En guide til mind mapping for projektledere

For et større billede, klik her.

I første omgang kan dette mind map se rodet og kaotisk ud, især hvis du går til det på samme måde, som du ville læse et dokument (fra øverste venstre eller højre hjørne). Et mind map skal læses på en anden måde. Se nærmere på det: Hvis du begynder at læse det ud fra den centrale idé (at skabe et organiseret arbejdsområde) og følger en af de farvekodede grene, kan du nemt forstå budskabet.

Forestil dig nu, at du var den person, der ønsker at skitsere sine ideer til et organiseret arbejdsområde. Hvis du besluttede dig for at skrive dine tanker ned på en traditionel, lineær måde, ville det sandsynligvis kræve, at du organiserede dine ideer på forhånd, hvis du ville have, at dit værk skulle være sammenhængende. Med et mindmap kan du derimod starte med én idé og bygge videre på den på en organisk måde. Kan du se forskellen?

Det er nok et godt tidspunkt at introducere dig til den person, der har populariseret mind mapping som et værktøj til uddannelse og erhvervsliv (herunder projektledelse). Tony Buzan var ikke den første til at bruge hierarkiske diagrammer til at organisere information, men han gjorde det i hvert fald til en ting. Han promoverede denne teknik i sit BBC-show "Use your head", der blev sendt i 1970'erne, og solgte senere millioner af eksemplarer af sin bøger om emnet. Buzan døde desværre i 2019, men hans ideer lever videre - du kan tjekke hans Tedx-foredrag om, hvordan vores hjerne fungerer (og hvordan mindmaps udnytter den). 

Fordelene ved at forbinde mindmapping og projektledelse

Der er flere fordele ved at lave et mindmap i stedet for et lineært notat. Vi har allerede nævnt, at et kort kan udvikles uden at skulle organisere information først - det er en stor tidsbesparelse og produktivitetsforøgelse. En undersøgelse fra 2019 rapporterede, at ledere i gennemsnit er 30% mere produktive, når de bruger mind mapping-software.

Mindmaps giver dig mulighed for det:

• Husk information effektivt. Mind mapping kan øge fastholdelsen af information i diagrammet. I en undersøgelseblev medicinstuderende inddelt i to grupper og bedt om at anvende mindmapping (gruppe 1) og en "selvvalgt studieteknik" (gruppe 2) på en passage på 600 ord. Deres hukommelse blev målt umiddelbart efter opgaven og en uge senere. Det viste sig, at den faktuelle viden i "mapping"-gruppen var større med 10% efter en uge. 
• Brug naturlige associationer. Hvis du tegner grene, der vokser fra forskellige emner på dit kort, kan du måske få øje på forbindelser og grupper, som du ellers ikke ville kunne få øje på. Det giver dig mulighed for at fortolke dine oplysninger anderledes og potentielt identificere dele, der mangler.
• Håndter komplekse problemer. Når vi står over for en alvorlig udfordring, ved vi ofte ikke, hvor vi skal starte, eller hvordan vi skal gribe den an. Projektledelsesspecialister kan sikkert genkende denne følelse: Et nyt projekt vil ofte føles som et komplekst problem. Ved at bruge mind maps til at visualisere og opdele det i emner, underemner osv. kan du tackle denne udfordring trin for trin.
• Gå i detaljer uden at miste overblikket. Når du bryder dit store tema ned i dele (f.eks. et projekt i opgaver), skal du stadig huske det primære mål, det store spørgsmål. Mindmapping er en fremragende teknik til at lægge mærke til små detaljer, men også til at se det store billede - i dette tilfælde helt bogstaveligt.
• Giv næring til din kreativitet. Det kommer nok ikke som en overraskelse, at det at lave mindmaps er et fremragende kreativt afløb for folk, der kan lide at lave kreative projekter. Selv hvis du ikke er typen, der er begejstret for at grave i papirkurven, er mindmapping ganske enkelt godt for dine kreative muskler. Det er en nem måde at generere en masse nye ideer på og forbinde dem til bedre resultater.

Mind mapping i projektledelse - use cases

Vi har allerede været inde på, at projektledelse giver mange muligheder for at bearbejde og organisere information: Det er også her, du kan bruge dine evner til at lave mindmapping. Vi har listet nogle af dem nedenfor, men du skal ikke føle dig begrænset af denne liste - hvis du vil lave et kort til en anden lejlighed, vil det helt sikkert give dig en masse værdi.

Som projektleder kan du bruge mindmapping så tidligt som i projektforløbet. Projektplanlægning etape. Lav et mindmap for at samle alle de projektrelaterede oplysninger. Hver af hovedgrenene kan repræsentere en anden projektledelsesproces eller et andet område af selve projektet: risici, interessenter, ressourcer.

Sådan et kort kan ende med at blive ret generelt, hvilket er fint, for du behøver ikke at gå i detaljer her. Når du har det store billede, kan du tegne separate kort for hvert af projektets aspekter. Forestil dig, at du laver et projektledelses-mindmap for dit projekts omfang. Start med grene, der repræsenterer de vigtigste funktioner i slutproduktet, og bryd dem derefter ned i specifikke opgaver. Brug af mindmaps vil være effektivt i alle faser af styring af projektets omfangFra at indsamle krav fra forskellige interessenter til at strukturere dem og skitsere opgaverne. Når din liste over opgaver er klar, kan du bruge kortet til at opbygge et Gantt-diagram for projektet.

Apropos opgaverne: at kortlægge dem på et ark papir eller i en dedikeret software kan hjælpe dig med Prioritering af projektopgaver. Når du ser dem alle, er det lettere at beslutte, hvilke der skal komme først. En visualiseret struktur af opgaverne er også praktisk, når du vil gøre dine teammedlemmer fortrolige med deres projektarbejde.

Når du har startet projektet, skal du huske at vende tilbage til dine kort regelmæssigt. De kan fungere som påmindelser om f.eks. projektrisici og de endelige forretningsmål. Du kan også opbygge et mindmap, der fungerer som et lager for organiseret projektrelateret information. Kontaktoplysninger, aktiver og vigtige links: Som projektleder vil du gerne have dem lige ved hånden. Du kan se et eksempel på denne form for kort her.

Hvad er nogle af de andre anvendelsesmuligheder for mind mapping i projektledelse?

• Facilitering af møder. Effektiv mødeledelse er afgørende, når man arbejder på et projekt: Det er her, du kan tabe eller spare en masse tid.
• Mind maps kan hjælpe dig med at strukturere de punkter, der tages op på møderne, og fungerer som gode noter efter mødet.
• Problemløsning. Uanset om du vil beslutte, hvilken vej du skal gå, eller finde en løsning på et problem, dit team er stødt på, kan mind maps hjælpe dig med at organisere fakta og finde den bedste måde at komme videre på.

Læring. Som projektleder er du nødt til at skærpe dine færdigheder og lære nye projektledelsesstrategier hele tiden. Mindmapping giver dig mulighed for bedre at strukturere ny information og genopfriske din viden senere.

Tips til at skabe effektive mindmaps for projektledere

Et andet element i mind maps, som sikkert har fanget dit øje, er inddragelsen af visuelle elementer: kruseduller, ikoner, farver. Du kan godt lave kort uden dem. Men det kan vise sig, at visuel information er mere forståelig og lettere at huske for dig.

Hvis du stadig er i tvivl om, hvorvidt du skal bruge kruseduller og tegninger på dit kort, kan du prøve en simpel øvelse. Prøv at tænke på et æble. Giv dig selv et par sekunder, og prøv så at analysere, hvad din hjerne genererede. Du så ikke bogstaverne "A-P-P-L-E" stavet ud, vel? Uanset hvad frugten hedder på dit modersmål, så du sandsynligvis et billede og ikke bogstaver. Som mennesker tænker vi i billeder - det er en af Tony Buzans hovedpointer. 

Hvis du allerede har læst vores guide om sketchnoting for projektledere (hvis ikke, så tjek det ud), husker du sikkert, at det at lave skitsetekster ikke handler om kunst, men snarere om at gøre information lettere at forstå eller huske. Det samme gælder for mind maps. De behøver ikke at være smukke: funktionen er vigtigere her. Når du tegner ikoner, så prøv at holde dem enkle og let genkendelige. Hvis du vil inkludere humoristiske elementer i dine kruseduller, så gør det - de kan hjælpe dig med at huske netop den detalje. Du kan også være kreativ med de skrifttyper, du bruger, men hold dem læsbare. Prøv at undgå at bruge for mange ord: Hvis du kan opsummere noget med et enkelt nøgleord, så gør det.

Når det gælder det lærred, du skal arbejde på, så prøv at holde dig til blankt papir/whiteboard/skærm. Trykte mønstre kan gøre dit kort mindre læsbart. Landskabsorientering af dit lærred vil hjælpe dig med at strukturere dit diagram bedre.

Du har måske lagt mærke til, at grenene på kortene som regel er buede: Det er gjort med vilje. Det samme gælder praksis med at gå fra tykke grene til de tyndere.

Disse tips til mindmapping (og nogle flere) er blevet visualiseret via, du gættede det, et mindmap af Grundlæggende læring:

[/

Mindmapping for projektledere - nyttige værktøjer

Din liste over værktøjer kan begrænses til et stykke papir og en kuglepen. Du kan lave et solidt mindmap med blot disse to. Hvis du vil lave farverige kort, vil du selvfølgelig sætte pris på farveblyanter, overstregningspenne og pensler. Sidstnævnte er gode til at tegne buede grene.

Når du vil lave dine projekter på et større lærred, skal du bruge et whiteboard eller en flipover. Så har du mere plads at arbejde på, og du kan bruge større skrifttyper, så din tegning bliver letlæselig.

Der har været en del debat om effektiviteten af håndskrevne kontra computergenererede noter. Og ja, det er rigtigt, forskning viser, at det at bruge sin egen hånd kan styrke læringsprocessen. For mange projektledere vil det dog være mere praktisk at bruge online mind mapping-software. Du har en hel del værktøjer at vælge imellem, herunder disse:

• MindMeister - som giver dig mulighed for at oprette op til 3 mind maps i deres gratis abonnement. Hvis du leder efter en mere omfattende projektstyringsløsning, kan du par MindMeister med MeisterTask, et værktøj til opgavestyring.
• Lucidchart - Denne løsning giver dig mulighed for ikke kun at oprette mindmaps til projektledelse, men også flowcharts og andre visuelle diagrammer, som du og dine teammedlemmer kan bruge i hele projektets livscyklus.
• Zenkdet - det er et værktøj, vi har inkluderet i vores oversigt over projekt Planlægningsværktøjer. Når du har oprettet dit kort med Zenkit, kan du nemt omdanne det til en Kanban-tavle eller en kalendervisning.

Vi håber, at dette blogindlæg har overbevist dig om, at mind mapping kan hjælpe dig med at planlægge projekter bedre og løse mange problemer. Du kan bruge dem inden for forskellige områder af projektledelse: fra planlægning af projekter over organisering af opgaver til løsning af konflikter.

Har du lavet mindmaps til projektledelse, som du gerne vil dele? Send dem til os via chatten i hjørnet af din skærm! Vi vil med glæde vise dem i denne artikel.