Varians i ressourceomkostninger er en af KPI'er for ressourcestyring som du helt sikkert bør holde øje med. Denne metrik udtrykkes normalt som en procentværdi. Den viser forholdet mellem de planlagte omkostninger pr. projektmedarbejder og de faktiske omkostninger pr. projektmedarbejder.
Hvordan kan det være nyttigt?
Først og fremmest giver sporing af afvigelser i ressourceomkostninger dig mulighed for at overvåge dit projekts rentabilitet. Det er især vigtigt, når du arbejder ud fra et fast budget. Hvad sker der, når du ser, at dine teammedlemmer genererer flere omkostninger end forventet? Du kan gennemføre de nødvendige optimeringer for at sikre, at projektet ikke påvirker din bundlinje negativt.
Virksomheder, der arbejder med tids- og materialebudgetter, bør også tjekke afvigelsen i ressourceomkostningerne regelmæssigt for at kunne reagere rettidigt på bekymrende mønstre.
En sammenligning af anslåede og faktiske omkostninger kan også give dig værdifuld viden om Projektets estimeringsproces i din virksomhed. Selvfølgelig vil estimater aldrig ramme plet, men nogle teams har en tendens til at undervurdere visse aspekter af deres projekter groft. Mønstre som disse bør være tydelige, når du sammenligner afvigelserne i ressourceomkostningerne for forskellige roller i dit projektteam eller forskellige projektfaser.
Den enkleste formel er at dividere dit teams faktiske omkostninger (sporede timer ganget med medarbejdernes timeomkostninger) med de planlagte omkostninger (projektoverslag ganget med timeomkostningerne). Nu kan du se, hvor mange penge du skal opkræve af din kunde i forhold til, hvor meget du troede, du ville opkræve af dem. Hvis du vil grave dybere, kan du også skelne mellem interne omkostninger - de penge, du betaler til dine teammedlemmer + administrative omkostninger - og de penge, du modtager fra kunden. På den måde kan du finde frem til det overskud, din organisation genererer.
Som du kan forestille dig, skal du bruge pålidelige data om dit teams faktiske omkostninger for at få dem. software til tidsregistrering af medarbejdere. Nu viser vi dig, hvordan du nemt kan beregne afvigelser i ressourceomkostninger ved hjælp af en komplet app til ressourcestyring - Teamdeck.
Teamdeck er software til ressourcestyring med kraftfulde rapporteringsfunktioner, der er tilgængelige for alle brugere - det eneste, du skal gøre, er at Opret en konto her. Du kan teste Teamdeck gratis i 7 dage. Efter en gratis prøveperiode er prisen pr. teammedlem $3,99, hvilket inkluderer ressourceplanlægning, tidssporing og orlovsadministrationssystem funktioner.
Er din Teamdeck-konto klar? For at kunne lave en meningsfuld rapport om dine projektteams skal du bede dem om at begynde at spore deres tid ved hjælp af Teamdecks mobile tidsregistreringsapp eller indtaste deres tidsregistreringer via webappen.
Men hvis du bare vil se, hvordan en sådan rapport fungerer, kan du hurtigt oprette en demokonto fyldt med eksempeldata. Du skal blot klikke på "Spil med eksempeldata", når du er i Organisationsafsnittet i Teamdeck.
Uanset om du arbejder med dit teams rigtige data eller med eksempler på datapunkter, er de næste trin de samme. Gå til Rapporter i den øverste menu, og klik på plus-ikonet i nederste højre hjørne. I dag vil vi vise dig, hvordan du opretter en rapport om afvigelser i ressourceomkostninger fra bunden, så klik på "Opret brugerdefineret".
Navngiv derefter din rapport, og angiv et passende datointerval.
Den måde, Teamdecks rapporter fungerer på, er, at du bestemmer, hvad de skal indeholde. Du kan generere forskellige typer diagrammer og tabeller med interaktive felter. Lad os starte med at lave et søjlediagram, som giver os en god idé om, hvordan estimater og faktiske tal sammenlignes.
Klik på plus-ikonet i hjørnet, og vælg søjlediagrammet. Som standard vil det bestå af søjler, der illustrerer dine teams bookinger (planlagte timer), timesheets (registrerede timer), ledige timer og ferietimer. Vi har kun brug for at sammenligne bookinger og timesedler, så gå til Metrics og fjern markeringen af ferie og tilgængelighed.
Din tabel bør se sådan ud:
Hvis du har mange mennesker i dit team, vil søjlediagrammet selvfølgelig være meget mindre læsbart. Afvigelser i ressourceomkostninger beregnes normalt for et enkelt projekt, så du kan filtrere andre projekter fra. Klik på Filtre, og tilføj et passende filter.
Klik på Anvend og nyd et diagram, der kun er fyldt med relevante data. Når du ser på dette diagram, kan du se, hvilke medarbejdere der har logget flere timer end forventet, og hvilke der har ligget under deres anslåede timetal. Men for at få præcise tal her er det bedre at tilføje en informativ tabel.
Klik på plus-ikonet i hjørnet, og tilføj en tabel. Du kan gentage nogle trin fra det forrige diagram: Fjern markeringen af de unødvendige målinger (lad kun timesedler og bookinger være tilbage indtil videre), og filtrer det relevante projekt.
Du kan også ændre grupperingen af data i din tabel. Som standard grupperes de først efter projekter og derefter efter teammedlemmer. For at ændre den indstilling skal du klikke på Gruppering og bytte rundt på datablokkene. Du kan faktisk fjerne "Projekter" helt, hvis du bruger et filter.
I vores eksempelrapport ser den endelige gruppering sådan ud:
Nu, hvor din tabel består af to datakolonner (Bookinger og Timesheets), er det tid til at tilføje flere kolonner, der repræsenterer de estimerede og faktiske omkostninger. Først og fremmest skal du tilføje en kolonne for dit teams timeomkostninger. Klik på Metrics og derefter på "Add custom" -> "Add custom values column". Giv din nye kolonne et navn (f.eks. "Timeomkostninger"), og vælg dataformatet for valuta.
Når du anvender disse ændringer, vil du se, at der er tilføjet en tom kolonne til tabellen. Det fungerer på samme måde som et Excel-regneark - klik på en hvilken som helst celle for at indtaste data der.
Når dit teams timeomkostninger er på plads, kan du tilføje kolonner, som automatisk beregner deres samlede anslåede og faktiske omkostninger. Gå igen til Metrics og klik på "Add customs", men vælg nu "Add custom calculation field", da vi ønsker, at Teamdeck selv skal beregne resultatet. Giv kolonnen et navn, vælg dataformatet for valutaen, og indtast formlen.
For planlagte omkostninger vil formlen være som følger:
= (Bookinger: Tid / 60) * Brugerdefinerede værdier: Pris pr. time
For faktiske omkostninger:
= (Timesheets: Time / 60) * Brugerdefinerede værdier: Omkostninger pr. time
Når du begynder at indtaste en variabel, vil Teamdeck foreslå tilgængelige muligheder.
I øjeblikket bør du have 5 kolonner i din tabel, inklusive to nye til estimerede og faktiske omkostninger.
En sidste kolonne, vi bør tilføje til tabellen, er den, som denne rapport handler om: afvigelse i ressourceomkostninger. For at beregne den skal vi oprette endnu en kolonne med et brugerdefineret beregningsfelt. Denne gang skal du vælge dataformatet procent og indtaste følgende formel:
= (Brugerdefinerede formler: Faktiske omkostninger / Brugerdefinerede formler: Planlagte omkostninger)*100
Bemærk: Hvis dine kolonner hedder noget andet, skal du justere formlen, så den afspejler det.
Nu har du en ny kolonne i din tabel med værdien for afvigelsen i ressourceomkostningerne for hver af dine medarbejdere, der arbejder på et givet projekt.
Hvis værdien er over 100%, betyder det, at dette teammedlem har logget mere tid end estimeret. Hvis værdien er lavere end 100%, betyder det, at det oprindelige estimat ikke blev nået.
En sidste ting, du måske vil gøre, er at ændre den måde, "total"-rækken beregnes på. Som standard er det en sum af alle værdierne i en given kolonne. En gennemsnitsværdi ville være meget mere nyttig her. Den sidste række er klikbar og redigerbar som en regnearkscelle, så du skal bare indtaste følgende formel:
= gennemsnit(indlejret(Gruppe: Mennesker, Brugerdefinerede formler: ressourceomkostningsvarians))
Softwarehuse og kreative bureauer fra forskellige kontinenter bruger Teamdeck til at planlægge og overvåge deres teams arbejde. Hvis du mener, at din organisation også kunne have gavn af effektiv ressourcestyring, så giv os endelig en chance. Vi opfordrer dig til at Planlæg et opkald med AnielaVores Customer Success Expert, som vil vise dig rundt i appen og hjælpe dit team med at komme godt i gang.
Ressourcekalenderen (eller projektstyringskalenderen, projektplanlægningskalenderen, ressourceplanlægningssoftwaren) giver dig mulighed for at planlægge, styre og fordele ressourcer mere effektivt - især hvis Microsoft Excel har spillet en hovedrolle i din...
Hvad er det ultimative mål for projektledere? At levere deres projekter med succes. PM'erne indrømmer selv, at det ikke sker særlig ofte: Ifølge den seneste Pulse of the Profession-undersøgelse bliver mindre end 60% af projekterne afsluttet enten...
Kapacitetsstyring er en strategi, som virksomheder bruger til at udnytte produktionseffektiviteten bedst muligt i forhold til efterspørgslen på en service eller et produkt. Det endelige mål med kapacitetsstyring er at: Identificere og...