Der er noget ved projektlederrollen, som får folk til at tænke: Ingen balance mellem arbejde og privatliv. Bare google det, og du vil se adskillige artikler og tråde, der peger på det faktum, at PM'er ofte kan blive overbebyrdede og stressede.
Der er generel enighed om, at det kan være en udfordring at opnå balance mellem arbejdsliv og privatliv, når man står i spidsen for et projektteam. Nogle mener endda, at det at være projektleder eller Ressourcechef kræver, at man prioriterer arbejdet over privatlivet. Jeg tror ikke, at det sidste er sandt. Og selv om PM'er ofte kæmper med lange arbejdstider og en overfyldt indbakke, er der måder at mindske den byrde på.
Før vi går i gang med nogle tips til projektledere, skal vi først prøve at finde ud af, hvad "balance mellem arbejdsliv og privatliv" egentlig betyder. Det er blevet et samlebegreb, og næsten alle har en forskellig forståelse af det.
Fra "aldrig at tilbringe mere end 8 timer på arbejde" til "ikke at skulle tænke på arbejde efter fyraften" - det kan variere, hvad du mener. Der er også dem, der siger, at der ikke findes en perfekt balance mellem arbejde og privatliv.
Uanset hvilket synspunkt du har, er der nogle fællesnævnere, som vi nok kan blive enige om. Det er ikke fedt, når man skal lave en masse overarbejde for at nå sit arbejde. Eller når du forsøger at chatte med flere mennesker ad gangen, som alle kræver en hurtig løsning på deres spørgsmål. Eller når dit projekt er vokset til et monstrum, som realistisk set ikke kan leveres til tiden, og du får en frygtelig fornemmelse af en forestående undergang. Eller når... Jeg er sikker på, at du forstår billedet.
I denne artikel vil jeg give en liste med tips til balance mellem arbejdsliv og privatliv for projektledere, der ønsker at ændre deres standardstatus fra "travl" til "effektiv". Som så meget andet i dette job starter det også med god planlægning.
Selv om dit projekts karakter kan afgøre, hvor omfattende planer du skal udarbejde, vil jeg mene, at det er de kortsigtede planer, du skal prioritere. I de fleste tilfælde kan du ikke planlægge alle detaljer i en årelang plan. Fokuser i stedet på den næste del af arbejdet: Hvis du følger Scrum-rammen, vil det være dit næste sprint. Sørg for, at du virkelig kan forpligte dig til, hvad der er på din tallerken til den næste udgivelse, og følg planen til dørs. Det vil give dig meget mere fleksibilitet og ro i sindet. Indrømmet, du bliver sandsynligvis nødt til at planlægge noget projektets milepæle også længere nede ad linjenDet samme gælder en fuld projektkøreplan. Forskellen er, at en køreplan ikke er hugget i sten, så du og dit team har et meget mere realistisk mål at fokusere på her og nu: jeres kortsigtede plan.
Skal du gøre noget mere end to gange? Automatiser det! En stor del af projektlederens arbejdsbyrde handler om opgaver, der gentager sig selv. Det betyder ikke, at de er mindre vigtige, tværtimod! Desværre kan de også være tidskrævende. Analysér dine daglige, ugentlige og månedlige opgaver, og tænk over, hvordan de kan automatiseres.
Hvad mener jeg med at automatisere ting? At oprette en skabelon eller en tjekliste-lignende procedure kan være en god start. Hvis du vil oprette fulde arbejdsgange, kan du bruge Zapier eller IFTTT (kræver ingen viden om programmering!). Selv små tidsbesparelser vil mindske din travlhed (og forbedre din effektivitet). Hvis du er Slack-bruger, bør du læse vores artikel om De bedste Slack-apps til projektlederehvor du også finder nogle ideer til produktivitetsforbedringer.
TQ, Technology Quotient, er din evne til at tilpasse dig, styre og integrere teknologi. PMTQ (Project Management Technology Quotient) er blevet anerkendt af Institut for Projektledelse som en ny nøgleingrediens til projekters succes:
For alle, der har til opgave at gøre strategi til virkelighed i en verden, der konstant omformes af teknologi,
PMTQ bliver et must-have, en afgørende færdighed.
Tænk over dit forhold til teknologi. En ting er at kunne styre et projekt, der er uløseligt forbundet med teknologi, f.eks. softwareudvikling. Det er en anden ting at kunne bruge software til din og projektets fordel. Smart brug af onlineværktøjer vil spare dig for en masse tid og forbedre projektets gennemsigtighed.
Projektledere synes at have en tendens til at være de første på kontoret og de sidste, der går. En af grundene til det er, at de leder efter muligheder for at få udført noget faktisk arbejde (se næste afsnit). Men den anden grund er behovet for at føre tilsyn med teamet og være i stand til at kommunikere i realtid. Bortset fra i nødsituationer bør din konstante tilstedeværelse ikke være nødvendig. Jeg vil på det kraftigste foreslå, at du bestemmer din tilgængelighed og holder dig til den.
Jeg har nævnt, at nogle projektledere kan lide at komme tidligt eller blive sent på kontoret, fordi de så kan fokusere på arbejdet uden at blive afbrudt. Det er rigtigt, at det kræver en god portion kommunikation at være projektleder, men der er ingen grund til at være teamets Siri og altid være klar til at svare på "et hurtigt spørgsmål". Kontekstskift vil ødelægge din koncentration. Når du ikke er i stand til at fokusere det meste af dagen, får du ikke udført dine opgaver.
Prøv at inddele din dag i tidsintervaller, hvor du kan arbejde uforstyrret. Du kan endda indføre kontortid: et tidspunkt, hvor dine teammedlemmer opfordres til at henvende sig til dig med spørgsmål. I et gennemsigtigt, veldokumenteret projekt bør dette være en succesfuld strategi.
Ud over den spontane kommunikation er der selvfølgelig også plads til planlagt interaktion: teammøder. Her er bolden på din banehalvdel. Det er dig, projektlederen, der har ansvaret for at fastlægge mødepolitikken (og gå foran med et godt eksempel). Første regel? Planlæg kun møder, når de er nødvendige, og skab et klart mål for dem. For det andet skal du passe på uret og bruge tiden maksimalt. Du har planlagt dette møde for at nå et mål, så prøv at fokusere på det mål og brug tiden effektivt. Grunden til, at Mange medarbejdere hader møder er, at det er "spild af tid". Sørg for, at det ikke er tilfældet med dit team og din tid.
Der er visse forventninger, som mange projektledere forsøger at leve op til. De vil gerne have alt under kontrol, altid "være der for teamet" og hele tiden være til rådighed for kunden.
Problemet er, at disse forventninger er helt urealistiske. Hvis du overhovedet vil begynde at tænke på balance mellem arbejdsliv og privatliv, skal du glemme alt om alt, altid, konstant. Det er ikke en god arbejdsmoral og bestemt ikke et godt eksempel for dit team.
Endelig kan du ikke være et ja-menneske, selv om du gerne vil gøre din kunde glad. Det er et almindeligt dilemma, men scope creep kan afspore projektet og ødelægge din indsats for at skabe balance mellem arbejdsliv og privatliv.
At følge disse tips garanterer ikke, at du aldrig bliver længere på kontoret, men det vil give dig en solid base at bygge videre på. Med tiden, når du indfører flere processer, der øger din produktivitet, vil du bemærke en betydelig ændring i dit niveau af travlhed.
I bund og grund er disse tips til balance mellem arbejdsliv og privatliv også dine skridt til bedre effektivitet på arbejdet. At finde den "rigtige" balance er svært, hvis ikke umuligt. Så længe du føler, at den måde, du arbejder på, føles mere afbalanceret, gør du helt sikkert fremskridt. Bliv ved med det!
Ressourcekalenderen (eller projektstyringskalenderen, projektplanlægningskalenderen, ressourceplanlægningssoftwaren) giver dig mulighed for at planlægge, styre og fordele ressourcer mere effektivt - især hvis Microsoft Excel har spillet en hovedrolle i din...
Hvad er det ultimative mål for projektledere? At levere deres projekter med succes. PM'erne indrømmer selv, at det ikke sker særlig ofte: Ifølge den seneste Pulse of the Profession-undersøgelse bliver mindre end 60% af projekterne afsluttet enten...
Kapacitetsstyring er en strategi, som virksomheder bruger til at udnytte produktionseffektiviteten bedst muligt i forhold til efterspørgslen på en service eller et produkt. Det endelige mål med kapacitetsstyring er at: Identificere og...