Orlovsstyring er et af de vigtigste elementer i din organisation. Det giver dig mulighed for at optimere dit workflow, undgå flaskehalse og øge produktiviteten i dit team. Tjek, om din organisation har brug for et orlovsstyringssystem, og hvilket værktøj du skal vælge!
Hvad får du at vide fra denne artikel:
Lad os se det i øjnene - i de fleste virksomheder er orlovshåndtering noget rod. Anmodninger, der sendes via ressourcer eller e-mail, forbliver ofte ubesvarede i dagevis eller bliver let glemt. Medarbejdere, som ikke ved, hvem der er på orlov på et givet tidspunkt, kan ikke planlægge deres opgaver sammen med andre teammedlemmer. Flaskehalse på grund af mangel på tilstrækkelig kapacitet i travle perioder som f.eks. ferier eller ved årsskiftet. Helligdage falder på forskellige dage i forskellige lande, hvilket er meget vigtigt, når man leder et internationalt team.
En dårlig orlovsstyringsproces har en meget negativ indvirkning på arbejdsgangen i hele virksomheden og forårsager forsinkelser og kaos. Det er derfor tilrådeligt at indføre en effektiv, skudsikker online orlovsstyringssoftware.
Du kender allerede fordelene ved et leave management-system. Spørg nu dig selv, om din virksomhed har brug for et? Hvem ved, måske har du allerede det perfekte værktøj til dette formål. På den anden side, siden du læser denne artikel, er du sikkert på udkig efter information om, hvordan du kan forbedre kvaliteten af din orlovsadministration. Så svar på et par spørgsmål, og find ud af, om din virksomhed har brug for en ny løsning.
Det vil være svært for dig hver gang at kontrollere, hvor mange fridage en medarbejder har, før du accepterer deres ansøgning. anmodning om orlov. Desuden er det tidskrævende manuelt at indtaste de dage, der er brugt efter hver afsluttet orlov, hvilket måske ikke er nødvendigt, hvis systemet gør det for dig. Et godt orlovsstyringssystem vil automatisk forhindre dig i at tage orlov, der overstiger antallet af tilgængelige fridage.
Nogle gange er det let at overse en anmodning om orlov, så dit system bør informere dig om det via den kanal, du bruger mest. Sørg for, at din værktøj til håndtering af orlov sender en e-mail om, at der er modtaget en anmodning, og minder dig om at acceptere den.
Intet forlænger godkendelsesprocessen mere end at hoppe fra person til person. En medarbejder sender en anmodning om orlov til sin teamleder, som sender den til sin afdelingsleder, som skal sende den videre til en anden og så videre. Få anmodninger til at gå direkte til den person, der kan godkende dem. Et veldesignet orlovsstyringssystem giver dig mulighed for automatisk at dirigere anmodninger til de rigtige personer. På den måde undgår man forvirring og gør hele processen hurtig og overskuelig.
Som vi allerede har nævnt, er det svært at styre et internationalt team, bl.a. på grund af lokale helligdage. Det er ikke et problem, når dine medarbejdere arbejder fra ét land - I fejrer alle de samme nationale helligdage og behøver ikke engang at indtaste dem i systemet.
Noget andet er, hvis dit team er i 10 forskellige lande, og alle har forskellige lokale helligdage. Hvis du har problemer med at holde styr på internationale helligdage, så find et system, der automatisk blokerer helligdage for folk, der arbejder i et bestemt land.
Ferie er ikke det samme. Ud over den klassiske ferie er der også barsels-, syge-, behovs- eller børnepasningsorlov. Hver af disse behandles lidt forskelligt afhængigt af kontrakten og omstændighederne. Det er derfor vigtigt, at dine medarbejdere kan definere tilpassede ferieårsager og -tidspunkter. På den måde undgår du yderligere forvirring i forbindelse med afregning af fridage.
Ferie påvirker andre aspekter af organisationen, som f.eks. styring af projektressourcer. Det ville være meget tidskrævende, hvis du hver gang skulle beregne, hvordan fridage påvirker din virksomheds kapacitet.
Et godt orlovsstyringssystem skal derfor nemt kunne integreres med andre arbejdsstyringsværktøjer... Og ideelt set skal det være muligt at styre ferie, ressourcer, opgaver og tid fra ét samlet værktøj.
Det er ikke så enkelt, for alle forsøger at overbevise dig om, at deres løsning er den bedste, så nedenfor har vi opsummeret nogle af de bedste værktøjer, der findes på markedet.
Teamdeck - Cloud-baseret software til ressourcestyring - er et universelt, direkte og gennemsigtigt værktøj til at styre forskellige aspekter af arbejdet. Det blev skabt af et erfarent softwarehus for at imødekomme andre softwarehuses og teknologibranchens behov. Det viste sig dog hurtigt, at softwarehusets særlige effektive måde at styre arbejdet på også blev taget i brug af andre brancher, f.eks. kreative bureauer, finansielle organisationer, nystartede virksomheder i vækst og store moderne virksomheder. Teamdeck.io indeholder en softwarefunktion til orlovsadministration med funktioner til administration af afspadsering og fravær.
Systemet gør det nemt at administrere orlovsprocesser - at sende medarbejdernes orlovsanmodninger, herunder årsager og orlovens længde, og adressere dem til de rette personer. Det gør det lettere at styre et internationalt team, da det tager højde for lokale helligdage og tidszoner i det respektive land.
Alle teammedlemmers aktuelle ferie uploades straks i deres tilgængeligheds- og skemapanel, så du altid hurtigt kan se, hvilke ressourcer du har til rådighed. Teamdecks orlovsstyringssystem er tilgængeligt for alle medarbejdere, du vælger, inklusive freelancere, som nemt kan markere deres fraværstid, for eksempel for hele ugen eller bare et par timer om dagen.
Den Funktion for brugerdefinerede årsager giver dig mulighed for at bruge en individuel orlovstype, markere den som betalt eller ubetalt og tildele de relevante medarbejdere og afdelinger en individuel orlovspolitik. På den måde kan du ud over de klassiske orlovstyper som årlig orlov eller sygeorlov også overvåge og nemt administrere andre grunde til at tage fri.
Du kan udføre hele processen i appen, men Teamdeck sender dig en ekstra e-mail, når der modtages en anmodning om orlov. Hvis du vil tjekke din organisations statistikker over fridage, genererer Teamdeck en klar og komplet rapport til dig.
Dette er et enkelt og brugervenligt HR-styringsværktøj til håndtering af orlov. Det er baseret på en fælles kalender, så alle, der er tilføjet systemet, kan se deres kollegers tilgængelighed med det samme. Det giver dig mulighed for nemt at sende anmodninger og acceptere dem med det samme og giver dig mulighed for at oprette rapporter. Hvis det, du har brug for, ikke findes i de standardiserede orlovstyper, kan du nemt oprette tilpassede indstillinger.
Denne HR-software giver hver enkelt medarbejder adgang til sin egen konto, så de kan se, hvor mange fridage de har tilbage, og hvor langt de er kommet med deres anmodninger. Appen er tilgængelig i web- og mobilapp-versioner. Sage HR er integreret med Slack, så du kan acceptere medarbejder anmodninger om afspadsering direkte fra det værktøj.
Podio er et værktøj, der er skabt til dem, der ikke er tilfredse med færdige løsninger. Systemet giver dig en masse tilpasningsmuligheder og kan skræddersys til virksomhedens individuelle behov. For det første er Podio-frontenden bygget på API'en, så udviklere fleksibelt kan udvikle systemet, så det passer til hele virksomhedens behov.
For det andet har systemet omfattende integrationsmuligheder med andre værktøjer. Ved at uploade udvalgte udvidelser kan du bruge andre applikationer i Podio. Systemet er ikke et typisk leave management-system, men du kan integrere det med f.eks. Google Calendar eller Teamdeck. På den måde kan du implementere skræddersyede funktioner til din virksomhed. og få de funktioner, du har brug for til at spore og acceptere dine medarbejderes fridage. Og meget mere.
I bamboo HR kan medarbejderne hurtigt og nemt indsende anmodninger om orlov, og lederne kan lige så hurtigt og nemt acceptere dem. Systemet viser mulige Konflikter i planlægningen med møder eller andre medarbejderes ferie for at give alle de data, der er nødvendige for at acceptere anmodningen. Begge parter kan tilføje en note til indsendelsen for at begrunde anmodningen og beslutningen.
Orlovsstyringssystemet omregner udvalgte dage til timer for at gøre det lettere at planlægge virksomhedens kapacitet. En PTO-politik er måske ikke egnet til alle virksomheder, så der kan oprettes tilpassede indstillinger i Bamboo HR. Med blot et par klik i programmet kan der genereres flere typer af ferierapporter. Det gør det nemt for ledere at tjekke ferietendenser, selv dem, der ikke er indlysende ved første øjekast. Det gør det lettere for dem at planlægge organisationens strategiske arbejdsgang.
Hi Bob er et lettilgængeligt orlovsstyringssystem. Det giver medarbejderne mulighed for at vælge enhver form for orlov som f.eks. ferie og sygedage, PTO-sporing, feriedage eller forældreorlov. De kan angive varigheden af deres orlov og sende anmodninger direkte til deres supervisorer.
En vigtig fordel ved appen er dens integration med Slack og MS Teams, så ledere hurtigt kan godkende orlov, mens de bruger deres daglige kommunikationsværktøjer. Det hele er selvfølgelig også tilgængeligt som web- og mobilapp.
Programmet giver dig også mulighed for at oprette og tildele brugerdefinerede politikker til udvalgte grupper af medarbejdere og stillinger, hvilket gør værktøjet meget fleksibelt, uanset ansættelsesform. Systemet rapporterer automatisk aktuelle, tidligere og afventende anmodninger om medarbejderorlov, så du nemt kan tjekke statistikker og status for forskellige typer anmodninger for individuelle medarbejdere og afdelinger.
Orlovshåndtering er et problem for alle organisationer, uanset størrelse, branche eller arbejdsmønster. Lad ikke mangel på ordentlige procedurer og værktøjer reducere din effektivitet og medarbejdertilfredshed. Analysér din virksomheds behov, tjek de svage punkter i din nuværende løsning, og lad et professionelt orlovsstyringssystem frigøre nyt potentiale for dit team.
Ifølge en CIPD-undersøgelse tager medarbejderne i gennemsnit 6 fridage om året af forskellige årsager. Det virker måske ikke af meget, men hvis man ikke har de rigtige procedurer til at organisere denne fritid, kan det ødelægge arbejdets organisering med en sneboldeffekt til følge.
Leave management eller time-off management er processen med at acceptere, optimere og spore medarbejdernes fridage og ferier i en organisation. Det har en kolossal indflydelse på din virksomheds sundhed, og du bør prioritere det. Hvilke fordele kan det give din virksomhed? Hvordan vurderer du, om din organisation har brug for et orlovsstyringsværktøj?
Selv det mest interessante og inspirerende arbejde kan være trættende, og medarbejderne har ret til at hvile sig og lade batterierne op til den næste udfordring. Det er meget frustrerende, når dit team føler, at de ikke kan tage på en velfortjent ferie, fordi virksomheden har brug for dem, og der ikke er nogen til at erstatte dem. Ifølge forsker Mark Rosekind fra Alertness Solutions: "Pusterumseffekten af en ferie kan øge præstationen med 80%. Reaktionstiden for hjemvendte feriegæster steg med 40%".
En person, der ved, at en organisation bekymrer sig om deres velbefindende og balance mellem arbejde og privatliv, vil simpelthen være mere produktiv, fordi deres behov bliver opfyldt. Det er ledelsens ansvar at gøre alt, hvad der skal til for at sikre, at alle kan holde fri, og at arbejdet flyder gnidningsløst. Det er kendetegnende for god orlovsledelse.
Hver virksomhed har sine prioriteter og vigtigste projekter. Men det er naturligt, at der nogle gange opstår presserende opgaver og anmodninger, som ikke tidligere var planlagt i tidsplanen. Det er der ikke noget galt i, så længe det ikke sker på bekostning af vigtige ansvarsområder.
Med orlovsstyring kan du bedre vurdere, om en medarbejder har plads til at tage sig af yderligere opgaver, inden han eller hun tager af sted, eller om det er bedre for dem at fokusere på prioriteter, der ikke kan vente to uger på, at de kommer tilbage.
At styre et team, der arbejder på afstand fra forskellige lande, kræver et stærkt orlovsstyringssystem, der tager højde for forskellige tidszoner og nationale helligdage i mange lande.
Kendskab til din virksomheds kapacitet er grundlaget for korrekt ressourcestyring. Med orlovsstyring kan du se, hvilke medarbejdere der er på orlov og effektivt allokere afløsere, fordele opgaver i henhold til kapaciteten i de relevante afdelinger og tildele support, hvor der er behov for det.
Flaskehalse er et krisemoment for enhver virksomhed. De opstår, når man ikke har ressourcer nok (penge, medarbejdere, teknologi, tid) til at udføre en given opgave. Medarbejdernes ferie skaber ofte flaskehalse, fordi et ufuldstændigt team har mindre kapacitet end normalt. Effektiv ferieadministration giver dig mulighed for at forberede dig på disse situationer på forhånd og minimere vanskelighederne ved at opretholde et normalt arbejdstempo.
Medarbejdernes orlov er ikke information, der kun er vigtig for lederen. En virksomhed er et system af interagerende elementer, så alle medarbejdere bør kende til andre menneskers tilgængelighed i organisationen. Og det handler ikke kun om medlemmer af det samme team. Når folk planlægger deres arbejde, har de brug for at vide, om den person, der kan hjælpe dem med en bestemt opgave, er til rådighed på det pågældende tidspunkt. Det gælder for alle afdelinger og stillinger. Leave management sikrer derfor en klar workflow-struktur og fører til større effektivitet.
Før du får viden fra os om orlovsstyring, bør du også vide, hvor en orlovsstyring er placeret på markedet for at få et større billede og træffe mere nøjagtige købsbeslutninger for software til orlovsstyring.
Orlovsstyring er en del af tids- og tilstedeværelsesstyring. Så lad os se på de to. Men for ikke at gå for meget i dybden med emner, der ikke er emnet for dette kapitel, så er tidsstyring processen med at planlægge og udøve kontrol over den tid, der bruges på specifikke aktiviteter. Især dem, der er forbundet med at øge effektiviteten og produktiviteten. For at sige det enkelt handler det om, hvordan man fordeler tiden mellem forskellige handlinger og forbliver produktiv i hver af dem.
Mens tilstedeværelsesstyring er den måde, du holder styr på medarbejdernes timer. Det er et system, der dokumenterer den tid, medarbejderne arbejder, og den tid, de tager fri. Hovedformålet er at forhindre medarbejdernes tidstab ved at spore medarbejdernes arbejdstid, login-tid, afgange, pauser og fridage.
Så er det tid til hovedbegrebet i vores samtale - leave management. Ingen behøver at tænke længe over, hvad leave management betyder. Leave management (eller bare time-off management eller PTO management) refererer til håndtering af medarbejdernes orlovsanmodninger. For at være mere specifik handler det om forældreorlov, periodeorlov, sygeorlov, forældreorlov, periodeorlov, ferie og andre, nogle gange uplanlagte orlovsbeslutninger.
Og det vigtigste mål med dette kompleks af handlinger, der kaldes "leave management", er at sikre, at medarbejderne nyder deres goder på en problemfri måde uden at lade det påvirke virksomhedens drift.
Orlovsadministration er administrationen af medarbejdernes orlov i henhold til virksomhedens orlovspolitik, ikke kun for at overholde lovgivningen, men også for at forbedre medarbejdernes engagement, produktivitet og employer branding. (GreytHR.com)
Som vi kan læse videre på GreyHR's hjemmeside, er der tre overordnede punkter i orlovsadministrationen: udformning af orlovspolitikker, implementering og udførelse af orlovspolitikker og regelmæssigt orlovsadministrationsarbejde. Ikke desto mindre nævner GreyHR ikke noget om den enorme nærhed mellem orlovsstyring og det at drive en virksomhed fremad eller - for at sige det mere relevant - mellem en medarbejders orlov og projekternes fremskridt.
Målet med orlovsstyring er at håndtere medarbejdernes anmodninger om orlov på en fair og præcis måde, så virksomheden kører problemfrit, mens medarbejderne får de fordele, de har ret til. (Lucidchart.com)
Mens GreyHR fremhæver engagement og produktivitet (og employer branding) som en utvivlsom bekymring for medarbejdernes planlægning af afspadsering, lægger Lucidhart vægt på en urokkelig forretningspræstation som et kriterium eller fokus, der bestemmer beslutninger i henhold til godkendelse af afspadsering.
Ressourcekalenderen (eller projektstyringskalenderen, projektplanlægningskalenderen, ressourceplanlægningssoftwaren) giver dig mulighed for at planlægge, styre og fordele ressourcer mere effektivt - især hvis Microsoft Excel har spillet en hovedrolle i din...
Hvad er det ultimative mål for projektledere? At levere deres projekter med succes. PM'erne indrømmer selv, at det ikke sker særlig ofte: Ifølge den seneste Pulse of the Profession-undersøgelse bliver mindre end 60% af projekterne afsluttet enten...
Kapacitetsstyring er en strategi, som virksomheder bruger til at udnytte produktionseffektiviteten bedst muligt i forhold til efterspørgslen på en service eller et produkt. Det endelige mål med kapacitetsstyring er at: Identificere og...