Apptension - softwarehuset fra Polen - sparer næsten $10.000 om måneden, og vi bruger kun ét værktøj til at opnå det.

Men det har ikke altid været så let.

Da vi er et softwarehus, der arbejder på flere projekter ad gangen, har vi afprøvet flere værktøjer til tidsregistrering og ressourceplanlægning.

Når alt kommer til alt, er vi dog stadig lidt skuffede.

Tidsregistratorer baseret på udfyldelse af regneark tager længere tid at bruge og er unøjagtige. Vi er trætte af meningsløse gætterapporter og har besluttet at bygge vores eget værktøj, og det er sådan, vi gør. Teamdeck kom til live.

Lige fra starten har vi implementeret det internt. Det hjalp os med at holde trit med vores projekter, både de interne og eksterne teammedlemmer samt deltidsansatte.

"Booking af medarbejdernes tilgængelighed rækker ud over den traditionelle liste over planlagte ferier og fridage. I en tid med digitale nomader og virtuelle teams er det en udfordring at administrere teammedlemmer, der er spredt over forskellige tidszoner og arbejder på fleksible tidspunkter" - Zbigniew Czarnecki, CEO hos Apptension

Vi har sammensat dette casestudie for at vise dig et eksempel fra det virkelige liv på, hvordan du kan drage fordel af at bruge Teamdeck i dit team.

Hvad bruger vi Teamdeck til?

Forkert Fordeling af ressourcer og ikke at forudsige deres tilgængelighed fører til fejl i 26% af projekterne.

Da vi gerne ville undgå det, havde vi brug for et værktøj, som vi kunne bruge til at spore medarbejdernes tid, planlægge deres tilgængelighed, helligdage og personlige fridage.

Vi ville gøre alt dette for at undgå nedetid, medarbejderens underudnyttelse eller overarbejde. Med andre ord ville vi bare gerne blive bedre til at planlægge og styre deres arbejde.

Med Teamdeck kan vi gøre det hele.

1. Nem tidsregistrering *.

I Teamdeck kan vi indstille timer brugt på bestemte projekter manuelt eller spore dem med en skrivebordstimer med et enkelt klik.

Da der ikke er brug for gætværk her, giver det os mere nøjagtige rapporter og pålidelige timesedler. Vi kan også sammenligne den estimerede tid med den faktiske tid, der er brugt på et projekt, og bruge den til bedre at estimere fremtidige opgaver.

* Det er et stykke tid siden, vi udgav dette casestudie...
For et par måneder siden lancerede vi Teamdeck til mobil. Vores mobilapp giver dig mulighed for at udvide Teamdecks funktioner til din smartphone. Du kan spore din arbejdstid, gennemgå timesedler og gennemse kalenderen uden at skulle have adgang til webversionen af Teamdeck. 

Bemærk: Teamdeck for mobile er kun tilgængelig for registrerede brugere af Teamdeck. Sørg for, at du har tilmeldt dig på computeren, før du prøver at logge ind på mobilen. 

2. Avanceret ressourceplanlægning

Med kun ét værktøj kan vi holde styr på medarbejdernes fridage, nationale helligdage og projektbookinger. Vi kan overvåge teammedlemmernes skemaer, så det er lettere for vores projektledere at planlægge teamets fordeling og styre flere projekter.

3. Mere præcise tidslinjer og budgetter

Vi har også inkluderet Teamdeck i vores salgspipeline, hvilket gav os mulighed for bedre at forudsige tid og tilgængelige medarbejdere, mens vi forhandlede om nye aftaler. Tidslinjerne og budgetterne blev mere præcise.

Sådan har vi haft gavn af Teamdeck

Nu hvor du ved, hvad du kan bruge Teamdeck til, så lad os se, hvilke fordele der er ved at implementere det i din virksomhed.

Vi har delt denne del op i de økonomiske gevinster og fordelene set fra projektlederens perspektiv.

Hvor mange penge sparer vi hver måned?

For at beregne omkostningerne ved medarbejderledelse i vores virksomhed har vi stillet os selv tre grupper af spørgsmål, som ofte stilles af medarbejderne selv:

1. Hvad skal jeg arbejde med i dag? / Hvor meget tid skal jeg bruge på det?
2. Kan jeg tage en fridag? Hvor mange fridage har jeg taget? Blev min ferieanmodning godkendt?
3. Hvor meget tid har jeg sporet i denne måned? Hvor meget budget har jeg brugt indtil nu? Hvad er det aktuelle ressourceforbrug?

Da vi i øjeblikket beskæftiger omkring 50 personer, har vi brugt dette tal og timeprisen på $30 til at beregne, hvor mange penge vi spilder baseret på den tid, vi bruger på at besvare disse spørgsmål.

Det krævede et regneark og lidt grundlæggende matematik at indse, at vi uden Teamdeck har spildt $11.130 i medarbejdernes tid hver måned på at håndtere denne almindelige ledelseskamp.

Teamdeck hjalp os med at reducere dette spild til $1.249,50, hvilket sparer os for $9.880,50 om måneden.

Det interessante er, at 40% af vores medarbejdere brugte mest tid på at spørge deres projektleder om de daglige opgaver. Vi har anslået, at det førte til 56 spildte timer hver måned, hvilket svarer til $1.680, som vi kunne have brugt bedre.

Er det lettere for vores PM'er at styre projekterne?

Endnu en fordel ved at bruge Teamdeck er, at det er lettere for projektlederne at styre projekterne, fordi de ved præcis, hvilken medarbejder der er tilgængelig på et givet tidspunkt, eller hvem der snart er færdig med sine opgaver.

Først og fremmest kan vi lægge langsigtede planer og tage højde for forskellige fridage og helligdage.

Vores projektledere er i stand til at lave nøjagtige rapporter og holde styr på budgettet. De kan så bruge den viden til bedre at allokere medarbejdere til fremtidige projekter, planlægge budgetter og lave bedre estimater for vores kunder, når de indgår nye aftaler.

Rapporterne kan downloades som PDF-filer og vedhæftes vores sprint-reviews, hvilket gør kommunikationen mellem holdene endnu nemmere.

Endelig kan vi nemt holde styr på, hvornår vores deltidsansatte er til rådighed.

Alt dette sparer vores projektledere for en masse arbejde og gør dem i stand til at lede holdene mere effektivt.

Ressourcestyring betaler sig

31% af virksomheder interviewet af Access Group hævdede, at lav synlighed af bestemte menneskelige ressourcer i organisationen er en stor udfordring, som de kæmper med.

At bruge et værktøj til ressourceplanlægning, fraværsstyring og tidsregistrering i vores virksomhed viste sig at være yderst gavnligt. Ikke alene hjalp det os med at spare penge, men det gav os også mulighed for bedre at planlægge og styre de igangværende og fremtidige projekter. Det er også vigtigt for at holde medarbejderne glade, siger Zbigniew Czarnecki:

"Det er værd at investere tid i at gennemgå alle aspekter af ressourcestyring. På den ene side vil vi undgå at begå dyre fejl, og på den anden side vil vi bevare vores medarbejderes komfort og glæde."

Spar tid og penge for din virksomhed - invester i et værktøj til ressourcestyring, så du bedre kan spore og fordele medarbejdere i projekter.