Her på Teamdeck-bloggen har vi en tendens til at diskutere forretningsstrategier, herunder strategier for tidsstyring, for mere effektiv projekt- og ressourcestyring. Deres succes afhænger ofte af, at man ved, hvordan man styrer sin tid på arbejdet. Derfor besluttede vi at lave en ugelang test: Få tre personer til at prøve nogle populære tidsstyringsteknikker og beskrive resultaterne. Der er flere variabler i vores eksperiment, da vi alle tre har forskellige former for beskæftigelse (fuldtid, deltid og freelance). Derudover har vi alle lidt forskellige opgaver i vores daglige arbejde, og det kan du læse mere om nedenfor.
For også at gøre det nyttigt for os, forsøgte vi at finde teknikker, som vi rent faktisk troede ville være effektive. Vi ønskede trods alt at blive mere produktive, og vi har valgt tre forskellige tidsstyringsteknikker:
Vi har skrevet dagbog under hele eksperimentet for at fastholde vores indtryk af disse tidsstyringsteknikker. Her er vores historier:
Ania
Skaber af indhold
Freelancer
Tidsstyringsteknik, jeg har testet: Dybt arbejde (baseret på Cal Newports bog)
Den vigtigste forudsætning:
I sin bog beskriver Cal Newport et par tilgange, bl.a. den, hvor man helt eliminerer det såkaldte overfladiske arbejde. Da min rolle kræver, at jeg udfører en hel del overfladiske opgaver hver dag, har jeg besluttet at følge den rytmiske filosofi med planlægning af dybt arbejde. Grundlæggende vil jeg planlægge to uafbrudte blokke med dybt arbejde hver dag og arbejde på overfladiske opgaver ind imellem.
Mine deep work-tidslommer varer 90 til 120 minutter. I den tid arbejder jeg kun på en bestemt opgave. Min telefon og SM-notifikationer vil være slukket, og jeg vil have noget frisk vand at drikke, så jeg ikke bliver fristet til at forlade mit skrivebord.
Forventninger:
Jeg glæder mig virkelig til at prøve den dybe arbejdsmetode. Har du nogensinde set nogen "distraheret hvalp"-gifs (som f.eks. den her)? Jeg er den hvalp. Min største udfordring arbejdsmæssigt er at holde fokus på den aktuelle opgave uden at forsøge at multitaske eller tjekke noget, jeg ikke behøver at gøre før om en uge eller deromkring.
Forfatteren til deep work-teknikken beskriver den som evnen til at fokusere på en kognitivt krævende opgave uden at blive distraheret. Det lyder lidt for godt til at være sandt for mit distraherede jeg, men samtidig er det et godt mål at arbejde hen imod.
Dag 1:
Min allerførste observation af mine dybe arbejdssessioner var, at de virker som meget kort tid. 3 timers superfokuseret arbejde om dagen lyder ikke så imponerende. Resultaterne af de 180 minutter var dog mere end tilfredsstillende: Jeg har opnået en masse!
Jeg har hurtigt lagt mærke til, at dybdearbejde er mest effektivt for mig, når jeg har en enkelt opgave, som ikke kræver, at jeg surfer på internettet. At skrive et blogindlæg, som var min hovedopgave i en af dagens blokke, gik fint. At researche en artikel føltes derimod lidt mere ustruktureret. Det er svært at sige, hvornår man stadig er i gang med at undersøge emnet, og hvornår man bare læser en interessant artikel, der mere eller mindre handler om emnet.
Dag 2:
På baggrund af mine erfaringer fra den foregående dag har jeg besluttet at dedikere begge dagens dybe arbejdssessioner til almindelig skrivning. Ingen telefon, ingen sociale medier, intet internet (bortset fra min kæreste ven: synonymordbogen).
Wow, det gik hurtigt! Jeg gjorde meget mere end forventet. Normalt er jeg meget opmærksom på mit humør, når jeg skriver, og ved det mindste tegn på træthed tager jeg en pause. Det synes at være en god taktik, fordi jeg ikke ønsker, at kvaliteten af det, jeg skriver, skal falde. Men med det dybe arbejde følte jeg mig mere fast besluttet på at holde ud til slutningen af sessionen.
Når vi taler om tegn på træthed, er det mest åbenlyse for mig, når jeg begynder at fokusere på en enkelt sætning eller en overskrift og derefter prøver at perfektionere den flere gange uden at se nogen effekt. Jeg var klar over, at denne form for mental looping faktisk kunne distrahere mig fra mit dybe fokus. I dag ville jeg i stedet for at prøve at finde en løsning bare lave en note om, at det skulle forbedres, og så gå videre. Det gjorde det hele meget mere produktivt.
Dag 3:
Den første session var dedikeret til at skrive, så det føltes velkendt og gik godt.
Jeg måtte løbe nogle ærinder omkring frokosttid, så jeg kunne først starte min anden dybe arbejdssession omkring kl. 16.30. Jeg var lidt træt: ærinderne drænede mig + jeg spiste en burger til frokost, hvilket ikke er den bedste idé, hvis man ikke planlægger en lur bagefter, men hey, lad os nu se!
Dagens anden session var dedikeret til at skabe nogle e-bogslayouts i InDesign. Jeg synes, det er meget tilfredsstillende at lave den slags ting selv, så jeg prøver at lære og blive dygtigere til at bruge Adobes værktøjer. Det viste sig, at min skaber-entusiasme fuldstændig fik bugt med eftermiddagssløvheden, og jeg tilbragte endda mere tid i dyb arbejdstilstand, end jeg oprindeligt havde planlagt.
I øvrigt bruger jeg den indbyggede iPhone-timer til at indstille alarmer til mine dybe arbejdssessioner.
Dag 4:
Den første session var god (korrekturlæsning af de artikler, jeg skal sende ud til mine kunder), men jeg var færdig med opgaven længe før de 90 minutter. Jeg havde ikke lyst til at gå i gang med en helt anden opgave med det samme, så jeg besluttede bare at forlænge den anden session, så den kom til at vare 105 minutter.
Nu kan jeg godt se værdien af at være fri for distraktioner under de dybe arbejdssessioner. De overfladiske arbejdsopgaver i dag (besvare e-mails, sortere nogle dokumenter, lave et simpelt banner til en Facebook-gruppe) tog mig meget længere tid end nødvendigt, fordi jeg ikke var så opmærksom på mit fokusniveau. Måske kunne det være en god idé også at lave et tidsloft for overfladiske arbejdsopgaver?
Dag 5:
Endnu en gang kæmpede jeg med noget overfladisk arbejde, som engagerede mig i begyndelsen af dagen. En note til mig selv: Jeg er nødt til at gennemgå dagens første dybe arbejdssession, før jeg tjekker min indbakke.
Bortset fra det følte jeg mig ikke anderledes i dag, selv om det er fredag, og jeg forventede at føle mig lidt mere doven end i den første del af ugen. Nej, det skete ikke - jeg elsker, at dybt arbejde kræver, at man følger de samme trin uanset dag, tid eller sted. Det understøtter virkelig produktiviteten.
Sidste indtryk:
Jeg er virkelig begejstret for denne tidsstyringsteknik. Deep work gav mig mulighed for at gøre alt det, jeg havde planlagt for ugen, uden at strække mine arbejdsdage. Tværtimod, faktisk - jeg havde mere tid til overs end normalt. Den strenge regel om ingen distraktioner fik mig til at afslutte nogle krævende opgaver på meget kortere tid end normalt.
Jeg planlægger at fortsætte med at eksperimentere med dybt arbejde: Måske kunne jeg tilføje en tredje daglig session eller gøre dem 2 timer lange? Min eneste svaghed var, at jeg ville vende tilbage til min gamle distraherede måde at være på, når jeg arbejdede overfladisk. Det bør jeg helt sikkert arbejde på.
Jeg er ikke sikker på, at denne teknik er nem at implementere for folk, der arbejder i teams, men jeg kan helt klart anbefale den til freelancere, der har kontrol over deres daglige skema.
Joanna
Specialist i kundesucces
Deltidsansat medarbejder
Tidsstyringsteknik, jeg har testet: Pomodoro (udviklet af Francesco Cirillo i slutningen af 1980'erne)
Den vigtigste forudsætning: Jeg arbejder på udvalgte opgaver i 25 minutter (det er en pomodoro) uden afbrydelser og holder derefter en pause på 5 minutter. Efter 4 pomodoros tager jeg en længere pause og starter forfra.
Forventninger:
Da jeg gik på universitetet, plejede jeg at læse uafbrudt i 45 minutter og holde 5 minutters pause mellem læsesessionerne. Jeg tror, det vil være det samme.
Jeg er spændt på at afprøve denne teknik. Det eneste, jeg er bekymret for, er, at det bliver svært at opdele mine opgaver i tidsblokke på 25 minutter. Interaktion med kunder er min højeste prioritet, så jeg vil ikke opgive det på grund af Pomodoros faste tidsplan.
Dag 1:
Jeg er lidt forvirret - tæller det at skrive dagbog om metoden som en pause eller ej? Det er min lange (25 minutter) pause, og jeg besluttede at bruge den til at rapportere mine første indtryk. Det er selvfølgelig ikke selve teknikken, der er problemet, det handler mere om min planlægning.
Under alle omstændigheder er det svært at få de 25 minutters arbejdssessioner til at passe med de daglige standups eller samtaler med Adrianna. Ingen af disse regelmæssige opkald varer hele 25 minutter, og jeg kæmper for at finde opgaver til resten af den pomodoro.
Den app, jeg bruger til at time mine pomodorosessioner, har en tikkende lyd, som hjælper mig med at fokusere. På den anden side er den dog for stille til at dæmpe støjen fra kontorsamtaler, og den passer heller ikke så godt sammen med musik.
Jeg har en fornemmelse af, at jeg arbejder hurtigere, fordi jeg gerne vil nå det inden udgangen af de 25 minutters pomodoro. Jeg udfordrer dybest set mig selv.
Min "to do"-liste er blevet redigeret flere gange, fordi jeg undervurderede varigheden af en bestemt opgave. Jeg var nødt til at tilføje 3 pomodoros mere for at blive færdig med noget, jeg oprindeligt havde estimeret til 25 minutter.
Det er lidt stressende, når jeg ved, at jeg kun har brug for 2 minutter til at afslutte en opgave, men min timer viser, at jeg kun har 11 sekunder. Åh, og jeg gik glip af en pause i dag, fordi jeg ved en fejltagelse havde planlagt et kundeopkald på det tidspunkt.
Dag 2
I dag besluttede jeg at skræddersy Pomodoro-teknikken til min måde at arbejde på. Jeg har forkortet de lange pauser til 15 minutter. Da jeg lavede min "to do"-liste for i dag, tog jeg hensyn til deres prioritet, men også til mine planlagte møder. Derudover har jeg skrevet de planlagte start- og sluttidspunkter ned ved siden af hver opgave:
10:00 - 10:25 - DAGLIGT
10:30 - 10:55 - sender LinkedIn-beskeder om vores Product Hunt-kampagne
Den app, jeg bruger (Focus Keeper), har en fast længde på pauserne (i den gratis version), så jeg bruger den kun til at tage tid på mine pomodoros, ikke på pauserne. Jeg har også opgivet tikkelyden. Jeg er meget mindre nervøs end i går og arbejder stadig meget effektivt. At lytte til musik hjælper mig med at holde fokus. Ikke en eneste gang blev jeg distraheret af samtaler på kontoret i dag!
Alt i alt har jeg appen inden for synsvidde, og jeg bruger den til at time mine pomodoros, men når jeg ved, at jeg skal være færdig med en session præcis kl. 11.30, gør det alting mindre abstrakt. Det er endda lykkedes mig at få planlagt en fuld kundedemo inden for én pomodoro.
Jeg laver en "to do"-liste for 4 pomodoros ad gangen. Efter den lange pause planlægger jeg de næste 4 sessioner. Jeg er mere fleksibel på den måde, og min liste kræver færre ændringer.
En ting mere - tiden flyver af sted, når den er delt op i 25-minutters bidder!
Dag 3:
Pomodoro er ikke så godt, når det uventede sker: et internetudfald midt i sessionen eller nye veganske snacks på kontoret, der skal prøves med det samme, eller når 6 personer holder deres standup-møde ved siden af dit skrivebord.
Dag 4:
Ingen dag 4 - jeg er deltidsansat, kan du huske det?
Dag 5:
I dag lykkedes det mig virkelig ikke at holde 25-5-25-arbejdsrytmen. Dels på grund af et aflyst møde og dels på grund af presserende 10-minutters opgaver.
Jeg synes, at 25 minutter er for kort en arbejdsperiode for mig. Pausen ville være mere irriterende end gavnlig. Jeg synes, det er nemt at komme i flow, og når jeg er der, vil jeg hellere afslutte opgaven. I gennemsnit arbejder jeg 5 timer om dagen, og jeg føler ikke, at jeg har brug for hyppige, lange pauser. Jeg har prøvet at holde en pause på 25 minutter, og det føltes ærligt talt som spild af tid. Jeg har kun brug for én længere pause pr. arbejdsdag til at spise en snack.
Tid til lidt Pomodoro-ros:
Det er godt at lave en "to do"-liste, som hjælper mig med at gennemføre dem uden at flytte opgaverne til næste dag.
Sidste indtryk:
Det gode:
Det dårlige:
En sidste tanke: Denne tidsstyringsteknik fungerer bedst, når dine holdkammerater ved, at du følger den. Når de forstår, at du f.eks. vil have en daglig standup på én pomodoro, vil de være mindre tilbøjelige til at trække det i langdrag. Og hvem ved, måske får de også et produktivitetsboost!
Adrianna
Vækstchef
Fuldtidsansat medarbejder
Jeg har testet en teknik til tidsstyring: Timer med spidsbelastning
Den vigtigste forudsætning: Jeg vil forsøge at finde mine bedste energitimer (de tidspunkter, hvor jeg er mest produktiv) og bruge dem til at udføre størstedelen af mit arbejde.
Forventninger:
Hvad forventer jeg? At finde det tidspunkt, hvor jeg er mest produktiv, så jeg kan planlægge mit arbejde bedre. At arbejde konstant fra kl. 9 til 17 giver ikke mange muligheder på det område. Det bliver noget nyt, så det glæder jeg mig virkelig til!
Dag 1:
Det er lykkedes mig at vågne kl. 5 om morgenen, tænde for Slack og begynde at skrive en rapport. De første tre timer var ekstremt produktive, ingen afbrydelser, jeg elskede det.
Jeg havde planlagt et opkald kl. 17, så jeg tog en længere pause midt på dagen (jeg var ikke vild med at arbejde i over 12 timer). Pausen viste sig at være en stor fiasko. Da den overlappede med teamets normale arbejdstid, modtog jeg mange beskeder og spørgsmål, og jeg skulle også gennemgå nogle visuelle aktiver. Jeg efterlod nogle opgaver til de sene arbejdssessioner om aftenen, så min samlede dag bliver på over 10 timer.
Opdatering: Jeg var så træt om aftenen, at jeg kun nåede at arbejde i en time. Jeg bliver nødt til at undersøge, om sene aftener kan være det tidspunkt, hvor jeg har mest energi senere på ugen.
Dag 2:
Jeg kunne stadig mærke trætheden fra dagen før, men det lykkedes mig at vågne tidligt og arbejde. Den sene aftensession blev ikke til noget, fordi jeg brugte for meget tid på at arbejde i løbet af dagen.
Dag 3 og 4:
Jeg byttede om på tingene: Jeg holdt fast i mine morgensessioner, men startede dem lidt senere (omkring kl. 8). Jeg arbejdede til kl. 13 og svarede derefter kun på Slack-beskeder. Denne gang var jeg i stand til at prøve sene aftensessioner, og det var virkelig produktivt.
Alt i alt tror jeg, det er et spørgsmål om kommunikation. Når dit team arbejder fra 8 til 16, skal du i det mindste være delvist tilgængelig. Hvis du virkelig har brug for at fokusere på en bestemt opgave, kan jeg varmt anbefale denne metode, men lad først dit team vide det og forbered dem på, at du ikke vil være tilgængelig fra X til Y.
Dag 5:
Dag 5 var lidt svær, jeg skulle være til stede og engageret i den normale arbejdstid fra 8 til 16, jeg havde planlagt et par møder, og dem kunne jeg ikke springe over. Det viste mig også, hvor fleksibel jeg er nødt til at være på arbejdet, og hvordan jeg kan tilpasse mine bedste energitimer til arbejdsplanen.
Det endelige indtryk:
Jeg er glad for, at jeg var i stand til at finde mit personlige højdepunkt for produktivitet (det var mit mål i begyndelsen). Jeg prøvede forskellige tidspunkter: tidlige morgener og sene aftener.
Mine bedste energitimer? Ved daggry (bortset fra den 10 minutter lange benægtelsesfase efter alarmen).
Ulempen er, at denne tilgang ikke egner sig bedst til at arbejde med et team. Som Growth Manager er jeg nødt til at være tilgængelig for at træffe beslutninger eller besvare spørgsmål fra udviklingsteamet.
Lad os lede efter støtte:
En af de sværeste opgaver for virksomhedsejere og ressourceansvarlige er vagtplanlægning. Det kan være ret udfordrende og tidskrævende at planlægge, hvem der skal arbejde hvornår og med hvad, baseret på deres personlige præferencer og...
Som softwarehus har vi testet mange, måske de bedste apps til tidsstyring. I IT- og softwarebranchen - som primært har erhvervskunder fra USA og Storbritannien - er vi vant til at arbejde med en absolut...
