Som vi kan læse nedenfor, er enhver beslutning og handling ifølge Institute of Business Forecasting and Planning baseret - ikke nødvendigvis bevidst - på ressourceprognoser. Denne artikel er baseret på kontorchefens og økonomichefens erfaringer.
Artiklen indeholder:
- En sammenligning af definitioner af prognoser for menneskelige ressourcer
- Rapport om prognose for teamudnyttelse
- Trendanalyse og den nyttige rolle, som software til ressourcestyring ressourceprognoser
Sammen med vores gæster, Piotr og Iwona, vil jeg gerne vise dig, at en Ressourceplanlægger kan levere data til at uddybe denne forståelse og som følge heraf træffe mere sikre prognosevalg.
Iwona Marciniak - Office Manager hos Le Polish Bureau, den tekniske afdeling hos et anerkendt produktionsselskab, UNIT9.
Piotr Bandosz - Økonomi- og personalechef hos Apptension, et kreativt softwarehus med 50 ansatte i Poznań, Polen.
Brug historien til at forudsige fremtiden - et par ord, før vi taler om HR-prognoser
"(...) uanset om du er klar over det eller ej, er stort set alle forretningsbeslutninger og -processer baseret på en prognose."
(Institute of Business Forecasting and Planning)
Det er naturligvis sandt, at uden fortiden er der ingen fremtid - højtflyvende sagt. Men for at sige det mere klart, så er enhver forudsigelse - også i privatlivet - baseret på en blanding af data (hentet fra din egen erfaring og givet til dig af kolleger eller støtteværktøjer) og fantasi.
At skabe fremtiden eller bare implementere fastsatte mål og overvinde opgaver og udfordringer, der vil opstå på vejen til succes, er altid baseret på og indeholder elementer som data og erfaring, der hjælper med at løse problemer og vælge den rigtige retning.
(...) Forecasting er forsøget på at forudsige fremtidige resultater baseret på tidligere begivenheder og ledelsesindsigt.
(WoltersKluwer.com)
Forudsigelser - uanset om vi taler om vejret, menneskers eller dyrs adfærd, økonomi, forretning eller bare menneskelige ressourcer - er processen med at bruge data, indsigt og erfaring til at komme med forudsigelser og forberedelser til at opfylde et specifikt behov eller forretningsbehov - for at sige det ligeud.
Hvordan indsamles data, der understøtter beslutninger om HR-prognoser?
Fra mening til handling - forståelse af HR-prognoser
Med ovenstående i tankerne kan vi forudsige betydningen af HR-forecasting.
HR-prognoser eller prognoser for menneskelige ressourcer er processen med at bestemme eller forudsige en virksomheds personalebehov ved hjælp af eksisterende data.
(the-definition.com)
I den forstand lægges der vægt på at sikre et tilstrækkeligt og forventet antal og passende kvalificerede medarbejdere - forventet ud fra et virksomheds- eller forretningsperspektiv. Og målet er at sikre kontinuitet i forretningen og opfylde forretningens behov alene på grund af kvalificerede medarbejdere.
Denne betydning er tæt nok på kapacitetsplanlægning - et meget populært begreb blandt ressource- og projektledere. For dem handler kapacitetsplanlægning om at have det rigtige antal (korrekt uddannede og dygtige) medarbejdere, der kan afslutte projektet eller opgaven med succes.
Prognoser for menneskelige ressourcer er således ... forudsigelse af udbud og efterspørgsel. Det kan dreje sig om et antal medarbejdere, forventede særlige færdigheder eller kontorudstyr. Inden for HR betyder forecasting:
at vurdere antallet af medarbejdere og beregne de færdigheder, det udstyr og de ressourcer, der er nødvendige for at opfylde medarbejdernes behov og nå virksomhedens mål.
(rovva.com)
Lyder det bekendt, når vi sammenligner ovenstående med definitioner af ressourceplanlægning eller endda ressourcestyring?
For at opsummere dette kapitel er prognoser for menneskelige ressourcer en proces, hvor man på baggrund af data, virksomhedens behov og de medarbejdere, der arbejder i virksomheden i øjeblikket, og deres indikatorer for engagement og produktivitet, forudsiger, hvem der skal ansættes. Ansat med hensyn til beherskelse og arbejdsstyrke. Human Resources Forecasting har til formål at imødekomme kravene i fremtidige projekter. I bund og grund er det en operation, der kræver den rette forståelse af, hvad der foregår i din virksomhed.
Rapport om prognose for teamudnyttelse
Piotr er en af OG Teamdeck-brugerne og har brugt appen siden beta-lanceringen. Det er ikke underligt, at han har udviklet et par favoritter, når det gælder om at automatisere arbejdet og få værdi ud af dataene. En af hans foretrukne rapporter er en 3-måneders produktionsprognose.
Det er baseret på teamets fremtidige tilgængelighed samt projektbookinger, der allerede er tildelt.
TIP: Brug en funktion, der hedder Tilføj brugerdefineret beregningsfelt for at oprette kolonnen Udnyttelse.
Som Head of Finance & People kan Piotr bruge denne rapport til begge aspekter af sit job. Den giver ham et solidt overblik over Apptensions planlagte produktionspipeline: Hvis udnyttelsesværdierne er lavere end forventet, kan han tage en snak med salgsteamet og se, om der er potentiale for at lukke flere aftaler i de kommende uger.
TIP: Du kan mærke forskellige slags bookinger med tags, f.eks. "foreløbig" for bookinger, der endnu ikke er bekræftet, men hvor der allerede er truffet nogle aftaler.
Denne enkle tabel er også et godt udgangspunkt for prognoser for menneskelige ressourcer
Piotr kan analysere udnyttelsen af bestemte personer eller afdelinger. På den måde ved han, hvilke roller der snart vil være stor efterspørgsel på, og kan planlægge rekrutteringsprocesser i overensstemmelse hermed.
TIP: Brugerdefinerede felter fungerer som tags for projekter og personer i Teamdeck. De gør det lettere at sortere dine data i kategorier, f.eks. afdelinger. Både Iwona og Piotr har tilføjet et "jobtitel"-tag til deres holdkammerater for at kunne filtrere dem efter færdigheder.
Når man ser på tabellen ovenfor, kan man se, at selv om den kreative afdeling som helhed ser ud til at være rimeligt udnyttet i de kommende måneder, viser en gennemgang af dataene, at vi godt kunne bruge lidt hjælp til tekstforfatning, da Luisa har meget at se til.
3-måneders prognosen er også nyttig, når man skal vurdere, om der er brug for en given rolle i en længere periode, eller om det er et kort job, der egner sig bedre til en freelancer.
Prognoser for menneskelige ressourcer baseret på historiske data
Iwona påpeger, at adgang til historiske data også er ekstremt nyttigt, når man forsøger at optimere fremtidige ansættelsesprocesser. Ved at analysere data fra de seneste måneder og år kan man spotte tendenser i data og komme med mere præcise forudsigelser. For eksempel viste det sig, at der var større efterspørgsel efter visse færdigheder i bestemte måneder. Nu hvor teamet er i stand til at forudsige et kommende rekrutteringsbehov, kan processen planlægges på forhånd.
Hvis du ikke har nok data til at analysere tidligere år, kan det også hjælpe dig at se på den seneste historik. Den historiske datarapport er baseret på folks timesedler, og som Iwona selv indrømmer, "tog det ca. 5 minutter at forberede".
Der er tre kolonner i Iwonas rapport:
- kategorier af medarbejdere baseret på deres jobtitler, når du har udvidet hver kategori, kan du se måneder og derefter personer (brug Gruppering mulighed for at kunne lægge data i den rækkefølge)
- timesedler, der trækkes direkte fra Teamdeck. software til ressourcestyring
- antal personer, der er nødvendige for at levere det antal timer, der er registreret i anden kolonne
TIP: Søjlen Mennesker er den såkaldte brugerdefinerede beregning, og formlen følger:
Mennesker = Timesheets / 60 / 168
Hvorfor 168? Det er det gennemsnitlige antal timer i en arbejdsmåned. Dette tal kan variere fra land til land - brug den værdi, der giver mest mening i dit tilfælde.
Denne rapport er virkelig indsigtsfuld, når du udvider rækkerne og sammenligner arbejdsbyrden pr. måned med det antal personer, du faktisk har om bord.
Det, du ser på billedet, er en oversigt over timesedler pr. måned for et fiktivt UX-team. Der er tre personer om bord, og det meste af tiden er det lige det rigtige beløb til at fuldføre arbejdet (værdien af den Mennesker kolonnen ikke overstiger 3). December så dog ud til at være meget travl for UX-teamet. Alle teammedlemmerne har brugt mere tid end normalt, og beregningen viser, at der er brug for mere end 3 personer (faktisk 3,43) for at færdiggøre dette arbejde inden for den normale tidsramme.
Det kan være, at netop denne december var ekstraordinært travl, eller måske er det et mønster, der tegner sig. Under alle omstændigheder har du al mulig grund til at holde øje med Arbejdsbyrde af UX-designere nøje og planlægge nye ansættelser, hvis det er nødvendigt.
TIP: Timesheet-rapporter er også et godt grundlag for at beregne lønnen til dine medarbejdere.
Udfordringer ved HR-prognoser og hvordan man reagerer på dem
Der er flere faktorer at tage hensyn til, når det gælder Planlægningsressource efterspørgsel hos bureauer. Tingene ændrer sig hurtigt her, både hvad angår nye projekter i produktionspipelinen og de nye færdigheder, der er nødvendige for at levere dem. Man skal beslutte sig for, om man vil have folk med i sit team eller bidrage til projekter som freelancere. Og så er der selvfølgelig omkostningerne ved selve rekrutteringsprocessen.
Hvad med konsekvenserne af dårligt timede ansættelsesprocesser? Overbemandede bureauer kan let miste deres økonomiske likviditet, men hvis de ikke har nok ressourcer, kan det bringe de kommende projekter i fare eller skade omhyggeligt udarbejdede kunderelationer. Det er klart, at der er meget på spil her.
Heldigvis findes der pålidelige data om:
- bekræftede (eller stort set bekræftede - venter på det endelige startskud) projekter, deres anslåede varighed og de roller, der er nødvendige for at gennemføre dem,
- dine holdkammeraters fremtidige tilgængelighed,
- tidligere optegnelser: timesedler, udnyttelseestimater i forhold til faktiske tal,
vil hjælpe dig enormt meget. Datadrevne prognoser for menneskelige ressourcer starter med at indsamle den rette indsigt, helst i realtid. Analyserne i denne artikel er indsamlet af Teamdeck, en software, der er skræddersyet til at støtte bureauer, softwarehuse og startups i styring af projektressourcer.
Har du allerede en konto? Gå til rapportsektionen og opret dit eget analysedashboard.
Er du ny på Teamdeck? Det er gratis at oprette en konto, og det tager kun et par minutter.
