Uanset om du er projektleder eller CEO i en virksomhed, vil du højst sandsynligt gerne vide, hvordan dit team klarer sig. Som leder af teamet er du ansvarlig for at sætte retning og udtrykke forventninger, så du vil naturligvis gerne vide, om dine medarbejdere lever op til dem.
Indrømmet, man kan altid vurdere teamets præstationer ud fra nogle milepæle eller resultater. Hvis vi f.eks. taler om et projektteam, kan man argumentere for, at deres effektivitet kan måles ud fra, om projektet var en succes.
Desværre har en sådan evaluering nogle væsentlige mangler. Først og fremmest kan den være misvisende. Projekter mislykkes på grund af flere grundeSå man kan ikke sige ret meget ud fra selve resultatet: Man er nødt til at grave dybere. Når du kun evaluerer dit team, når et bestemt projekt er afsluttet, går du desuden glip af en chance for at optimere og forbedre deres arbejde. Derfor vil vi i dette blogindlæg vise dig, hvordan du kan overvåge teamets præstationer regelmæssigt og identificere forbedringsmuligheder.
Alle de rapporter, der vises i denne artikel, kan nemt konfigureres i Teamdeck. Det er en ressourcestyringsløsning, der bruges af snesevis af bureauer, konsulentfirmaer eller softwareudviklingsvirksomheder (nogle af dem bruger Teamdeck.io som tidsstyringsapps, andre som ressourceplanlægningsværktøjer). Denne app giver dig mulighed for at tildele dine medarbejdere til forskellige projekter, spore deres tid og styre deres tilgængelighed. En robust rapporteringspakke er en af de stærkeste funktioner i Teamdeck: Den giver teamledere mulighed for at få en bedre forståelse af, hvordan deres teams arbejder, og hvor effektive de er. Baseret på disse rapporter kan projektledere og chefer træffe bedre beslutninger understøttet af data.
Du kan bruge Teamdecks rapporter til at evaluere forskellige aspekter af dit teams effektivitet. Læs videre for at få trin-for-trin instruktioner om, hvordan du opretter hver af de rapporter om teamets performance, der præsenteres nedenfor. Du kan også planlægge et opkald til en af vores eksperter i ressourcestyring: Sammen opbygger vi et perfekt rapporteringsdashboard, så du kan måle dit teams effektivitet.
Medarbejderproduktivitet er et godt mål for, hvor mange penge dine medarbejdere indbringer virksomheden. Overvågning af dette vil også være nyttigt, hvis et af dine forretningsmål er at beregne de mest rentable projekter/kunder, hvilket er et almindeligt behov for bureauer eller konsulentvirksomheder. Lad os åbne en rapport, hvor der allerede er opsat målinger af medarbejderproduktivitet.
Teamdeck kommer med et par rapportskabeloner. En af dem, kaldet KPI'erer især nyttig til at lave rapporter om teamets præstationer. Log ind på din kontoGå til rapporter, og opret en ny ved hjælp af denne skabelon.
Du vil se en tabel, der hedder Salgs-KPI'er. Her kan du spore et par vigtige præstationsmålinger:
Formlerne for disse målinger er allerede foruddefineret i Teamdeck, men du kan redigere dem ved at klikke på Metrikker og vælg den formel, du vil ændre.
Når du genererer denne rapport første gang, vil du se, at den er tom. Det er fordi, du er nødt til at udfylde Intern sats og Ekstern sats kolonnerne først. De fungerer som Excel-celler: Du skal blot indtaste den korrekte værdi. Den interne sats er, hvor mange penge din medarbejder tjener pr. arbejdstime. Den eksterne sats er, hvor meget du opkræver af dine kunder for en times arbejde.
Du kan definere én sats for hele teamet eller udvide tabellen og tildele alle i din virksomhed deres egne satser. Når du udfylder cellerne, vil du se, at resten af tabellen opdateres automatisk. Når du kender dit teams satser, kan Teamdeck beregne resten baseret på folks timesedler.
På billedet ovenfor er der angivet gennemsnitlige priser for hele projektteamet.
Du kan også spore hver enkelt medarbejders ROI: Hvis du er tilfreds med deres produktivitet, men ikke med ROI, betyder det, at du kan forbedre din prisstrategi. En sådan analyse hjælper dig med at få virkelig værdifuld indsigt: Hvis du kun ser på overskuddet, kan du sige, at dit teams præstationer ikke lever op til forventningerne. Men en nærmere undersøgelse giver dig mulighed for at se, at du er nødt til at tage lidt mere for dine ydelser.
I de foregående afsnit diskuterede vi, hvordan du beregner ROI for dine projekter og individuelle teammedlemmer. Nu er det tid til at lave et simpelt diagram, der hjælper dig med at evaluere ROI-værdier side om side:
Du kan hurtigt se, hvilke projekter der har genereret den højeste ROI i de foregående uger eller måneder.
Derudover kan du beregne ROI for forskellige roller i din virksomhed. Timepriserne er normalt forskellige for forskellige jobtitler. Lav et diagram for at måle, hvilke medarbejdere der er ansvarlige for at skabe den største profit for din virksomhed.
Frontend-udviklere har genereret 21% af din virksomheds samlede ROI.
Et af de afgørende tegn på et effektivt team er, at de er i stand til at levere på deres estimater. Derfor er en "estimater vs. faktiske tal"-rapport en god måde at måle performance på.
Teamdeck gemmer data om de planlagte timer (bookinger) såvel som den faktiske arbejdstid (timesedler). Et simpelt søjlediagram kan vise dig forskellen mellem dem:
Bemærk, at dette diagram er opdelt i projekter og derefter i personer. Det er en god idé at analysere dine data på begge niveauer. Du vil selvfølgelig gerne følge estimaterne i forhold til de faktiske tal på projektniveau, da det svarer direkte til projektbudgettet.
Men et kig på de detaljerede data kan hjælpe dig med at forstå situationen bedre. Se på billedet ovenfor: ACME Website-projektet (det første fra venstre) havde flere registrerede timer, end det var forventet. Når man analyserer hvert enkelt teammedlem, kan man dog se, at kun én af dem overgik bookingerne. Detaljeret evaluering kan give dig værdifuld indsigt i dit teams præstationer og teamwork.
Nu hvor du ved, hvad der skete, vil du måske også gerne vide det hvordan det skete. For at gøre dette vil vi forsøge at undersøge teamets præstationer over tid. Opret et linjediagram, der sammenligner bookinger med timesedler for at gøre det:
Her kan du se 3 forskellige personers præstationer i løbet af en måned. Igen har du mulighed for at se nærmere på hver enkelt medarbejder. Tag for eksempel Davon. Indtil midten af måneden registrerede han færre timer end estimeret. Det er normalt ikke noget, du skal bekymre dig om, da folk har en tendens til at lægge en sikkerhedsbuffer ind i deres estimater.
Men på et tidspunkt begyndte de at logge betydeligt flere sporede timer, end estimatet ville have fået os til at forvente. Når man ved, hvad der skete, og hvordan det skete, kan man finde kilden til problemet: Måske blev en anden syg, og Davon måtte lægge nogle ekstra timer? Eller måske var hans arbejde langsommere af personlige årsager? Uanset hvad er du nu i stand til at undersøge situationen nærmere i stedet for at drage forhastede konklusioner.
Du kan også sammenligne estimater med faktiske tal i en tabel. Det er især praktisk, når du også importerer beskrivelser af bookinger og timesedler til din rapport:
Beskrivelser giver dig mere indsigt i, hvad dine teammedlemmer har lavet. Når vi ser på billedet ovenfor, kan vi se, at Rose arbejdede stort set efter planen, da hun arbejdede alene med at forberede aktiverne. Hendes interaktioner med kunden (workshops eller gennemgang af aktiver) tog betydeligt længere tid end forventet. Det er en meget værdifuld indsigt at have og måske noget, man kan diskutere med Rose på hendes 1on1-møde.
Det er selvfølgelig ikke de eneste diagrammer over teamets præstationer, du kan generere med Teamdeck. Afhængigt af din branche og virksomhedsstruktur kan du oprette mange flere rapporter for at overvåge dit teams effektivitet. En datadrevet tilgang er fair over for dine medarbejdere og giver mulighed for forbedringer.
Er du klar til at få bedre indsigt i dit teams præstationer og produktivitet? Tilmeld dig en gratis prøveversion af Teamdeck, og begynd at indsamle data, der er ekstremt værdifulde for din virksomhed. Du vil takke dig selv senere.
Virksomheder bruger normalt mange kræfter på ressourceallokering. Man vil gerne holde alle beskæftiget, samtidig med at man sørger for, at deres opgaver er værdifulde (hvilket ofte betyder fakturerbare) for virksomheden. Det bliver virkelig vanskeligt, når dit team...
Kære Teamdeck-fællesskab, mens vi sammen rejser gennem den dynamiske verden af projektledelse og ressourceplanlægning, forbliver vores forpligtelse til at levere en gennemsigtig, værdidrevet service urokkelig. Vi har hele tiden bestræbt os på at tilbyde vores kerneydelser på en konkurrencedygtig...