Uanset om du arbejder i en softwarevirksomhed eller et kreativt bureau, ved du sikkert godt, at projekter ikke slutter, når nogen skubber den sidste commit til kodebasen, eller når kunden svarer "ser godt ud" til dit arbejde. Det kan godt være, at leveringsdelen af projektets livscyklus er overstået, men det er nu, man skal lukke projektet ordentligt. I dette blogindlæg viser vi dig nogle af de vigtigste trin, du bør inkludere i din virksomheds projektstyringsprocesser ved afslutningen af et projekt.
Lad os først se på, hvorfor du overhovedet skal bekymre dig om en projektafslutningsproces.
En projektafslutningsproces er nyttig for at sikre, at alle, der er involveret i projektet, er på samme side, og at projektet officielt er afsluttet. Hvad sker der, hvis du ikke lukker projektet ordentligt? For det første kan du stadig modtage ændringsanmodninger fra kunden, som ikke er klar over, at det ikke længere er tid til sådanne anmodninger. At lukke et projekt er også en fordel set fra styring af projektressourcer perspektiv. Du vil ikke unødigt holde dine medarbejdere beskæftiget med et allerede afsluttet projekt - de vil være fri til at arbejde på nye opgaver. Endelig får du mulighed for at se tilbage på projektet og evaluere, hvad der gik godt, og hvad der kunne forbedres.
Hvad med dine medarbejdere? At deltage i en afslutningsproces efter et projekt, uanset om det er en succes eller ej, vil give dem en følelse af afslutning og forbedre holdets moral.
Hvis du vil opbygge en samlet proces for projektafslutning, kan det være en god idé at starte med en grundig analyse af status quo.
Mød projektledelsesteamet, og diskuter deres aktiviteter hen imod slutningen af projektets livscyklus. Sammen kan I analysere fordele og ulemper ved forskellige tilgange og opbygge en procedure, der passer til din virksomheds behov.
Først og fremmest skal du gennemgå listen over krav og sikre dig, at projektteamet har forberedt alle leverancer. Projektafslutningsprocessen kan starte, når du er klar til at aflevere projektet.
Tag kontakt til kunden for formelt at overdrage alle leverancer sammen med den nødvendige dokumentation. Det kan være, at du har afleveret forskellige projektelementer tidligere i processen. Det er helt i orden. Du skal bare sørge for, at din kunde har adgang til det komplette sæt af leverancer. Husk også at dele URL'er, logins og passwords.
Næste skridt er at få en officiel godkendelse fra kunden. Ideelt set skal du have en skriftlig erklæring - en e-mail er nok - om, at kunden har fundet dit projektteams arbejde acceptabelt. Hvis du ikke får en underskrift, kan du få en ubehagelig overraskelse senere: Hvis der er problemer, er det bedre at løse dem nu.
Det er også en glimrende mulighed for at få feedback fra kunden. Du kan planlægge et opkald for at få en Retrospektivt møde med kunden. Efter en sådan samtale vil du sandsynligvis have nogle handlingspunkter til fremtidige forbedringer og potentielt en god udtalelse, som du kan lægge på din hjemmeside.
Der er mange projektdokumenter, som en projektleder skal forholde sig til i løbet af projektets livscyklus. Afslutningsfasen er et godt tidspunkt til at organisere dem alle og sørge for, at der ikke er nogen løse ender.
Folk, der arbejder på et projekt, føler måske, at de kender projektet ud og ind. Det er nok tilfældet lige nu, men hvad med om et par måneder, når kunden vil spørge om en teknisk detalje? Det er meget bedre at have alle de projektrelaterede dokumenter ordentligt organiseret.
Derudover bør du også formelt lukke projektkontrakter med forskellige leverandører eller freelancere. Glem ikke at betale dem!
Som tidligere nævnt er projektafslutningen et perfekt tidspunkt til at reflektere over dit teams præstationer. Gå til din projektstyrings- eller ressourcestyringssoftware og analysér projektrapporterne. Her er et par ideer til, hvad du kan se nærmere på:
Brug Teamdeck for at oprette en rapport over estimater og faktiske tal.
Teamdeck kan også hjælpe dig med at beregn ressourceudnyttelse.
Beregning af fakturerbare timer og ikke-fakturerbar tid kan hjælpe dig med at finde yderligere ideer til forbedringer, når det gælder om at øge dit teams produktivitet.
Når du gennemgår projektet, bør du også afholde et projektteammøde for at diskutere erfaringer og ideer til fremtiden.
Hvis din virksomhed arbejder på flere projekter ad gangen, som det er tilfældet for mange bureauer eller softwarehuse, er det måske ikke indlysende for alle, at et givet projekt netop er afsluttet. Det ville være en god idé for en projektleder at sende en besked til hele virksomheden om, at projektet er afsluttet, og anerkende deres teams hårde arbejde. De bør forsøge at fremhæve hvert enkelt teammedlems præstationer og sørge for at inkludere alle. En sådan gestus vil helt sikkert få din medarbejder til at føle sig værdsat og bemærket.
Selv om en pandemi måske forhindrer dig i at organisere en festlig begivenhed for projektteamet, bør du stadig prøve at have det sjovt med dem. Selv en virtuel fejring kan være en sjov lejlighed til at fremme kammeratskabet.
Nu har du diskuteret projektet grundigt med projektteamet, fået feedback fra kunden og set på dataene. Det er meget sandsynligt, at du har værdifulde, brugbare indsigter, som kan være til gavn for din virksomheds fremtidige projekter. Det er vigtigt, at du dokumenterer dem og deler dem med andre, der er ansvarlige for din virksomheds projektledelse.
Derudover er det et godt tidspunkt at skabe lidt markedsføring omkring projektet: læg det i dit teams onlineportefølje, udgiv et casestudie. Det er en fordel at have planlagt sådanne skridt; ellers bliver de måske aldrig udført midt i andre projekter og opgaver.
Selv om du er sikker på, at dine holdkammerater ved, at projektet er klar, bør du stadig officielt frigøre dem fra denne opgave. Når du ser på din virksomheds ressource- eller Online kalenderplanlæggerskal disse medarbejdere ikke længere bookes til det afsluttede projekt.
Sørg for, at dit team Ressourcekalender er opdateret. På den måde kan andre projektledere booke dem til nye projekter.
Når du læser om de forskellige trin i en lukningsproces, har du sikkert bemærket, at denne fase vil tage noget tid. Det er endnu en grund til at have sådanne procedurer på plads, før projektet starter. Når du ved, hvor mange timer det i gennemsnit tager at lukke et projekt, kan du tage højde for det, når du estimerer projektomkostningerne.
Vi håber, at dette blogindlæg vil hjælpe dig med at planlægge effektive projektafslutningstrin, der passer til din virksomheds behov. Det vil helt sikkert gavne dit teams fremtidige projekter.
Ressourcekalenderen (eller projektstyringskalenderen, projektplanlægningskalenderen, ressourceplanlægningssoftwaren) giver dig mulighed for at planlægge, styre og fordele ressourcer mere effektivt - især hvis Microsoft Excel har spillet en hovedrolle i din...
Hvad er det ultimative mål for projektledere? At levere deres projekter med succes. PM'erne indrømmer selv, at det ikke sker særlig ofte: Ifølge den seneste Pulse of the Profession-undersøgelse bliver mindre end 60% af projekterne afsluttet enten...
Kapacitetsstyring er en strategi, som virksomheder bruger til at udnytte produktionseffektiviteten bedst muligt i forhold til efterspørgslen på en service eller et produkt. Det endelige mål med kapacitetsstyring er at: Identificere og...