Når du leder et bureau eller en softwarevirksomhed, hvor dit team arbejder på flere projekter ad gangen, kan det være en udfordring at holde styr på det hele. Selv hvis du leder et enkelt projekt som projektleder, kan du ofte have svært ved at overvåge de forskellige elementer i det.
Hvad vil du lære af denne artikel?
Hvis bare der var en måde at få et informativt overblik over projektets sundhedstilstand på uden at skulle grave sig igennem din PM-app i lang tid.
Heldigvis giver projektdashboards mulighed for at gøre netop det - de fungerer som det eneste sted, hvor du kan tjekke kritiske KPI'er og vurdere dit projekts fremskridt. De bliver også en enkelt kilde til sandheden om dit projekts status - noget, du nemt kan dele med din kunde eller dine ledere. Et projektledelsesdashboard består typisk af flere widgets - grafer, datapunkter eller tabeller - der vedrører forskellige elementer i projektet.
I dette blogindlæg fortæller vi dig lidt mere om fordelene ved projektdashboards og giver dig nogle tips til, hvordan du bygger et.
Først og fremmest er et projektledelsesdashboard en enorm tidsbesparelse for dem, der bruger det. Som teamleder skal du f.eks. normalt tjekke flere rapporter/skærme i dit projekt. Planlægningsværktøj for at få det store overblik over, hvordan det går med et givent projekt. På den anden side skal projektledere ofte bruge timer hver uge på at udarbejde Projektets statusrapporter og udarbejde nøgleindikatorer. Dashboards gør det nemt at få en automatisk opdateret "rapport" med realtidsdata og indsigt, der er skræddersyet til en bestemt målgruppe.
Når vi taler om skræddersyet indsigt, skal det siges, at selv om projekt- og ressourcestyringsværktøjer normalt er designet til at give deres brugere værdifuld information, skal de stadig imødekomme mange teams behov. Derfor er de standarddashboards eller -rapporter, der tilbydes i disse apps, måske ikke særlig nyttige for dit team. Det er en fordel at oprette en brugerdefineret projekt- og ressourcestyring dashboard eller endda et par stykker - hver forberedt til at tjene et bestemt formål. For eksempel kan din virksomheds økonomidirektør være interesseret i andre målinger end kunden.
Kundevendte projektledelsesdashboards vil også være meget praktiske for dig. Ikke alene kan du spare tid på at udarbejde nye rapporter i ny og næ, men projektets interessenter kan også se på dashboards, der kan scannes, og nemt forstå, hvad der foregår i projektet. Derudover vil et veldesignet dashboard få din virksomhed til at se rigtig godt ud i kundens øjne.
Endelig er det at analysere et projektdashboard en stor chance for at identificere forbedringsmuligheder, som du måske ellers ville gå glip af. Et fugleperspektiv på forskellige projektaspekter kan få dig til at tænke på løsninger, du endnu ikke har overvejet. Lad os sige, at dit projektdashboard omfatter indsigt i ressourceudnyttelse og afsluttede opgaver. På den måde kan man sammenligne de to og f.eks. se, at nogle opgaver er bagud, men at ikke alle teammedlemmer udnyttes optimalt, og at de sagtens kunne påtage sig flere opgaver.
Når du sammensætter et brugerdefineret projektdashboard, skal du huske nogle af de vigtigste egenskaber ved effektive dashboards.
Til at begynde med indeholder virkelig stærke dashboards kun relevant information. Derfor er det en fordel at starte med en liste over de målinger/elementer, du virkelig har brug for at vise, eller de svar, du ønsker, at projektledelsesdashboardet skal give. Ellers kan det være fristende for dig at tilføje et par ekstra farverige diagrammer for at få dashboardet til at se mere "professionelt" ud. Desværre vil det ikke hjælpe dine teammedlemmer med at skelne værdifulde indsigter fra støjen. Husk igen, at du kan udarbejde forskellige typer af dashboards, der er designet til forskellige målgrupper og kun indeholder de elementer, der betyder mest for dem.
Dit projektdashboard bør også være let at scanne. Når du forbereder de enkelte widgets eller diagrammer, der skal vises på dashboardet, skal du altid sørge for, at de er læsbare. Oplysningerne skal være tydelige med et enkelt blik, uden at man skal læse komplekse tabeller eller lave hovedregning. Du kan altid bede et teammedlem om feedback vedrørende dashboardets læsbarhed.
Vær altid opmærksom på, om dine dashboards indeholder eller ikke indeholder nøjagtige data. Hvis ikke, mangler hele formålet med et dashboard. Brug kun pålidelige datakilder, og design om muligt projektdashboardet, så det giver indsigt i realtid.
Du undrer dig måske over, hvordan man opbygger et projektdashboard. Skal jeg investere i et dedikeret dashboard-værktøj?
Der er faktisk et par muligheder, du kan følge:
Som standard leveres Teamdeck med et personligt dashboard, der er tilgængeligt for alle brugere med administratorrettigheder, hvor du kan tjekke grundlæggende detaljer som f.eks:
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
For at skabe et brugerdefineret projektledelsesdashboard skal du bygge en rapport. Teamdecks rapporter fungerer som dashboards i den forstand, at du kan bruge forskellige elementer til at skabe en datadrevet historie i realtid. Desuden kan du generere et link og dele din rapport med kunden eller andre interessenter i projektet.
Her er nogle eksempler på elementer, der kan vises i dit teams projektdashboard/rapport:
Lær, hvordan du bygger dette diagram med Teamdeck - læs vores guide til projektstatusrapporter.
Lær, hvordan du bygger dette diagram med Teamdeck - læs vores blogindlæg om Sporing af projektomkostninger.
Du kan selvfølgelig bygge mange forskellige typer diagrammer og tabeller med Teamdeck. Du kan selv prøve appen ved at Tilmeld dig en gratis prøveperiode her. Alternativt kan du Planlæg et opkald med Anielavores kundesuccesekspert. Hun vil vise dig Teamdecks forskellige muligheder, når det drejer sig om at præsentere data om dit teams præstationer.
Ressourcekalenderen (eller projektstyringskalenderen, projektplanlægningskalenderen, ressourceplanlægningssoftwaren) giver dig mulighed for at planlægge, styre og fordele ressourcer mere effektivt - især hvis Microsoft Excel har spillet en hovedrolle i din...
Hvad er det ultimative mål for projektledere? At levere deres projekter med succes. PM'erne indrømmer selv, at det ikke sker særlig ofte: Ifølge den seneste Pulse of the Profession-undersøgelse bliver mindre end 60% af projekterne afsluttet enten...
Kapacitetsstyring er en strategi, som virksomheder bruger til at udnytte produktionseffektiviteten bedst muligt i forhold til efterspørgslen på en service eller et produkt. Det endelige mål med kapacitetsstyring er at: Identificere og...