Med tiden finder alle virksomheder et system til at håndtere anmodninger om afspadsering. Det kan være rodet, det kan være tidskrævende, men det er der. Sagen er, at din virksomhed ikke bør nøjes med en hvilken som helst politik for anmodning om afspadsering. Ideelt set skal processen være problemfri for dine medarbejdere og håndterbar for administrationsteamet. Hvordan opnår man det?
I dag deler vi tre af de mest populære metoder, som virksomheder bruger til at håndtere anmodninger om afspadsering, sammen med deres fordele og ulemper. Forhåbentlig kan du finde den, der bedst matcher dit teams behov.
Hvad får du med denne artikel:
- Forslag til, hvordan man definerer en afspadseringspolitik
- Den rolle, som software til ressourceplanlægning med tid fra sporingsfunktionen
- Slacks rolle som software til administration af afspadsering
Definer din politik for anmodning om afspadsering
En ting ad gangen - før du vælger det bedste værktøj til at håndtere anmodninger om afspadsering fra dine medarbejdere, bør du sikre dig, at din virksomheds afspadseringspolitik er klar og velkommunikeret.
Prøv at tænke på følgende detaljer:
- Hvor mange fridage kan dine medarbejdere tage om året? Er der nogen regler for længden af hver ferie?
- Hvor lang tid i forvejen skal medarbejderne sende deres ferieønsker?
- Hvem skal anmodningerne sendes til? En person i HR? En teamleder, som derefter sender sine beslutninger videre til administrationen?
- Hvordan vil du behandle overlappende anmodninger om afspadsering? Først til mølle, eller måske baseret på antallet af dage, der allerede er taget fri i år?
Når du har fundet ud af disse ting, skal du sørge for at dokumentere din virksomheds politikker og gøre dem tilgængelige for alle medarbejdere. Disse dokumenter bør også være obligatorisk læsning for nye folk, der kommer til dit team.
Nu hvor du har præcise afspadseringsregler i tankerne, kan du overveje, hvordan du vil håndtere afspadseringsanmodninger. Nedenfor finder du tre forskellige muligheder sammen med deres fordele og ulemper.
Håndtering af anmodninger om afspadsering
Software til orlovsstyring og sporing af medarbejdernes afspadsering
Værktøj til håndtering af orlov hjælper dig med at holde styr på dit teams fremmøde og fridage. Du kan støde på selvstændige værktøjer til fraværsstyring, men de kan også være en del af en mere omfattende løsning til ressourcestyring. Teamdeck er et af de værktøjer, der kombinerer orlovsstyring med planlægning af ressourcer og tidsregistreringsfunktioner. Vi bruger appen som eksempel i dette blogindlæg, inklusive skærmbilleder.
Men husk, at de generelle fordele ved apps til orlovsadministration vedrører flere af de værktøjer, der findes på markedet. Teamdeck ligger os ganske enkelt meget på sinde, da vi har arbejdet på den i de sidste fire år. Hvis du selv vil prøve det, kan du teste det gratis, og der kræves ikke noget kreditkort. [/vc_column_text]
- Det er meget praktisk for medarbejderne. De kan logge ind på den app, de bruger hver dag til at holde styr på deres tid og tjekke kommende opgaver. Alt, hvad de skal gøre for at anmode om ferie, er at vælge en dato i en kalender og udfylde en kort anmodning om fri. Det vigtigste er, at medarbejderne kan se deres egne bookinger i appen. Ressourcekalender også, så de kan vælge fridage i forhold til deres opgaver. Når medarbejderne ikke er sikre på, hvad der venter dem i de kommende uger eller måneder, kan de ved en fejl komme til at vælge upassende datoer. Med værktøjer som Teamdeck er der større gennemsigtighed i alles arbejdsbyrde og planer.
- Det er også praktisk for dem, der godkender. Hver gang nogen sender en anmodning om fri, får den relevante person besked om det i appen. Alt, hvad de skal gøre, er at bekræfte en given medarbejders bookinger for at undgå Konflikter i projektplanlægningen og klik på "Godkend" eller "Afvis". Alt sker i samme app, så processen er hurtig og effektiv.
- Du kan skræddersy appen til din virksomheds politik. Apps til orlovsadministration giver dig normalt mulighed for at tilpasse de forskellige typer af fridage og mærke dem som betalte eller ubetalte. En sådan skelnen kan være praktisk, især hvis du vil beregn medarbejdernes løn ved hjælp af data fra din ressourcestyringsapp. I Teamdeck kan du også angive afspadseringsperioder, som dine medarbejdere kan anmode om (hele dage, halve dage osv.).
- Du kan integrere orlovsstyringsappen med andre værktøjer, du bruger. Lad os sige, at du vil modtage notifikationer om alle nye medarbejderes anmodninger om fri direkte til din Slack-konto. Robuste ressourcestyringsapps tilbyder indbyggede integrationer eller måder, hvorpå du kan oprette automatiserede arbejdsgange (f.eks. via Zapier).
E-mail/Slack-anmodninger
Det er måske den mest rudimentære måde at håndtere denne proces på - vi tager ikke engang hensyn til mundtlige anmodninger her. Alligevel er e-mail for mange teams stadig den vigtigste kommunikationskanal for alt, hvad der har med fritid at gøre.
Hvordan fungerer det? En medarbejder sender sin anmodning om fri via e-mail eller Slack til sin leder eller en dedikeret HR-person. Modtageren analyserer anmodningen og informerer medarbejderen om deres beslutning. Det lyder godt på papiret, men i det virkelige liv er processen ofte mindre end ideel.
Først og fremmest kan en e-mail eller en Slack-anmodning nemt gå tabt blandt andre vigtige beskeder. For at holde styr på medarbejdernes anmodninger bør den person, der er ansvarlig for dem, have et upåklageligt organisationssystem, f.eks. en mappe, som hver anmodning om fri kan tildeles, eller e-mail-tags.
Det faktum, at medarbejderne kan skrive stort set hvad som helst i deres besked, kan også blive en udfordring. Lad os sige, at du træffer dine beslutninger om afspadsering baseret på den grund, man angiver for sin anmodning. Men hvad nu, hvis nogen glemmer at tilføje en bestemt grund? Så er du nødt til at svare og bede om flere detaljer og vente på dem, før du kan træffe en beslutning. Du kan ganske vist forberede en e-mail-/Slack-meddelelsesskabelon til dine medarbejdere for at minimere risikoen for, at de mangler vigtige oplysninger, men det er stadig ikke en garanti for, at de altid vil følge disse regler.
Endnu en ulempe ved at bruge e-mails som den primære kanal til at kommunikere ferieanmodninger er, at det kan være tidskrævende at træffe en informeret beslutning om, hvorvidt nogen skal have fri eller ej. Den, der godkender, skal sandsynligvis tjekke en given medarbejders kalender/bookinger eller kontakte deres projektleder. Ellers kan et uventet fravær forårsage Konflikter i projektplanlægningen.
Hvis virksomheden ikke tilbyder en ubegrænset feriepolitik, skal man også sikre sig, at en given person ikke har overskredet afspadseringskvoten. Endelig skal man registrere den godkendte afspadsering et eller andet sted. Hvis dit team ikke bruger et omfattende ressource PlanlægningsværktøjDet kan betyde, at man skal logge ind på flere forskellige apps og dermed bruge en masse dyrebar tid på at håndtere en enkelt medarbejders anmodning om afspadsering.
Som du kan se, er det ikke den mest effektive måde at bruge e-mail eller Slack til at håndtere anmodninger om afspadsering. Nogle anmodninger kan falde igennem, hvilket er frustrerende for medarbejderne, og selv hvis du er meget organiseret, kan hele processen være meget tidskrævende.
Formular til anmodning om afspadsering
Indførelse af anmodningsformularer til afspadsering er det skridt, nogle teams tager for at organisere orlovsadministrationsprocessen. Vi er enige i, at formularer, især hvis de er online, kan være mere effektive at administrere end e-mails, især for dine medarbejdere. Den største fordel er, at du som arbejdsgiver får lov til at forme anmodningen. Medarbejderne udfylder bare deres formularer. Det betyder, at alle nødvendige detaljer sandsynligvis vil være inkluderet i den anmodning om afspadsering, de afleverer. Derudover kræver det ikke en stor investering at lave en anmodning om afspadsering. Du kan bruge gratis software, f.eks. Google Forms, til at lave en sådan formular.
Er der nogen ulemper? Du skal huske på, at det stadig kræver en del manuelt arbejde at administrere ferieanmodningsformularer. Du skal arkivere dem, tjekke, om en given medarbejder er berettiget til mere fritid, og registrere din beslutning et eller andet sted. På samme måde som med e-mailanmodninger kan det være nødvendigt at bruge flere værktøjer, før du kan behandle en enkelt anmodning.
Alt i alt kan afspadseringsformularer forenkle processen med at håndtere medarbejdernes afspadseringsanmodninger, men du skal huske, at der stadig er mulighed for optimering.
Er der nogen ulemper ved software til håndtering af medarbejdernes orlov? Den største overvejelse for din virksomhed er nok den investering, der er nødvendig for at komme i gang med at bruge sådan et værktøj. Heldigvis kommer moderne apps ofte i SaaS model - du betaler et månedligt gebyr, så du ikke behøver at bruge en masse penge på forhånd.
Teamdeck vil f.eks. koste dig $3,99 pr. medarbejder pr. måned. I betragtning af at dette er en pris for alle funktioner, inklusive timesedler, en Online kalenderplanlæggerog kraftfulde rapportervil du sandsynligvis snart se afkastet af din investering. Når alt kommer til alt, vil dine medarbejdere kunne arbejde mere effektivt og undgå unødvendige frem- og tilbagemeldinger.
Vil du finde ud af, hvordan netop din virksomhed kan få gavn af at implementere ressourcestyring? Planlæg et opkald med Anielavores kundesuccesekspert. Hun vil kunne give dig en produktrundvisning og svare på alle dine spørgsmål om afspadseringsanmodninger og HR-processer.
Men hvis du stadig er nysgerrig på software til medarbejderadministration - Læs vores blogs artikel.
Leder du efter et værktøj, der hjælper med medarbejdernes anmodninger om afspadsering?