Som virksomheds- eller teamleder er du utvivlsomt klar over, hvilken effekt KPI'er kan have på dit teams moral og præstationer. Omhyggeligt udvalgte præstationsindikatorer vil hjælpe alle i dit team med at se, om de er på rette spor. Derudover hjælper de med at holde alles fokus på de målinger, der betyder noget, og som repræsenterer projektmålene godt.
Hvad får du med denne artikel:
- Værdier, forskelle og typer af key performance indicators
- Nyttige metoder til beregning af KPI'er i projektstyringsprocesser
- Den rolle, som software til ressourcestyring i performance management
Typiske HR-målinger omfatter overvågning af, om der er stor udskiftning, eller hvor lang tid det tager at besætte ledige stillinger. På den anden side vil målinger af ressourcestyring være tæt forbundet med at måle effekten af ressourceplanlægning og projektledelse.
Det er afgørende at overvåge dine nøgletal regelmæssigt, da det giver dig mulighed for at løse problemer med det samme og potentielt redde projektet fra at gå galt. Dine medarbejdere vil også sætte pris på Datadrevet tilgang til ressourcestyring, da det betyder, at de sandsynligvis vil have mere afbalancerede tidsplaner.
I den første del af dette blogindlæg opregner vi et par vigtige målinger i forbindelse med styring af projektressourcer. Du vil lære, hvordan de kan være nyttige for dig, og hvor du kan hente dem fra. Senere vil vi fortælle dig lidt om Teamdeck, som er den bedste værktøj til ressourcestyring der gør det nemt at spore alle disse målinger i din virksomhed.
Estimater vs. faktiske tal
At sammenligne de anslåede værdier, som du kom frem til i projektplanlægningsfasen, med de faktiske resultater er en god måde at kontrollere, om dit projekt går efter planen. Vi anbefaler, at du tjekker både den tid, dine medarbejdere bruger på et givet projekt, og de omkostninger, det genererer. Sammenlign det derefter med dine estimater.
Anslåede vs. faktiske arbejdstimer pr. teammedlem
Når du planlægger et projekt og Tildeling af ressourcerNår du starter et projekt, anslår du, hvor mange timer hver medarbejder skal bruge på det. Når projektet starter, bør du regelmæssigt sammenligne disse estimater med de faktiske timer, som dine teammedlemmer har registreret.
Hvordan kan det være nyttigt?
Det er en fremragende metode til at spotte tidlige tegn på projektforsinkelser: Hvis nogen bruger meget mere tid på en given opgave end forventet, kan det påvirke projektets tidslinje betydeligt. Du kan også bruge disse målinger til strategisk ressourceplanlægning i dine fremtidige projekter. Når du kender alles typiske tempo, er det lettere at estimere deres tid.
Estimerede vs. faktiske omkostninger pr. teammedlem (afvigelse i ressourceomkostninger)
Naturligvis vil du også se på de omkostninger, der genereres af dit teams arbejdskraft. Robuste ressourcestyringsværktøjer som Teamdeck giver dig mulighed for at tildele time- eller dagspriser til hver af medarbejderne og oprette Sporing af projektomkostninger rapporter baseret på dem og dit teams timesedler.
Hvordan kan det være nyttigt?
At forstå de aktuelle omkostninger ved dine projekter er afgørende for at holde din virksomhed rentabel. Når du ved, at et givet projekt sandsynligvis vil ende med at blive dyrere, kan du handle ud fra den information. Du kan f.eks. forhandle om budgettet med din kunde eller ændre projektets omfang.
Fakturerbare vs. ikke-fakturerbare timer
Når vi taler om rentabilitet, bør du også være opmærksom på fordelingen af fakturerbare og ikke-fakturerbare timer i dine projekter. Beregn begge tal, og se, hvor meget af dit teams tid der bruges på ikke-fakturerbare aktiviteter som administrative opgaver, all-hands-møder eller træningssessioner.
Hvordan kan det være nyttigt?
Hvis folk registrerer mange ikke-fakturerbare timer, kan det være et tegn på, at du har brug for at optimere nogle processer i din virksomhed. Måske kan du organisere færre møder i hele virksomheden? Alternativt kan en høj procentdel af projektrelaterede ikke-fakturerbare timer være en grund til at genforhandle nogle aspekter af kontrakten med kunden. Du kan f.eks. aftale at behandle nogle typer timer som fakturerbare, selv om du ikke har faktureret for dem indtil nu.
Udnyttelse af ressourcer
Udnyttelse af ressourcekapacitet er en af de vigtigste målinger, du kan følge i din virksomhed. Når alt kommer til alt, vil du ikke have, at dine medarbejdere er overbebyrdede, men du vil heller ikke efterlade nogle mennesker uden opgaver. Der er to måder at udregne på ressourceudnyttelseog man kan bruge dem i to forskellige faser af projektets livscyklus.
Når du planlægger projektet, skal du beregne den planlagte udnyttelse
Formlen for planlagt udnyttelse er enkel. Tag højde for dine medarbejderes anslåede bookinger (f.eks. 50 timer pr. projekt pr. måned) og divider det med folks planlagte kapacitet (hvor meget tid de vil være til rådighed i en given periode). Det er selvfølgelig nemmere at foretage denne beregning, når du har en ressourcestyringsapp, der gemmer ressourcekapacitet og bookinger. (Et par andre ord om planlægning af ressourcekapacitet).
Hvordan kan det være nyttigt?
Effektiv ressourcestyring er ikke mulig, hvis du ikke er opmærksom på at skabe afbalancerede tidsplaner for dit team. Det er et must at kontrollere, hvordan dine planlagte skemaer ser ud i forhold til dine ressourcers kapacitet. (Og det er grunden til, at vi betragtes som en værktøj til kapacitetsplanlægning også). På projektplanlægningsstadiet har du sandsynligvis stadig et vist spillerum. Du kan omfordele nogle personer eller fordele bookingen på flere teammedlemmer.
Overvåg den faktiske udnyttelse, efterhånden som projektet skrider frem
Denne KPI er meget lig den foregående. Den eneste forskel er, at du i stedet for booking tager timesedler (faktiske timer) i betragtning. Som resultat får du en procentvis værdi af dit teams faktiske udnyttelse.
Hvordan kan det være nyttigt?
Du bør overvåge ressourceudnyttelsen regelmæssigt. Desværre er det ofte sådan, at arbejdet ikke er ligeligt fordelt på alle. Nogle mennesker har simpelthen meget mere at se til end andre. Det kan dog vise sig, at du har ressourcer, som er perfekt udrustet til at udføre et givet job, men som f.eks. blev overset i ressourceplanlægningsfasen. Det er klart, at folk, der skal arbejde over deres kapacitet kan blive frustrerede og endda i sidste ende sige jobbet op. Det er interessant, at folk, der er underudnyttede er heller ikke tilfredse.
Hvordan måler man KPI'er for ressourcestyring?
Du kan sikkert forestille dig, at det ville være kedeligt at beregne alle disse præstationsindikatorer i et regneark. Desuden er pointen med at spore ressourcestyringsmålinger at bruge pålidelige data, som du ikke har adgang til, når din virksomhed f.eks. ikke bruger systemer til tidsregistrering eller fraværsstyring.
Den mest effektive måde at overvåge de førnævnte KPI'er på er at spore dem i et værktøj, som din virksomhed bruger til ressourcestyring. Der findes flere værktøjer til ressourcestyring der findes på markedet, så du burde kunne finde den rigtige til din virksomhed. Vi er meget stolte af Teamdeck, den app, vi byggede, da vi indså, at der ikke fandtes nogen bureauvenlige løsninger, der kombinerede software til projektplanlægning, Registrering af medarbejdernes tidog lSystem til styring af tagrender funktioner.
Hvordan kan Teamdeck hjælpe dig med at spore dine ressourcestyringsmålinger? Først og fremmest er det en app, hvor du kan planlægge og styre dit teams arbejde uden besvær. Der er en ressourcekalender - en enkelt kilde til sandhed om dine holdkammerater:
- bookinger
- timesedler
- Tilgængelighed hver dag
- ferier.
Ved hjælp af Teamdecks ressourcekalender kan du nemt besvare følgende spørgsmål:
- Hvem arbejder på hvilket projekt?
- Har vi kapacitet nok til at håndtere et nyt projekt?
- Hvem kan deltage i mit projekt (og har de nødvendige færdigheder)?
- Hvem er overbebyrdet, og hvem har tid til at påtage sig flere opgaver?
Da du kan se folks timesedler i Ressourcekalenderskal der være en måde, hvorpå de kan holde styr på tiden. Med Teamdeck kan de enten bruge en praktisk mobil tidsregistreringsapp eller indtaste deres tidsregistreringer manuelt i kalenderen, f.eks. ved afslutningen af hver arbejdsdag.
Vi har også designet funktioner til ferieadministration for at sikre maksimal bekvemmelighed for alle involverede. Hver medarbejder kan sende en ferieanmodning med blot et par klik direkte fra ressourcekalenderen. Personer med ansvar for ressourcestyring ser også anmodningen i appen og kan reagere med det samme. Alle accepterede ferier vises straks i kalenderen for at undgå potentielle planlægningskonflikter.
Når det drejer sig om at måle forskellige KPI'er, vil du helt sikkert få glæde af Teamdecks rapporteringspakke. Vi har designet den til at hjælpe teamledere, projektledere og HR-specialister med at skabe tilpassede projekt- og teamrapporter.
Du opretter din rapport én gang, og så kan du overvåge den regelmæssigt gennem hele projektet. Dataene opdateres automatisk, når folk logger ind med flere tidsregistreringer, bookinger ændres osv.
Hvad der er vigtigt, er, at du kan indtaste værdier uden for Teamdeck i dine rapporter, f.eks. dine ressourcers timepriser eller projekters budgetter. Fleksible formler gør det muligt at udføre endnu mere avancerede analyser.