Når du er projektleder eller teamleder, er du altid nødt til at holde styr på projektets omkostninger. Det er ligegyldigt, om dit projekt er et internt foretagende eller noget, der er sponsoreret af eksterne interessenter: Når du ved, hvor store omkostninger det har genereret, kan du lede dit team bedre og potentielt forbedre planen for omkostningsstyring.
Hvad får du med denne artikel:
I dette blogindlæg vil vi viser dig, hvordan du sporer projektudgifter ved hjælp af Teamdeck software til ressourceplanlægning. Vi vil fokusere på de omkostninger, der genereres af dine teammedlemmer, der arbejder på projektet - en sådan analyse vil især være nyttig for virksomheder, der arbejder på basis af tid og materialer, hvor hver time tæller med i det samlede budget. Andre projektrelaterede omkostninger er naturligvis også vigtige, men de er ofte meget lettere at spore.
Lad os starte med at opsummere de vigtigste fordele ved at bruge en robust app til projektbudgetopfølgning.
Vi tror, det er ret sikkert at sige, at du forstår, hvor vigtigt det er at holde styr på projektomkostningerne. Sagen er bare, at mange virksomheder stadig bruger forældede værktøjer til at kontrollere projektbudgetter, især regneark. Vi vil hævde, at brugen af et dedikeret værktøj til projektplanlægninguanset om det er en software til styring af marketingprojekter eller en ressourcefokuseret som Teamdeck, giver dig en betydelig fordel.
Først og fremmest skal dataene være præcise og opdaterede. Når du har planlagt budgettet omhyggeligt, skal du kunne se, om alt går efter planen. Det er ikke let at holde regneark nøjagtige, især ikke når man skal holde styr på flere teammedlemmers arbejde.
Det hjælper at bede dem om at udfylde timesedler, men det kan være en besværlig løsning, især hvis dit team arbejder på farten (f.eks. event management). Teamdeck er en enkelt kilde til sandheden om dine teamets Arbejdsbyrde og timesedler.
Alle medarbejdere kan manuelt indtaste deres registrerede tid eller bruge en mobil tidsregistreringalt efter hvad der føles mest behageligt. Projektledere kan nemt beregne projektomkostninger baseret på, hvor meget tid hvert teammedlem har brugt på projektet.
Det andet vigtige aspekt ved at spore projektomkostninger er, at man hurtigt kan grave dybere ned i dataene. Du vil måske gerne undersøge de udgifter, der er genereret af forskellige teams, eller vurdere, hvordan forskellige uger har set ud sammenlignet. Apps med projektrapporteringsfunktioner giver dig mulighed for at gøre det nemt uden at bruge for meget tid på at redesigne rapporten. Din projektomkostningsrapport er der altid og er altid opdateret, klar til at blive analyseret yderligere eller delt med andre mennesker.
[/vc_column_text]
Det første, du skal gøre, er at oprette en Teamdeck-konto. Du kan teste appen gratis i syv dage og udforske alle funktioner i den periode, inklusive kraftfulde projektrapporter. Tilmeld dig her.
Før du kan begynde at analysere dine projekters omkostninger, er du nødt til at have nogle data at holde styr på. For nye Teamdeck-brugere er der to muligheder her:
Når du har nogle data at analysere, kan du gå til appens topmenu og klikke på "rapporter".
Når du klikker på "Opret en ny rapport", kan du vælge mellem skabelonrapporter eller oprette en helt fra bunden. I denne vejledning starter vi med en tom rapport, så klik på "Opret brugerdefineret".
Bemærk: en skabelon, der hedder Projektets budget vil være et godt alternativ til omkostnings- og budgetopfølgning, hvis du vil have et forspring her.
Nu, hvor du har din projektrapport, skal du navngive den og vælge datointerval.
Er du klar? Lad os begynde at tilføje diagrammer og tabeller til din sporing af projektbudget rapport.
At sammenligne de anslåede omkostninger og de faktiske omkostninger er et nyttigt diagram at have i dine rapporter om sporing af projektomkostninger. I Teamdeck kan du beregne estimaterne ved hjælp af dit teams bookinger og bruge deres timesedler som de faktiske omkostninger. Lad os lave et linjediagram med disse to værdier:
Ved at se på dette diagram kan vi se, at linjen for timesedler har krydset linjen for bookinger på et tidspunkt, og at det faktiske tidsforbrug har været meget højere end estimaterne lige siden. Det er en god start på en mere dybtgående analyse af vores projekts budget.
Bemærk: Som du kan se, er det kun et af projekterne, der er synligt i dette diagram. Det skyldes, at vi har brugt et filter og besluttet kun at analysere dette ene projekt:
Lad os nu tilføje en tabel, hvor vi kan beregne projektets omkostninger baseret på vores ressourcers timesedler.
Start med at tilføje en tabel til din rapport. Som standard vil den have et par kolonner, men du kan fjerne dem alle undtagen timesedlerne. Vi skal nu tilføje to nye kolonner - en til at angive arbejdets timepris ("time rate") og en til de samlede omkostninger ("costs of the project").
Begge kolonner vil bestå af værdier, som ikke indsamles i Teamdeck som standard: vi skal enten indtaste dem manuelt (timepriserne) eller oprette en automatisk beregning (for at gange tid og timeomkostninger). Klik på "metrics" og derefter på "add custom".
Nu vil du se tre forskellige muligheder - lad os hurtigt forklare, hvordan de fungerer:
Lad os tilføje kolonnerne nu!
Klik først på "Tilføj brugerdefineret værdikolonne", og giv den et navn (i vores tilfælde er det "timepris"). Vælg derefter den type data, der skal gemmes her.
Når du gemmer kolonnen, skulle den gerne dukke op i din rapport. Klik på den tomme celle, og skriv værdien af dit teams arbejdstime. Kan du ikke finde på en værdi her, fordi alle dine teammedlemmer har forskellige timepriser? Så fortvivl ikke! Vi kommer ind på det scenarie om lidt.
Lad os nu tilføje en kolonne for projektets samlede omkostninger. Klik på "Tilføj brugerdefineret beregningsfelt", og brug følgende formel:
Timesheets: Tid / 60 * Brugerdefinerede værdier: Timepris
Du undrer dig måske over, hvorfor vi skal dividere den første værdi med 60. Årsagen er enkel: timesedler gemmes i vores system som minutter, så hvis de skal behandles som timer, skal vi dividere dem med 60.
Dit bord er klar:
Hvad hvis du har ressourcer med forskellige timepriser, der arbejder på projektet?
Du kan efterlade den samme tabelopsætning som i de foregående afsnit, men du skal angive alles priser. Få adgang til listen over personer ved at klikke på pilen ved siden af projektnavnet:
Skriv nu satsen for hver person i den tomme celle i deres række. Du vil bemærke, at det beregnede felt begynder at blive udfyldt med de omkostninger, som hver medarbejder genererer.
Du vil selvfølgelig også gerne se de samlede omkostninger. For at opsummere alle de enkelte ressourcers omkostninger skal du klikke på cellen "Projektets omkostninger" i vinduet total række og indtast følgende formel:
=sum(indlejret(gruppe: Personer, Brugerdefinerede formler: Projektets omkostninger))
Klik på enter - den sidste række viser nu summen af hver persons omkostninger:
Teamdeck giver dig også mulighed for kun at analysere de fakturerbar eller ikke-fakturerbar timer (læs, hvordan du beregn fakturerbare timer). Hver tidspost, der registreres af dine ressourcer, kan kategoriseres på passende vis (ved hjælp af de såkaldte timeseddel-tags). Alt, hvad du skal gøre for at generere f.eks. fakturerbare omkostninger, er at indtaste et filter:
På samme måde kan du udelukkende fokusere på de ikke-fakturerbare timer og dermed beregne de interne omkostninger.
At vide, hvor mange penge du skal betale for de ikke-fakturerbare aktiviteter, kan hjælpe med at træffe nogle beslutninger om omkostningsoptimering både med hensyn til projektbudgettet, men også f.eks. ved at reducere antallet af unødvendige møder.
Det kan være, at du ikke er i stand til at forklare visse tendenser i data bare ved at se på tallene. Derfor kan du tilføje en kolonne til timeseddelbeskrivelser i din rapport. Beskrivelser er de kommentarer, dine medarbejdere kommer med, når de logger en given tidspost. Når du ser på beskrivelsen, kan du præcist sige, hvad et givet teammedlem har lavet, når de f.eks. har logget overtid.
Der er gode chancer for, at du vil dele din budgetrapport med andre: kunden, dine ledere og dit team. Med Teamdeck kan du generere et link til din rapport og sende det til relevante personer. Leg med den rapport, vi har bygget i dette blogindlæg her.
Vi håber, at denne vejledning vil hjælpe dig med at oprette en omkostningsrapport til dine projekter. Hvis du har nogle behov for omkostningsrapportering, som vi ikke har behandlet i dette blogindlæg, opfordrer vi dig til at Planlæg et opkald med Aniela. Hun vil med glæde vise dig, hvordan du kan oprette en rapport med automatisk opdatering, der passer perfekt til dit teams behov.
Effektiv ressourceplanlægning er et afgørende mål for virksomheder af alle størrelser, uanset om de opererer online eller i traditionelle brancher. I betragtning af den brede vifte af virksomheder, der har brug for ressourceplanlægning, er det en udfordring at give en anbefaling, der passer til alle...
Teams over hele verden står over for de samme udfordringer, når det gælder planlægning af teamets tidsplan. Det er svært at lave en projektplan i sig selv, og det er endnu sværere at holde den opdateret og reagere på ændringer...
Som softwarehus har vi testet mange, måske de bedste apps til tidsstyring. I IT- og softwarebranchen - som primært har erhvervskunder fra USA og Storbritannien - er vi vant til at arbejde med en absolut...