At holde styr på projekternes rentabilitet er afgørende for bureauer, softwarevirksomheder eller konsulenthuse af enhver art. Når du arbejder med flere kunder om at levere flere projekter, er du simpelthen nødt til at sikre dig, at din indsats genererer overskud. Derudover vil en analyse af projekternes rentabilitet hjælpe dig med at forbedre din prisstrategi og dine fremtidige pengestrømme. Det kan f.eks. vise sig, at du opkræver for lidt eller lægger for mange ikke-fakturerbare timer.
Hvad vil du lære af denne artikel?
Sagen er, at du også ønsker at spore rentabiliteten, mens projektet foregår, ikke når det er afsluttet. Hvorfor det? Fordi jo hurtigere du opdager forbedringsområder, f.eks. at dine medarbejdere bruger en masse ikke-fakturerbar tid på kundemøder, jo hurtigere kan du tage fat på disse problemer.
Har du brug for specialiserede regnskabsværktøjer til at overvåge dit projektoverskud? Ikke nødvendigvis. I dette blogindlæg viser vi dig, hvordan et ressourceplanlægnings- og software til tidsregistrering af medarbejdere, Teamdeckkan være et praktisk værktøj til at holde øje med projektets omkostninger og overskud.
Før du begynder at opbygge din rapport om projektets rentabilitet, skal du Tilmeld dig Teamdeck (du kan prøve det gratis i 7 dage, der kræves ikke noget kreditkort). Du vil være i et godt selskab: over 3500 kunder fra interaktive bureauer, softwarevirksomheder og startups Brug Teamdeck til at planlægge og styre deres teams arbejde hver dag.
Lad os nu se på rapporten om projektets rentabilitet. Vi gennemgår to typiske typer projektbudgetter: fast pris og tid og materiale. 
Når du arbejder med et fast budget, skal du bare holde styr på projektets omkostninger og trække dem fra den samlede pris. At spore udgifter som softwarelicenser eller rejseomkostninger er normalt relativt ligetil, da regnskabsafdelingen kontrollerer dem. Men størstedelen af dit projekts omkostninger ligger i dit teams arbejdskraft. Hvordan holder man styr på disse omkostninger?
Den nemmeste måde at gøre det på er at Indfør tidsregistrering i din virksomhed. Den har mange FordeleEn af dem er, at du overvåger projektudgifterne nøjagtigt. For at dine timesedler skal være pålidelige, skal dit team selvfølgelig registrere deres tid regelmæssigt, helst i realtid. Robuste tidsregistreringsværktøjer som Teamdeck tilbyder praktisk Team-tidsregistratorer til web og Mobil enheder.
Når dine teams registrerer deres tidsforbrug på forskellige projekter, kan du nemt skabe en Rapport om projektomkostninger i Teamdeck:
1. Gå til rapporteringspakken i den øverste menulinje, og klik på plusikonet "Opret ny". Vælg indstillingen "Opret brugerdefineret", da vi vil oprette en rapport fra bunden uden at bruge en skabelon.
2. Tilføj en ny tabel. Som standard vil den vise alle din virksomheds projekter sammen med data om timesedler, bookinger og ferier. For at holde styr på omkostningerne ved dit teams arbejde har du kun brug for timesedlerne, så du kan fjerne de andre kolonner. Din tabel bør se sådan ud (kun med dine projekter i venstre kolonne):
[/vc_column_text]
3. Da du kun vil følge omkostningerne for ét projekt, kan du filtrere de andre fra. Klik på "Filtre", og tilføj derefter et nyt, som skal filtrere oplysninger efter projektnavne. Indtast navnet på det projekt, du vil analysere, og klik på "Anvend".
4. Næste skridt er at beregne omkostningerne for hver medarbejder, der arbejder på projektet. Du kan se deres timesedler, når du klikker på den lille pil i tabellen ved siden af projektets navn:
5. Vi antager, at hver af dem har en forskellig timepris. Lad os tilføje en ny kolonne, hvor vi kan indtaste den værdi. Gå til Metrics -> Add custom -> Add custom values column. Indtast derefter navnet på din nye kolonne (f.eks. "Intern timepris"), og vælg datatypen valuta. Du vil se en ny kolonne dukke op i din tabel med tomme celler.
6. En kolonne med brugerdefinerede værdier fungerer som en kolonne i et regneark. Du kan klikke på en celle og manuelt tilføje et tal der. Lad os udfylde denne kolonne med dit teams priser. Du kan lade den første række være tom, da vi ikke har en standardtimepris for hele teamet.
7. Lad os nu tilføje en kolonne, der beregner de omkostninger, som hver medarbejder, der arbejder på dette projekt, genererer. Tilføj en ny kolonne, men denne gang vælger du "Tilføj brugerdefineret beregningsfelt" i stedet for "Kolonne med brugerdefinerede værdier", fordi vi skal lave noget matematik her.
Navngiv din kolonne (f.eks. "Omkostninger"), vælg en valutadatatype, og indtast formlen:
(Timesheets: Time / 60) * Brugerdefinerede værdier: Intern timepris
Når du begynder at skrive navnene på dine kolonner, vil Teamdeck foreslå det rigtige felt at sætte ind i formlen. Husk at dividere timesedlerne med 60, hvis du vil arbejde med timer - tiden er gemt i vores system som minutter.
Der har du det - en ny kolonne med omkostninger, der er tildelt hver medarbejder.
8. Det sidste, vi vil gøre, er at summere alle de individuelle omkostningsværdier i rækken "Total". Klik på den, og indtast følgende formel:
= sum(indlejret(Gruppe: Personer, Brugerdefinerede formler: Omkostninger))
Igen, når du skriver værdierne, vil Teamdeck foreslå matchende kolonnenavne.
Så er det klaret! Du har din nøjagtige projektomkostningsrapport, som du kan sammenligne med dit faste budget for at se projektets rentabilitet.
Ville du kunne lave sådan en tabel i dit Excel-regneark? Ja, men det ville kræve regelmæssige opdateringer, efterhånden som folk holder styr på deres tid. Med Teamdeck får du altid nøjagtige timeseddel-data, så du kan følge omkostningerne næsten i realtid. Det er bare meget mere praktisk og hurtigere end at vedligeholde en regnearksbaseret rapport.
Når du fakturerer dine kunder ud fra en tids- og materialemodel, sporer du sandsynligvis allerede dit teams tid. Det er vigtigt at have præcise tidsregistreringsdata for at kunne fakturere kunderne nøjagtigt.
Med Teamdeck kan dine teammedlemmer nemt holde styr på deres tid, og du kan overvåge dit projekts overskud med stor nøjagtighed. Så snart nogen indtaster en ny tidspost i deres timeseddel, vil din rapport om projektets lønsomhed have opdaterede oplysninger.
For at oprette en rapport, der beregner dit projekts overskud, skal du gentage trin 1 til 6 fra fastprisrapporten, der blev beskrevet i første del af dette blogindlæg.
På dette tidspunkt har du en tabel, der viser dit teams timesedler og deres interne timepriser (dvs. de penge, du betaler dem for hver times arbejde). Nu er det tid til at tilføje en kolonne med deres eksterne timepriser (dvs. de penge, du opkræver af din kunde for en times arbejde af en given medarbejder). Du kan gøre det ved at tilføje en ny kolonne med brugerdefinerede værdier og skrive værdier ind i cellerne.
Din virksomheds overskud er forskellen mellem den eksterne og den interne sats. Lad os oprette en kolonne, der beregner overskuddet og ganger det med de timer, dine medarbejdere har arbejdet på dette projekt. Tilføj et nyt "brugerdefineret beregningsfelt". Navngiv det (f.eks. "Overskud"), vælg valutatypen, og indtast følgende formel:
(Brugerdefinerede værdier: ekstern timepris - Brugerdefinerede værdier: intern timepris) * (Timesheets:Time/60)
Den sidste ting, du skal gøre, er at summere din medarbejders overskud i rækken Total. Klik på den, og indtast:
Dit finalebord bør se sådan ud:
Selvfølgelig kan du tilpasse yderligere den ved at filtrere oplysninger eller tilføje nye kolonner. Teamdecks rapporter er meget kraftfulde, så du bør kunne skræddersy dem til din organisations behov.
Vil du gerne tale om at tilføje Teamdeck til din virksomheds projektstyringsstack? Planlæg et opkald med Anielavores kundesuccesekspert. Hun vil guide dig gennem appen og hjælpe dig med at sætte den op for dit team.
Effektiv ressourceplanlægning er et afgørende mål for virksomheder af alle størrelser, uanset om de opererer online eller i traditionelle brancher. I betragtning af den brede vifte af virksomheder, der har brug for ressourceplanlægning, er det en udfordring at give en anbefaling, der passer til alle...
Virksomheder bruger normalt mange kræfter på ressourceallokering. Man vil gerne holde alle beskæftiget, samtidig med at man sørger for, at deres opgaver er værdifulde (hvilket ofte betyder fakturerbare) for virksomheden. Det bliver virkelig vanskeligt, når dit team...
Teams over hele verden står over for de samme udfordringer, når det gælder planlægning af teamets tidsplan. Det er svært at lave en projektplan i sig selv, og det er endnu sværere at holde den opdateret og reagere på ændringer...