Bruger du Excel-regneark til projektledelse? Du bør måske genoverveje det.

 

Når du surfer på internettet, finder du forskellige Excel-skabeloner til projektledelse: en Gantt-diagramskabelon, en budgetskabelon, en projekttidslinjeskabelon osv.

Tilsyneladende bruger mange virksomheder stadig regneark til at planlægge og styre deres projekter. Når jeg taler med software til ressourcestyring brugere, hører vi ofte, at de plejede at bruge regneark til at holde styr på tid eller følg medarbejdernes afspadsering. 

Hvad er så problemet? Hvis Microsoft Excel-skabeloner fungerer for en virksomhed, bør de så stadig investere i et dedikeret PM-værktøj? Dette blogindlæg har til formål at give dig mulighed for at vurdere, om regneark virkelig er praktiske for din organisation. Hvis de er, så er det godt, men du vil sandsynligvis se skjulte omkostninger ved at bruge dem til projekt- og ressourcestyring.

Hvorfor bruger virksomheder regneark til projektledelse?

Før vi diskuterer de mange problemer, du kan komme ud for, når du bruger et regneark til projektsporing eller projekt- og ressourceplanlægningSå lad os tale om grundene til, at man overhovedet bruger dem. Efter vores mening beslutter virksomheder at styre deres projekter med Excel, fordi regneark virker tilgængelige, brugervenlige og gratis. Når alt kommer til alt, har alle stort set en regnearksapp installeret på deres maskine. Cloud-alternativer som Google Sheets er også bredt tilgængelige. Sagen er, at selv om regneark er populære, er de ikke designet til projektledelse. Derfor kan det være alt andet end nemt, gratis og effektivt at bruge dem som sådan.

De største faldgruber ved "Excel-projektledelse"

Lad os diskutere de største problemer, som projektledere skal tackle, når de bruger regneark til at lave en projektplan eller styre igangværende opgaver.

Det er regneark:

• tidskrævende at bruge. Lad os sige, at dit team har fundet frem til effektive måder at planlægge og styre projekter på med regneark. Måske har du endda udarbejdet Excel-skabeloner til projektstyring, som fungerer godt for din virksomhed. Alligevel kan det være en meget kedelig og tidskrævende proces at organisere, opdatere og forbinde regneark. Forestil dig at implementere selv de mindste justeringer i dit Excel Gantt-diagram og skulle omfarve en masse celler. Det er som at interagere med en malebog for voksne, men ikke på en sjov måde.

• ikke egnet til projektsporing i realtid. Når du er afhængig af Excel-filer, kan du ikke være sikker på, at de er opdaterede, eller at der ikke er flere versioner af dem i omløb. Med cloud-baserede ark er situationen bedre, men andre begrænsninger ved regneark gælder stadig her.

• ikke let at mestre. Da alle har erfaring med at bruge regneark, burde de være et intuitivt værktøj for dine teammedlemmer, ikke sandt? Jo, når vi taler om meget enkle tabeller og lister. Men for at kompensere for manglende PM-funktioner bliver du sandsynligvis nødt til at indarbejde avancerede formler eller add-ons, som kan have en stejl indlæringskurve for dine medarbejdere.

• begrænsning. Igen, regneark er ikke designet til projektledelse eller ressourcestyring. Derfor er det ikke overraskende, at de mangler mange nyttige funktioner, som dit teammedlem ofte vil have brug for. Du kan ikke gemme filer der, tilføje noter eller indsamle feedback. Nu er vi sikre på, at nogle af jer vil modsætte jer dette udsagn og sige: "Selvfølgelig kan du gøre disse ting. Du skal bare lave nogle løsninger." Men sådanne løsninger kan tage lang tid at bygge og dermed koste mange penge. Og i sidste ende er de måske ikke så effektive, som en simpel PM-app kunne være.

• ikke egnet til samarbejde. Der er et særligt paradoks, når det handler om at styre projekter i regneark. På den ene side vil du gerne inddrage dine teammedlemmer i processen og lade dem deltage i opgavestyring eller ressourceallokering. På den anden side kan strukturen i regneark og de formler, der bruges i dem, være meget nemme at ødelægge, så du er måske ikke villig til at lade flere personer samarbejde om dem.

• tilbøjelig til at blive kompliceret. Ja, det er muligt at planlægge et enkelt aspekt af et projekt i et regneark. Men når din virksomhed arbejder på store projekter, vil regnearksstrukturen hurtigt vokse til flere filer/ark. Årsagen er, at det er svært at afspejle projekternes mange afhængigheder og relationer i et enkelt ark. En kompleks regnearksstruktur kan selvfølgelig være rigtig svær at navigere i, især for nye teammedlemmer.
• ikke præsentabel for dine kunder. Det er typisk, at kunder gerne vil have indsigt i projektets fremskridt eller budgettets aktuelle tilstand. At sende dem et komplekst og kryptisk regneark vil ikke være en optimal løsning. Derfor bruger projektledere timer på at skrive ned Projektets statusrapporter og lave præsentationer for kunder. Det er ekstra arbejde, som meget vel kunne være undgået (hvordan? Se næste afsnit i dette blogindlæg).

Hvordan erstatter ressourceplanlæggere regneark? til projektledelse?

Først og fremmest er dedikerede projekt- og Værktøjer til ressourceplanlægning løse de udfordringer, der blev præsenteret i det foregående afsnit. De er bygget med disse særlige processer i tankerne, så de har naturligvis funktioner til at understøtte planlægning af projekter, planlægning af ressourcer eller opdatering af projektplanen. Derudover tilbyder de typisk følgende funktioner, som yderligere kan forbedre dit teams performance og spare dig for en masse tid og penge:

• Projektrapporter. Forestil dig, at du hurtigt kan generere en dashboard til projektledelse for at holde øje med de kritiske målinger eller eksportere en visuelt tiltalende rapport til din kunde. PM- og ressourcestyringsapps giver dig mulighed for nemt at beregne de vigtigste KPI'er som f.eks. nedbrændingshastigheden, ressourceudnyttelsesgradeller fortjenstmargener. Ikke alene kan du imponere dine kunder med nøjagtige rapporter, men du kan også bruge disse analyser til at finde optimeringsmuligheder i din organisation.
• Notifikationer i realtid. Selvfølgelig kan du sætte regnearksnotifikationer op ved hjælp af nogle kreative løsninger eller apps som Zapier. Alligevel tilbyder værktøjer til projektledere normalt indbyggede notifikationer og integrationer. Du kan f.eks. få et puf, hver gang en opgave er afsluttet, eller en ny ferieanmodning fra din medarbejder er indsendt.

Selvfølgelig vil robust projektstyringssoftware hjælpe dig med at løse mange flere problemer, som du måske står over for i øjeblikket. Nøglen er at vælge en app, der passer til dit teams behov og giver mening i forhold til din virksomheds budget.  

Alternativer til regneark og Excel i projektledelse

Mange organisationer spørger sig selv, om de skal bruge penge på apps, når der findes et gratis alternativ som Microsoft Excel. Heldigvis er der mange gratis eller meget overkommelige apps på markedet. Du kan finde nogle eksempler i vores blogindlæg:

• Værktøjer til kapacitetsplanlægning
• Software til projektplanlægning
• Leave management system - hvordan man vælger

Husk, at det at betale for en app kan betyde, at du sparer penge i det lange løb. Forestil dig, at dit team sparer et par timer hver uge takket være et effektivt PM-værktøj. Gang det tal med dine medarbejderes timeløn, og beregn afkastet af investeringen - du bliver måske overrasket. En af de virksomheder, der bruger Teamdeck, anslår, at de sparer ca. $10k hver måned takket være skiftet til en dedikeret ressourcestyringsapp - du kan læse en fuld casestudie her.

Leder du efter alternativer til regneark i projektledelse?

[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]