Det korte svar er: Ja, det bør du! En god arbejdsbeskrivelse (SOW) kan spare dig for en masse stress, tid og omkostninger. Det lyder som noget, der er værd at prøve, ikke? I dette blogindlæg gennemgår vi det grundlæggende i at skrive en effektiv arbejdserklæring. Vi gennemgår også de vigtigste fordele ved dette dokument. Men lad os først bruge et øjeblik på at forklare, hvad en SOW er, og hvilken plads den har i projektledelsesprocessen.
A Guide to the Project Management Body of Knowledge definerer projektets arbejdsbeskrivelse som en narrativ beskrivelse af produkter, tjenester eller resultater, der skal leveres af et projekt (kilde: PMBOK® Guide - femte udgave).
I bund og grund er det et dokument, der beskriver forskellige aspekter af projektetherunder:
Arbejdsbeskrivelsen skal underskrives af alle projektets interessenter og er ofte en del af en projektkontrakt.
Du undrer dig måske over forskellen mellem en arbejdsbeskrivelse og arbejdets omfang. Den første er navnet på det dokument, der normalt indeholder projektets omfang. Når vi siger "arbejdets omfang", henviser vi typisk til det arbejde, der skal udføres for at levere et projekt. At dokumentere omfanget er et vigtigt element i effektiv styring af projektets omfang. Det kan du gøre ved at lave en såkaldt work breakdown structure (WBS), som giver dig mulighed for at visualisere et scope. Det kan også være en god idé at tilføje WBS'en til din Statement of Work.
I starten af dette blogindlæg nævnte vi, at en god arbejdserklæring kan spare dig for en masse nerver og penge. Det gælder især, når du arbejder med eksterne interessenter, og dit projekt er ret komplekst. At have en enkelt kilde til sandheden om det arbejde, du skal og ikke skal udføre, kan være en livredder. Takket være en Statement of Work kan du:
[/vc_column_text]
Det er vigtigt at bemærke, at projekter kan være meget forskellige, så afhængigt af arten af de projekter, de leverer, kan forskellige virksomheder bruge meget forskellige arbejdsbeskrivelser. Der er dog nogle elementer, som din SOW typisk vil indeholde. Lad os gennemgå dem en for en:
Indledningen til din arbejdsbeskrivelse er der, hvor du kan opsummere projektet og skitsere alle de involverede parter. Sammenfatningen af projektet er normalt der, hvor du forklarer formålet med og visionen for projektet. Hvad handler dette projekt om? Hvad er det forretningsmæssige mål med at levere det? Hvilket problem vil slutproduktet løse?
Hvis du forklarer disse elementer øverst i din SOW, hjælper det dig med at sætte tonen for hele dokumentet og giver også en begrundelse for at inkludere eller ikke inkludere bestemte leverancer i omfanget.
I denne del af din arbejdsbeskrivelse forsøger du at besvare to spørgsmål:
Det er klart, at dette afsnit ikke må være for vagt, da det kan føre til misforståelser. På den anden side er du måske ikke i stand til at skitsere alle opgaverne på dette tidspunkt. Hvis det er tilfældet, er det okay. Det afgørende er, at du nøjagtigt afspejler det omfang, du og andre interessenter er blevet enige om.
Du kan gå fra en mere generel oversigt over omfanget til en liste over bestemte trin og opgaver, som projektteamet skal udføre. Glem ikke leverancerne, og vær specifik omkring dem. Det er vigtigt at undgå tvetydige sætninger som at sige, at du vil levere det ene eller det andet. Hvis du ønsker, at din arbejdsbeskrivelse skal være nyttig i eventuelle fremtidige forhandlinger med kunden, skal den være så klar som muligt.
Det kan også være en god idé at inkludere et negativt scope i din SOW. Vi taler om de elementer i projektet, som blev diskuteret med kunden, eller som findes i konkurrenternes produkter, men som I i sidste ende blev enige om ikke at inkludere i scope.
Når du beskriver de forskellige trin i projektet, kan du med fordel inkludere projektets milepæle og forfaldsdatoer. Nogle projekter har faste deadlines, mens andre ikke har det, så du vil ikke altid kunne angive den nøjagtige periode for udførelsen. Alligevel er det nyttigt i det mindste at kommunikere forskellige faser af projektet i SOW'en og den omtrentlige tid, de bør tage.
Vi har allerede understreget, at du skal bruge et præcist sprog i arbejdsbeskrivelsen og præsentere projektet nøjagtigt. Det samme gælder for standarder og acceptkriterier, som din SOW også bør indeholde.
Forestil dig, at dit team arbejder på en mobilapplikation for kunden. Det er ikke nok bare at beskrive appens funktioner i SOW'en. Hvad nu, hvis din app fungerer som specificeret på de fleste mobile enheder, men ikke på dem alle? Hvis du og kunden ikke er enige om en liste over de platforme, som appen er beregnet til, bliver det svært at argumentere for, at opgaven er løst med succes. Det er derfor, det er så vigtigt at inkludere nogle branchespecifikke standarder. For softwareudviklingsprojekter kan de omfatte detaljer om:
Du kan også nævne kundens ansvar i SOW-dokumentet - skal de f.eks. stille aktiver til rådighed?
Endelig skal du registrere projektets definition af succes: Hvordan forventer kunden, at et succesfuldt projekt skal være? Hvem har ansvaret for at afgøre, om projektet er en succes?
Oplysninger om budgettet er en integreret del af din SOW. Hvis du er i stand til at præsentere projektets omkostninger, så skriv dem ned. Hvis du arbejder på basis af tid og materialer, eller der er en anden aftale på plads, skal du forklare vilkårene tydeligt. Glem ikke yderligere projektomkostninger: licensafgifter, udstyr, rejser osv.
Betalingsplanen bør også specificeres i SOW'en. Hvornår kan du forvente betaling? Er der nogen rater? Som virksomhed med ansvar for projektet er det i din bedste interesse ikke at efterlade plads til tvivl i nogen dele af SOW'en, og dette afsnit er forståeligt nok ingen undtagelse.
Har du samlet alle de nødvendige oplysninger i din arbejdsbeskrivelse? Sørg for, at alle involverede parter er bekendt med dokumentet, og få det underskrevet.
Nu forstår du værdien af en velskrevet arbejdsbeskrivelse. Uanset om du driver et boutique-bureau eller arbejder for en større organisation, er det et nyttigt element i dit teams projektstyringsproces. Del vores guide med projektlederne i din virksomhed og opfordr dem til at oprette SOW-dokumenter til de forskellige projekter, de kører.
Her på Teamdeck-bloggen deler vi ofte vejledninger i projektledelse. Her er nogle stykker, som du og dine holdkammerater måske vil finde nyttige:
Ressourcekalenderen (eller projektstyringskalenderen, projektplanlægningskalenderen, ressourceplanlægningssoftwaren) giver dig mulighed for at planlægge, styre og fordele ressourcer mere effektivt - især hvis Microsoft Excel har spillet en hovedrolle i din...
Hvad er det ultimative mål for projektledere? At levere deres projekter med succes. PM'erne indrømmer selv, at det ikke sker særlig ofte: Ifølge den seneste Pulse of the Profession-undersøgelse bliver mindre end 60% af projekterne afsluttet enten...
Kapacitetsstyring er en strategi, som virksomheder bruger til at udnytte produktionseffektiviteten bedst muligt i forhold til efterspørgslen på en service eller et produkt. Det endelige mål med kapacitetsstyring er at: Identificere og...