Begrebet fakturerbare timer er helt sikkert velkendt for virksomheder, der fakturerer deres kunder på timebasis. Softwarekonsulentfirmaer og -bureauer arbejder ofte på såkaldt "time and materials"-basis. Det betyder, at de er nødt til at spore den tid, teammedlemmerne bruger på kundearbejde, og udstede fakturaer baseret på de sporede timer.
Hvad får du takket være denne artikel:
Det er dog ikke alle timer, som medarbejderne registrerer, der kan faktureres. Arbejde på tilbud til potentielle kunder, deltagelse i træningssessioner, deltagelse i all-hands-møder - alt dette kan betragtes som ikke-fakturerbare timer. Som virksomhedsejer ønsker du naturligvis at holde styr på dit teams arbejde, og der er meget store fordele ved at beregne fakturerbare og ikke-fakturerbare timer.
Hvorfor skal du beregne fakturerbare timer og ikke-fakturerbar tid?
For det første kan du fakturere dine kunder præcist ved at kende den nøjagtige fordeling af arbejdstimerne. Endnu en fordel ved at spore tid brugt på forskellige aktiviteter er, at du kan evaluere din virksomheds timepris og gebyrer. Tager du for lidt for dine projekter til at være rentable?
Endelig vil viden om, hvor meget tid dine medarbejdere bruger på fakturerbare og ikke-fakturerbare opgaver, hjælpe dig med at finde forbedringsområder i din organisation. Hvis folk bruger mange timer på at sidde i ikke-fakturerbare møder, skal du måske fokusere på at undervise effektiv mødeledelse. Synlighed i dit teams arbejde timesedler giver dig mulighed for at optimere virksomhedens processer og forbedre din bundlinje.
Teamdeck er en Saas-software til ressourcestyring der hjælper virksomheder med at planlægge og måle deres teams arbejde. Dusinvis af bureauer, softwarehuse og produktteams bruger Teamdeck til som software til ressourceplanlægning, orlovsadministrationssystemeller bare den bedste medarbejder software til tidsregistrering.
For at beregne fakturerbare og ikke-fakturerbare timer med Teamdeck skal du bruge de data, der er indsamlet fra dine medarbejderes timesedler.
Tidsregistrering og beregning af fakturerbare timer med Teamdeck er nemt og bekvemt. Teammedlemmer kan bruge en realtids mobil tidsregistrering eller indtaste deres tid manuelt.
Hvordan kommer man i gang? Skriv dig op for at få en 30-dages GRATIS prøveperiode og afprøve appen. Planen for teams, der er større end to personer, koster $3,99 pr. teammedlem pr. måned, inklusive alle funktioner. Teamdecks medarbejdere hjælper dig med at onboarde dit team problemfrit, og du får din virksomheds konto op at køre inden for en dag.
Når du tilmelder dig Teamdeck, får du adgang til en robust rapporteringspakke, hvor du kan oprette Projektets statusrapporter, projekt skabeloner til budgetrapporterog skabeloner til lønrapporter for medarbejdereog meget mere. Det er også her, du kan holde styr på dit teams fakturerbare timer.
Før vi dykker ned i detaljerne om din fakturerbare timerapport, så lad os forklare, hvordan Teamdeck kan genkende fakturerbare og ikke-fakturerbare timer.
Hver gang nogen logger tid - manuelt eller via en start-stop-tidsregistrering - kan de tilføje Tags til timesedler til deres post. Disse tags kan konfigureres på virksomhedsniveau og kan f.eks. bestå af:
I princippet skal du definere et tag for hver kategori af arbejdstid, som du vil kunne analysere senere.
Teamdecks rapporter giver dig mulighed for at opdele dit teams registrerede tid baseret på disse tags, herunder fakturerbar og ikke-fakturerbar tid. Lad os se, hvordan det fungerer.
[/vc_column_text]
Log ind på Teamdeck, gå til rapporter, og klik på plus-ikonet i nederste højre hjørne for at oprette en ny rapport. Her vil du kunne vælge en rapportskabelon. I dette blogindlæg vil vi vise dig, hvordan du opretter en rapport over fakturerbare timer fra bunden, så klik på "Opret brugerdefineret".
Du vil se en tom rapport. Giv den et navn, og vælg det datointerval, du vil analysere.
Lad os nu klikke på "Tilføj en tabel" for at indlæse nogle data. Du vil se en standardtabel med alle din virksomheds projekter og nogle foruddefinerede kolonner. Du kan fjerne alle kolonnerne undtagen "timesedler". Du kan også filtrere de oplysninger, der er synlige i tabellen, så du f.eks. kun ser et bestemt projekt. Men lad os nu lade dem alle være der:
Du vil bemærke, at der er et lille pil-ikon ved siden af hvert projekt. Hvis du klikker på det, kan du se nærmere på timesedlens data. Som standard ser du navnene på de personer, der arbejder på et givet projekt, og derefter dage. Vi kan ændre disse indstillinger for at se fakturerbare og ikke-fakturerbare timer.
Klik på ikonet "gruppering" i øverste højre hjørne af din tabel. Nu skulle du gerne kunne trække og slippe forskellige dimensioner af data. Lad os sige, at vi gerne vil se fakturerbare timer pr. projekt og derefter opdele dem efter uger. Træk "Timesheet tags" og "weeks" ind i venstre side af grupperingseditoren. Er du så klar? Klik på "Anvend".
Når du nu klikker på pil-ikonet ud for hvert projekt, kan du se en oversigt over dine timeseddel-tags, herunder ikke-fakturerbare og fakturerbare timer.
Når du har en rapport, der viser dit teams fakturerbare timer i Teamdeck, kan du nemt beregne, hvor mange penge du skal fakturere dine kunder. Det eneste, du skal gøre, er at tilføje dit teams timepris til rapporten.
Tilføj to nye kolonner til din rapport. Start med at klikke på "Metrics" og vælg derefter "Add custom" og "Add custom values column". Giv den nye kolonne et navn (f.eks. rate), og vælg valutadatatypen. Der vises en ny kolonne, hvor du kan skrive data, som du ville gøre i celler i et regneark.
Du kan indtaste en forskellig timepris for hvert projekt eller endda for hvert teammedlem, der arbejder i disse projekter. På billedet kan du se en fast pris for hele "Candy arcade app"-projektet.
Nu er det tid til at beregne fakturaværdien ud fra antallet af fakturerbare timer og prisen for en enkelt times arbejde. Tilføj endnu en kolonne ved at gå til "Metrics", men denne gang skal du vælge "Add custom" og "Add custom calculation field". Giv kolonnen et navn (f.eks. Omkostninger), indstil valutadatatypen, og skriv følgende formel:
(Timesheets: Time/60) * Brugerdefinerede værdier: Sats
Sørg for at dividere timesedlen med 60, da data gemmes i vores system som minutter, ikke timer.
Der har du det! Din tabel bør nu vise den nøjagtige pris på dine ydelser, som du kan skrive på fakturaen:
Effektiv ressourceplanlægning er et afgørende mål for virksomheder af alle størrelser, uanset om de opererer online eller i traditionelle brancher. I betragtning af den brede vifte af virksomheder, der har brug for ressourceplanlægning, er det en udfordring at give en anbefaling, der passer til alle...
Teams over hele verden står over for de samme udfordringer, når det gælder planlægning af teamets tidsplan. Det er svært at lave en projektplan i sig selv, og det er endnu sværere at holde den opdateret og reagere på ændringer...
En af de sværeste opgaver for virksomhedsejere og ressourceansvarlige er vagtplanlægning. Det kan være ret udfordrende og tidskrævende at planlægge, hvem der skal arbejde hvornår og med hvad, baseret på deres personlige præferencer og...