Effektiv mødeledelse

Det kommer nok ikke som en overraskelse for dig, at møder ofte forbindes med spild af tid. Ifølge Atlassians rapportI dag bruger folk måske helt op til 31 timer hver måned på at sidde i uproduktive møder. Det er næsten en hel arbejdsuge!

Det er forståeligt, at teamledere og chefer forsøger at tage nogle skridt til at skære ned på mødeomkostningerne. For nogle virksomheder kan det være et forbud mod f.eks. alle statusmøder. For andre betyder det, at man indfører apps og teknikker til at øge effektiviteten af møder. I denne artikel deler vi tips, som du kan bruge til at planlægge og afholde vellykkede møder.

Hvad gør et møde effektivt?

Effektive møder skaber håndgribelige resultater, der har en positiv indvirkning på dit projekt eller organisationen som helhed. Det er den generelle idé. Detaljerne afhænger af formålet med dit møde. Effektive møder er dem, der når de mål, som mødelederen har sat. Derfor er det helt afgørende at finde et klart formål med hvert eneste møde, du holder, og dele målene med deltagerne. Mere om det i næste afsnit.

Hvordan planlægger du et effektivt møde?

Start med et mål. Hvad vil du opnå ved at afholde dette møde? Skal du træffe nogle vigtige forretningsbeslutninger? Planlægger du en brainstorm? Er der opdateringer, som skal deles med dit team i en ånd af Projektets gennemsigtighed? De mål, du identificerer, vil sandsynligvis påvirke mødets karakter. De kan endda overbevise dig om ... slet ikke at organisere mødet.

Behøver du virkelig at holde dette møde?

Mange virksomheder følger møde som standard Politik: Når du er i tvivl - indkald til møde. Desværre er det ikke den mest produktive måde at bruge medarbejdernes tid på. Mange rapporter, der er udgivet i de senere år, understreger den store mængde af unødvendige møder. Atlassian analyserede dataene og konkluderede, at halvdelen af møderne betragtes som spild af tid. Halvdelen af dem! Det får mig til at tænke, at næsten alle kunne skære ned på antallet af møder, de beslutter at afholde.

En form for møde, der ofte kritiseres, er det berygtede statusmøde. Jason Fried, grundlægger og CEO hos Basecamp, skriver at Statusmøder er den værste form for møder. Fjern dem, og du vil faktisk vide mere, spare en masse penge og genvinde dusinvis af timer om måneden. Det er han ikke alene om at mene. Flere organisationer indrømmer åbent, at de er holdt op med at mødes bare for at udveksle oplysninger om, hvordan arbejdet skrider frem. I stedet kommunikerer de mere effektivt med skriftlige statusser. Denne tilgang er især værdifuld for distribuerede teams, hvor man er nødt til at planlægge en betydelig indsats for at samle en gruppe mennesker til et opkald i realtid. Statusrapporter offentliggjort på Slack eller i projektledelse software efter eget valg kræver mindre tid end deres personlige modstykker.

Jeg kan forestille mig, at nogle af jer måske er skeptiske over for denne idé: Folk taler trods alt hurtigere, end de skriver ting ned. Er møder ikke mere effektive end at skrive ting ned? Nej, ikke i dette tilfælde. Statusmøder for grupper af mennesker tager længere tid end at forberede et kort notat om ens fremskridt. Desuden er det ikke sandsynligt, at mødedeltagerne er lige opmærksomme på alt det, der bliver sagt af alle, der deltager i et givet møde.

Derudover er det at skrive ting ned en fremragende mulighed for at sammenfatte information og kommunikere hvert element kortfattet. Som et resultat er du i stand til at producere indsigtsfulde og langtidsholdbare informationer. Der findes masser af apps og add-ons, som kan hjælpe din virksomhed med at gå fra personlige statusmøder til asynkrone opsummeringer. Prøv Standuply eller Gulerodfor eksempel.

Statusdiskussioner er ikke den eneste type møder, der kan fjernes fra din kalender. Hvis du ikke er sikker på, om et givet møde skal afholdes eller ej, kan du søge råd hos en sjov, men nyttig app: Skal det være et møde?

Nu hvor du har fundet gode grunde til at holde et forretningsmøde, skal du planlægge det omhyggeligt. Der er ikke plads til en improviseret "jeg kom lige forbi dit skrivebord"-session: data viser at 40% af folk anser dem for at være væsentlige distraktioner.

Inviter de rigtige mennesker til dit møde

En af de vigtigste ingredienser i produktive møder er at samle den rigtige gruppe mennesker. Inviter medarbejdere, som sandsynligvis vil bidrage til mødets mål. Hold et projektgruppemøde, hvis du vil dele vigtige opdateringer og organisere en kort Q&A bagefter. Hvis dit mål er at træffe en beslutning i løbet af mødet, skal du sørge for, at beslutningstagerne rent faktisk deltager. Ellers bliver det næppe en effektiv diskussion.

Når det kommer til antallet af mødedeltagere, er du måske stødt på to-pizza-reglen populariseret af Jeff Bezos. Den siger, at to pizzaer bør være nok til at mætte hele mødegruppen. Det er en praktisk regel, men jeg vil foreslå, at du ikke ser på den som en målestok (pizzaer findes trods alt i meget forskellige størrelser). Brug det i stedet som en mulighed for at tænke din deltagerliste igennem, før du sender en invitation ud.

Et andet punkt, du bør tage i betragtning her, er omkostningerne ved dit møde. Nogle gange føler vi, at vi sparer virksomheden for penge ved at arrangere et møde og dermed "få tingene til at gå fremad". Men jo længere mødet varer, og jo flere mennesker der er involveret, jo større bliver virksomhedens omkostninger. Næste gang du prøver at beslutte, hvem du skal invitere til dit møde, kan du tjekke Beregneren af mødeomkostninger delt af Harvard Business Review. Resultaterne vil måske overraske dig.

Opret en dagsorden for mødet

Med målene for mødet planlagt og en liste over medarbejdere, der skal deltage, i tankerne, skal du udarbejde en handlingsplan. For at udforme dagsordenen for dit møde skal du forsøge at besvare følgende spørgsmål:

• Hvordan skal mødet se ud?
• Hvem skal tale og hvornår?
• Hvilke skridt er nødvendige for at nå målet?
• Hvilke beslutninger skal træffes?
• Hvor meget tid skal du planlægge til hvert punkt på dagsordenen?
• Hvad tid skal mødet starte?
• Hvem tager noter, og hvordan?

Det kan være en udfordring at vælge det rigtige tidspunkt for dit møde, især når du inviterer folk, som ikke har faste tider. Først skal du kigge på dit teams ressourcekalender for at finde en passende dato for dit møde. Bemærk, at tidspunktet for mødets start ikke bør være tilfældigt. Som vist i Doodles rapport om mødernes tilstand i 2019kun 12% af folk foretrækker at holde møder efter kl. 14. Værktøjer som Calendly eller Mødefugl hjælpe dig med at finde det rigtige mødetidspunkt.

Bemærk, at dagsordener til teammøder helst skal sendes sammen med invitationerne og ikke tilføjes til begivenhedsbeskrivelsen senere. Sidstnævnte mulighed kan medføre, at nogle deltagere går glip af dagsordenen og derfor ikke ved, hvad de kan forvente under mødet. Din tidsplan skal gøre det klart, at du er leder og/eller facilitator af det pågældende møde. Hvis der ikke er nogen individuel ejer af et møde, er det svært at gennemføre alle trin med succes. Sørg for, at alle, der deltager i mødet, ved, hvad de skal forberede på forhånd. Ellers vil du få svært ved at styre diskussionen effektivt.

Hvordan holder man et effektivt møde?

Som mødeleder er det dig, der har ansvaret for mødets forløb. Du bestemmer, hvornår mødet starter, og om handlingsplanen bliver fulgt. Husk hele tiden på det primære formål med diskussionen. Dette er de vigtigste elementer i effektive møder:

• Tid - Vær opmærksom på tiden. Hvis mødet f.eks. er planlagt til at starte, men en af deltagerne er forsinket, bør du nok bare begynde diskussionen uden vedkommende. Selvfølgelig sker der ting og sager, og nogle gange kan en forsinkelse skyldes ydre omstændigheder. Men hvad nu, hvis du har en person i dit team, som er notorisk forsinket og altid har "for travlt" til at dukke op? Jeg er sikker på, at du omhyggeligt har valgt tidspunktet og vurderet omkostningerne ved dette møde. Hvorfor skulle du spilde alle de kræfter, bare fordi nogen ikke respekterer møderne?
• Regler - Mødelederen er ansvarlig for at udstikke de retningslinjer, som alle deltagere skal følge. En praksis, der virkelig øger mødedeltagernes produktivitet, er ikke at multitaske. Det betyder normalt, at alle bærbare computere skal lukkes ned, og at telefonerne skal lægges væk. Er der noget mere irriterende end den person, der har siddet til dit møde og surfet på nettet, og som så siger: "Kan du gentage det sidste? Jeg var ikke opmærksom." Det er et frygteligt spild af tid og penge. Desuden påvirker det energien hos alle i lokalet negativt.
• Noter – Det er vigtigt at tage noter til næsten alle møder. Du kan udpege en person, som skal skrive de beslutninger ned, der træffes under mødet, eller du kan gøre det selv. Alternativt kan du opfordre alle deltagere til at skrive ting ned (så længe det ikke er en undskyldning for at gennemse e-mailindbakken eller Slack). En idé, der er værd at udforske, er at bruge visuelle noter (skitse-noter) som den primære teknik. Læs vores guide til sketchnoting for projektledere for at se, at visuel notetagning er noget, alle kan gøre (der kræves ingen tegnefærdigheder!). Hvis du har valgt en enkelt notattager til dit møde, så send vedkommendes noter til de andre deltagere. Du ønsker, at alle skal være på samme side med hensyn til resultatet af dit møde. Se mere om det i sidste afsnit af denne artikel.

Effektiv håndtering af forskellige typer mødedeltagere

Du kan finde en masse online-ressourcer, der beskriver forskellige typer af mødepersonligheder (som f.eks. den hereller detteeller den der). Alle disse artikler er lidt forskellige, når det gælder antallet af mødepersonaer eller deres navne. Men de har alle det til fælles, at du sandsynligvis vil møde deltagere, som vil dominere mødet med deres meninger, højlydte bemærkninger eller endda diskussioner uden for emnet. På den anden side vil der være folk, som måske har noget meget værdifuldt at sige, men som af den ene eller anden grund vil være stille.

En metode til at gennemføre produktive møder med forskellige personligheder om bord er at forsøge at fjerne magtstrukturen. På den måde opfordrer du alle deltagere til at bidrage, uden at de behøver at bekymre sig om at tale uden for tur. Et godt eksempel på den tilgang kommer fra Pixars medstifter Ed Catmull. Han uddybede dette i sit interview med Slacks CEO: [under et møde] Ingen, fra den kreative direktør til Catmull selv, kan tilsidesætte produktionsteamet, som kommer for at få feedback. Årsagen er enkel: De ved allerede, at der er noget, der ikke fungerer - de vil ikke dømmes, de vil have løsninger. Catmull indrømmer, at de ikke altid gør det rigtigt. "En gang imellem er det en forbandet katastrofe," siger han. "Men nogle gange sker der noget magisk. Og med magi mener jeg, at egoet har forladt rummet."

Egoet i rummet kan også komme til udtryk ved at tilsidesætte dagsordenen og starte diskussioner uden for emnet. Mødelederen kan let blive overrasket, når denne form for adfærd opstår. Derfor er det bedst at forberede sig på sådanne afbrydelser på forhånd. Du kan etablere en såkaldt parkeringsplads for ideer: et whiteboard eller et stykke papir, hvor du skriver ting ned, som deltagerne har bragt på bane, og som ikke var med i handlingsplanen. At afholde et effektivt møde er meget nemmere, når man kan sige: "Det er et interessant punkt, lad os sætte det på en parkeringsplads og vende tilbage til det efter dette møde."

Skridt at tage efter et møde

Effektive møder slutter sjældent, når man forlader mødelokalet. Som regel er der noget, der skal gøres. Du skal måske implementere en beslutning, der blev truffet under mødet. Eller måske er der en liste over ideer, som gruppen har genereret, og som skal deles med andre.

Del notater fra mødet med alle, der deltog. Sørg for at inkludere handlingspunkter og de næste skridt i dine noter. Der skal udpeges ejere til alle opgaver, der skal udføres.

Efter mødet skal du evaluere det og tjekke, om der er elementer i mødeledelsen, der kan forbedres i fremtiden. En sådan tilgang vil hjælpe dig med at gøre mødet til mindre af en kamp og mere af et effektivt forretningsinstrument. Held og lykke med det!