I dette blogindlæg har vi samlet et par teknikker til at udvælge de vigtigste opgaver på en strategisk måde. Lad os starte med at tale om projektprioritering i almindelighed.
Hvad vores læsere får at vide:
Som en ProjektlederDit hovedmål er at levere et projekt med succes. Det betyder normalt, at det skal være færdigt til tiden, inden for budgettet og med alle de nødvendige egenskaber og funktioner. For at nå dette mål skal du dog Lav en fornuftig tidsplan for dit team og udføre forskellige opgaver i rækkefølge. Hvilke af dem skal dit team tage fat på først? Hvilke er de vigtigste? Prioritering af opgaver er uundgåelig, men du kan enten gøre det med succes eller risikere at skabe forsinkelser eller ressourcekonflikter.
Kender du udtrykket "det vigtigste først"? Tro det eller ej, men det forklarer processen med at prioritere på en god måde.
Du er nødt til at identificere de "første" ting: de vigtigste opgaver, de mest presserende aktiviteter osv. og så gennemføre dem som det første.
Det eneste, du skal gøre, er at finde ud af, hvilken opgave der er den vigtigste. Det kan føles som om, det er lettere sagt end gjort. Men i virkeligheden kan du bruge de teknikker, der er beskrevet nedenfor, og træffe det valg med selvtillid.
...sørg for, at du har fuldt overblik over, hvad der rent faktisk skal gøres for at levere et givet projekt. Det er vigtigt at definere og kontrollere projektets omfang, så meget, at vi endda har dedikeret et helt blogindlæg til styring af projektets omfang.
Når du har indsamlet projektkrav og godkendt omfanget med forskellige interessenter, kan du skrive alle de opgaver ned, der skal udføres. Saml dem i et dokument eller i din værktøj til projektplanlægning. På dette tidspunkt kan du inddele dem i forskellige kategorier (f.eks. projektfaser) og senere prioritere opgaver inden for disse grupper.
Husk at holde dine teammedlemmer underrettet:
Ud over projektets mål og omfang skal teammedlemmerne også være opmærksomme på afhængigheder mellem opgaver og mulige begrænsninger. Disse oplysninger vil være nyttige, når du begynder at arbejde med projektplanen og rækkefølgen af opgaverne.
Det kan være nemt at skelne en højt prioriteret opgave fra en, der næsten ikke er vigtig. Men det kan vise sig at være langt mere udfordrende at rangordne opgaver med samme prioritetsniveau. Men du er nødt til at foreslå en bestemt rækkefølge, hvis du vil have projektopgaverne udført.
Heldigvis er der flere teknikker, der gør det muligt for dig at prioritere dit arbejde som projektleder. Lad os gennemgå nogle af dem, en efter en.
Det er en af de mest populære strategier til at udvælge de vigtigste aktiviteter at fokusere på. Det eneste, du skal gøre, er at inddele alle opgaverne i fire grupper afhængigt af, hvor vigtige og presserende de er:
Når du kigger på din Eisenhower-matrix, kan du se, hvilke opgaver du skal tage fat på først (presserende og vigtige), og hvilke du skal fokusere på senere (ikke presserende og vigtige).
Hvad med de to andre grupper? Gruppe 3 kan typisk uddelegeres, og gruppe 4 består af opgaver, som du nemt kan fjerne fra din to-do-liste.
Det ser lidt anderledes ud i projektindstillingerne, hvor du ikke nødvendigvis har mulighed for at uddelegere eller fjerne arbejdsopgaver. Men bare det at vide, at en given opgave ikke er kritisk vigtig, kan hjælpe dig med at finde en plads til den i dit projektteams tidsplan.
Denne metode kræver igen, at du grupperer dine potentielle opgaver. Du skal bruge kategorier, der er relateret til, hvor uundværlig en bestemt opgave er i projektet:
Det er en nyttig teknik til at prioritere opgaver, men den kan være endnu mere gavnlig som en del af scope management-processen. Du kan bede interessenterne om at mærke projektkravene i henhold til disse fire grupper. Så kan du se, hvor de prioriterer.
Alle, der nogensinde har arbejdet med projektledelse, kender sikkert til Pareto-princippet. Ifølge det stammer 80% af effekterne fra 20% af årsagerne. Med andre ord kan 20% opgaver give 80% projektfordele.
Hvad er dit mål? At identificere den 20% af opgaver. For at gøre det kan du prøve at forestille dig, hvilken værdi der kan skabes ved at udføre hver enkelt opgave. På den måde bør du kunne skelne mellem kernearbejdet og de små detaljer.
Du kan også prøve en modsatrettet tilgang til at vurdere den værdi, der kan opnås: Tænk på, hvad der vil ske, hvis dit team ikke leverer en bestemt opgave. Det meste af tiden vil du være i stand til at få øje på ting, der simpelthen skal gøres, ellers bliver projektet ikke en succes. Det er dine højprioriterede opgaver.
Når du prioriterer projektopgaver, så prøv at være opmærksom på, hvordan du personligt har det med dem. Du kan være fristet til at give noget lav prioritet, fordi du simpelthen ikke glæder dig til at arbejde med det. Det kan også være, at dit team udskyder opgaver, som er vigtige, men ikke særlig spændende. Som projektleder skal du tage hensyn til deres følelser og forventninger, men også vurdere opgaverne objektivt.
Uanset hvilken af disse teknikker du vælger at følge, skal du være opmærksom på opgaver, der har andre afhængigheder. Du har måske opgaver, der er ved at være færdige, og som andre ting afhænger af. Prioritér dem i overensstemmelse hermed.
Det samme gælder for projektbegrænsninger (f.eks. mangel på ressourcer). Hvis du forventer, at nogle af dine opgaver vil blive påvirket af disse begrænsninger et stykke nede ad projektets tidslinje, kan det være en god idé at planlægge dem til et tidspunkt, hvor det er mere sandsynligt, at de bliver udført (f.eks. nu).
Dit team kan være til stor hjælp, når du skal prioritere forskellige projektopgaver. Atlassian har udgivet en opskrift på en gruppeprioriteringsøvelse som en del af deres Team Playbook. Du kan tjekke det ud her.
Forandringer er uundgåelige i projektledelse. Det gælder også for prioriteringer - de kan også ændre sig. Det er en god idé at revidere din prioriterede liste over arbejdsopgaver regelmæssigt og vurdere, om rækkefølgen stadig er passende. Husk at kommunikere med dit team, når noget ændrer sig: De skal vide, at der er sket et skift i prioriteterne.
En ting mere: Selvom du bør være forberedt på ændringer, betyder det ikke, at du bare skal acceptere dem uden at stille spørgsmål. Det er dit job at undersøge årsagerne til alle større projektændringer. Men hvorfor? For det første skal du altid være opmærksom på de aktuelle forretningsmål. For det andet kan ændrede prioriteter være et advarselstegn på scope creep (en uventet/ukontrolabel vækst i projektets omfang).
Der har du det: en liste over teknikker, som du kan bruge til at prioritere projektopgaver. Hvad skal du gøre, når du er færdig med at prioritere? Du bør registrere disse beslutninger: Der er normalt et felt til "opgaveprioritering" i dit projektstyringsværktøj.
Du kan også overvåge resultaterne af din prioriteringsindsats i dit teams Ressourcekalender. Nogle værktøjer til ressourcestyring (herunder Teamdeck) giver dig mulighed for at mærke din sporede tid (og bookinger) med "højprioritets"- eller "lavprioritets"-tags. Hvis dit team bruger tags på timesedler, kan du oprette en rapport og analysere, hvor meget af deres tid der bruges på de vigtigste opgaver. Bruger de meget tid på ikke-væsentligt arbejde? Det er et tegn på, at du skal gøre noget ved det.[/vc_column_text][/vc_column][/vc_row]
Ressourcekalenderen (eller projektstyringskalenderen, projektplanlægningskalenderen, ressourceplanlægningssoftwaren) giver dig mulighed for at planlægge, styre og fordele ressourcer mere effektivt - især hvis Microsoft Excel har spillet en hovedrolle i din...
Hvad er det ultimative mål for projektledere? At levere deres projekter med succes. PM'erne indrømmer selv, at det ikke sker særlig ofte: Ifølge den seneste Pulse of the Profession-undersøgelse bliver mindre end 60% af projekterne afsluttet enten...
Kapacitetsstyring er en strategi, som virksomheder bruger til at udnytte produktionseffektiviteten bedst muligt i forhold til efterspørgslen på en service eller et produkt. Det endelige mål med kapacitetsstyring er at: Identificere og...