Unit9 - et prisvindende innovations- og produktionsstudie [Interview]
UNIT9 er et produktionsstudie med fokus på VR-, digital-, spil-, innovations- og filmprojekter. Vi har kontorer i London, NY, LA, Berlin og Firenze.
"Puha! Jeg aner ikke, hvor al den tid er blevet af", siger du måske efter en travl arbejdsdag. Alligevel gentager du det igen og igen uden at være i stand til helt at reflektere over, hvor du lægger det meste af din tid og dine kræfter. Hvis det bare er en midlertidig følelse, du får i et særligt travlt projekt, vil du måske bare kæmpe dig igennem det. Problemet bliver større, hvis du eller dine ledere bemærker, at vigtige data om arten af dit teams opgaver regelmæssigt glider gennem sprækkerne sidst på dagen. I sådanne tilfælde er en god løsning at bruge tags til at kategorisere dine bookinger og tidsregistreringer. Ikke kun i henhold til deres tildelte projekter, men også mere specifikke karakteristika såsom deres type, budget eller sandsynlighed eller udførte aktiviteter.
Bookinger
Bookinger er generelt gode til at forudsige og lade folk vide, hvad der ligger foran dem. At se alle forpligtelserne i Kalendervisning kan forkorte kommunikationssløjferne og være en effektiv måde at planlægge på. Alligevel kan der være tilfælde, hvor der er flere oplysninger, du gerne vil have med, end et enkelt projektnavn kan klare. I så fald vil foruddefinerede tags være et godt alternativ til omfattende og til tider tvivlsomme beskrivelser. De kan betyde følgende:
Type
Mange gange vil du gerne beskrive den præcise karakter af dine bookinger for teamet uden at bruge potentielt tvetydige beskrivelser. Hvis du f.eks. leverer en vedligeholdelsesservice eller tilbyder en garanti, skal du ligesom Apptension er det vigtigt, at dit team forstår, hvilken slags forpligtelser de skal opfylde. Disse opgaver kan nemt markeres med Garanti og Vedligeholdelse booking tags, så du hurtigt kan tilføje dem, og de har universelt forståede termer i hele virksomheden. På den måde kan du også nemt analysere, hvor meget tid og penge disse eller lignende tjenester inden for et projekt koster dig i rapportsektionen uden at blande dem sammen.
Projektets budget
Ikke alle bookinger betyder betalt arbejde. Du kan inkludere denne vigtige information i dine bookinger som en Fakturerbar eller en Ikke fakturerbar tag. På den måde er det meget tydeligt, hvilke af dine og dit teams bookede timer skal senere lægges sammen med fakturaerne du vil generere. Takket være dette forveksler Apptension aldrig gratis konsultationer, ledersupport eller forsalgsaktiviteter med betalinger for almindeligt projektarbejde uden at skrive omfattende bookingbeskrivelser.
Sandsynlighed
I Apptension er Teamdecks kalender en fantastisk og faktisk den eneste kilde til information om vores teams tilgængelighed og hele virksomhedens generelle produktionskapacitet inden for en given tidsramme. Det er en stor hjælp at se det generelle overblik over, hvornår bestemte projekter er planlagt, og hvilke teams der er tilgængelige til at starte et nyt. Vi er dog altid stødt på en gråzone af projekter, som vi ved med stor sandsynlighed vil starte, men som endnu ikke er officielt bekræftet. For at håndtere sådanne situationer på en ikke-forvirrende måde har vi opfundet en Foreløbig tag til at angive arbejde, som vi ønsker at begynde at planlægge uden at vildlede andre Teamdeck-brugere til at tro, at sådanne projekter er fuldt ud godkendt.
Timelister
Timelister handler om de faktiske forhold. Vi bruger dem til at forstå, hvad der sker i vores virksomhed og i vores eksterne og interne projekter på daglig basis. Men et enkelt hurtigt kig på kalenderen giver måske ikke al den nødvendige indsigt i tendenserne i dine teams. Tags kan hjælpe med det problem, samtidig med at de giver et solidt grundlag for en mere avanceret og kompleks rapportering. Der er flere kategoriseringer, du kan skabe ved at bruge timeseddel-tags i Teamdeck:
Type
I mange organisationer vil der ikke blive opkrævet betaling for garantireparationer eller onboarding af nye teammedlemmer eller medarbejdere, og de skal derfor holdes adskilt. Det gør vi ved at bruge Garanti og Onboarding tags i vores timesedler. Det kan også være en god idé at opdele dit team i forskellige tjenester inden for et team, f.eks. RnD, Vedligeholdelse eller Produktion. De kan også laves om til timeseddel-tags, så dit team kan rapportere, hvilken service de har leveret, uden at skulle oprette alt for mange separate projekter.
Projektets budget
På samme måde som med projektbookinger skal timesedler også tildeles det korrekte budget. Hvis du har forskellige satser afhængigt af, om dit team arbejder i deres kontortid eller overarbejdeved hjælp af en Betalt overarbejde tag hjælper dig med at generere lønrapporter, der indeholder disse oplysninger. Det vil også gøre det meget nemmere at opkræve det helt rigtige beløb fra dine kunder for dine teamydelser. På den anden side kan der være ydelser, som er gratis, og som du gerne vil udelukke fra din budgetrapport. I så fald kan du adskille dem fra andre tidsregistreringer med Ikke fakturerbar og Fakturerbar tags kan være nødvendige for at have kontrol over projektets samlede budget.
Aktivitet
Som leder i Apptension vil jeg altid gerne vide, hvor meget tid mit team bruger på de mest kritiske typer af opgaver. På den måde kan jeg forstå et bestemt projekts behov og tilbyde løsninger, hvis vi støder på problemer med tidsstyring. I vores teams blev vi enige om at markere aktiviteter som arbejde med dokumentation, kommunikation med vores teams og kunder, deltagelse i møder, onboarding af nye teammedlemmer eller arbejde med vores personlige mål med særlige tags: Dokumentation, Intern kommunikation, Ekstern kommunikation, Møde, Onboarding og Selvudvikling. Det giver os indsigt i, hvilke områder vi fokuserer mest på, og som optager det meste af projekttiden. Når disse er identificeret, kan vi nemt arbejde videre med optimering af processer og sørge for, at der på den ene side er nok opmærksomhed på specifikke opgaver, men at de på den anden side udføres på den mest effektive måde.
Tags er en fantastisk metode til effektivt at kommunikere gentagelige oplysninger. De hjælper os med at kategorisere vores arbejde og sørger for, at vi altid er på forkant med, hvad der sker, på en nem og letfordøjelig måde. En sådan kategorisering går så langt som til avanceret rapportering, hvor du kan gruppere og sammenligne dine forudsigelser med dine faktiske forhold og drage meget mere præcise konklusioner og resultater. Næste gang du har problemer med at forstå, hvordan og hvorfor din dag gik så hurtigt, hvorfor dit budget virker forkert, eller du bare tager dig selv i at indtaste postbeskrivelsen, mens du føler, at du har gjort det så mange gange før, så tænk på, hvordan tags kan forbedre din oplevelse og udnytte alle de fordele, der er ved at bruge Teamdeck.
