Alle, der nogensinde har ledet et team eller en virksomhed, vil fortælle dig, at det er ekstremt svært at gennemføre et projekt uden at planlægge, hvem der skal gøre det, og hvornår det kan gøres. Alligevel er mange virksomheder afhængige af ad-hoc ressourceallokering og "lad os håbe, det går godt"-holdningen.
Hvad får læsere takket være denne artikel:
Faktisk var det kun 62% af organisationerne undersøgt af Project Management Institute indrømmede, at de altid eller ofte bruger ressourcestyring til at estimere og fordele deres ressourcer.
Det er især alarmerende, fordi den selvsamme undersøgelse viser, at utilstrækkelig ressourceallokering er det, der bringer mange projekter i fare. Da de blev spurgt om de primære årsager til deres tidligere projekters fiasko, nævnte 23% af respondenterne "utilstrækkelig ressourceprognose" og "ressourceafhængighed".
Det er ganske vist ikke det mest almindelige problem, men sammenlignet med "ændringer i organisationens prioriteter" (nævnt af 41% af de adspurgte) virker ressourceplanlægning som en faktor, der i høj grad er i dine hænder.
Ressourcestyring er måske ikke det vigtigste at koncentrere sig om for unge virksomheder, som forståeligt nok fokuserer på vækst.
Men når væksten sker, er de nødt til hurtigt at forbedre deres planlægning for at kunne trives. Det gælder især for virksomheder, der jonglerer med flere projekter på samme tid - bureauer, konsulentfirmaer eller softwarehuse.
Utilstrækkelig ressourceallokering fører til kommunikationskaos og bringer projekter i fare.
Jeg er en stor fortaler for at etablere ressourcestyringsprocesser uanset teamets størrelse. Faktisk kan gennemtænkt teamplanlægning fremskynde din vækst tidligt i forløbet og opretholde en sund virksomhed.
Lad os gennemgå de vigtigste skridt, du skal tage for at få glæde af fordelene ved ressourcestyring.
Mange teams kæmper med begrænset teamsynlighed, hvilket fører til overbebyrdede medarbejdere, projektforsinkelser eller fejlkommunikation mellem forskellige projektledere.
En global ressourcekalender er et must for virksomheder uanset størrelse. Er du den eneste person, der er ansvarlig for ressourceallokering i din virksomhed? Du har stadig brug for at se præcis, hvem du har om bord, og hvad deres arbejdsbyrde er (som projektledere ved vi, hvor vigtigt det er at styre arbejdsbyrden).
En liste over medarbejdere er en begyndelse, men jeg anbefaler stærkt at tildele attributter som jobtitler, anciennitet eller placering (hvis du arbejder i et virtuelt team), så du nemt kan filtrere dine ressourcer. Projektledere, der endnu ikke har arbejdet med bestemte teammedlemmer, kender ikke nødvendigvis deres færdigheder, så en sådan global projektplan med brugerdefinerede tags hjælper dem med at beslutte, hvem de skal udpege til et givet projekt.
En anden ting, du skal huske på, når du forsøger at forbedre din ressourceallokering, er arbejdsbyrden. Det er ikke usædvanligt, at virksomheder er alt for afhængige af nogle medarbejdere, mens de udelader andre, der kunne levere en given opgave. Når man ser på tidsplanen, kan man finde både de overbelastede og de underudnyttede medarbejdere og derefter udjævne deres opgaver.
Øget teamsynlighed vil også blive værdsat af dine salgs- og produktteams. Når de forhandler om nye aftaler eller beslutter sig for flere funktioner til din app, kan de træffe informerede beslutninger om timingen.
Lad os sige, at du har tre interne designere, som ikke har nogen umiddelbare opgaver, og som derfor kunne arbejde på et nyvundet projekt. Hvis man kun tager arbejdsbyrden i betragtning, er du klar til at gå i gang eller endda forkælet med muligheder. Det viser sig imidlertid, at en af disse designere er sygemeldt, en anden er på ferie, og den tredje designer har netop bedt om at arbejde på deltid i denne måned.
Og lige pludselig er dit projekt i fare, og du bliver måske nødt til at udskyde det eller outsource ekstra designere. Begge dele vil typisk påvirke din bundlinje.
At have indsigt i dit teams tilgængelighed er afgørende for en vellykket ressourceallokering.
Uanset om din medarbejder holder fri i lang tid, eller det kun er en halv dags fravær, skal du og dine projektledere vide, hvem der realistisk set kan påtage sig nye opgaver.
Ideelt set vil du vise både dit teams opgaver og tilgængelighedsdata i ét skema, så du kan tage højde for begge dele, når du planlægger dine projekter. Bed dine deltidsansatte og freelancere, som du ofte arbejder sammen med, om at dele deres daglige tilgængelighed med dig.
Teamdeck fungerer på den måde, at medarbejderne selv kan indtaste deres tilgængelighed og endda anmode om fridage. Deres anmodninger accepteres eller afvises derefter af lederne, og tidsplanen opdateres med det samme.
Der er noget at sige til, at ressourceprognoser og -allokering er dels videnskab, dels erfaring. For at få fuldt udbytte af den videnskabelige del af denne formel skal du begynde at bruge historiske data - det er indlysende, men aldrig enkelt.
For mange virksomheder er tidsregistrering noget, de har aftalt med deres kunder. Andre synes, det er et virksomhedsrelikvie, som ikke helt passer til den afslappede kultur, de er ved at opbygge.
Min holdning til tidsregistrering er, at når det gøres korrekt, er det ikke påtrængende for medarbejderne og indsigtsfuldt for lederne. Jeg anbefaler, at man registrerer arbejdet i realtid eller i det mindste udfylder timesedler samme dag. Det øger nøjagtigheden af dine data.
Når du tildeler ressourcer til et nyt projekt, skal du analysere den tid, dine teammedlemmer har brugt på deres tidligere opgaver. Hvis de gentagne gange går over anslået tidkan de passe dårligt til et projekt med en stram deadline.
Alternativt kan du evaluere udnyttelsen af dit team (ved at sammenligne folks bookinger med deres timesedler) og se, hvilke medarbejdere der er blevet overudnyttet i de seneste projekter. Måske er der behov for at ansætte en ny person med lignende færdigheder.
Du har måske krydset alle felter af og fundet frem til de bedste tidsplaner for dit team. Men det er uundgåeligt, at noget ændrer sig og påvirker dine planer: Det kan være projektets omfang eller dets tidslinje. Folk kan blive syge eller forlade virksomheden midt i projektet.
Det er meget vigtigt at være klar til forandringer og være i stand til at handle hurtigt, når man står over for dem. En ting, der hjælper min virksomhed med at styre flere forskellige projekter på samme tid, er vores tidsplan i realtid. Hver projektleder kan se alles aktuelle tilgængelighed og arbejdsbyrde.
Der er et problem med regneark og dokumenter, som du forbereder omhyggeligt før projektets start. De bliver forældede, så snart noget ændrer sig. For de fleste projekter er det meget snart. Der er kun så meget, du kan kontrollere, så du må hellere forberede dig på at omfavne forandringerne.
Ressourcekalenderen (eller projektstyringskalenderen, projektplanlægningskalenderen, ressourceplanlægningssoftwaren) giver dig mulighed for at planlægge, styre og fordele ressourcer mere effektivt - især hvis Microsoft Excel har spillet en hovedrolle i din...
Hvad er det ultimative mål for projektledere? At levere deres projekter med succes. PM'erne indrømmer selv, at det ikke sker særlig ofte: Ifølge den seneste Pulse of the Profession-undersøgelse bliver mindre end 60% af projekterne afsluttet enten...
Kapacitetsstyring er en strategi, som virksomheder bruger til at udnytte produktionseffektiviteten bedst muligt i forhold til efterspørgslen på en service eller et produkt. Det endelige mål med kapacitetsstyring er at: Identificere og...