Uanset om du er projektleder eller virksomhedsleder, er det din prioritet at sikre, at dit team leverer deres projekter med succes: til tiden og inden for budgettet. Men på den anden side vil du også gerne have, at dine medarbejdere er tilfredse og glade for deres arbejde. Det kan virke kompliceret at nå begge mål, men hvis du ignorerer et af dem, kan det få katastrofale følger for din virksomhed.

Hvad får du takket være denne artikel:

For mange teams har ressourcestyringsprocessen vist sig at være en succesfuld strategi til at nå begge mål. Hvorfor er styring af projektressourcer vigtigt? Det er en strategi til at opnå håndgribelige forretningsfordele og samtidig holde dit team tilfreds. Med effektiv ressourcestyring vinder alle. Lad os se nærmere på de vigtigste fordele ved ressourcestyring, både for organisationerne og for ressourcerne.

Hvad er fordelene ved ressourcestyring?

Før vi går i gang med at liste fordelene, skal vi lige opsummere, hvad ressourcestyring giver dig mulighed for at gøre, for det er grundlaget for alle de fordele, der beskrives nedenfor.

Først og fremmest ved at bruge Teamdeck software til ressourcestyring (uanset om det er en dedikeret app eller bare en Ressourcekalender), ved du præcis, hvem der kan arbejde på dit projekt og hvor længe. Det betyder, at du kan fordele ressourcerne på forskellige opgaver med forretningens mål for øje.

Men ressourcestyring stopper ikke med ressourceallokering-Du skal også overvåge dit team, mens de arbejder på projektet, og træffe beslutninger i overensstemmelse hermed, f.eks. om at skifte team eller ændre og tilpasse projektet. håndtering af arbejdsbyrden af bestemte personer. Kort sagt giver ressourcestyring dig et indgående indblik i dit teams kapacitet, arbejdsbyrde og performance.

Hvad får du ud af at begynde at styre dine ressourcer strategisk?

Effektivitet i gennemførelsen af projekter

Ressourcestyring kan påvirke leveringen af projekter positivt. Det er derfor, det er så vigtigt et aspekt af projektledelse. Når du implementerer strategisk ressourceplanlægning og allokering sørger man for, at de rigtige mennesker arbejder på de rigtige projekter.

Ressourceplanlægning baseret på færdigheder [skærm fra Teamdeck].
Med "de rigtige mennesker" mener vi ikke nødvendigvis "mennesker, der er til rådighed for at arbejde i en given periode". Mange ressource- og endda værktøjer til ressourcestyring giver dig mulighed for at indtaste flere oplysninger om din arbejdsstyrke, f.eks. deres færdigheder. Det giver dig mulighed for at fordele ressourcerne bedre - du kan vælge teammedlemmer, der vil udmærke sig ved et givet projekt på grund af deres ekspertise.

Effektiviteten i at levere projekter øges også, fordi du kan spotte potentielle udfordringer (Konflikter i planlægningen(f.eks. mangel på ressourcer, for meget overarbejde) på forhånd, og juster tidsplanen for dit projekt, før disse problemer eskalerer. Et sådant forvarsel kan redde dit projekt fra at mislykkes. Da de blev spurgt om de primære årsager til, at deres tidligere projekter mislykkedes i 2017, svarede 23% af Project Management Institutes respondenter kaldet "utilstrækkelig ressourceprognoser" og "ressourceafhængighed".

Gennemsigtighed og forbedret kommunikation

Projektledere ved, at Projektets gennemsigtighed er afgørende for at bevare tilliden i deres teams. Ressourcestyring understøtter i høj grad sunde relationer mellem medarbejdere og deres ledere, men også mellem forskellige projektledere. Grunden til det er, at når du har et overblik over ressourcetilgængelighed og planlagt arbejdsbyrde, er det ikke sandsynligt, at du træffer forkerte beslutninger om det. Som følge heraf vil du f.eks. ikke dobbeltbooke visse medarbejdere.

Du behøver heller ikke at spilde tid på at sende e-mails frem og tilbage, som i stedet håndteres i din ressourcestyringsapp. Hvis du f.eks. planlægger at tilføje en bestemt menneskelig ressource til dit projektteam, men selve projektet ikke er 100% greenlit, behøver du ikke at kontakte andre projektledere og "kalde dibs" på nogle medarbejdere. Dit værktøj bør give dig mulighed for at tilføje en foreløbig booking til den pågældende person: Andre ledere vil se, at denne person sandsynligvis vil blive en del af dit team.

Lad os køre et andet scenarie: Denne gang handler det om en medarbejder, der gerne vil på en kort ferie. De sender en e-mail til deres projekt eller Ressourcechef eller en anden supervisor, og e-mailkæden begynder. Når du har en orlovsadministrationssystem på plads, vil medarbejderne kunne håndtere ferieanmodninger med et par klik. Desuden vil selve ferien blive registreret i systemet, så der vil ikke være nogen akavede "arbejder du i dag?"-samtaler den dag. Det fører os faktisk til det næste punkt - teamlykke.

Teamets lykke

Forestil dig, at det er din fridag i dag. Du har nogle planer, eller måske gør du dig bare klar til at slappe af hele dagen. Uanset hvad tror jeg, det ville være ret irriterende at få e-mails eller Slack-beskeder fra dine kolleger, som om du var på arbejde den dag. Det ville føles, som om de ikke rigtig lagde mærke til dit skema. Det samme gælder, når du er overbebyrdet med arbejde, men alligevel får tildelt flere og flere opgaver. Eller når du er en deltidsansat som notorisk bliver inviteret til møder, der finder sted uden for deres arbejdstid.

Disse situationer kan undgås, hvis du bruger en Ressourcekalender og følge den bedste praksis inden for ressourcestyring. Det er vigtigt at få dine medarbejdere til at føle, at der bliver lagt mærke til dem, og at deres tidsplan bliver respekteret. Når du har nem adgang til skemaet, er det meget nemmere at være opmærksom på deres tid. Det kan til gengæld gøre dine medarbejdere mere tilfredse.

Dine teammedlemmer vil også sætte pris på en optimal arbejdsbyrde, som giver dem mulighed for at være produktive på arbejdet og stadig holde en balance mellem arbejde og privatliv. Når du som leder ved, hvor meget alle har på deres tallerkener, kan du spotte over- eller underskud. underudnyttet folk med det samme.

Strategisk planlægning og bedre beslutningstagning

Når du har overblik over din virksomheds ressourcer, deres tidsplan og tilgængelighed, kan du træffe bedre beslutninger om grundlæggende aspekter af din virksomhed.

For eksempel ved du med sikkerhed, om dit team har en kapacitet til et nyt projekt. Selv hvis du ikke kan se noget med det samme i ressourcekalenderen, kan du bruge data til at foretage en kvalificeret vurdering. Analyser dit teams timesedler fra nogle tidligere projekter for at se mønstre i deres præstationer eller tjekke din virksomheds nuværende ressourceudnyttelse-ressourcestyring giver dig værdifulde værktøjer til at træffe svære beslutninger.

Du kan også planlægge fremtidige rekrutteringer bedre: Her kan du se, hvordan du bruger rapporter om teamudnyttelse og historiske data til prognoser for menneskelige ressourcer.

Nedskæring af omkostninger

Du ved allerede, at ressourcestyring vil forbedre dit teams kommunikation og dermed spare dig for nogle penge. Hvad der også er vigtigt er, at brug af dedikeret software vil hjælpe dig med at skære ned på nogle unødvendige administrative omkostninger (udfylde timesedler på papir eller sporing af fravær manuelt). Hvis du er interesseret i at lære, hvordan du kan spare penge med ressourcehåndteringsværktøjer, bør du helt sikkert tjekke Apptensions casestudie. Det er lykkedes dem at spare næsten $10k om måneden, da de implementerede Teamdeck i organisationen.

Hvad er effektiv ressourcestyring?

De fordele, der er skitseret ovenfor, kommer med en asterisk: De er kun synlige, når din ressourcestyringsproces er effektiv. Du tænker måske: Hvordan sikrer jeg mig, at min indsats er en succes? Den korte opskrift på det er: Følg bedste praksis og overvåg regelmæssigt dine resultater. Se her, hvordan du gør.

Her på Teamdecks blog udgiver vi regelmæssigt vejledninger i ressourcestyring og projektledelse for både nybegyndere og professionelle. Hvis du vil lære mere om effektiv ressourcestyring, kan du starte med denne styring af projektressourcer guide.

Disse blogindlæg vil også hjælpe dig med at blive bedre til ressourcestyring:

Mål din indsats for ressourcestyring

Overvågning af dine resultater er den bedste måde at identificere forbedringsområder på og se, hvad der fungerer godt med hensyn til at styre dine projektressourcer.

Hvad kan du måle?

Det er ganske vist umuligt at spore disse målinger, hvis du ikke indsamler data om dit teams tilgængelighed, bookinger, registrerede tid eller ferier. Nogle projektstyringsværktøjer har funktioner, der er dedikeret til at styre ressourcer, men du kan også bruge dedikeret ressourcestyringssoftware til at analysere dine processer.

Teamdeck er en software til ressourcestyring, der giver dig mulighed for at planlægge ressourcer på tværs af flere projekter. Medarbejderne kan selv planlægge deres ferie, logge tilgængelighed og spore den tid, de har brugt på forskellige opgaver. Teamdecks rapporteringsfunktioner giver dig mulighed for at opbygge automatisk opdaterede analytiske dashboards, som du senere kan dele med dine ledere eller kunder. Du kan tilmelde dig og prøve appen gratis her.

Hvis du leder efter skabeloner og ideer til projektrapporter, bør du tjekke disse indlæg:

Er du klar til at indføre ressourcestyring i din organisation?

Vi håber, at dette blogindlæg har overbevist dig om, at ressourcestyring kan give din virksomhed betydelige fordele. Samtidig forstår vi, at det kan være en udfordrende opgave at implementere en ny proces i hele virksomheden. Hvis det er tilfældet for dig, kan du Planlæg et opkald med Anielavores kundesuccesekspert. Hun vil hjælpe dig med at finde ud af din virksomheds behov for ressourcestyring, vise dig, hvordan du kan styre ressourcerne effektivt med et dedikeret værktøj, og lægge en plan for at indføre denne strategi i din organisation.

Relaterede indlæg

Lederskab

8 ideer til at reducere medarbejderomsætningen

  Lav medarbejderomsætning er målet for mange virksomheder, og det med rette. Når din fastholdelsesrate ikke er tilfredsstillende, skal du bekymre dig om at ansætte og onboarde nye folk, og personaleændringer kan hurtigt afspore din virksomheds...

Ania Kitowska