver gør det nemt at tjekke status på arbejdet med et enkelt blik. Så du kan bruge Tips til tidsstyring eller Trello.
Trello er meget populært som forretningsværktøj, men det fungerer også som en fremragende livsstilsapplikation. Du kan styre alle dine projekter i det: organisere en begivenhed, arbejde frivilligt i teatret, huslige pligter med dine bofæller. Du kan også bruge Trello individuelt, så du altid har et hurtigt overblik over din ansvarstavle.
Pris: Ultimate Control-planen er prissat til $89/måned, faktureres årligt
Tilgængelig på på nettet og som mobilapp til iOS og Android
ProofHub er blandt de bedst bedømte software til teamsamarbejde og projektstyring, som tilbyder en række kraftfulde funktioner på et centralt sted, herunder software til tidsregistrering af medarbejdere. ProofHubs tidsregistreringssoftware er til stor nytte for projektteams, da den giver dem mulighed for at forbedre deres tidsstyringsevner ved at spore, hvor meget tid de bruger på forskellige opgaver.
ProofHubs indbyggede tidsregistreringssoftware giver brugerne mulighed for at registrere tid enten manuelt eller ved hjælp af automatiske timere. Du kan også tilføje timesedler for at registrere tidsdata og bruge dem til klientfakturering, estimering, lønudbetaling, sporing og endda tidsstyring. Du kan også indstille tidsestimater for forskellige opgaver for at definere, hvor lang tid det skal tage at udføre den pågældende opgave.
Andre nyttige funktioner, der hjælper dig med at blive bedre strategier for tidsstyring og færdigheder er - projektplanlægningskalender, filhåndteringssoftware, online korrektur, Kanban-tavler, tabelvisning og opdateringer i realtid. For eksempel, kan du tilføje automatiske påmindelser til dine opgaver for at sikre, at du ikke går glip af dem. På samme måde kan du samarbejde online om dine dokumenter for at modtage feedback og forslag.
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
Det er sikkert indlysende for mange mennesker, ikke kun projektledere, account managers og så videre, hvad korrekt ledelse og effektiv tidsudnyttelse betyder. Men for at tænke fornuftigt om vores emne er det bedre at have et klart og afklaret syn på betydningen af det grundlæggende begreb, der bruges i denne artikel. Ifølge Oxford Languages-ordbogen:
evnen til at bruge sin tid effektivt eller produktivt, især på arbejdet.
Selvfølgelig er tiden ikke som tyggegummi, der kan strækkes på mange forskellige måder. Og det andet spørgsmål, en del af dagen, et øjeblik i løbet af dagen, bestemmer også, hvordan vi arbejder, og hvor effektive vi er. For nogle mennesker udføres opgaverne bedre/hurtigere, når de vågner, for andre er det samme arbejde bedre ved middagstid. Dette er - som det ser ud - hvad forfatterne til Management Study Guide ønsker at sige:
Tidsstyring handler om at styre tiden effektivt, så den rigtige tid afsættes til den rigtige aktivitet. (managementstudyguide.com)
Som med mange andre ting i livet er det en proces. En proces, hvor man indsamler erfaringer baseret på data, som aldrig er uigendrivelige. En proces, der kan optimeres på en bedre eller værre måde - det afhænger af, hvad du måler, hvordan du måler, og hvad du måler. Ikke desto mindre er det en omskrivning af Mindtools' forslag til, hvordan man kan forstå time management - det handler om at planlægge, hvordan man deler sin tid mellem forskellige aktiviteter.
Ud fra dette synspunkt vil man ikke kunne ændre noget, organisere og planlægge opgaver uden data eller - det må siges - fejl. Denne proces med at indsamle data er samtidig en proces med at udvikle regler og principper, der organiserer tid og opgaver. Disse regler er også genstand for optimering. Så det er en løbende proces. Hvad har det alt sammen at gøre med spørgsmålet om tidsstyring i erhvervslivet eller - for at sige det mere præcist - tidsstyring og medarbejdere?
Vores konkurrent på markedet for tidsstyringsapps - Clockify-softwaren - forstår tidsstyring som
(...) et sæt principper og værktøjer, der hjælper dig med at bruge din tid mere effektivt. Medarbejdernes tidsstyring består således af alle de nødvendige færdigheder, der kan hjælpe dine medarbejdere med at udføre deres arbejde mere produktivt.
Clockifys forfattere antyder tydeligt, hvem tidsstyringsprincipperne gælder for. Det er selvfølgelig ikke sandt, at det kun er medarbejdere, der skal holde styr på tiden på arbejdet. Tidsstyring er rettet mod alle, hvor som helst, uanset typen af arbejde eller aktivitet. Men hvad der er rigtigt, er færdigheder og støtteværktøjer (som f.eks. en software til registrering af teamtid eller en simpel mobil tidsregistrering) er uerstattelige i denne lange proces.
At sige, at markedet for tidsstyringsapps er enormt, er ikke kun trivielt, men også barnligt. I øjeblikket er antallet af sådanne programmer ikke faldende. Desuden vokser det år for år. Med henvisning til Rapport fra B2B-forskningsvirksomheden Markets and Markets:
Markedet for software til opgavestyring forventes at vokse fra 1,79 milliarder USD i 2017 til 4,33 milliarder USD i 2023 med en CAGR på 13,74% fra 2018 til 2023 Den glemte kunst at koncentrere sig.
Ud fra dette synspunkt er det næsten umuligt at præsentere alle nyttige, brugbare og mest relevante tidsstyringsapps. Med andre ord (det skal siges): Ingen kan sige, at der findes "den bedste management-app", som passer til alle virksomheder.
Enhver tidsregistreringsapp, enhver tidsstyringsapp, enhver af de bedste software til registrering af medarbejdertid (uanset hvad du kalder det) - er ikke skudsikkert; er ikke modstandsdygtigt over for enhver kritik. Enhver software (ikke kun online tidsregistrering) har et eller andet aspekt, som er irriterende, utilstrækkeligt eller ikke udviklet nok til at tilfredsstille alle brugere (ikke kun projektledere, men også ressourcechefer, HR-chefer og - selvfølgelig - medarbejdere, designere og udviklere). Der vil altid være noget, der ikke passer.
Hvis vi skal sige alt det, der er blevet sagt ovenfor, i én sætning: Den bedste tidsstyringsapp betyder kun og altid det bedste for en bestemt virksomhed.
Så før du vælger, hvilken app der skal hjælpe dig med at styre tiden effektivt, foreslår vi, at du udarbejder en RFP, vælger leverandører og ... bare prøver det. Lad også dine teammedlemmer få mulighed for at dele deres erfaringer med dig. Og tag så bare beslutningen.
Effektiv ressourceplanlægning er et afgørende mål for virksomheder af alle størrelser, uanset om de opererer online eller i traditionelle brancher. I betragtning af den brede vifte af virksomheder, der har brug for ressourceplanlægning, er det en udfordring at give en anbefaling, der passer til alle...
Teams over hele verden står over for de samme udfordringer, når det gælder planlægning af teamets tidsplan. Det er svært at lave en projektplan i sig selv, og det er endnu sværere at holde den opdateret og reagere på ændringer...
En af de sværeste opgaver for virksomhedsejere og ressourceansvarlige er vagtplanlægning. Det kan være ret udfordrende og tidskrævende at planlægge, hvem der skal arbejde hvornår og med hvad, baseret på deres personlige præferencer og...