Teamdeck er den software til ressourcestyring valg for hundredvis af teams verden over. Vi mener, at #1-grunden til, at vores værktøj er blevet så populært, er dets evne til at blive tilpasset. Vores kunder indstiller personlige visninger, justerer skabeloner og opretter integrationer, der hjælper dem med at styre deres teams uden unødigt besvær.
Hvad vil du lære takket være denne artikel:
Effektiv ressourcestyring handler om at bruge din tid og energi på handlinger, der gør en forskel for dit team og din virksomhed. Ved at strømline din Teamdeck-rutine får du lidt ekstra tid til at fokusere på essensen af dit job.
Uanset om du er en helt ny bruger af Teamdeck eller en erfaren, bør du kunne forbedre din produktivitet med disse tips til effektiv brug. styring af projektressourcer.
Teamdeck kommer med en række forskellige muligheder, som brugerne kan vælge imellem. Fleksibilitet er vigtigt, da forskellige virksomheder har forskellige behov. På den anden side er det dog ikke ofte, at et team rent faktisk bruger f.eks. alle 16 af de foruddefinerede ferieårsager.
Teammedlemmer med ejerrettigheder kan ændre de foruddefinerede indstillinger. Gå til Indstillinger -> Avanceret til at begynde at organisere. Brug et par minutter på at gennemse listerne over:
og fjern dem, som dit hold sandsynligvis ikke vil bruge. Listerne bliver kortere og lettere at gennemse for dig og dine holdkammerater.
Er du bekymret for, at du måske får brug for ekstra tags? Du kan tilføje dem når som helst, der er ingen grund til at stable dem op på forhånd.
Teamdeck giver dig mulighed for at tilføje brugerdefinerede felter til dine teammedlemmer og projekter. På den måde kan du give flere detaljer om dine teams (jobtitel, placering, anciennitet) og dit arbejde (kunde, budget).
Den største fordel ved at have brugerdefinerede felter er, at man nemt kan bore i sine ressourcer. Har du brug for at finde en softwareudvikler, der er ledig til et nyt projekt? I stedet for at gennemgå dit team en efter en, kan du vælge kun at vise personer, hvis jobtitler matcher din ledige stilling, og som er tilgængelige for arbejde i en given periode. Denne funktion er især værdsat af større teams og virksomheder med flere kontorer, hvor teammedlemmerne ikke kender hinanden så godt.
Brugerdefinerede felter vil også være nyttige, når du opretter rapporter. Forestil dig, at du skal overvåge dit projekts faktiske omkostninger, men at hver medarbejder har en forskellig timepris. Hvis du har et brugerdefineret felt med "projektpris" tilknyttet hvert teammedlem, sparer du en masse tid på at søge i regneark.
I Teamdeck kan alle brugere med leder- eller ejerrettigheder oprette flere brugerdefinerede visninger af de vigtigste Ressourcekalender. De kan deles på tværs af organisationen eller holdes private.
Det er en game-changer, især hvis Teamdeck bruges af forskellige teams i virksomheden (PM'er, HR, salg), og det er næsten altid tilfældet.
Standardvisningen af kalenderen viser et par rækker for hvert teammedlem:
Standardvisningen er meget informativ, men samtidig ret omfattende, især hvis du har et stort team. Brugerdefinerede visninger kan på den anden side kun gemme de data, du har brug for til at udføre dit job.
HR-teams opretter normalt en separat visning kun til feriedata, mens sælgere, der er interesserede i deres teams kapacitet til nye projekter, fokuserer på bookinger. Sådanne visninger med et enkelt formål er normalt meget lettere at læse.
Hvordan opretter man en brugerdefineret visning? Klik på Ny udsigt over din ressourceliste. Konfigurer derefter indstillingerne og filtrene for din brugerdefinerede visning.
Ligesom det var tilfældet med de generelle indstillinger i Teamdeck, bør kalendervisningen tilpasses din virksomheds særlige behov. Hvis der f.eks. ikke er nogen deltidsansatte i dit team, kan du sikkert klare dig uden tilgængelighedsrækken. Det samme gælder for timesedler, hvis du vælger ikke at spore dem.
Der er 7 rapportskabeloner til rådighed, som er velegnede til at beregne udnyttelsesgrad eller overvåge projektbudgetter. Du kan tilpasse dem, så de passer til dine behov. Når du har oprettet en perfekt rapportskabelon (f.eks. en til Beregning af salgs-KPI'er), så del den med dine lederkolleger. På den måde vil de spare en masse tid, og der vil blive etableret en rapporteringsstandard i din virksomhed.
Den tilgang vil give perfekt mening for rapporter, der dækker hele virksomheden. Hvad med de projektspecifikke? Lige nu kan du ikke kopiere eksisterende rapporter i Teamdeck, så dine kolleger kan ikke kopiere din rapport. De kan dog arbejde med de tilgængelige skabeloner for at fremskynde processen med at oprette rapporter. Alternativt kan man holde sig til én rapport og bruge filtre til at vise de data, man har brug for at analysere på et givet tidspunkt. Flere personer kan bruge den samme rapport og kun ændre det datointerval/projekt, de kigger på.
Det er vigtigt at holde styr på dit teams arbejdsbyrde eller fravær for at kunne styre ressourcerne effektivt. Heldigvis er der måder at holde sig opdateret på uden at skulle tjekke teamets kalender hvert andet minut. Du kan oprette Slack- eller e-mailnotifikationer for at advare dig om vigtige begivenheder (f.eks. nye ferieanmodninger).
Den nemmeste måde at gøre det på er at bruge Zapier, da det ikke kræver nogen programmeringsfærdigheder. Hvis du vil oprette et brugerdefineret workflow, Teamdecks offentlige API er tilgængelig for dig at lege med.
At vælge en kraftfuld Online kalenderplanlægger er én ting. Men for virkelig at få noget ud af det, skal du som regel lære nogle tricks, der gør dit arbejde lettere. Det er nemt at komme i gang med Teamdeck, men vi hjælper dig gerne med at blive power user på ingen tid. Book en gratis konsultation med vores team for at diskutere, hvordan du kan skræddersy Teamdeck til dine behov.
Virksomheder bruger normalt mange kræfter på ressourceallokering. Man vil gerne holde alle beskæftiget, samtidig med at man sørger for, at deres opgaver er værdifulde (hvilket ofte betyder fakturerbare) for virksomheden. Det bliver virkelig vanskeligt, når dit team...
Kære Teamdeck-fællesskab, mens vi sammen rejser gennem den dynamiske verden af projektledelse og ressourceplanlægning, forbliver vores forpligtelse til at levere en gennemsigtig, værdidrevet service urokkelig. Vi har hele tiden bestræbt os på at tilbyde vores kerneydelser på en konkurrencedygtig...
