Ressourcestyring er vigtig for alle virksomheder, fordi det øger effektiviteten og medarbejdertilfredsheden og sparer tid og penge. I denne artikel vil vi introducere emnet styring af projektressourcer og hvordan du implementerer det i din organisation.
For at citere Forening for projektledere:
Ressourcestyring er at anskaffe, allokere og styre de ressourcer, f.eks. personer og deres færdigheder, økonomi, teknologi, materialer, maskiner og naturressourcer, der er nødvendige for et projekt. Ressourcestyring sikrer, at interne og eksterne ressourcer bruges effektivt, til tiden og inden for budgettet. Ressourcer kan skaffes internt fra værtsorganisationen eller indkøbes fra eksterne kilder.
Korrekt håndtering af dem er af kolossal betydning for enhver virksomheds effektivitet.
Kaos er arbejdsoptimeringens værste fjende. Det kan opstå, når man har for mange opgaver og for få medarbejdere, men også når man har for mange medarbejdere, der ikke har noget at lave. Når projekter er dårligt planlagt, eller teamet mangler de nødvendige færdigheder. Eller når man har for mange behov og informationer, der skal behandles, og som ikke er velstrukturerede og håndterede. Jo større din virksomhed er, jo flere processer og projekter du kører, jo lettere er det at fare vild i labyrinten af ansvarsområder, deadlines og medarbejdernes færdigheder. Og det er netop forebyggelse af kaos, der er en af ressourcestyringens vigtigste opgaver.
Det vil give dig mulighed for det:
Først og fremmest skal du bruge et system (som f.eks. software til ressourcestyring), hvor du kan se, hvilke ressourcer du har til rådighed, og hvor der er brug for dem. Hvilket system du bruger, afhænger af din virksomheds karakter: Det kan være din personlige notesbog, et whiteboard i konferencelokalet, en Excel-fil eller en dedikeret værktøj til arbejdsledelse. Enhver måde er god, så længe den fungerer, og så længe oplysningerne er opdaterede.
Det er svært at få arbejdet til at flyde, når de involverede ikke ved, hvor langt projektet er nået, hvem der er ansvarlig for bestemte opgaver, eller hvordan tidsplanen ser ud. Der er mange afdelinger og enheder involveret i arbejdet i et softwarehus: udviklere, projektledere, marketingafdeling, kunder. I dette tilfælde bliver gennemsigtighed i processerne afgørende.
Projektets gennemsigtighed gør det også muligt at reagere hurtigt på potentielle problemer og forsinkelser, fordi det hjælper med at opdage med det samme, hvis der opstår en flaskehals et sted. For at holde processerne gennemsigtige kan værktøjer som Online skemaplanlægnings, projektets milepæleog timesedler vil være nyttige. Det kan også være nyttigt at vise projektet i grafisk form, f.eks. et diagram, en tabel eller en tidslinje.
Dit teams kapacitet er din primære ressource - uden den kan du ikke komme videre. Ressourcestyring eller ressourceplanlægning giver dig mulighed for at styre dine medarbejderes tid og arbejde på en måde, så det er mest effektivt. Hvordan gør man det? Balance er nøglen: Det er vigtigt, at dit team ikke bliver overvældet af opgaver, da det reducerer motivation, engagement og arbejdsglæde. Udnyttelse af medarbejdere har intet med produktivitet at gøre.
På den anden side er det også dårligt at have få ansvarsområder eller arbejde under ens kompetencer, da medarbejderne kan kede sig og blive modløse. Find en mellemvej ved at bruge de tilgængelige data: Tjek timeseddelrapporter for at se, om teamet arbejder for meget overtid eller omvendt for lidt. Møder på tomandshånd er også en god mulighed for at finde ud af direkte fra medarbejderne, om de er tilfredse med den måde, de arbejder på.
Selv den mest nyttige proces bliver en hindring, hvis du bruger den overflødigt eller i den forkerte sammenhæng. Teamkommunikation er vigtig. Statusmøder er vigtige. Arbejdsplanlægning er vigtig. Kundefeedback er vigtig... MEN hvis medarbejderne skal bruge to timer hver dag på at tale med hinanden om det aktuelle arbejde, yderligere to timer på teamplanlægning og statusmøder og så endnu en time på at lytte til kundefeedback, er der pludselig langt mindre tid tilbage til at arbejde, end der burde være. Ovenstående eksempel kan virke absurd, men tro mig, der er masser af virksomheder, som bruger mange timer hver dag på at tale om deres nuværende opgaver, fordi ingen proces er automatiseret eller klar.
God ressourcestyring er derfor nøglen til en smidig arbejdsgang. Sørg for, at statusmøderne er hyppige (f.eks. hver morgen), men korte (15-20 minutter). Hold arbejdsplanlægningen regelmæssig, men ikke for hyppig (du kan opdele arbejdet i ugentlige sprints). Lad to dedikerede personer lytte til kundefeedback, ikke hele teamet. Det er også godt at give medarbejderne mulighed for at fokusere på en engagerende opgave i lang tid uden afbrydelser. Giv medarbejderne mulighed for at bruge "forstyr ikke"-tilstand på Skype eller Slack, når de har brug for det. Korrekt, effektiv ressourcestyring vil sikre, at medarbejderne ved, hvad de kan forvente, hvordan den daglige kontorrutine er, og hvad deres ansvar er. Holdning er en stærk psykologisk kraft for en mere jævn og effektiv arbejdsgang, og ressourcestyring gør det muligt.
Det er svært at styre et projekt godt, når man hele tiden bliver overrasket af uventede situationer. Selvfølgelig er fleksibilitet meget vigtig. Erhvervslivet er dynamisk, og du skal kunne tilpasse dig pludselige vendinger. Men arbejdet er meget forskelligt, når disse situationer opstår, og når de opstår hele tiden. Det er derfor i din interesse at få kontrol og forudsigelighed i de aspekter, hvor det er muligt. På den måde vil uventede problemer ikke forstyrre hele softwarehusets funktion. Det vil også være meget lettere for dig at finde en passende løsning.
Ressourcestyring er et af fundamenterne for din virksomhed, fordi du kan forudsige ret præcist, hvad du har til rådighed.. Hvor mange medarbejdere har du til rådighed, hvor mange projekter arbejder de på, hvor meget tid har de, hvor stort er budgettet, og hvilke teknologier bruger din organisation?hvilke teknologier din organisation bruger. Denne viden og dygtige ressourcestyring giver dig meget mere kontrol gennem hele projektet, selv når tingene ikke går, som du ønsker.
Ressourcestyring giver dig mere kontrol, når du har brug for det:
Mangel på tid og penge er nogle af de mest almindelige blokeringer i en virksomheds drift. Desuden forstærker begge disse faktorer hinanden og skaber en ond cirkel. Mangel på tid betyder, at du ikke kan tjene penge. Mangel på penge betyder, at du ikke kan ansætte flere folk, og at du mangler tid til nye projekter.
Vidste du, at kun 43% af virksomhederne erklærer, at de normalt eller altid holder sig inden for budgettet, når de gennemfører projekter? (Status for projektledelse 2020, Wellingtone 2020)? Denne statistik viser tydeligt problemets omfang. Opgaven med ressourcestyring er at styre virksomhedens kapacitet på en sådan måde, at arbejdet forløber gnidningsløst. Det er lige så vigtigt at skabe en økonomisk airbag, så du ikke forstyrrer din virksomheds funktion i krisetider.
Det er frustrerende at arbejde i en dårligt ledet virksomhed. Følelsen af, at medarbejdernes tid er spildt, at organisationen ikke investerer i deres udvikling, at arbejdsgiveren kun tænker på sin egen profit, at arbejdet er overvældende, at der er for mange opgaver, og at virksomheden er i kaos, er alle faktorer, der bidrager til, at mange mennesker begynder at spørge sig selv: Er det sted, hvor jeg arbejder, den bedste løsning for mig? Hvis svaret er nej, vil det være det første skridt til at sige op. Vi lever ikke længere i en tid med virksomhedernes hensynsløse jagt på profit.. Medarbejderne har ret til at forvente, at virksomheden tager sig af deres balance og tilfredshed med arbejdslivet. Uden god ressourcestyring er dette ikke muligt.
Min erfaring er, at medarbejderne bliver meget nervøse, når de ikke ved, hvilket projekt de skal arbejde på næste gang; hvis de ikke har en klar tidsplan, begynder de nogle gange at tro, at de har gjort noget forkert! Det gør ressourcestyring til en afgørende proces i et softwarehus, da det ikke kun vil afspejle, hvor velorganiseret det er, men også reducere en masse stress hos dine medarbejdere.
Patryk Ziemkowski, udviklingschef hos Apptension
Alle de ovennævnte faktorer bidrager til det, der primært er på spil, nemlig en større chance for succes. Der er ikke så meget at sige: Virksomheder, der styrer deres ressourcer bedre, klarer sig bedre på markedet, fordi de bruger deres tid, kapacitet og penge mere effektivt, har gladere og dermed mere engagerede og produktive medarbejdere, arbejder mere til tiden, begår færre fejl og er i stand til at gennemføre flere projekter end organisationer, hvor der hersker kaos. Ressourcestyring er vigtig, ikke kun fordi det er sjovt at prale af det i din præsentation. Og endnu vigtigere - det giver dit softwarehus en reel konkurrencefordel.
Du har allerede taget det første skridt. Yu har læst denne tutorial-artikel, og nu ved du lidt mere om ressourcestyring, og du er begyndt at...
Ressourcekalenderen (eller projektstyringskalenderen, projektplanlægningskalenderen, ressourceplanlægningssoftwaren) giver dig mulighed for at planlægge, styre og fordele ressourcer mere effektivt - især hvis Microsoft Excel har spillet en hovedrolle i din...
Hvad er det ultimative mål for projektledere? At levere deres projekter med succes. PM'erne indrømmer selv, at det ikke sker særlig ofte: Ifølge den seneste Pulse of the Profession-undersøgelse bliver mindre end 60% af projekterne afsluttet enten...
Kapacitetsstyring er en strategi, som virksomheder bruger til at udnytte produktionseffektiviteten bedst muligt i forhold til efterspørgslen på en service eller et produkt. Det endelige mål med kapacitetsstyring er at: Identificere og...