Med den voksende popularitet af ubegrænsede ferier og fleksible arbejdstider virker det som en selvfølge, at dagene med registrering af medarbejdernes tilstedeværelse snart er forbi, i hvert fald i nogle brancher.
Alligevel vil jeg hævde, at fraværsregistrering er en vigtig proces for virksomheder, der ønsker at opretholde en gennemsigtig teamplan og en velafbalanceret Teamets arbejdsbyrde. Der er bare en tendens til, at fokus er mindre på at kontrollere individerne og mere på at kunne planlægge arbejdet på en optimal måde.
Hvad får du med denne artikel:
- 4 løsninger på, hvordan software til ressourceplanlægning hjælper med fraværsregistrering
- hvordan man vælger en relevant system til styring af medarbejdernes orlov
- hvordan man styrer medarbejdernes tilstedeværelse
- hvorfor Teamdeck - softwaren til ressourcestyring - er valgt som den vigtigste software til fraværsregistrering
Denne tekst skitserer de vigtigste skridt, du skal tage for at opbygge en fraværsregistreringsproces, der er nem at vedligeholde. Denne tilgang kræver, at du udnytter digitale værktøjer, så dit team kan samarbejde med dig. Et regneark er et muligt valg, men det har færre muligheder end dedikerede software til ressourcestyring: apps til fraværshåndtering er ofte udstyret med rapporteringsfunktioner eller et workflow til ferieansøgninger.
Lad os gennemgå de vigtigste trin i introduktionen Håndtering af orlov i din virksomhed. Hvert punkt ledsages af en hurtig instruktion om, hvordan Teamdeck kan være til gavn her.
Fastlæg en feriepolitik
Det er det nødvendige skridt i at skabe processer, der har med afspadsering at gøre. Måske har du allerede skabt et sæt regler, som fungerer godt for dit team. I så fald kan du gå videre til næste punkt.
Hvis din feriepolitik endnu ikke er udformet eller er under udarbejdelse, skal du sørge for at dække disse aspekter:
- Typer af medarbejderfravær (sygefravær, sabbatår, barselsorlov osv.),
- Kompensation pr. ferietype (hvilke typer fravær kompenseres der for?),
- Antal betalte feriedage pr. medarbejder (ændrer det sig over tid?),
- Minimum forudgående varsel ved anmodning om ferie.
Når du er færdig med at udarbejde reglerne, skal du stille dig selv disse spørgsmål:
- Er din politik relevant for deltidsansatte og/eller freelancere?
- Er det en stor kulturændring for medarbejderne? Bør du gennemføre en teamkonsultation?
- Dækker din police mindre almindelige tilfælde? Hvad sker der for eksempel, hvis nogen ikke "bruger" alle deres tildelte feriedage i løbet af året?
Din feriepolitik skal kommunikeres tydeligt til eksisterende medarbejdere og være en del af onboardingen af nyansatte.
Hvordan kan Teamdeck hjælpe med fraværsregistrering?
Som organisationsadministrator kan du vælge mellem en række uploadede fraværstyper eller tilføje dine egne. Fraværstyperne kan tilpasses: Du kan redigere deres navne, tildele farvekoder og angive, om de er betalte eller ej. Når dine medarbejdere nu skal anmode om ferie, skal de bare vælge en type fra listen.
[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
Forenkle workflowet for anmodning om afspadsering for at øge sporingen af fravær
Ræk hånden op, hvis du nogensinde har været en del af en lang e-mailkæde, når du bare har prøvet at få en fridag. Det er jeg sikker på, at de fleste af jer har. Det er ikke effektivt og frustrerende for både medarbejdere og ledere.
Derfor er det nødvendigt at planlægge og implementere et workflow for anmodninger om afspadsering. Ideelt set vil du eliminere behovet for at gå frem og tilbage. Det kan du gøre ved at bruge ferieanmodningsformularer, der indeholder alle de oplysninger, der er nødvendige for at træffe en beslutning. Det samme gælder for lederens svar: Uanset om anmodningen blev godkendt eller afvist, skal medarbejderen have besked så hurtigt som muligt.
Hvordan kan Teamdeck hjælpe med fraværsregistrering?
Ferieanmodningen og godkendelsesprocessen er i gang i appen, og sparer dig dermed for potentielt kommunikationskaos. Medarbejdere kan anmode om ferie ved at klikke på en valgt dato og udfylde en kort formular.
Lederne modtager anmodningen med det samme og kan reagere med det samme. Når en ny ferieanmodning er godkendt, opdateres teamkalenderen i overensstemmelse hermed.
Gør fravær synligt for vigtige teammedlemmer
Dette punkt kunne også hedde "gør fravær synligt for alle teammedlemmer", men det afhænger af din arbejdsplads' åbenhedspolitik. Selvom det er helt forståeligt, at ikke alle teammedlemmer har brug for at få adgang til alle andres fraværskalendere, kan det samme ikke siges om projektledere, teamledere eller udviklere af nye forretninger. Alle, der har til opgave at planlægge projekter (eller skaffe nye - altså salgsteamet), bør kunne se, hvem der er til rådighed for at arbejde. Ellers vil teamets sande kapacitet være ukendt, hvilket kan føre til store planlægningsbrølere.
At have en gennemsigtig teamkalender øger også effektiviteten i hverdagen: Folk behøver ikke at spørge rundt for at finde ud af, om nogen i deres team arbejder den dag eller ej.
Hvordan kan Teamdeck hjælpe med fraværsregistrering?
Teamdecks kernefunktion er en stærk teamkalender, hvor du kan se alles tilgængelighed, opgaver og timesedler. Folk, der er på ferie, kan hurtigt spottes.
Du behøver heller ikke at bekymre dig, når du tildeler længere arbejdsopgaver til dine teammedlemmer. Fridage springes automatisk over (medmindre du angiver andet), og det samme gælder helligdage.
Sammenfat dataene
Hvis du ikke følger en ubegrænset feriepolitik, har du brug for en måde at indsamle det registrerede fravær på og sammenligne det med alles feriepenge. Det kan være et simpelt regneark, eller du kan opsummere data direkte i det ressourcestyringsværktøj, du vælger. Sørg for at skelne mellem forskellige fraværstyper, da det sandsynligvis ikke er dem alle, der tæller med i den årlige godtgørelse.
Indsamling af fraværsrelaterede data kan hjælpe dig med bedre at planlægge dit teams arbejde i fremtiden. Prøv at identificere tilbagevendende mønstre. Måske er der perioder, hvor sygefravær er betydeligt mere almindeligt. Hvornår har folk tendens til at anmode om deres længste ferieperioder? Sådanne indsigter er nyttige, når du udarbejder en produktionskalender for de kommende måneder.
Hvordan kan Teamdeck hjælpe med fraværsregistrering?
Teamdeck holder styr på alles afspadsering. Gå til rapportsektionen, og vælg en Afspadseringsrapport skabelon til at generere en rapport, der besvarer følgende spørgsmål for dig:
- Hvor mange feriedage har dine medarbejdere taget?
- Hvilke typer fravær blev taget af bestemte personer?
- Hvor mange feriepenge har alle tilbage? (Du kan indtaste forskellige feriepenge for hver person, hvis det er nødvendigt).
Er du klar til at forbedre dit teams workflow for fraværsregistrering?
Der er ingen god grund til at holde fast i tidskrævende procedurer og forlade sig på forældede formularer, når det gælder fraværsregistrering. En robust proces vil hjælpe dig med at håndtere fravær på en effektiv og ordentlig måde. Hvis du vil have mere overskud, kan du overveje at bruge software, der er designet til at forenkle denne proces. Planlæg et opkald med Aniela for at diskutere de mest effektive processer til sporing af medarbejderfravær for dit team. Men for dem, der stadig ikke er overbeviste om den rigtige orlovsadministrationssystem - Lad os læse vores artikel.